新時期優(yōu)化醫(yī)院綜合檔案管理工作的思考研究

劉祉妤

摘 要：對綜合檔案的管理是醫(yī)院管理工作中的重要部分，能夠?yàn)獒t(yī)院決策、醫(yī)療工作等各方面提供既往經(jīng)驗(yàn)的幫助，它能夠?yàn)獒t(yī)院的綜合發(fā)展提供非常有效的參考價(jià)值。醫(yī)院所涉及的檔案眾多，在綜合檔案的管理具有繁瑣、復(fù)雜等特點(diǎn)，隨著醫(yī)院經(jīng)營時間的不斷增長，所產(chǎn)生的綜合檔案會越來越多、越來越復(fù)雜，檔案管理工作開展的難度及檔案運(yùn)用效果都會大打折扣，無法在醫(yī)院的日常醫(yī)療工作中、發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮出綜合檔案的利用價(jià)值。因此，在信息化發(fā)展迅速的新時期中，為了進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展、提高醫(yī)院各方面工作效果，加強(qiáng)對綜合檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：新時期;醫(yī)院綜合檔案管理;優(yōu)化措施

醫(yī)院綜合檔案作為對醫(yī)院漫長發(fā)展過程中各種重要信息的記錄，它綜合了醫(yī)院決策、醫(yī)療檔案等多種文字、圖像、影像資料，能夠?yàn)獒t(yī)院的發(fā)展、醫(yī)療工作提供極大的理論與經(jīng)驗(yàn)支持，對于醫(yī)療工作的開展、醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義。目前，我國社會正處于飛速發(fā)展的趨勢中，社會各領(lǐng)域都在進(jìn)行著政策改革、工作模式改革、管理模式改革等多方面的改革工作。在此背景下，醫(yī)院的綜合檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)做出改革和優(yōu)化，以確保醫(yī)院綜合檔案能夠更有效地發(fā)揮出其價(jià)值，為醫(yī)院的工作開展、持續(xù)發(fā)展提供最大限度的保障。基于此，本文將結(jié)合醫(yī)院綜合檔案管理工作中存在的問題，對新時期醫(yī)院綜合檔案管理工作的優(yōu)化策略做出簡單分析。

1 現(xiàn)階段醫(yī)院綜合檔案管理工作中存在的問題

1.1 綜合檔案管理工作中缺乏完善的制度

在大多數(shù)醫(yī)院中，對各個科室部門都有完善成熟的管理制度，但受意識欠缺的影響，多數(shù)醫(yī)院對綜合檔案的管理工作上卻并沒有形成完善的管理制度，在很大程度上限制了醫(yī)院綜合檔案管理的效果，也造成了綜合檔案的混亂。對檔案的收集整理標(biāo)準(zhǔn)沒有完善統(tǒng)一的說明，導(dǎo)致相關(guān)檔案管理人員無法對各種檔案資料進(jìn)行細(xì)化分類，也無法有效判斷資料檔案是否有收集管理的價(jià)值，導(dǎo)致很多有價(jià)值的檔案無法被及時收集管理，而很多收集價(jià)值不高的檔案卻混在了檔案中，既影響了醫(yī)院綜合檔案的完整性，又影響到了檔案的利用價(jià)值。另外，還有一些醫(yī)院在綜合檔案的管理上甚至在目錄編排上都沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)管理人員發(fā)生認(rèn)識變動時，無法保證工作交接的完整性，為檔案的查找與運(yùn)用埋下了隱患。

1.2 信息檔案管理不到位

近年來，我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)得到了飛速發(fā)展，并在社會各領(lǐng)域中得到了廣泛的運(yùn)用。這些先進(jìn)技術(shù)在醫(yī)院日常醫(yī)療工作、管理工作中的各個方面都得到了有效利用，不論是財(cái)務(wù)管理、設(shè)備管理，還是醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)及管網(wǎng)平臺建設(shè)等多項(xiàng)工作中，都逐步實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)。綜合檔案管理工作中也有所涉足，但相較于其他主要業(yè)務(wù)，對綜合檔案管理的信息化建設(shè)的重視度明顯更低，極大地限制了醫(yī)院檔案管理的效果。此外，在現(xiàn)有的綜合檔案管理信息化管理中，存在著管理方式不規(guī)范、格式、標(biāo)題等沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等問題，導(dǎo)致綜合檔案的信息化管理工作更加混亂，不僅無法真正提高管理效果，操作不當(dāng)還會對檔案的安全性、完整性帶來影響。

1.3 管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺

管理人員的專業(yè)能力決定著醫(yī)院綜合檔案管理的效果與效率，在醫(yī)院綜合檔案的管理上，必須要有一定的專業(yè)性才能做到檔案的高質(zhì)量篩選，才能做好檔案的匯總、收集與調(diào)度，也只有這樣才能真正發(fā)揮出醫(yī)院綜合檔案的真正價(jià)值。但就目前而言，依然有很多醫(yī)院沒有給予檔案管理工作及管理人員專業(yè)性等方面足夠的重視，沒有對提升管理人員綜合素質(zhì)給予足夠的關(guān)注，導(dǎo)致管理人員存在著專業(yè)性不足、管理水平欠缺等問題，對很多檔案管理中的專業(yè)技術(shù)與專業(yè)知識理解運(yùn)用不到位，直接造成了醫(yī)院綜合檔案管理效果不足問題的出現(xiàn)。例如在進(jìn)行檔案整理時，沒有考慮到積壓問題，沒有給予醫(yī)療檔案、科研檔案等重要檔案足夠的重視等等。

2 新時期醫(yī)院綜合檔案管理工作的優(yōu)化措施

2.1 制定完善的綜合檔案管理工作制度

完善的工作制度是優(yōu)化醫(yī)院綜合檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作改革的重要內(nèi)容。因此，新時期醫(yī)院綜合檔案管理工作的優(yōu)化，首要任務(wù)在于對檔案管理工作制度的完善。要保障綜合檔案管理工作制度的科學(xué)性合理性，首先必須要綜合考慮醫(yī)院的實(shí)際情況，劃分出專門進(jìn)行檔案管理的部門及部門人員，并根據(jù)具體檔案分類明確劃分不同崗位人員的不同職責(zé);其次，在制度的完善上，應(yīng)做到管理的分級與領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一，所謂分級管理，就是根據(jù)醫(yī)院不同部門、不同科室對檔案資料進(jìn)行匯總收集，保障的檔案管理的有序性與完整性。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)指的是所有部門及科室的檔案管理工作，應(yīng)由一個獨(dú)立專門的部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，保障檔案管理工作的有效性;最后，需要針對檔案內(nèi)容的差別，確定出對應(yīng)的管理體系，如分領(lǐng)域管理體系，進(jìn)一步提高醫(yī)院綜合檔案管理工作的效果，確保所有檔案都能在醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2 加強(qiáng)對檔案信息化管理

在信息化建設(shè)逐漸普及的新時期中，醫(yī)院綜合檔案管理工作走向信息化建設(shè)是必然趨勢，也是優(yōu)化檔案管理工作的必然選擇。但要真正發(fā)揮出信息化建設(shè)的優(yōu)化作用，必須要強(qiáng)化對電子檔案的管理。首先，檔案管理部門或人員在完成對紙質(zhì)檔案的收集匯總之后，應(yīng)及時對紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描、歸檔，并及時錄入到信息平臺中，認(rèn)真整理各種檔案資料，建立出完善、有序的檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率的同時保證電子檔案的安全;其次，相關(guān)管理部門應(yīng)選擇合適的區(qū)域作為儲存紙質(zhì)檔案的庫房，保證綜合檔案的完整性。在電子檔案的管理中，應(yīng)制定出統(tǒng)一的格式、標(biāo)題錄入標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理的規(guī)范性，也為后續(xù)電子檔案的使用提供方便;最后，為了進(jìn)一步保障綜合檔案的安全性，應(yīng)對檔案的提取、查看等方面設(shè)置權(quán)限，避免檔案被刪除、被篡改，做好對電子檔案安全性與真實(shí)性的保障。此外，還應(yīng)做好對電子檔案的備份，避免不可控因素造成的檔案丟失。

2.3 重視對管理人員專業(yè)性的提升

檔案管理工作是一項(xiàng)對專業(yè)性有一定要求的工作，隨著檔案管理對現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用程度的提升，檔案管理工作對工作人員的專業(yè)技能有了更高的要求。因此，在新時期的醫(yī)院綜合檔案管理的優(yōu)化中，應(yīng)重視對管理人員專業(yè)性的培養(yǎng)和提升。首先，需要根據(jù)醫(yī)院工作的特殊性對管理人員基本的醫(yī)療常識進(jìn)行培訓(xùn)，確保在進(jìn)行分類篩選時不會出現(xiàn)錯誤或遺漏;其次，要結(jié)合檔案信息化建設(shè)工作要求，對管理人員的計(jì)算機(jī)技能、信息處理能力等專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，確保管理人員能有效適應(yīng)電子檔案的管理工作。

3 結(jié)束語

在社會發(fā)展的新時期，醫(yī)院檔案管理的重要性越發(fā)突出，為充分發(fā)揮出檔案的作用，需要結(jié)合信息時代的多項(xiàng)技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，同時建立完善的制度體系，加大對管理人員專業(yè)性的培訓(xùn)，以此促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作在信息化時代下的效率和效果的提升，同時也為促進(jìn)醫(yī)院日常運(yùn)營工作的進(jìn)一步優(yōu)化提供支持

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