如何提高農機監(jiān)理檔案規(guī)范化管理水平

翟坤文

摘 要：社會進步迅速，我國農業(yè)化建設的發(fā)展也有了改善。農機監(jiān)理檔案對于農業(yè)機械化發(fā)展具有重要作用，因此相關部門必須保證農機監(jiān)理檔案管理的規(guī)范化，提升工作標準，提出加強農機監(jiān)理檔案管理工作的具體措施。根據目前各地相關部門農機監(jiān)理檔案存在檔案基礎管理不規(guī)范、標準低、管理混亂等問題，提出加強該項工作的具體工作內容、程序和相關要求。

關鍵詞：提高;農機監(jiān)理;檔案規(guī)范化管理水平

農機標準化能夠提高生產力水平，也是提升生產效率的重要條件和保障。在開展具體的農業(yè)生產活動時，如何開展農機標準化作業(yè)和管理，充分發(fā)揮出農機標準化的作用，對于現代化大農業(yè)來說，是一項非常重要的工作。檔案庫房檔案架上的檔案的排列順序應與案卷編號保持一致。起著固定檔案整理成果，反映分類和排列次序，便于檔案的科學有序高效管理的作用。

一、發(fā)展現狀

農機監(jiān)理檔案工作是農業(yè)、農村工作的基礎工作，對農業(yè)、農村工作的開展具有不可替代的作用，農機監(jiān)理檔案工作的信息化建設是農機監(jiān)理檔案工作大發(fā)展、快發(fā)展的有效路徑。農機監(jiān)理檔案信息化建設發(fā)展形勢喜人，已經引起相關部門的重視，成果突出，成效顯著。盡管有的省市，尤其是縣鄉(xiāng)一級基層農機監(jiān)理部門在農機監(jiān)理檔案信息化建設中還存在很多不足和不可回避的問題，但在上級農業(yè)部門和農機監(jiān)理部門的大力推動下，基層農機監(jiān)理檔案信息化建設一定會迎頭趕上，大有作為。隨著農機監(jiān)理檔案電子管理系統(tǒng)的不斷完善、推廣，電子檔案、電子軟件的普遍建立、應用，農機監(jiān)理檔案管理會上升到一個新的高度、新的層面。

二、提高農機監(jiān)理檔案規(guī)范化管理水平的措施

（一）對相關監(jiān)理人員進行有效培訓

針對相關監(jiān)理人員進行有效培訓，確保電子檔案與文字檔案能夠在根本上保持一致性。對其進行更規(guī)范的檔案管理，需要業(yè)務素質過硬，技能超群的檔案管理人員，并進一步加強管理效率，使電子檔案和文字檔案能夠有效一致。首先，要結合具體情況，選用和培訓一批具有更高素質、具備更強專業(yè)能力、懂業(yè)務的農機監(jiān)理員，以此擔任檔案管理工作。其次，要著重關注業(yè)務培訓工作，在最大程度上提升管理人員的實際操作技能，特別是要掌握現代化的技術，針對計算機技術網絡化技術進行靈活有效的應用，與此同時，要建立長效機制，制定周密的培訓計劃，在最大程度上確保電子檔案和文字檔案能夠保持高度的一致性，切實有效的發(fā)揮農機化在農民致富中的重要作用，使農機監(jiān)理員能夠更有效的適應各項信息化管理工作，真正意義上提升管理效率，以有效把握時代發(fā)展趨勢，使農機檔案規(guī)劃和建設實現更大的發(fā)展。

（二）農機監(jiān)理案卷排架

檔案室接收的全部農機監(jiān)理檔案案卷，需進行系統(tǒng)的分門別類的排架，既要確定每類案卷的前后次序和存放位置，又要保持案卷與案卷之間的內在聯系。將不同門類的檔案分別排架，如農業(yè)機械檔案、駕駛人員檔案、事故檔案等，確定各類檔案位置后，將同一類別的檔案按案卷特點編號。在工作實踐中，案卷的排列問題也是管理中面臨的突出問題，案卷只有經過系統(tǒng)分門別類的排列，才能使案卷和案卷之間保持有機聯系。此外還要按照農機監(jiān)理檔案的保管期限永久、長期（30年）順序依次排列。實踐證明，按照年度順序排列案卷既方便查找利用，也能系統(tǒng)地反映農機監(jiān)理工作原貌，不失為一種有效的排列方法。

（三）電子檔案的建立與保管

農機監(jiān)理檔案主要包括農業(yè)機械檔案（包括農業(yè)機械型號、機主信息、檢驗、轉籍以及變更等內容）、駕駛人員檔案（包括人員基本信息、準駕型號、審驗情況以及違章處理等內容）、農機事故檔案（包括命令、批示、指示、報告、批復、證詞、記錄、紀要、責任認定書協議書、通知、通告、總結、電報、電話記錄、信函以及表冊、圖紙、照片等內容）、農機業(yè)務統(tǒng)計檔案、文書檔案等。要把紙質檔案目錄和全文掃描到農機監(jiān)理檔案數據庫中，根據需要上傳農機監(jiān)理檔案管理和信息查詢系統(tǒng)。電子文件類型包括文字處理文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數據庫文件、通用文件產生的電子文件和計算機系統(tǒng)運行、信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等。電子文件的載體主要有移動硬盤、優(yōu)盤、光盤、磁帶、磁盤等，儲存中溫度應控制在17～20℃之間，相對濕度應控制在35%～45%之間，其載體應存放在防光、防塵、防磁的裝具中，遠離磁場和有害氣體。載體要每四年復制一次，需搶救的載體要及時復制，舊版仍需保存四年，載體做防寫處理，不得劃抹涂層。電子文件歸檔前要及時登記，填寫電子文件登記表，電子文件更改要填寫更改記錄。電子檔案的保管期限為：反映農機監(jiān)理工作、職能活動、部門歷史面貌的電子文件為永久;反映單位一般工作，在一定時期內對本單位有利用參考價值的電子文件劃為定期。

（四）要對檔案管理工作提出規(guī)范化要求

一是農機駕駛員辦理相關業(yè)務時必須本人親自到場，并親自履行手續(xù)，認真填寫相關表格，本人親自簽名畫押，杜絕其他人代簽或偽造簽字現象，如在檢查中發(fā)現或有相關人員舉報等問題，一律追責，嚴格給予相應處罰。檔案管理人員要嚴格按照《農機駕駛員登記工作規(guī)范》及農機監(jiān)理業(yè)務流程的要求，規(guī)范管理農機監(jiān)理檔案工作。二是農機監(jiān)理檔案根據農機監(jiān)理業(yè)務流程的要求，拖拉機辦理牌照必須有合格證、購車發(fā)票，購車人身份證復印件、拖拉機照片等材料。享受政府補貼政策的農機具，同時必須有購機補貼合同、鄉(xiāng)鎮(zhèn)農機站所開具的證明方可辦理業(yè)務。農機駕駛員檔案中除了業(yè)務需要的表格外，要求駕駛員出具的駕駛員體檢表格必須有縣級以上（包括縣級）的醫(yī)院體檢印章。三是上級檔案管理部門和農機監(jiān)理單位要不斷提升農機監(jiān)理檔案專職檔案管理人員的業(yè)務水平，根據時代發(fā)展的要求定期對參與檔案管理的人員進行培訓，使其熟練掌握必要的農機業(yè)務知識和檔案管理的專業(yè)知識，以此推動農機監(jiān)理檔案工作上檔晉級，在干好農機監(jiān)理檔案管理工作的同時，使農機監(jiān)理檔案在提供利用、發(fā)揮作用上實現其促進農機監(jiān)理工作開展的應有貢獻。

三、結束語

總之，農業(yè)管理標準化必須堅持以國家政策作為基本原則，以大力發(fā)展現代化大農業(yè)作為發(fā)展要點，對農機標準化管理制度進行不斷完善和優(yōu)化。同時，各地區(qū)的農業(yè)管理部門要做好標準的制定和監(jiān)督工作，堅持以“七加強”為原則，確保農機標準化工作的全面推進，從而實現我國現代化大農業(yè)的快速發(fā)展。農機監(jiān)理人員辦理業(yè)務時，要以農機監(jiān)理工作的兩個規(guī)定和兩個規(guī)范為依據，認真扎實做好農機安全工作，要樹立講政治、講紀律、講服務，愛崗敬業(yè)，為廣大農機戶服務的意識，盡職盡責，依照法定職權和辦事程序，不斷提高依法執(zhí)政的能力和水平。

參考文獻：

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