淺談基建檔案管理

沈云

摘 要：基建檔案是一個(gè)工程項(xiàng)目從無到有的最好見證，萬丈高樓平地起，從前期準(zhǔn)備立項(xiàng)到設(shè)計(jì)到施工再到竣工，歷時(shí)多年，凝聚了成百上千名建設(shè)者的辛苦汗水，具有很強(qiáng)的紀(jì)念價(jià)值。更重要的是，清晰完整的項(xiàng)目檔案可以為工程竣工結(jié)算、法律糾紛、后期維護(hù)等提供強(qiáng)有力的證據(jù)支撐，有著巨大的實(shí)際效用。然而在實(shí)際的項(xiàng)目建設(shè)過程中，項(xiàng)目檔案管理往往被人忽視，管理手段較為薄弱，基于此，本文圍繞基建檔案管理工作的開展進(jìn)行了分析，并提出改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：基建工程;檔案管理;改進(jìn)措施

1 基建檔案管理的基本概念及特點(diǎn)

基本建設(shè)檔案簡稱基建檔案，是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中形成的基建檔案。即一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投入使用的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像、電子等各種形式的歷史記錄。其主要特點(diǎn)是：1）成套性，基建檔案不按年度歸檔，為了真實(shí)記錄并反映項(xiàng)目的整個(gè)建設(shè)過程，通常按項(xiàng)目建設(shè)階段劃分大類，再按單體、專業(yè)等進(jìn)行細(xì)分，有機(jī)的整合形成項(xiàng)目檔案，因此，基建檔案是不可分割的有機(jī)整體，必須全套歸檔。2）專業(yè)性，基建檔案屬于科技檔案范疇，工程的專業(yè)性決定了其檔案的專業(yè)性，工程檔案不但匯集了規(guī)劃、消防、環(huán)保、節(jié)能等多個(gè)專業(yè)的文件及相關(guān)行政部門審批文件，還包括了建筑、公路、水利水電等多個(gè)工程專業(yè)的文件和圖紙。3）程序性。每個(gè)工程項(xiàng)目的建設(shè)都必須遵循工程建設(shè)程序，從立項(xiàng)準(zhǔn)備、到工程實(shí)施、到竣工驗(yàn)收，每個(gè)程序都會形成相應(yīng)的資料，具有很強(qiáng)的程序性。

2 基建檔案管理工作的重要性

基建項(xiàng)目是衡量一個(gè)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要指標(biāo)，基建檔案管理是一項(xiàng)貫穿工程建設(shè)項(xiàng)目全生命周期的基礎(chǔ)性工作，夯實(shí)的基礎(chǔ)有助于推動(dòng)項(xiàng)目有序的發(fā)展。其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一、做好項(xiàng)目建設(shè)過程中資料的收集、整理、歸檔等工作是對項(xiàng)目建設(shè)過程中各項(xiàng)工作的有效固化，可以保障日常管理工作平穩(wěn)推進(jìn)，同時(shí)為一撥又一撥建設(shè)者的工作開展提供資料參考。二、基建檔案是項(xiàng)目合法合規(guī)管理的重要載體，做好項(xiàng)目檔案管理工作有助于使項(xiàng)目開展有例可循、各項(xiàng)決策有據(jù)可依、各項(xiàng)巡查審計(jì)有證可查、項(xiàng)目成果有源可溯。三、基建檔案是城建檔案的重要組成部分，是城建檔案館重點(diǎn)管理的檔案資源，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案，直接關(guān)系到城市的可持續(xù)發(fā)展，關(guān)系到城市突發(fā)事件和災(zāi)害的科學(xué)預(yù)防和有效救援。

3 基建檔案管理工作現(xiàn)存不足

1）重視程度不夠。在一個(gè)基建工程項(xiàng)目中，工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等往往是一線關(guān)注重點(diǎn)，甲乙雙方普遍會在合同條款中進(jìn)行約定，同時(shí)投入大量的人財(cái)物來保證相關(guān)工作的有序推進(jìn)。然而，基建檔案管理卻是屬于項(xiàng)目建設(shè)中的二線支持性工作，不直接影響各方的經(jīng)濟(jì)利益，因而也沒有受到各方足夠的重視。更有甚者，為了工程進(jìn)度，常常出現(xiàn)資料與實(shí)際工程倒掛的情況，工作已完成，但變更指令單、圖紙等資料卻遲遲未出，施工管理人員總是以一句資料后補(bǔ)為借口，但后續(xù)資料到底補(bǔ)沒補(bǔ)，簽字日期等要素是否準(zhǔn)確已沒人關(guān)注。由此發(fā)生的竣工結(jié)算糾紛問題比比皆是，各方扯皮，無證據(jù)支持，為整個(gè)工程埋下了巨大的安全隱患。

2）專業(yè)能力不夠。對于基建項(xiàng)目的建設(shè)單位來說，公司很少配備專業(yè)的基建檔案管理人員，甚至有些檔案管理工作由公司行政兼任，管理人員缺乏相關(guān)的專業(yè)管理知識，因此對項(xiàng)目檔案的過程把控、以及竣工檔案驗(yàn)收經(jīng)驗(yàn)不足，不能對項(xiàng)目檔案管理起到有效的監(jiān)督作用;對于工程的項(xiàng)目管理公司來說，項(xiàng)目資料的過程收集整理歸檔工作應(yīng)尤其直接領(lǐng)導(dǎo)開展，但目前的項(xiàng)目管理公司為節(jié)約人力成本，往往一人多崗，如資料員此類門檻較低、薪資一般的工作，就由公司新人兼任，同樣存在專業(yè)能力不足的問題。

3）工作態(tài)度問題。建設(shè)過程資料的收集整理是一項(xiàng)默默付出的工作，工作任務(wù)繁重瑣碎、經(jīng)?？慈四樕⒉皇荜P(guān)注、難有出彩業(yè)績，此類種種使得相關(guān)的管理人員工作得過且過、應(yīng)付為主、缺少責(zé)任心及對業(yè)務(wù)的專研精神。

4）信息化問題。一個(gè)基建項(xiàng)目涉及數(shù)十家參建單位，一個(gè)流程指令往往需要經(jīng)過分包、總包、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、業(yè)主、以及各種造價(jià)機(jī)電咨詢等單位的流轉(zhuǎn)審批，其復(fù)雜程度往往不亞于一個(gè)公司的流程審批。然而，基建項(xiàng)目管理一般沒有諸如公司辦公系統(tǒng)的輔助，信息化程度不高，流程審批更多的是紙面流轉(zhuǎn)，一沓一沓的資料流轉(zhuǎn)于各家參建單位，最后的歸檔資料有的已經(jīng)發(fā)黃破損，漏了少了也是常有的事，這給檔案工作的開展增加了不少障礙。

4 改進(jìn)措施

1）完善檔案管理工作機(jī)制。在項(xiàng)目檔案管理工作中，完善的管理機(jī)制有助于提升工作效率，一般會對項(xiàng)目檔案工作實(shí)行扁平化管理，在過程中建設(shè)單位或項(xiàng)目管理單位的檔案管理員為項(xiàng)目檔案總管理員，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督各參建單位檔案管理員規(guī)范化展開工作;總包、監(jiān)理等主要參建單位應(yīng)明確檔案管理專職人員，其他一般參建單位視情況配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)按要求配合開展本職范圍內(nèi)的檔案相關(guān)工作。此外，可以建立項(xiàng)目檔案管理專項(xiàng)工作例會機(jī)制，定期組織召開專項(xiàng)工作會議，通報(bào)各參建單位的檔案工作進(jìn)展，布置工作任務(wù)，交流工作心得，督促各單位按要求開展檔案工作。

2）聘請專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)。在基建項(xiàng)目中，對于一些關(guān)鍵專項(xiàng)，建設(shè)方為確保實(shí)際結(jié)果與規(guī)劃一致，通常會聘請專業(yè)的第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行控制監(jiān)督，諸如造價(jià)咨詢單位、機(jī)電顧問單位等。我們可以借鑒上述做法，在對項(xiàng)目檔案完成質(zhì)量較高的重大工程項(xiàng)目中，引入專業(yè)的檔案咨詢單位參與工程全生命周期的檔案管理工作，對工程日常記錄資料的收集整理、建設(shè)過程聲像視頻的動(dòng)態(tài)記錄等工作進(jìn)行規(guī)范化，做好過程管控，從源頭保證資料的完備性，避免后期出現(xiàn)補(bǔ)缺。

3）把好付款關(guān)，做好過程管控。基建項(xiàng)目周期長，人員流動(dòng)性大，資料散落各處，期望于各參建單位認(rèn)真做好資料收集整理保管工作，待項(xiàng)目竣工時(shí)完整進(jìn)行資料移交，幾乎是理想的狀態(tài)。作為建設(shè)單位應(yīng)該做好資料的過程把控，最直接且有效的方法就是把好付款關(guān)，在合同付款條款中將按工程節(jié)點(diǎn)完成相應(yīng)的資料整理工作設(shè)置為付款的前置條件之一，并在實(shí)際操作過程中嚴(yán)格按合同執(zhí)行，在每項(xiàng)付款前對各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行審核，審核通過方可付款，確保過程資料清晰完整。

4）加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)。加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)工作可以從兩方面入手，一是加強(qiáng)對領(lǐng)導(dǎo)層的培訓(xùn)宣貫工作，總結(jié)過往經(jīng)驗(yàn)，以案例形式為領(lǐng)導(dǎo)講述項(xiàng)目檔案在竣工結(jié)算、工程合同糾紛、項(xiàng)目宣傳等方面的實(shí)用價(jià)值，使領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到項(xiàng)目檔案管理工作的重要性;另一方面是加強(qiáng)對項(xiàng)目資料員的培訓(xùn)指導(dǎo)，各參建單位資料員的專業(yè)能力往往良莠不齊，為進(jìn)一步規(guī)范項(xiàng)目的檔案管理工作，提高整體工作效率，我們應(yīng)定期組織資料員進(jìn)行檔案培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力，同時(shí)根據(jù)項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)展，指導(dǎo)其有針對性地開展資料收集整理工作。

5）設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高工作積極性。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，通常每年將舉行立功競賽活動(dòng)，以表彰專業(yè)能力突出的一線建設(shè)者，建設(shè)單位可將優(yōu)秀檔案評選納入活動(dòng)中，以此充分調(diào)動(dòng)各參建單位資料員的工作積極性，同時(shí)也可以在評選過程中相互學(xué)習(xí)，分享經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，提升整體人員的業(yè)務(wù)能力。

5 結(jié)語

項(xiàng)目的建設(shè)過程總是伴隨著奠基、打樁、結(jié)構(gòu)封頂、設(shè)備進(jìn)場等里程碑，讓人感覺熱血沸騰的，但其中的檔案管理工作總是顯得那么不起眼。然而，待項(xiàng)目竣工投產(chǎn)，完整的項(xiàng)目檔案是可以帶我們清晰回溯項(xiàng)目建設(shè)過程每一點(diǎn)滴的唯一載體，它凝固了項(xiàng)目建設(shè)過程所有的信息，包括了項(xiàng)目調(diào)研、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、以及竣工，是一套最真實(shí)完整的項(xiàng)目建設(shè)傳記。此外，竣工結(jié)算、竣工審計(jì)、各項(xiàng)巡查、工程法律糾紛等全都依托于項(xiàng)目檔案，其重要性不言而喻，望所有的項(xiàng)目都能重視項(xiàng)目檔案管理工作，積極推動(dòng)項(xiàng)目檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。