探索基層體育場館檔案管理創(chuàng)新思路

劉志紅

摘 要：檔案管理是每個基層體育場館運營管理工作的難點和薄弱環(huán)節(jié)。隨著全國各級各類體育場館向社會免費低收費開放工作的開展，很多體育場館尤其是基層體育場館傳統(tǒng)的檔案管理模式已嚴(yán)重制約了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，亟待創(chuàng)新。新時期做好基層體育場館單位檔案管理創(chuàng)新工作不僅是時代發(fā)展的需要，也是全面開展體育場館免費低收費開放工作的需要，所以應(yīng)從理念、系統(tǒng)、人員全方位創(chuàng)新，實現(xiàn)基層體育場館檔案管理乃至運營管理工作全局的轉(zhuǎn)型升級。

關(guān)鍵詞：體育場館;基層單位;檔案管理;工作創(chuàng)新;思路

1 新時期基層體育場館檔案創(chuàng)新管理的重要意義

1.1 基層體育場館檔案創(chuàng)新管理是貫徹落實國家免費低收費開放工作的必然選擇

2013年以來，國家體育總局會同財政部等部門制定下發(fā)了關(guān)于推進(jìn)大型體育場館免費或低收費開放的系列政策文件和管理辦法，支持推動大型場（館）完善服務(wù)功能，保障群眾對基本健身場地的需要。從2014年開始，中央財政設(shè)立大型體育場館免費低收費開放補助資金，根據(jù)大型體育場館對社會免費或低收費開放情況、成本支出以及中央財政財力情況，安排補助資金給予場館適當(dāng)補助。通過中央財政資金補助推動大型體育場館更好地向公眾開放，進(jìn)一步提升了體育場館運營管理效益和公共體育服務(wù)水平。

隨著體育場館免費低收費開放工作成為新時期體育場館發(fā)展的潮流趨勢，檔案資料管理創(chuàng)新已經(jīng)成為各級各類體育場館實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級的必由之路。尤其是對檔案管理這類極易陷入固定套路的管理重點而言，創(chuàng)新不止于對檔案管理工作效率與模式有所提升和超越，更是對基層體育場館單位管理工作全局的推動和促進(jìn)。

1.2 基層體育場館檔案創(chuàng)新管理是提高運營管理水平的重要舉措

在“體育場館免費低收費開放”的宏觀背景下，檔案資料收集管理是申報國家項目資金的重要依據(jù)。通過構(gòu)建更加現(xiàn)代、科學(xué)的檔案管理架構(gòu)，基層體育場館單位檔案管理工作才能擺脫陳舊觀念、系統(tǒng)的制約，使檔案管理不再只是對歷史資料的簡單收集與保管，而是能夠切實發(fā)揮出檔案潛在的價值再創(chuàng)造能力，不斷地優(yōu)化調(diào)整體育場館開放的活動內(nèi)容和時間安排，從而彌補與修正過去管理手段的缺陷和不足，進(jìn)而提高勞動生產(chǎn)率和管理工作整體水平。創(chuàng)新檔案管理工作還有助于改變過去的陳舊觀念，使每個職能崗位人員認(rèn)識到檔案管理人人有責(zé)。

2 基層體育場館檔案存在的問題

2.1 檔案管理制度不健全

檔案資料收集、整理不及時、不規(guī)范。平常只注重日常的上行下達(dá)的文件收集整理，一些場館接納群眾的健身人次時長、健身群眾的健康檔案、賽事活動的開展情況資料未按時記錄、整理，甚至有缺失場館的基礎(chǔ)工程建設(shè)資料檔案，影響日常的維修保護(hù)。只注重體育場館免費低收費開放的管理，輕視各種資料的及時歸檔。有的大型賽事活動平時不注意工程資料的整理，在賽事結(jié)束后才開始資料的收集整理，很多情況全靠記憶填寫，造成資料失真，對后續(xù)大型賽事活動管理缺少參考性和借鑒性。

2.2 檔案管理意識不強，缺少投入

領(lǐng)導(dǎo)不重視，隨意更換檔案管理人員，工程資料歸檔不及時，資料不全面。硬件設(shè)施投入不足。保密意識不強，對重要的檔案未加密，未經(jīng)審批隨意借閱。大部分體育場館運營管理單位屬自收自支管理，場館維修、水電消耗、人員工資所需資金巨大，無法擠出更多的資金購買信息技術(shù)管理檔案的設(shè)備和軟件，不能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，有部分單位仍舊使用紙質(zhì)文件，有信息化意識的單位也不過是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件的形式。

2.3 檔案管理專業(yè)人員缺乏

目前，在基層體育場館運營管理部門尚無檔案管理專業(yè)畢業(yè)的檔案管理人員，資料索引分類不科學(xué)、不詳細(xì)，不方便查閱;對電腦和信息技術(shù)不熟悉，對影像資料不了解，重要資料缺少備份;對檔案資料的維護(hù)缺少現(xiàn)代化管理手段;對免費低收費開放工作的知識認(rèn)識、了解不足，也影響檔案管理。

3 基層體育場館檔案創(chuàng)新管理的有效方法

3.1 建立完善科學(xué)先進(jìn)的檔案管理體制機(jī)制

各級各類體育場館特別是基層體育場館運營管理單位要建立先進(jìn)的檔案管理體系，制定完善的規(guī)章制度和詳細(xì)明確的政策措施。領(lǐng)導(dǎo)層要全面了解對檔案管理工作的實際情況，檔案管理人員要保持對新事物的敏感，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和理念，時刻保持與時代共同前行的意識，正確認(rèn)識檔案管理工作的價值和意義。從強化歸檔制度入手，對違反規(guī)定的部門和相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，責(zé)任要落實到個人，提高檔案管理人員的重視程度。要規(guī)范各類檔案的歸檔整理流程。保證歸檔信息、數(shù)據(jù)分類和流程記錄的完整性，明確各環(huán)節(jié)和相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人。良好的流程記錄不僅可以為檔案查詢和利用提供便利條件，還能提高歸檔效率和工作質(zhì)量。

3.2 提高檔案工作的自動化程度

結(jié)合檔案管理工作的實際發(fā)展需求，積極吸納前沿領(lǐng)域的信息技術(shù)，建立數(shù)據(jù)信息庫，提高檔案工作的自動化程度，減輕人力勞動負(fù)擔(dān)，節(jié)約勞動成本。提高歸檔流程的電子化比例，實名制登錄，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行傳輸歸檔，人工智能的檔案管理流程會對各環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并自動提示相關(guān)管理人員，使工作內(nèi)容更加清晰明了。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理能力

隨著經(jīng)濟(jì)和科技不斷發(fā)展，檔案管理人員需要進(jìn)一步提高自身素質(zhì)，基層體育場館運營管理單位要加大培訓(xùn)力度，使檔案管理人員的管理水平逐步得到提高。檔案管理人員必須具備一定的檔案管理專業(yè)知識，同時還應(yīng)具備體育場館運營管理專業(yè)基礎(chǔ)，用現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行檔案升級管理和維護(hù)，除此以外，在人才的培養(yǎng)中還要建立選拔機(jī)制，一方面不斷為此來提供更多的人才，另一方面也為此減少部分“懶政”行為的出現(xiàn)，提高每一位管理人員在職壓力，確保其能夠緊追最新的技術(shù)手段以提高管理能力，還要在人才培養(yǎng)與篩選中確保管理人員具有一定的耐心與責(zé)任心。

3.4 實現(xiàn)檔案的全程管理充分利用

對于基層體育場館的檔案管理工作來講，相關(guān)管理人員必須要充分認(rèn)識到檔案的價值，重視檔案的管理，開發(fā)利用好檔案信息，是盤活檔案資產(chǎn)的重要手段。對一些普通的檔案資料要實現(xiàn)資源共享，而對一些重要的檔案資料則可以在嚴(yán)格手續(xù)的情況下實行有條件查閱。

4 結(jié)語

體育場館檔案資料是當(dāng)前各級各類體育場館免費低收費開放工作的重要組成部分，創(chuàng)新檔案管理可以有效提高體育場館的運營管理水平，隨著信息時代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理已不適應(yīng)目前形勢的發(fā)展，需要轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理人員的培養(yǎng)，建立完善的管理檔案體系，提升體育場館的檔案管理水平。

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