運(yùn)用醫(yī)院資源規(guī)劃管理系統(tǒng)構(gòu)建手術(shù)室高值耗材寄售管理平臺的研究

陳 銳 李 靜* 張 靜 羅 莎 劉 犇 吳 塵

傳統(tǒng)的手術(shù)室高值耗材管理主要為人工抄寫記錄Excel存檔的工作模式，而高值耗材有多品種和規(guī)格，包括止血類、防粘連類、補(bǔ)片類、吻合器類、動力刀頭類以及引流類等，使用頻次高，流通環(huán)節(jié)多，品種規(guī)格變化大，時常發(fā)生耗材去向不清的情況，查找費(fèi)時費(fèi)力，耗費(fèi)大量時間盤庫，增加了運(yùn)營成本，管理相對滯后[1]。傳統(tǒng)的手術(shù)室高值耗材管理會造成不必要的醫(yī)療糾紛，查對不嚴(yán)、溝通不暢導(dǎo)致耗材錯誤，是引起患者投訴、醫(yī)生滿意度低的常見原因[2-3]。為保證手術(shù)患者高值耗材使用規(guī)范和安全，減輕護(hù)士高值耗材管理工作量，華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬武漢中心醫(yī)院手術(shù)室于2018年7-12月運(yùn)用醫(yī)院資源規(guī)劃(hospital resource planning，HRP)管理系統(tǒng)，建立基于HRP管理系統(tǒng)的手術(shù)室高值耗材寄售管理平臺，將高值耗材實行一物一碼(二維碼)寄售管理，面向合理流程的扁平化管理模式，最大限度地發(fā)揮資源效能，做到院外和院內(nèi)全程供應(yīng)鏈可追溯。

1 高值耗材寄售管理平臺設(shè)計

1.1 寄售管理平臺架構(gòu)

手術(shù)室高值耗材寄售管理平臺由服務(wù)器端和客戶端組成，服務(wù)器端包含數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)器。①管理平臺采用客戶機(jī)與服務(wù)器(client/server，C/S)和瀏覽器與服務(wù)器(browser/server，B/S)結(jié)合模式，應(yīng)用Android平臺設(shè)計，交互數(shù)據(jù)采用遞增式更新；②HRP管理系統(tǒng)分別與醫(yī)院辦公自動化(office automation，OA)系統(tǒng)、醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system，HIS)、財務(wù)系統(tǒng)、手術(shù)護(hù)理以及武漢市陽光采購平臺做接口，進(jìn)行數(shù)據(jù)對接；③配合使用無線藍(lán)牙掃碼槍、移動掌上電腦(personal digital assistant，PDA)及計算機(jī)(personal computer，PC)等硬件設(shè)備，利用4G網(wǎng)絡(luò)，PDA可長時間待機(jī)接入與內(nèi)網(wǎng)相通的WiFi。高值耗材寄售管理平臺架構(gòu)見圖1。

圖1 手術(shù)室高值耗材寄售管理平臺架構(gòu)示圖

1.2 寄售管理平臺功能

1.2.1 申領(lǐng)管理

編輯寄售高值耗材套餐及物資查詢可采用首拼字母及代碼查詢。在申領(lǐng)管理中提交物資申領(lǐng)單，審核、保存后審批，系統(tǒng)設(shè)置修改權(quán)限，方便管理者增減申領(lǐng)。各崗位均可在物資申領(lǐng)查詢中輸入科室、日期及申領(lǐng)編號中任意一項，查看申領(lǐng)計劃。

1.2.2 采購訂單

對申領(lǐng)計劃，供貨商在線接收訂單，處理訂單、錄入耗材信息(批號、效期及注冊證編號等)，生成打印耗材條碼，手術(shù)后可在線瀏覽申領(lǐng)物資物流，動態(tài)管理，也可在線對賬，上傳發(fā)票信息。

1.2.3 二級庫管理

在調(diào)撥單界面科室，掃碼一級庫的寄售物資二維碼，進(jìn)行科室二級庫入庫，掃碼時系統(tǒng)自動帶出所掃物資二級庫庫存。①從倉庫進(jìn)行寄售物資領(lǐng)用，輸入患者住院號或ID號，自動帶出患者信息，掃描實物高值耗材寄售物資序列號，自動帶出物資相關(guān)信息，保存成功后點(diǎn)科室使用，物資狀態(tài)會變?yōu)橐咽褂?；②系統(tǒng)與手術(shù)醫(yī)生做綁定關(guān)聯(lián)，產(chǎn)生數(shù)據(jù)痕跡；③管理平臺設(shè)有修改掃碼定位與沖銷掃描功能，方便初期調(diào)整；④管理平臺設(shè)置有手術(shù)間管理，記錄寄售高值耗材二級庫發(fā)放到手術(shù)間的數(shù)量和品種規(guī)格、手術(shù)間未使用高值耗材的歸還以及各手術(shù)間高值耗材借用等信息。

1.2.4 查詢與報表

對于高值耗材情況可分任意時間段、任意區(qū)域、任意人員角色和任意耗材種類進(jìn)行統(tǒng)計查詢。高值耗材管理負(fù)責(zé)人、各管理部門均可在此界面查詢住院及門診患者高值耗材使用流程，包括高值耗材使用數(shù)量、金額及品種與規(guī)格等。運(yùn)行數(shù)據(jù)還可進(jìn)行醫(yī)生、手術(shù)方式及科室等多維度數(shù)據(jù)分析以及耗材使用的精準(zhǔn)評價，支持成本分?jǐn)偱c歸集，通過降低耗材占比合理控制成本。

1.2.5 收費(fèi)編碼錄入及高值耗材寄售維護(hù)

建立高值耗材主數(shù)據(jù)字典，對應(yīng)物資收費(fèi)編碼和物資掃碼關(guān)聯(lián)記賬，對數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。初期將物資注冊證名稱、商品名稱和通用名稱做對應(yīng)，逐步過渡到統(tǒng)一使用注冊證上標(biāo)準(zhǔn)商品名稱；可按醫(yī)療器械的無菌、植入、進(jìn)口、收費(fèi)及科室專用等屬性分類，將注冊證及效期進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。

1.3 寄售管理工作流程

臨床科室在HRP管理系統(tǒng)中提交物資申領(lǐng)，系統(tǒng)生成采購訂單，審核后推送至供應(yīng)商平臺，供應(yīng)商提供每個高值耗材配置的二維碼身份證，通過一級庫和二級庫掃碼入庫，使用時應(yīng)用PDA掃碼患者腕帶與高值耗材二維碼，關(guān)聯(lián)患者與高值耗材信息，使用后關(guān)聯(lián)手術(shù)醫(yī)生，高值耗材通過二維碼掃描技術(shù)完成全流程監(jiān)控和使用追溯。管理部門在HRP管理系統(tǒng)內(nèi)完成高值耗材的申購、入庫、保管、出庫、記賬及盤點(diǎn)工作。手術(shù)室高值耗材寄售管理流程見圖2。

圖2 手術(shù)室高值耗材寄售管理流程

2 高值耗材寄售管理平臺應(yīng)用

2.1 研究資料

選取2018年1-6月武漢中心醫(yī)院手術(shù)室高值耗材寄售管理平臺應(yīng)用前在用的153種292個規(guī)格的高值耗材使用頻次數(shù)據(jù)及2018年7-12月管理平臺應(yīng)用后的相關(guān)數(shù)據(jù)，對比分析管理平臺應(yīng)用前后高值耗材使用數(shù)據(jù)的差異性。

2.2 觀察與評價指標(biāo)

比較管理平臺應(yīng)用前后高值耗材盤庫效率、記賬準(zhǔn)確率和相關(guān)護(hù)理差錯情況。①盤庫效率主要比較日盤庫時間和周盤庫時間；②記賬準(zhǔn)確率主要比較高值耗材掃碼關(guān)聯(lián)的記賬準(zhǔn)確情況；③相關(guān)護(hù)理差錯情況指由于高值耗材使用前核對、供應(yīng)商和耗材資質(zhì)審核、耗材有效期及耗材臨床使用供應(yīng)不及時導(dǎo)致的護(hù)理差錯不良事件。

2.3 統(tǒng)計學(xué)方法

采用SPSS21.0軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計學(xué)分析，計數(shù)資料進(jìn)行x2檢驗，計量資料呈正態(tài)分布行t檢驗，以P＜0.05為差異有統(tǒng)計學(xué)意義。

2.4 應(yīng)用結(jié)果分析

2.4.1 高值耗材盤庫效率情況

手術(shù)室高值耗材寄售管理平臺應(yīng)用后，日盤庫時間和周盤庫時間分別為(0.25±0.17)h和(1.5±0.83)h，較平臺應(yīng)用前的(2±0.22)h和(5.5±1.21)h明顯減少，其差異有統(tǒng)計數(shù)意義(t=2.7，t=1.9；P＜0.05)。

2.4.2 高值耗材掃碼關(guān)聯(lián)記賬準(zhǔn)確率

手術(shù)室高值耗材寄售管理平臺應(yīng)用后，高值耗材掃碼關(guān)聯(lián)記賬準(zhǔn)確率由應(yīng)用前的94.20%提高到98.99%，平臺應(yīng)用前后比較差異有統(tǒng)計學(xué)意義(x2=47.794，P＜0.05)。

2.4.3 高值耗材相關(guān)護(hù)理不良事件情況

手術(shù)室高值耗材寄售管理平臺應(yīng)用后，因高值耗材使用前核對、供應(yīng)商和耗材資質(zhì)審核、耗材有效期及耗材臨床使用供應(yīng)不及時導(dǎo)致的護(hù)理差錯不良事件由平臺應(yīng)用前的5例、3例、5例和8例減少為0例、0例、0例和1例，平臺應(yīng)用前后比較差異有統(tǒng)計學(xué)意義(x2=2.31，x2=1.62，x2=2.08，x2=2.79；P＜0.05)。

3 高值耗材寄售管理平臺應(yīng)用效果

3.1 提高盤庫效率

在高值耗材使用查詢界面對手術(shù)室二級庫高值耗材盤點(diǎn)，報表可自動生成，減少手工差錯，做到環(huán)環(huán)相扣，日盤庫時間由2 h降為0.25 h，周盤庫時間由5.5 h降為1.5 h。高值耗材寄售管理平臺使盤點(diǎn)流程更加科學(xué)合理，將護(hù)士從技術(shù)含量低，專業(yè)特性差的工作環(huán)節(jié)中解脫出來，節(jié)約了盤點(diǎn)時間，提高了工作效率[4]。

3.2 提高記賬準(zhǔn)確率

HRP管理系統(tǒng)高值耗材寄售管理平臺的上線使原有系統(tǒng)802萬件/年業(yè)務(wù)量擴(kuò)展到1813萬件/年，物資字段由17個擴(kuò)展至33個，提高了精細(xì)化管理程度。管理平臺將物資編碼與耗材編碼一一對應(yīng)，動態(tài)維護(hù)，掃碼關(guān)聯(lián)記賬，實現(xiàn)了高值耗材無縫閉環(huán)管理。高值耗材寄售管理平臺上線后高值耗材掃碼關(guān)聯(lián)記賬準(zhǔn)確率明顯提高，方便、快捷的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和信息共享可幫助一線管理者及時做出調(diào)整和改進(jìn)，推進(jìn)了高值耗材管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化和自動化。

3.3 降低相關(guān)護(hù)理差錯

供應(yīng)商準(zhǔn)入授權(quán)，證照檔案電子化及效期管理，減少了供應(yīng)商和耗材資質(zhì)不合格、產(chǎn)品質(zhì)量過期造成的患者安全及法規(guī)監(jiān)管風(fēng)險。通過HRP管理系統(tǒng)高值耗材寄售管理平臺的崗位授權(quán)、稽核校驗、審計監(jiān)督和信息痕跡追溯機(jī)制，可做到事前防范、事中控制和事后監(jiān)督[5]。管理平臺的寄售模式能及時獲知高值耗材的實時動態(tài)情況，保證物資的精準(zhǔn)準(zhǔn)備和迅速調(diào)配，減少了由于核對、資質(zhì)、效期以及供應(yīng)不及時導(dǎo)致的不良事件發(fā)生[6]。

4 高值耗材寄售管理平臺應(yīng)用中亟待解決的問題

高值耗材使用頻次高，人工盤點(diǎn)效率低，耗材閑置和準(zhǔn)備不及時等問題均影響耗材的滿意度評價。隨著精細(xì)化管理需求的提高，高值耗材申購、物流、出入庫數(shù)量、效期盤點(diǎn)以及人員使用等各項數(shù)據(jù)的信息化建設(shè)迫在眉睫，建立基于HRP管理系統(tǒng)的手術(shù)室高值耗材寄售管理平臺，實施高值耗材的寄售模式管理，可最大限度地發(fā)揮資源效能。但寄售管理平臺在應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題需要及時解決。

4.1 供應(yīng)商貼碼不規(guī)范

一物二碼現(xiàn)象偶爾會出現(xiàn)，給核對帶來較大工作量。解決方法是將二維碼的制作要求和貼碼方式，以文件形式發(fā)布在供應(yīng)商平臺，設(shè)立貼碼不規(guī)范計分反饋，納入規(guī)范供貨誠信，只有按規(guī)范性流程操作，才能確保高值耗材條碼的準(zhǔn)確性[7]。

4.2 統(tǒng)計時間節(jié)點(diǎn)不統(tǒng)一

系統(tǒng)習(xí)慣統(tǒng)計時間結(jié)點(diǎn)為0點(diǎn)到0點(diǎn)，修改設(shè)置為8點(diǎn)對8點(diǎn)的統(tǒng)計節(jié)點(diǎn)更符合手術(shù)室流程規(guī)律，統(tǒng)計的數(shù)據(jù)更精準(zhǔn)。

4.3 PDA掃描時間長

通過增加無線網(wǎng)絡(luò)信號站點(diǎn)、工程師定期進(jìn)行系統(tǒng)升級以及網(wǎng)速監(jiān)測，可保證PDA掃描使用效果[8]。

4.4 多系統(tǒng)及多界面操作流程不便

手術(shù)護(hù)理系統(tǒng)、手術(shù)麻醉系統(tǒng)、HIS與HRP均為獨(dú)立系統(tǒng)，由于理解能力的不同往往達(dá)不到理想的效果，通過開放手術(shù)護(hù)理系統(tǒng)，使多系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，可消除信息孤島[9]。

5 結(jié)論

HRP管理系統(tǒng)是推進(jìn)管理創(chuàng)新的工具，通過HRP管理系統(tǒng)的有機(jī)整合，實現(xiàn)了高值耗材全程智能、數(shù)據(jù)和信息化流程管理[10]?；贖RP管理系統(tǒng)的手術(shù)室高值耗材寄售管理平臺通過高值耗材寄售，梳理和完善組織責(zé)權(quán)設(shè)置、管理制度建設(shè)、流程優(yōu)化、關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)控制以及信息標(biāo)準(zhǔn)化等，可保障人財物運(yùn)營一體化，達(dá)到高值耗材追溯監(jiān)管目標(biāo)，實現(xiàn)高值耗材的精細(xì)化管控，能提高高值耗材管理效率，為醫(yī)院耗材管控提供數(shù)字依據(jù)，可促進(jìn)手術(shù)室高值耗材管理的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展[11-12]。