事業(yè)單位后勤檔案管理改革探索

姚艷

摘 要：本文主要分析事業(yè)單位后勤檔案管理的現(xiàn)狀，總結事業(yè)單位后勤檔案管理存在的差距，采用綜合化、系統(tǒng)化、全面化的方式提高后勤檔案管理的有效性，達到優(yōu)化后勤檔案管理體系，創(chuàng)新后勤檔案管理方法目標。

關鍵詞：事業(yè)單位;后勤檔案;管理策略

后勤檔案是事業(yè)單位檔案的重要組成部分，應當從事業(yè)單位后勤管理工作的現(xiàn)實需要出發(fā)，認真研究反饋后勤檔案管理的問題，采用針對性方式進行有效管理。

1 事業(yè)單位后勤檔案管理的價值

1）保持后勤工作有效性。事業(yè)單位后勤工作可以直觀的反映事業(yè)單位的發(fā)展狀況，后勤檔案對于事業(yè)單位發(fā)展改革有重要的借鑒意義。事業(yè)單位加強后勤檔案管理可以提高后勤工作的科學性，有助于全面梳理事業(yè)單位的后勤工作狀況，起到有效記錄后勤信息，輔助事業(yè)單位優(yōu)化后勤管理改革的目標。首先，加強事業(yè)單位的后勤檔案管理工作符合事業(yè)單位后勤工作零散、多樣和繁雜的特征要求，有助于提高事業(yè)單位后勤工作的連貫性，可以客觀的反映事業(yè)單位后勤工作成本與成效。其次，事業(yè)單位加強后勤檔案管理工作，適應了事業(yè)單位改革的現(xiàn)實需要，符合了當下事業(yè)單位節(jié)約成本目標，對于研究事業(yè)單位后勤改革起到了基礎性的支撐作用。第三，加強后勤檔案的研究工作，可以及時的總結事業(yè)單位的后勤工作得失，有助于輔助修訂事業(yè)單位的后勤計劃，達到降低事業(yè)單位運用成本，提高事業(yè)單位管理質量，促進事業(yè)單位后勤工作不斷上升目標。

2）發(fā)揮原始資料價值。事業(yè)單位后勤工作中產生了大量憑證、證件、文件等，在長期后勤工作中必然形成大量的檔案，各種采購合同、法律文書、招投標文件都有較高的保存價值，一些工程項目文件還是事業(yè)單位的重要文獻資料。這些資料對于應對法律糾紛，事業(yè)單位辦公場所的改擴建，有效完善安全防火工作等都有重要的意義。加強事業(yè)單位后勤文件資料的保存工作，有助于維護事業(yè)單位的根本利益，對于事業(yè)單位的發(fā)展建設起到必要的基礎作用。例如，涉及供暖、供水、地水管線、排污等系統(tǒng)的后勤技術資料涉及門類較多，事業(yè)單位與屬地派出所、街道、社區(qū)的聯(lián)系也越來越緊密，加強相關數(shù)據(jù)文件的管理工作，可以為事業(yè)單位工作提供基礎依據(jù)，并且提高后勤工作的效率，有效的減少了后勤資源的浪費，并且為事業(yè)單位的后勤管理與服務工作提供必要數(shù)據(jù)支撐。

3）提高存儲信息質量。事業(yè)單位的后勤檔案主要由各種票據(jù)、圖紙、設備資料組成，這些數(shù)據(jù)信息對事業(yè)單位各工作環(huán)節(jié)有重要的指導意義。推動事業(yè)單位后勤檔案管理改革，應當以后勤檔案管理的信息化、數(shù)字化與共享化為基本目標，強調提高后勤檔案的電子化水平。后勤管理工作是一項長期性與復雜性的工作，隨著事業(yè)單位工作時間的快速推進必然需要推動事業(yè)單位后勤管理工作的信息化，在事業(yè)單位后勤檔案數(shù)字化建設的過程中，需要加強相關數(shù)據(jù)信息的支持工作，采用信息化后勤檔案管理的方式方法，可以實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化與信息化建設的有效性，進一步完善了檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)。將紙制的檔案文件轉化為信息電子文件，有助于提高后勤檔案的檢索效率，強化后勤檔案的應用有效性，可以達到快速的調取數(shù)據(jù)信息，提高后期檔案管理綜合性與有效性目標。

2 事業(yè)單位后勤檔案管理的問題

1）重視不足。事業(yè)單位后勤檔案管理的主要問題在于重視不足，事業(yè)單位檔案管理工作重點放在業(yè)務檔案管理上，事業(yè)單位后勤檔案管理的占比相對較小，后勤檔案管理較為復雜，后勤檔案管理工作存在著主觀性與科學性不足的問題。不少事業(yè)單位的后勤檔案管理意識薄弱，后勤檔案管理涉及的范圍較小，沒能形成綜合性、科學性與長期性的檔案管理體制，事業(yè)單位后勤檔案管理的重要性體現(xiàn)不足，檔案管理人員的服務意識較弱，檔案管理工作的周期較長。而且，事業(yè)單位后勤事務較為繁雜，涉及的檔案管理項目較多，因此難以有效的發(fā)揮事業(yè)單位后期檔案的價值，沒能達到合理開展檔案管理目標，降低了后勤檔案管理的質量。

2）制度不全。目前事業(yè)單位還缺乏有效的后勤檔案管理制度，事業(yè)單位后勤檔案管理工作難以自成體系，目前事業(yè)單位還缺乏專業(yè)的后勤檔案室與檔案管理人員，事業(yè)單位后勤檔案管理的連貫性、科學性和完整性相對較差，存在著事業(yè)單位后勤檔案不達標，后勤檔案的規(guī)范化水平相對較差的問題，由于各項規(guī)章制度缺乏完整性，事業(yè)單位后勤檔案的規(guī)模性不足，加上后勤檔案的內容繁雜，而且后勤檔案的形式較為多樣，后勤檔案缺乏專職人員管理，后勤檔案沒能有專人負責，因此無法有效使更多的人員參與后勤檔案管理當中，導致后勤檔案存在無序狀態(tài)。

3）人員缺失。目前事業(yè)單位還缺乏專業(yè)后勤檔案管理人員，后勤檔案管理人員的數(shù)量有限，大部分從事后勤檔案管理人員屬于非專業(yè)人員，后勤檔案管理人員的以兼職為主，后勤人員缺乏檔案管理意識與檔案管理的專業(yè)知識。當前事業(yè)單位對后勤人員的檔案管理培訓不足，缺乏對后勤檔案的有效監(jiān)督，后勤檔案管理工作的培訓周期較長，沒能針對后勤檔案管理的現(xiàn)實問題采用專門的培訓，因此影響后勤檔案管理的科學性和有效性，造成后勤檔案遺漏的問題，不利于提高后勤檔案管理的科學性。

3 事業(yè)單位后勤檔案管理的策略

1）加強宣傳工作。提高事業(yè)單位后勤檔案管理有效性，還要加強對后勤檔案管理工作的宣傳，注重形成良好的后勤檔案管理氛圍，促進事業(yè)單位工作人員認識到后勤檔案的重要價值。首先，應當明確后勤檔案管理的重要意義，促進后勤部門所有人員重視后勤檔案，優(yōu)化后勤檔案的法律依據(jù)地位，引導所有員工認識到后勤檔案管理工作的重要性，形成后勤檔案文化。其次，加強后勤檔案的專門化管理，圍繞單位的建筑、設備、食堂與日常辦公消耗等專門建檔，發(fā)揮財務、人事等部門的輔助作用，形成完善的后勤檔案管理體系。最后，還要加強對后勤檔案管理工作的監(jiān)督，定期評審檢查后勤檔案，保證后勤檔案的質量，提高后勤檔案管理的水平。

2）完善規(guī)章制度。提高后勤檔案管理的科學性，發(fā)揮后勤檔案的應用價值，還要完善后勤檔案管理的規(guī)章制度，注重運用有效的制度措施、管理標準與操作辦法提高后勤檔案管理的有效性。首先，應當加強后勤檔案管理工作計劃，定期更新后勤檔案管理設備，開發(fā)事業(yè)單位后勤檔案管理工作系統(tǒng)。其次，加強后勤檔案管理工作規(guī)章制度建設，修訂事業(yè)單位后勤檔案管理方法，切實解決后勤檔案管理隨意混亂問題，達到高質量開展后勤檔案管理目標。最后，還要提高后勤檔案管理的標準化水平，注重基于后勤檔案檢查中的問題，全面加強后勤檔案管理制度的修訂工作，切實把信息化、標準化、共享化的理念融入到檔案管理體系當中。

3）提高人員素質。加強后勤檔案管理工作質量，還要提高后勤檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，注重提高后勤檔案管理人員的專業(yè)能力，促進后勤管理人員主動開展后勤檔案管理工作，提高后勤檔案質量。首先，應當加強后勤檔案管理人員的配置工作，確定后勤檔案管理專職崗位，發(fā)揮專業(yè)技術人員的作用。其次，后勤檔案管理還要加強專業(yè)技術人員的培訓工作，全面提高后勤檔案管理人員專業(yè)水平，在定期培訓的基礎上進行專項培訓，促進后勤人員掌握檔案收集與制作的方法。最后，加強后勤檔案管理人員的專業(yè)技術考核與績效評估，促進后勤檔案管理人員不斷自我改進。在評價事業(yè)單位后勤人員檔案管理問題基礎上，促進后勤人員不斷提高檔案管理意識，達到優(yōu)化事業(yè)單位后勤檔案管理體系目標。

4 結論

提高事業(yè)單位后勤檔案管理水平，應當完善后勤檔案管理工作體系，創(chuàng)新事業(yè)單位后勤檔案管理方法，調動事業(yè)單位工作人員參與后勤檔案管理工作，有效消除傳統(tǒng)后勤檔案管理弊端，達到高效開展后勤檔案管理目標。

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