全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)體系探討

耿曉杰

摘要：基于全面預(yù)算管理的現(xiàn)實(shí)需要，以及企業(yè)財(cái)務(wù)管理的實(shí)際需求，構(gòu)建信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的全面預(yù)算管理，是企業(yè)財(cái)務(wù)管理發(fā)展的必由之路，同時(shí)，也是企業(yè)快速發(fā)展的重要基礎(chǔ)。結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)管理實(shí)際，本文重點(diǎn)探討了基于信息系統(tǒng)的業(yè)財(cái)融合的全面預(yù)算管理體系，對(duì)該體系的構(gòu)建和落地實(shí)施進(jìn)行了研究和論證，為全面預(yù)算管理工作的推進(jìn)奠定了良好的基礎(chǔ)，保證了全面預(yù)算管理在推進(jìn)中取得實(shí)效。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng);業(yè)財(cái)融合;全面預(yù)算管理體系

在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中，實(shí)行全面預(yù)算管理不但能夠提高財(cái)務(wù)管理的實(shí)效性，同時(shí)也能夠推動(dòng)企業(yè)有序發(fā)展?；趯?duì)企業(yè)全面預(yù)算管理工作的了解，現(xiàn)階段構(gòu)建信息系統(tǒng)是全面預(yù)算的趨勢(shì)，同時(shí)，構(gòu)建信息系統(tǒng)也是實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的重要措施。因此，我們應(yīng)結(jié)合全面預(yù)算管理實(shí)際，深入探索基于信息系統(tǒng)的業(yè)財(cái)融合的全面預(yù)算管理體系，對(duì)其信息系統(tǒng)的構(gòu)建和體系的落地實(shí)施進(jìn)行研究和論證。

一、全面預(yù)算存在的常見問題

（一）對(duì)全面預(yù)算理解偏差

編制預(yù)算部門，一直以來對(duì)全面預(yù)算認(rèn)知錯(cuò)誤，認(rèn)為預(yù)算編制只是財(cái)務(wù)部門的工作，將財(cái)務(wù)部門的角色前置和包辦化，業(yè)務(wù)部門沒有盡到預(yù)算職責(zé)。

（二）缺失系統(tǒng)的預(yù)算數(shù)據(jù)共享平臺(tái)

預(yù)算表采用EXCEL表格形式編制，集團(tuán)下屬子公司較多，業(yè)態(tài)不盡一致，子公司下又有若干需要單獨(dú)列式的分公司，預(yù)算編制時(shí)匯總工作量很大，耗費(fèi)大量精力。

（三）預(yù)算編制管理流程缺失

預(yù)算編制過程中沒有對(duì)年度預(yù)計(jì)新增事項(xiàng)的審批，編制人員根據(jù)經(jīng)驗(yàn)填列;預(yù)算編制不能按時(shí)間要求完成，拖延嚴(yán)重，定稿的預(yù)算沒有審批、確認(rèn)、下發(fā)的管理。

（四）預(yù)算執(zhí)行缺乏有效監(jiān)控

預(yù)算執(zhí)行控制缺乏有效合理的監(jiān)督控制措施。在集團(tuán)層面，預(yù)算和管理實(shí)際上是脫節(jié)的，沒有建立長(zhǎng)期、有效的預(yù)警機(jī)制，預(yù)算編制和執(zhí)行實(shí)質(zhì)是各行其道，“兩張皮”的情況非常嚴(yán)重。

二、建立全面預(yù)算管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

（一）建立全局思維意識(shí)

1.涵蓋全部預(yù)算責(zé)任單位

將公司所有組織責(zé)任單位全部納入全面預(yù)算管理體系，增加各單位參與預(yù)算管理的主動(dòng)性，將預(yù)算指標(biāo)的控制責(zé)任落實(shí)到位。如圖1所示：

2.涵蓋全方位業(yè)務(wù)

將各方面業(yè)務(wù)全部納入全面預(yù)算管理體系，突出以業(yè)務(wù)預(yù)算為主。并在此基礎(chǔ)上生成財(cái)務(wù)預(yù)算，強(qiáng)調(diào)各個(gè)業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系和相互影響。如圖2所示：

3.涵蓋預(yù)算管理全過程

預(yù)算信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理內(nèi)容包括從編制到考核的全過程：將全面預(yù)算管理的全過程設(shè)計(jì)成閉路循環(huán)，使各項(xiàng)預(yù)算管理業(yè)務(wù)在一個(gè)封閉的系統(tǒng)中運(yùn)行。如圖3所示：

（二）成立專項(xiàng)預(yù)算編制工作組織

1.設(shè)立預(yù)算管理委員會(huì)

預(yù)算管理委員會(huì)成員組成：董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、營(yíng)銷副總經(jīng)理、生產(chǎn)副總經(jīng)理、供應(yīng)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、人力資源總監(jiān)、預(yù)算管理委員會(huì)秘書長(zhǎng)。

2.預(yù)算管理辦公室

全面預(yù)算編制工作部門設(shè)置避免單純的依靠財(cái)務(wù)部門實(shí)施相關(guān)的全面預(yù)算工作。在財(cái)務(wù)、人力、行政、業(yè)務(wù)等相關(guān)的部門中挑選出合適的人選組成專門的預(yù)算管理小組。

3.各部門的職責(zé)如表1所示：

三、全面預(yù)算的編制

系統(tǒng)設(shè)置流程審批預(yù)算，對(duì)預(yù)算會(huì)簽和會(huì)審：對(duì)于預(yù)算年度重大的開支項(xiàng)目，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的流程實(shí)行事前審批，審批同意后，方可并入預(yù)算。系統(tǒng)設(shè)置每一預(yù)算版本記錄，可以隨時(shí)查找及調(diào)用。如圖4所示：

（一）基礎(chǔ)表編制

根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理需要確定報(bào)表模版，對(duì)每個(gè)預(yù)算報(bào)表詳細(xì)說明填報(bào)要求，取數(shù)來源，預(yù)算指標(biāo)采用明細(xì)子表編報(bào)，各項(xiàng)預(yù)算中不僅有量化的數(shù)據(jù)，還需添加明細(xì)編報(bào)說明和相關(guān)附件證明。

（二）主表編制

通過系統(tǒng)將會(huì)計(jì)核算規(guī)則與數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)有效結(jié)合，根據(jù)編制完成的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表，自動(dòng)生成資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表。使用人員無需考慮報(bào)表是否平衡，報(bào)表之間的勾稽關(guān)系是否正確，只需要對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)結(jié)果進(jìn)行分析判斷即可。

（三）合并報(bào)表編制

預(yù)先設(shè)置抵消規(guī)則，系統(tǒng)自動(dòng)生成合并報(bào)表，滿足多層級(jí)預(yù)算管理需求，當(dāng)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)流程改變時(shí)，快速適應(yīng)變化，縮短合并報(bào)表周期，提高合規(guī)性。

（四）預(yù)算匯總

按不同時(shí)間周期、不同組織層級(jí)、不同類別等明細(xì)維度匯總各項(xiàng)預(yù)算，匯總范圍可任意調(diào)整，匯總時(shí)不需要各報(bào)表指標(biāo)前后順序一致，可以按不同維度透視匯總數(shù)據(jù)，隨意下鉆匯總表中的明細(xì)數(shù)據(jù)。

四、預(yù)算執(zhí)行與控制

全面預(yù)算管理信息化一般都具備剛性控制、柔性控制、剛?cè)峤Y(jié)合的控制方式。對(duì)不同指標(biāo)、責(zé)任單位預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行智能化預(yù)警或責(zé)令整改的干預(yù)措施，防止預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行“兩張皮”。

五、預(yù)算調(diào)整

系統(tǒng)支持定期、隨機(jī)等方式調(diào)整預(yù)算，支持批量調(diào)整，支持不同周期滾動(dòng)調(diào)整和序?qū)嵳{(diào)整。如表2所示：

智能記錄和展示調(diào)整前后差異，保留歷史版本記錄，便于查閱和審批，如圖5所示：

六、預(yù)算分析與考核

（一）預(yù)算分析

1.可對(duì)預(yù)算指標(biāo)做動(dòng)態(tài)分析，包括定期分析和隨機(jī)分析，對(duì)預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行組量?jī)r(jià)差異分析和綜合分析。

2.選擇任意期間，進(jìn)行累計(jì)執(zhí)行數(shù)據(jù)對(duì)比分析;根據(jù)需要生成預(yù)算分析報(bào)表，智能化生成預(yù)算分析報(bào)告。

3.詳細(xì)分析內(nèi)容如表3所示：

（二）預(yù)算考核

預(yù)算考評(píng)的方法有：預(yù)算完成率，實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)對(duì)比;預(yù)算準(zhǔn)確率，實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)間差異率。

自定義考核，滿足不同考核需求，如圖6所示：

七、業(yè)務(wù)報(bào)告

預(yù)算管理的信息化系統(tǒng)，可以提供和反映多維度預(yù)算執(zhí)行情況，管理層能夠準(zhǔn)確獲得有關(guān)信息。設(shè)計(jì)和完善多維度預(yù)算分析模板，生成全面預(yù)算分析報(bào)表，及時(shí)、準(zhǔn)確、快速、對(duì)比分析預(yù)算與實(shí)際發(fā)生數(shù)據(jù)，以滿足各層次的需求。在預(yù)算系統(tǒng)中，不同的分析報(bào)表及圖表都是多維度的表現(xiàn)形式。如圖7所示：

八、預(yù)算全過程監(jiān)控

第一、編報(bào)情況：掌握各單元預(yù)算編報(bào)進(jìn)度，便于總體把控編報(bào)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

第二、事項(xiàng)審批情況：了解重大事項(xiàng)審批情況，便于及時(shí)溝通，保證預(yù)算編制順利進(jìn)行。

第三、預(yù)算執(zhí)行控制情況：查看監(jiān)控年度預(yù)算在執(zhí)行過程中，控制情況，哪些事項(xiàng)超預(yù)算，哪些臨近預(yù)算，一目了然。

第四、預(yù)算調(diào)整情況：查看各單元預(yù)算是否有調(diào)整，調(diào)整事項(xiàng)是否已批準(zhǔn)，調(diào)整幅度等具體事項(xiàng)。

第五、預(yù)算分析情況：可查看預(yù)算分析情況，包括環(huán)比。

第六、預(yù)算考核情況如圖8所示：

九、結(jié)論

通過本文的分析可知，在全面預(yù)算管理中，建立信息系統(tǒng)不但能夠解決全面預(yù)算管理中存在的及時(shí)性不足的問題，同時(shí)還能提高全面預(yù)算管理的全面性，保證全面預(yù)算管理工作能夠落到實(shí)處，最大程度的提高全面預(yù)算管理的落實(shí)效果。所以，我們要對(duì)信息系統(tǒng)的構(gòu)建有足夠的重視，根據(jù)企業(yè)全面預(yù)算管理的實(shí)際需要，做好信息系統(tǒng)的構(gòu)建和功能的設(shè)定。

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