辦公自動化中的計算機技術(shù)應(yīng)用研究

黃信云

摘要：為促進辦公自動化水平更高，本文對辦公自動化中的計算機技術(shù)應(yīng)用進行要點分析，首先對辦公自動化的模式與內(nèi)容進行概述，而后簡要總結(jié)了計算機技術(shù)在辦公自動化應(yīng)用方法，如辦公數(shù)據(jù)信息的計算機處理、辦公信息的計算機發(fā)布、多媒體數(shù)據(jù)處理、辦公自動化其他方面計算機技術(shù)的應(yīng)用等。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;計算機技術(shù);多媒體數(shù)據(jù)處理

引言

信息技術(shù)的高速發(fā)展，讓政府、商務(wù)辦公環(huán)境自動化應(yīng)用的力度越來越大，對計算機技術(shù)的依賴性也更高。同時，辦公模式因為計算機與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持也在發(fā)生變化，這將是企事業(yè)單位辦公的一個未來發(fā)展趨勢，應(yīng)得到相關(guān)工作人員的重視，并不斷開發(fā)技術(shù)優(yōu)勢。

一、 辦公自動化

辦公自動化系統(tǒng)簡稱OA，這種系統(tǒng)主要依靠計算機技術(shù)，讓整個業(yè)務(wù)流程得到更為有效的步驟整合，這種辦公模式不僅高效，還能讓辦公人員的任務(wù)負擔(dān)得到最大限度的減輕。從當(dāng)前的行業(yè)、市場發(fā)展基礎(chǔ)環(huán)境上看，辦公自動化的應(yīng)用范圍得到了擴展，同時也已成為大勢所趨。利用辦公自動化系統(tǒng)，可讓辦公過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)與信息被大容量儲存，同時這些數(shù)據(jù)在儲存過程中可以得到更為全面的保護，不會受到外界環(huán)境的影響。方便了數(shù)據(jù)產(chǎn)生人員的工作，也讓數(shù)據(jù)之間的傳播與共享更加高效，辦公人員必須要及時學(xué)習(xí)計算機與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，可以對辦公自動化系統(tǒng)與軟件進行更為自如的操作。同時，辦公自動化系統(tǒng)在實際應(yīng)用過程中要及時根據(jù)時代、市場運作的趨勢進行技術(shù)革新與優(yōu)化，方便工作人員的工作落實與組織，同時推動企業(yè)與事業(yè)單位的高速發(fā)展。

二、計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

（一）辦公數(shù)據(jù)信息處理

通常情況下，企業(yè)的辦公自動化工作落實過程中，需要對以下幾個方面的內(nèi)容進行重視：首先，是辦公數(shù)據(jù)和文字數(shù)據(jù)信息的處理。崗位職責(zé)人員工作落實的過程中會產(chǎn)生很多辦公數(shù)據(jù)，如總公司與分公司的文件傳達、上下級的指令傳達等。而一些文件起草、表格數(shù)據(jù)處理等則構(gòu)成了辦公的文字數(shù)據(jù)。這些直觀的文字與表格數(shù)據(jù)能夠讓崗位職責(zé)人員的工作落實更加高效，同時指明問題處理的方向。尤其是信息表格，在職員的日常工作中非常普遍，將這些數(shù)據(jù)填寫到表格中進行歸類、整理后，可以直觀地反映出公司運作的一些實際情況。因此，辦公數(shù)據(jù)的信息處理在辦公自動化工作模式的運行中扮演著非常重要的角色。

（二）辦公信息發(fā)布

辦公自動化中的信息發(fā)布平臺建立，能夠保證任何事物落實過程中產(chǎn)生的信息得到有效收集，與此同時，信息發(fā)布平臺兼具局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的雙重優(yōu)點。人們可以直接利用網(wǎng)絡(luò)進行交流與辦公，這種實時交互系統(tǒng)不僅打破了時間和空間上的限制，也讓工作落實效率更高。不同部門之間的信息溝通也將更加直接高效，辦公自動化軟件還能夠在公共網(wǎng)絡(luò)上落實相關(guān)事務(wù)部署，這讓企業(yè)的指令發(fā)布過程得到簡化。與此同時，崗位職責(zé)人員可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)終端進行指令接收，并組織工作快速高效地落實下去。如果想對辦公信息進行實時監(jiān)控，查看工作落實進程，崗位職責(zé)人員可以直接登陸自動化平臺便可查詢需要的辦公信息，而管理工作任務(wù)負擔(dān)也將得到減輕，不必奔波于各個部門之間進行消息傳達。這種信息發(fā)布平臺還不會對信息數(shù)量進行限制，因此可以讓很多信息記錄得到保存，方便后續(xù)工作的落實與查詢。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以進行一對一、一對多、多對多等方式的數(shù)據(jù)發(fā)布，這種靈活性的信息發(fā)布方式不僅可以讓數(shù)據(jù)傳播的效率更高，還可以保障準確度。

（三）多媒體數(shù)據(jù)處理

企業(yè)或事業(yè)單位日常的事務(wù)落實過程中會產(chǎn)生很多數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)類型多種多樣，包括視頻、音頻、圖片等，為了讓數(shù)據(jù)背后的價值得到開發(fā)，必須通過相應(yīng)方法對這些數(shù)據(jù)進行處理，讓使用過的數(shù)據(jù)需要得到保存與管理。因為各種類型的數(shù)據(jù)不兼容，所以在保存過程中必須分類處理，這給數(shù)據(jù)的管理工作帶來了很大的難度。與此同時，傳統(tǒng)的多媒體數(shù)據(jù)處理方式較為單一，因此集中形式的處理不僅不夠高效，還容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。例如，對于照片的處理與保存，大多是紙質(zhì)形式，在對這些數(shù)據(jù)進行調(diào)取與查閱時，需要在檔案儲存庫中不斷翻找，這不僅浪費時間，還占用人力。與此同時，在保存過程中還比較容易受到環(huán)境因素的影響，出現(xiàn)圖片模糊或是丟失等情況。視頻數(shù)據(jù)的儲存如果使用傳統(tǒng)的VCD、 DVD格式管理，那么，長時間的儲存播放操作會導(dǎo)致這些數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或殘缺情況，同時無法修復(fù)。如果，使用辦公自動化中的計算機技術(shù)對這些多媒體數(shù)據(jù)進行處理，不僅處理效率更高，也可進行大數(shù)量的儲備。再有，辦公自動化系統(tǒng)中有專門的數(shù)據(jù)處理軟件或平臺，因此管理人員直接可以將多格式多路徑的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一儲存與管理，數(shù)據(jù)的可靠性、安全性也更高。

（四）計算機技術(shù)在辦公自動化與其他方面的應(yīng)用

辦公自動化工作落實的優(yōu)勢很多，其中一個較為突出的優(yōu)點是可以對業(yè)務(wù)的動態(tài)處理過程進行跟蹤，形成閉環(huán)，保障辦公效率。與此同時，使用計算機技術(shù)開展辦公自動化，能夠讓工作落實的流程更加規(guī)范。尤其是一些規(guī)模較大、事務(wù)運作較為繁瑣的企業(yè)或事業(yè)單位，如果可以對計算機辦公技術(shù)進行良好運用，不僅可以讓各個部門的溝通效率更高，也能夠讓信息獲得更高的共享效率。這種先進的辦公方式讓傳統(tǒng)的辦公弊端得到有效規(guī)避，同時，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的價值開發(fā)，辦公自動化水平也在不斷提升，如網(wǎng)絡(luò)視頻會議、跨區(qū)跨國業(yè)務(wù)等，都可以通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)。同時，計算機網(wǎng)絡(luò)化與信息技術(shù)的發(fā)展，讓計算機應(yīng)用方法更加豐富，因此還有很大的技術(shù)開發(fā)空間等著人們不斷探索。

結(jié)語

在未來，各個行業(yè)都要依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計算機技術(shù)開展業(yè)務(wù)，因此辦公自動化將會朝著精細化、智能化的方向發(fā)展。所以，無論是技術(shù)研發(fā)人員還是企事業(yè)單位的工作人員都要及時注重辦公自動化計算機技術(shù)的價值開發(fā)進行重視，不斷積累經(jīng)驗，讓辦公效率更高。

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