基于流程和數(shù)據(jù)驅(qū)動下的高職院校迎新系統(tǒng)設(shè)計與實踐

夏德玲 束華娜

一、引言

教育信息化發(fā)展的趨勢必然是改變傳統(tǒng)的教育模式、方法，引起教育生態(tài)的重構(gòu)。高職院校經(jīng)過多年的信息化建設(shè)，基本建設(shè)了統(tǒng)一信息門戶、統(tǒng)一認(rèn)證平臺和共享數(shù)據(jù)中心三大基礎(chǔ)平臺，實現(xiàn)了單點登錄，部分院校還建設(shè)了辦公系統(tǒng)（OA）、教務(wù)系統(tǒng)（ES）、學(xué)工系統(tǒng)（AS）等系統(tǒng)，但是由于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)時期有先后，并沒有采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式，因而存在數(shù)據(jù)壁壘和信息孤島。調(diào)查研究表明，大多數(shù)的高職院校在迎新工作中，教務(wù)處、學(xué)工處、財務(wù)處等職能部門各自負(fù)責(zé)自己的業(yè)務(wù)，數(shù)據(jù)沒有連通，經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一或者重復(fù)工作的現(xiàn)象?！督逃畔⒒?.0行動計劃》明確要求，各級院校要建立“覆蓋全國、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、上下聯(lián)動、資源共享”的教育大數(shù)據(jù)，打破數(shù)據(jù)壁壘，最終實現(xiàn)“一數(shù)一源”、數(shù)據(jù)可追溯的目的。因此，如何利用信息技術(shù)打通數(shù)據(jù)壁壘，解決高職院校迎新工作時間緊、業(yè)務(wù)多、服務(wù)要求高等問題，是一項迫切重要的任務(wù)。

二、新生報到業(yè)務(wù)梳理

（一）原有新生報到模式及其存在的問題

高職院校原有新生報到采取線上線下混合模式，雖然有的早就采用線上系統(tǒng)，但基本是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)如教務(wù)、財務(wù)系統(tǒng)單獨采集信息。而且大多數(shù)高職院校迎新工作都要提前兩三個月的時間來籌備。暑假之前，學(xué)校會臨時抽調(diào)職能處室、二級學(xué)院等相關(guān)迎新工作人員，部署、安排迎新工作，人工協(xié)作完成新生報到工作。這樣就存在以下幾個問題：

部門協(xié)調(diào)性差，效率不高。由于新生的整個報到過程需要多個部門配合才能完成，且各部門辦公地點遠(yuǎn)近各異，需要跑很多地方，某一環(huán)節(jié)沒辦理完成就不能往下辦理，這就導(dǎo)致有些部門門前出現(xiàn)排隊現(xiàn)象。比如，每年的財務(wù)處，由于財務(wù)人員需要逐項核對繳費清單，用時較長，所以新生在這個環(huán)節(jié)就容易出現(xiàn)排隊現(xiàn)象，從而拖后整個報到流程，降低了報到工作效率。而有些部門門前則長時間沒人。

迎新數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。在線下線上混合報到過程中，實行線上系統(tǒng)的各業(yè)務(wù)單位都是單獨采集自己所需要的信息，采集內(nèi)容、數(shù)據(jù)格式均不一致，這不僅會使形成的原始數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，而且各部門間的內(nèi)在不連通使各自成為信息孤島，進(jìn)而形成數(shù)據(jù)壁壘。

迎新信息不通暢，學(xué)校信息化管理能力弱。傳統(tǒng)的線下線上混合模式迎新中，由于各部門迎新都是基于自己部門負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)活動，無法了解報到的整個過程，因此就會出現(xiàn)重復(fù)性的工作，導(dǎo)致耗費學(xué)校大量的人力物力，且整個迎新完后數(shù)據(jù)不可被追溯，學(xué)校信息化管理能力弱。在這種模式下，學(xué)校相關(guān)部門不能盡快掌握新生報到的具體情況，必須等待人工統(tǒng)計數(shù)據(jù)完成后。

（二）新生報到活動梳理

為了解決上述問題，筆者借助問卷調(diào)查，重新梳理新生報到的所有環(huán)節(jié)，并整理出新生報到時的主要業(yè)務(wù)活動如下表1所示。

表1 新生報到業(yè)務(wù)活動

（三）以線上迎新業(yè)務(wù)為主體進(jìn)行流程優(yōu)化

根據(jù)梳理的業(yè)務(wù)活動，對迎新過程中的部分流程進(jìn)行優(yōu)化，并以此為基礎(chǔ)找出可解決的方案。

讓“數(shù)據(jù)”跑路，提高各職能部門迎新的工作效率。以共享數(shù)據(jù)中心為基礎(chǔ)， 采用Oracle Data Integrator（ODI）數(shù)據(jù)集成工具，將教務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、迎新系統(tǒng)全部對接到數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)迎新數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)及數(shù)據(jù)中心中快速流轉(zhuǎn)，讓新生少跑路，因而提高了各部門的迎新效率。為了讓新生通過入學(xué)須知提前登陸系統(tǒng)填寫個人信息并繳費，選取被褥、軍訓(xùn)服裝等。因此，學(xué)號要提前編好，且卡務(wù)中心要提前制卡。

統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率。制定全校的信息化數(shù)據(jù)管理辦法。根據(jù)迎新部門職責(zé)和業(yè)務(wù)分工，是相應(yīng)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生部門和權(quán)威單一來源部門（如學(xué)籍信息唯一數(shù)據(jù)源是教務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)信息唯一數(shù)據(jù)源是財務(wù)系統(tǒng)），負(fù)責(zé)本部門數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)籌規(guī)劃、建設(shè)，并按要求向共享數(shù)據(jù)中心提供權(quán)威數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)全生命周期管理，并對數(shù)據(jù)質(zhì)量負(fù)責(zé)。

暢通迎新信息，提高學(xué)校信息化管理水平。高職院校招生部門一旦確定好新生錄取名單，學(xué)工部門就根據(jù)錄取名單在學(xué)工系統(tǒng)（學(xué)籍系統(tǒng)）中編新生學(xué)號，編好的新生學(xué)號經(jīng)數(shù)據(jù)中心到達(dá)迎新系統(tǒng)，新生報到時掃二維碼的數(shù)據(jù)被推送到學(xué)籍系統(tǒng)（即教務(wù)系統(tǒng)），二級學(xué)院學(xué)籍管理員在學(xué)籍系統(tǒng)中注冊學(xué)籍，注冊后的學(xué)籍狀態(tài)數(shù)據(jù)被推送到數(shù)據(jù)中心，數(shù)據(jù)中心再將學(xué)籍狀態(tài)數(shù)據(jù)推送到迎新系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)。如果新生在報到之前已經(jīng)繳納相關(guān)費用，銀行在新生報到前將繳費學(xué)生的名單傳給財務(wù)工作人員，財務(wù)工作人員在財務(wù)系統(tǒng)更新學(xué)生繳費狀態(tài)，新生報到注冊學(xué)籍后可直接去辦理宿舍入住手續(xù)。優(yōu)化后的迎新業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

為了達(dá)到數(shù)據(jù)秒級更新，就需要優(yōu)化數(shù)據(jù)中心結(jié)構(gòu)，選用合適的數(shù)據(jù)集成工具。高職院校的數(shù)據(jù)中心大都采用Oracle數(shù)據(jù)庫，所以選擇Oracle Data Integrator（ODI）來作為數(shù)據(jù)集成。ODI采用web service的機(jī)制，能夠和SOA（面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)）環(huán)境進(jìn)行交互。而且，它能夠檢測事件：一個事件觸發(fā)一個ODI的接口流程，因而能夠完成實時的數(shù)據(jù)集成。

三、迎新平臺（含迎新系統(tǒng)）技術(shù)路線

（一）總體架構(gòu)圖

高職院校智慧校園的架構(gòu)采取“4+2”層次化體系結(jié)構(gòu)（4表示4個層，2表示兩個總線）。

基礎(chǔ)支撐層：是智慧校園的基礎(chǔ)，包括運行在校園網(wǎng)上的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、存儲、服務(wù)器、安全設(shè)備、傳感設(shè)備等；

應(yīng)用系統(tǒng)層：各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)如財務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)等；

支撐平臺層：包括數(shù)據(jù)中心、流程事務(wù)轉(zhuǎn)換中心、消息控制中心、統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺等；

終端展示層：辦事大廳、個性化門戶等。

兩個總線：數(shù)據(jù)服務(wù)總線、應(yīng)用服務(wù)總線如圖2所示。

（二）數(shù)據(jù)共享

要實現(xiàn)迎新數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)中心就要利用數(shù)據(jù)集成（Extract—Transform—Load，ETL）工具對從教務(wù)、財務(wù)、迎新等系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、轉(zhuǎn)換和加載，然后將處理后的數(shù)據(jù)再分別共享到其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

（三）迎新數(shù)據(jù)流向

基于此技術(shù)架構(gòu)，整個迎新數(shù)據(jù)的流向如圖3。

（四）基于流程和數(shù)據(jù)的迎新系統(tǒng)實現(xiàn)-以聊城職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

圖1 優(yōu)化后的迎新業(yè)務(wù)流程

圖2 總體架構(gòu)圖

圖3 迎新數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)圖

注：

1.新生報到掃二維碼產(chǎn)生的數(shù)據(jù)

2.學(xué)籍注冊后數(shù)據(jù)被推送到數(shù)據(jù)中心

3.數(shù)據(jù)中心將學(xué)生注冊的數(shù)據(jù)推送到迎新系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)

4.財務(wù)系統(tǒng)接收到數(shù)據(jù)后，查找新生是否繳費，并將繳費情況推送到數(shù)據(jù)中心

5.數(shù)據(jù)中心根據(jù)財務(wù)推送的數(shù)據(jù)，將繳費情況推送到迎新系統(tǒng)

6.迎新系統(tǒng)記錄繳費情況，新生可登陸迎新系統(tǒng)查看自己繳費情況

7.新生如果在報到前，已經(jīng)通過微信繳費，繳費數(shù)據(jù)被推送到財務(wù)系統(tǒng)，同時報到掃二維碼產(chǎn)生的數(shù)據(jù)被推送到教務(wù)系統(tǒng)中的學(xué)籍管理模塊

8.財務(wù)工作人員在財務(wù)系統(tǒng)更新繳費情況并將數(shù)據(jù)推送到數(shù)據(jù)中心，同時教務(wù)系統(tǒng)中的學(xué)籍管理模塊將注冊后的數(shù)據(jù)推送到數(shù)據(jù)中心

9.注冊后的數(shù)據(jù)和繳費情況被推送到迎新系統(tǒng)

10.迎新系統(tǒng)更新學(xué)生基本信息，新生登陸迎新系統(tǒng)查看個人報到情況

圖4 迎新系統(tǒng)財務(wù)繳費截圖

（四）基于流程和數(shù)據(jù)的迎新系統(tǒng)實現(xiàn)-以聊城職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

新生報到當(dāng)天的前一天，通過銀行卡或者微信掃碼方式完成繳費（學(xué)費、住宿費、書本費、醫(yī)療保險費、軍訓(xùn)服裝費、體檢費），報到時現(xiàn)場不進(jìn)行收費，直接去所在二級學(xué)院辦理報到手續(xù)，并且可通過迎新系統(tǒng)提前選購軍訓(xùn)服裝號碼、被褥等。由于新生報到之前就已經(jīng)完成繳費，因此新生報到工作效率就非常高。

基于流程和數(shù)據(jù)的迎新系統(tǒng)包括五大模塊：迎新現(xiàn)場、統(tǒng)計查詢、迎新現(xiàn)場管理、服務(wù)網(wǎng)管理和事務(wù)辦理。

迎新現(xiàn)場：展示各報到環(huán)節(jié)名稱、已辦人數(shù)及比例；

統(tǒng)計查詢模塊：迎新現(xiàn)場的實時數(shù)據(jù)查詢，包括學(xué)生基本信息查詢、家庭成員信息查詢、教育背景信息查詢、未報到學(xué)生查詢、學(xué)生采集信息查詢、學(xué)生繳費信息查詢、自選物品查詢、環(huán)節(jié)辦理查詢、綠色通道辦理查詢、生源地貸款查詢、軍訓(xùn)服裝查詢等；

迎新現(xiàn)場管理：是最重要的一個模塊，它包含迎新初始化管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、流程管理和操作日志，其中在“流程管理”里我們可以對迎新各個環(huán)節(jié)信息進(jìn)行維護(hù)，迎新現(xiàn)場流程定義、配置等，該模塊是實現(xiàn)迎新流程化的基礎(chǔ)；

服務(wù)網(wǎng)管理：是進(jìn)行首頁配置、新生密碼重置、文件下載、數(shù)據(jù)采集（如站臺維護(hù)等）等的模塊；

事務(wù)辦理模塊：是辦理綠色通道、走讀申請、專業(yè)調(diào)整、入伍登記等工作的審核情況等模塊。

圖4、圖5是分別是迎新系統(tǒng)財務(wù)繳費及迎新大數(shù)據(jù)實時展示圖，通過這兩張圖可以詳細(xì)了解全校的新生報道情況，以及每個學(xué)院的實時報到統(tǒng)計情況（如每個時間段報到的新生、學(xué)院、專業(yè)等）。

圖5 聊城職業(yè)技術(shù)學(xué)院2019年迎新實時數(shù)據(jù)展示

表2 迎新工作流程對比（以聊城職業(yè)技術(shù)學(xué)院迎新為例）

表2是以聊城職業(yè)技術(shù)學(xué)院2018年之前和2019年迎新工作為例，來對比說明新迎新系統(tǒng)的優(yōu)勢。從表2我們可以看出，新迎新系統(tǒng)以流程為抓手，緊緊依托“學(xué)校數(shù)據(jù)中心”，真正讓數(shù)據(jù)跑起來，與2018年迎新相比，2019年迎新時間節(jié)約近60%、報到速率提升5倍，師生滿意率提升12.2%。新迎新系統(tǒng)高度壓縮了迎新辦理的時間和空間，實現(xiàn)了迎新服務(wù)質(zhì)量和效率的雙“飚”升。

四、總結(jié)

數(shù)據(jù)是人工智能時代下高職院校管理的核心。高職院校要加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建設(shè)，必須采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，以流程和數(shù)據(jù)為抓手，以師生為中心，認(rèn)真梳理核心業(yè)務(wù)尤其是跨部門業(yè)務(wù)。迎新系統(tǒng)的成功實現(xiàn)，是以信息化手段推動學(xué)校管理的流程改造與模式創(chuàng)新的典型案例。高職院校要實現(xiàn)信息技術(shù)與教學(xué)的深度融合，就必須以信息管理部門為主導(dǎo)、校內(nèi)各職能部門、企業(yè)協(xié)同合作，形成合作共贏、共同發(fā)展、良性循環(huán)、健康有序的信息化發(fā)展生態(tài)圈。

作者單位：聊城職業(yè)技術(shù)學(xué)院

基金項目：2019年度山東省職業(yè)教育教學(xué)改革研究課題“基于產(chǎn)教融合的高職類計算機(jī)類專業(yè)實訓(xùn)體系建設(shè)研究”，課題編號：2019319；聊城職業(yè)技術(shù)學(xué)院2019年度教學(xué)改革研究課題“大數(shù)據(jù)在職業(yè)教育信息化中的應(yīng)用研究”編號：2019LZYJ45B