醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策

莊淑敏

【摘要】本文主要圍繞著醫(yī)院的辦公室內(nèi)部文書及文書檔案的管理缺陷、應對策略，望能夠為今后醫(yī)院內(nèi)部文書檔案各項管理工作有效實施提供指導性的建議或者參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院辦公室;文書;檔案管理;缺陷;對策

醫(yī)院內(nèi)部辦公室的文書，是重要的文職崗位，文書檔案的管理，是其中一方面重要的工作內(nèi)容，工作內(nèi)容極具復雜性與特殊性，極易存在著各種缺陷問題，亟待進一步處理。

一、醫(yī)院內(nèi)部辦公室的文書工作特征

（一）工作內(nèi)容重點突出。醫(yī)院內(nèi)部文書檔案的重點主要是以紙質(zhì)版與其余載體所機載發(fā)生事情與過程的記錄、重要檔案、物品保存等為主要的管理內(nèi)容。管理文書資源關(guān)鍵為信息初級及存儲。分門別類存儲過程，管理的重點比較突出，集中于采集、目錄制定、存儲及管理等各個過程。因此，可以說醫(yī)院內(nèi)部辦公室的文書工作有著重點鮮明這一特點。醫(yī)院內(nèi)部辦公室的文書工作日常會涉及較多的信息內(nèi)容，這些信息內(nèi)容均屬于醫(yī)院在發(fā)展階段有效的記載與反應，財務資料、新設施的檔案、科技信息、行政控制等均屬于文書檔案的范疇。由于文檔信息有著多樣性這一特點，故文書檔案存儲載體方面多元化的特征鮮明，如責任書、協(xié)議、影像、錄音、圖片等各類文件與電子類資料等等。

（二）解讀文書作業(yè)及文書資料間的關(guān)系。文書作業(yè)主要包含著采集與整理資料、立卷歸檔文書資料，而管理文書資料主要包含著信息書寫的內(nèi)容、文件具體形式及是否要實時化歸檔處理等等。文書作業(yè)，屬于檔案管理重要基礎，文書管理全過程，屬于辦公室的文書資料實際產(chǎn)生過程。

二、缺陷分析

（一）文書檔案的工作體制不夠完善化。文書檔案方面工作體制缺乏完善度，管理體制難以滿足現(xiàn)實的管理工作需求，均屬于現(xiàn)階段醫(yī)院內(nèi)部管理文書資源過程中比較常見的一些缺陷問題。管理文書資料重難點為采集、歸納、分類整理各種文書資料。需建立起標準化的體制，對采集文書資料方面提出相應標準與要求，避免關(guān)鍵的文書資料出現(xiàn)被漏掉的情況，對制定分類的方式予以有效明確，以保證檔案文書保存合理，以備后期利用。但從現(xiàn)階段國內(nèi)大部分醫(yī)院內(nèi)部管理文書檔案工作具體落實情況來看，往往文書檔案的工作體制還不夠完善化，影響著醫(yī)院內(nèi)部管理文書檔案各項工作的有序開展。

（二）不夠重視文書資料的管理過程。因醫(yī)院逐漸參與到市場化的運營環(huán)境當中，醫(yī)院工作者廣泛存在著關(guān)注業(yè)務利益，而忽略了檔案管理這一現(xiàn)實情況。還有部分工作者認為文書資料的管理工作可有可無，并無重要作用可發(fā)揮。管理內(nèi)容方面，技術(shù)含量相對較低，實際操作較為繁瑣。采集歸納好文書資料后，利用率相對較多，利用價值較低。受這些方面思想所影響，文書檔案的管理過程被嚴重忽視，管理質(zhì)量及效率難以保障，檔案混亂、遺失等情況頻繁發(fā)生。

（三）管理者的綜合素養(yǎng)仍需提升。醫(yī)院知識及醫(yī)療科技，屬于醫(yī)院內(nèi)部人才選聘重要標準及后期培訓主要內(nèi)容，醫(yī)院內(nèi)部文書資源的管理者通常屬于非信息管理專職工作者，只是從其余科室當中臨時調(diào)取后組建成的一支管理團隊。從中便可了解到，文書管理團隊在文書管理科學措施與手段方面較為欠缺，只能夠憑借著自身管理觀念與生活觀念落實文書資料各項管理工作，但往往很難實現(xiàn)標準化的管理與使用這些文書檔案，以至于醫(yī)院內(nèi)部文書檔案的管理者自身綜合素養(yǎng)方面需得到進一步的強化。

（四）醫(yī)院內(nèi)部文書資料的管理投入相對較少。由于醫(yī)療用房短缺情況比較嚴重，醫(yī)院內(nèi)部存儲檔案場地十分有限，醫(yī)院內(nèi)部文書資料的管理職責若劃分不夠清楚，則無法實現(xiàn)全面性的管理，醫(yī)院內(nèi)部文書資料及醫(yī)療病例數(shù)據(jù)信息存儲、檔案庫房保存處于混合狀態(tài)之中，難以標準化管理文書檔案，醫(yī)院內(nèi)部檔案管理整體資料質(zhì)量相對較差。

三、應對策略

（一）樹立文書檔案正確的管理理念。對于醫(yī)院來說，文書檔案工作屬于重要的歷史憑證及臨床科研基礎條件，所涉及領(lǐng)域相對較寬、包含著的種類較多、有著較強的綜合性，能客觀反映出醫(yī)院內(nèi)部各項工作與活動情況。對此，需要醫(yī)院內(nèi)部文書檔案管理者們提高對本職工作的重視程度，樹立文書檔案正確的管理理念，擺正文書檔案該項管理工作的重要位置，以確保文書檔案各項管理工作能夠高效進展。

（二）逐步完善文書檔案的管理機制。醫(yī)院內(nèi)部應當逐步完善文書檔案的管理機制，對各種文書資料采集、歸納操作做出明確的規(guī)定，設立文書檔案的級別與分類各項標準，對各級文書檔案具體管理方式予以有效確定，分類存儲文書檔案，并依據(jù)內(nèi)容特定存儲至相應的部門。確立人力管理機制及考評標準，將文書檔案各項管理工作均責任分配至各個人頭上，監(jiān)控各個管理環(huán)節(jié)，注重績效與考評之間的有效結(jié)合，針對并不符合相應標準的管理或者工作行為，予以嚴格懲處。從而通過文書檔案的管理機制逐漸完善化、考察機制與人力管理機制的逐步實施，確保醫(yī)院內(nèi)部文書檔案各項管理工作真實效能得以充分發(fā)揮。

（三）重視文書資料的管理過程標準化銜接。實現(xiàn)文書檔案一體化的管理，就需檔案管理者們重視文書資料的管理過程標準化銜接，能夠嚴格控制好檔案紙張的規(guī)格、筆支選擇、文件形式等一手信息質(zhì)量，以實現(xiàn)標準化、規(guī)范化的檔案管理。處理好文件后，應確保能夠及時做好歸納立卷及歸檔處理。

（四）重視管理者素質(zhì)方面的教育工作。在建立完善醫(yī)院內(nèi)部文書檔案專項機制期間，相應的組織管理及訓練工作務必要跟上，以確保管理者們實際的工作水準能夠得到提升，讓其能夠充分落實考核體質(zhì)方面工作規(guī)范與標準。應當先提高領(lǐng)導著對于文書檔案各項管理工作的重視程度，增強文書檔案整個管理過程傳播的力度，充分調(diào)動基層與中層領(lǐng)導者的積極性，努力做好文書檔案各項管理教育培訓工作，以促進文書資料的管理水平有效提升。

（五）注重文書檔案管理工作硬件方面的合理匹配。醫(yī)院應當注重文書檔案整個管理過程各項資源的科學引入，不僅要引入大量人力，還需積極引入各種先進的設施與科學技術(shù)，通過科學管理措施及基本設施，助推醫(yī)院內(nèi)部文書檔案各項管理工作高效實施。技術(shù)方面，主要包含電子科技及信息系統(tǒng)，以實現(xiàn)數(shù)字化管理文書檔案，確保檔案實際使用率能夠得到有效提升?；A設施方面，以電子裝置為主，對文書檔案整個管理模式起到充實作用，讓文書資料實現(xiàn)影像化與音像化。存儲文書檔案，應當將防蟲、防潮、防火各項措施做好，實現(xiàn)檔案安全管理，防止資源泄漏等情況出現(xiàn)。

（六）提升文書資料管理者的政治涵養(yǎng)。伴隨著現(xiàn)階段的不斷進步發(fā)展，醫(yī)院的文書檔案各項管理工作得以持續(xù)更新及優(yōu)化。在這一背景之下，對于廣大檔案管理者政治涵養(yǎng)要求逐步提升。要求文書檔案的管理者不僅應當了解關(guān)于檔案管理實際所需科學化的管理技術(shù)與措施，還應當具備較高的政治涵養(yǎng)及道德品質(zhì)。管理文書檔案，從資料采集至使用均屬于一項細節(jié)化、復雜化的工作內(nèi)容。對此，檔案管理者務必要具備較高政治涵養(yǎng)及職業(yè)品質(zhì)，盡職盡責、一絲不茍地完成文書檔案各項管理工作。

（七）注重文書資料的管理者專業(yè)理論及能力的培育與塑造。注重文書資料管理者專業(yè)理論及能力的培育與塑造，需先實現(xiàn)受眾群充分的利用，將檔案管理的傳播工作做好，以使用者自身思想為根本點，全面篤實大眾對于檔案管理方面的認識，確保群眾能夠逐漸意識到存儲與管理檔案在醫(yī)院整體發(fā)展當中的主要作用;而后，加強全體檔案管理者專業(yè)理論及能力的培訓，以促進全體檔案管理者專業(yè)理論知識掌握能力及應用能力。

四、結(jié)語

綜上所述，對于醫(yī)院辦公室內(nèi)部文書及文書檔案的管理缺陷問題，均能夠有更加深入的認識及了解。同時，也提出若干應對策略。為了能夠在今后更好地開展醫(yī)院的辦公室內(nèi)部文書及文書檔案的管理各項工作，便還需廣大資深管理者們能夠積極投身于實踐探索當中，多積累相關(guān)的實踐經(jīng)驗，不斷提升自身專業(yè)化的工作水平，以確保醫(yī)院的辦公室內(nèi)部文書及文書檔案的管理各項功能高效開展。

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