基于SAP系統(tǒng)的月末結(jié)賬流程優(yōu)化實踐探索

何秋寶

[摘 要]月末結(jié)賬是會計實務(wù)工作中非常重要的一環(huán)，CL公司是一家全國性的大型人壽保險公司，月末結(jié)賬工作中存在管理層級多、工作量繁重、數(shù)據(jù)計算量大、程序運(yùn)行用時過長、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高等問題。本文結(jié)合工作實踐，以CL公司為例，介紹了CL公司在月末結(jié)賬流程優(yōu)化方面進(jìn)行的有益探索。

[關(guān)鍵詞]SAP系統(tǒng);月末結(jié)賬;流程優(yōu)化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.08.039

[中圖分類號]F272[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）08-00-02

0? ? ?引 言

伴隨著外部監(jiān)管及內(nèi)部管理對會計信息的要求越來越高，會計工作不僅要提供正常的會計報表披露數(shù)據(jù)，還要為公司管理層提供考核、分析等管理會計數(shù)據(jù)以及監(jiān)管機(jī)構(gòu)監(jiān)管口徑的報送數(shù)據(jù)，月末結(jié)賬工作的步驟越來越多，操作也越來越復(fù)雜，對SAP財務(wù)信息系統(tǒng)處理流程的數(shù)據(jù)開發(fā)利用能力要求越來越高。為有效提升月末結(jié)賬的效率和質(zhì)量，CL公司借助財務(wù)信息系統(tǒng)，在優(yōu)化會計月末結(jié)賬流程工作方面進(jìn)行了一系列卓有成效的探索。

1? ? ?CL公司會計月末結(jié)賬工作中面臨的問題

CL公司為一家大型人壽保險公司，在全國共有40個省級分公司（以下簡稱“省公司”），省公司設(shè)置財務(wù)管理中心，負(fù)責(zé)全省的會計核算工作，出具會計報表并上報總公司。總公司對各省公司上報的會計報表進(jìn)行審核，審核無誤后處理總公司與省公司間報表調(diào)整事項，出具全國匯總會計報表。由于CL公司省公司眾多、會計人員專業(yè)能力參差不齊，數(shù)據(jù)計算量大，月末結(jié)賬操作用時過長，嚴(yán)重影響了總公司最終出具會計報表的時效和質(zhì)量，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1? ?月末結(jié)賬操作步驟多、程序運(yùn)行耗時過長、月末結(jié)賬效率不高

CL公司的月末結(jié)賬操作步驟主要包括：按監(jiān)管和分析口徑的業(yè)務(wù)收支匯總;定價費(fèi)用定價傭金的計算;管理費(fèi)用和其他收支的分?jǐn)?標(biāo)準(zhǔn)保費(fèi)的計算;保險準(zhǔn)備金的計算和記賬;保險保障基金監(jiān)管費(fèi)計算和記賬;遞延收益計算和記賬等，操作步驟共有44步。其中，準(zhǔn)備金程序的計算最復(fù)雜，涉及未到期準(zhǔn)備金、未決賠款準(zhǔn)備金、壽險準(zhǔn)備金、長期健康險準(zhǔn)備金、贈送保險準(zhǔn)備金等，每個準(zhǔn)備金又包含多個小類，每個準(zhǔn)備金細(xì)類均需要抽取基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并計算、記賬，整個流程需要操作30多步。CL公司作為一家全國性的大型人壽保險公司，數(shù)據(jù)體量較大，程序運(yùn)行耗時很長，特別是準(zhǔn)備金計算和分?jǐn)傆嬎愠绦颍瑔蝹€操作步驟都在1個小時以上。整個財務(wù)月末結(jié)賬操作，在最順利的情況下，也需要2～3天。由于不同操作步驟之間存在數(shù)據(jù)的前后關(guān)聯(lián)，如果發(fā)現(xiàn)操作失誤或數(shù)據(jù)問題，就需要重新執(zhí)行多個甚至所有的結(jié)賬操作，所耗時間更長。

1.2? ?月末結(jié)賬中，報表校驗發(fā)現(xiàn)問題較多

CL公司是一家在紐約、香港、上海3地上市的大型保險公司，要求披露的會計數(shù)據(jù)較多，需要編制的月度會計報表多達(dá)100張以上，涉及主表、附表、校驗類報表等。各省公司完成月末結(jié)賬操作后，編制和出具會計報表并上報總公司，總公司將省公司上報的報表導(dǎo)入報表校驗系統(tǒng)，進(jìn)行數(shù)據(jù)一致性及準(zhǔn)確性校驗，校驗發(fā)現(xiàn)的錯誤層出不窮，主要包括以下幾類：①數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，如過渡科目的余額沒有調(diào)整為0，險種適用不當(dāng)?shù)?②不同會計報表中的數(shù)據(jù)存在勾稽關(guān)系不一致;③因操作疏漏或不當(dāng)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失。如執(zhí)行未到期準(zhǔn)備金計算前未執(zhí)行保險保障基金監(jiān)管費(fèi)計算，導(dǎo)致未到期準(zhǔn)備金計算結(jié)果不準(zhǔn)確。一旦報表校驗發(fā)現(xiàn)錯誤，往往需要進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整并重新出具會計報表，導(dǎo)致需要再次執(zhí)行部分甚至全部月末結(jié)賬操作，大大降低了月末結(jié)賬的時效。

1.3? ?總公司無法對省公司月末結(jié)賬的工作進(jìn)度進(jìn)行有效監(jiān)控

CL公司的月末結(jié)賬工作中，總公司主要負(fù)責(zé)報表的審核與匯總，省公司會計人員負(fù)責(zé)具體的結(jié)賬操作。由于各省公司完成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的時間有早有晚，正式開始月末結(jié)賬操作的時間也就不一致，月末結(jié)賬操作進(jìn)度差異較大，總公司層面很難了解到各家省公司的具體操作進(jìn)度，無法對全國月末結(jié)賬工作進(jìn)行有效監(jiān)控和分析。

2? ? ?CL借助財務(wù)信息系統(tǒng)優(yōu)化月末結(jié)賬工作的具體舉措

2.1? ?重新構(gòu)建月末結(jié)賬程序

2.1.1? ?優(yōu)化數(shù)據(jù)源和處理模型，提升程序運(yùn)行效率

以準(zhǔn)備金計算和記賬程序為例，CL公司在以下兩個方面進(jìn)行了改進(jìn)。一是利用SAP財務(wù)系統(tǒng)的特殊目的分類賬構(gòu)建了新的數(shù)據(jù)源，日常會計記賬時會實時生成分機(jī)構(gòu)、分險種、分渠道、分科目的本月發(fā)生額匯總數(shù)據(jù)。之前的準(zhǔn)備金計算程序需要取明細(xì)的會計憑證以匯總出分險種的保費(fèi)收入等，由于CL公司會計憑證數(shù)據(jù)量巨大，讀取明細(xì)憑證數(shù)據(jù)消耗了大量的程序運(yùn)行時間。數(shù)據(jù)源優(yōu)化后，可以直接取匯總的分險種保費(fèi)收入等數(shù)據(jù)，程序運(yùn)行時間大大縮短。二是精簡不必要的會計記賬憑證顆粒度，減少了會計憑證行數(shù)，極大地縮短了程序生成會計憑證消耗的時間。CL公司的準(zhǔn)備金數(shù)據(jù)需要滿足會計報表、預(yù)算考核、監(jiān)管報送3種用途，分別需要明細(xì)核算到險種、成本中心、銷售渠道等。險種、成本中心、銷售渠道等字段需求均通過會計記賬憑證實現(xiàn)，導(dǎo)致單個準(zhǔn)備金類型的會計記賬憑證行數(shù)超過萬行，生成憑證耗時相當(dāng)長。優(yōu)化后，計算仍按最明細(xì)的顆粒度生成和保存，預(yù)算考核、監(jiān)管報送的數(shù)據(jù)改為直接從準(zhǔn)備金計算表獲取，會計記賬憑證不再明細(xì)到成本中心、銷售渠道，記賬憑證行數(shù)大大減少。單個準(zhǔn)備金類型的運(yùn)行時間由40分鐘縮短至1分鐘以內(nèi)。

2.1.2? ?整合月末結(jié)賬的操作步驟

程序運(yùn)行效率實現(xiàn)大幅提升之后，對月末結(jié)賬程序的操作步驟進(jìn)行了大幅整合，月末結(jié)賬操作由44步降為7步，極大減少了用戶操作。之前保險準(zhǔn)備金需要操作30多步，邏輯優(yōu)化和整合后僅為短期險準(zhǔn)備金計算和記賬、長期險準(zhǔn)備金計算和記賬操作。收支匯總、定價費(fèi)用計算、定價傭金、標(biāo)準(zhǔn)保費(fèi)計算等多個操作也均合并為一步操作。

2.2? ?在對報表及會計錯誤數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和歸類的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建試算校驗功能

2.2.1? ?錯誤問題

CL公司對現(xiàn)有的報表校驗邏輯及月末結(jié)賬中發(fā)現(xiàn)的錯誤進(jìn)行了梳理，共梳理出錯誤200多條，在此基礎(chǔ)上歸納為以下4個大類。①會計科目與險種不匹配。此類問題是會計報表校驗中出現(xiàn)問題最多的一類，達(dá)到一半以上。包括退保金等用于核算長期險業(yè)務(wù)的會計科目下出現(xiàn)了短險;保單紅利等用于核算分紅險業(yè)務(wù)的會計科目下出現(xiàn)了非分紅險;保護(hù)投資款等用于核算投資類險種業(yè)務(wù)的會計科目下出現(xiàn)了非分紅險等。②會計科目余額錯誤。主要表現(xiàn)為：部分過渡科目的余額不為0;資產(chǎn)類科目出現(xiàn)負(fù)數(shù)余額;負(fù)債類科目出現(xiàn)正數(shù)余額等。③會計科目發(fā)生額之間存在一致性。包括：本期計提準(zhǔn)備金的損益科目與負(fù)債科目發(fā)生額不一致;計提工會經(jīng)費(fèi)、職工教育經(jīng)費(fèi)、黨建工作經(jīng)費(fèi)與職工工資本期數(shù)的比例關(guān)系不符合規(guī)定的計提比例關(guān)系等。④其他類型的錯誤。包括：使用了停用的會計科目、險種;現(xiàn)金流量字段的輸入錯誤;前端系統(tǒng)及財務(wù)系統(tǒng)的邏輯缺陷導(dǎo)致的錯誤數(shù)據(jù);未正確操作結(jié)賬操作步驟導(dǎo)致的計算錯誤等。

2.2.2? ?優(yōu)化措施

針對以上4類錯誤，CL公司采取了以下優(yōu)化措施。①在記賬數(shù)據(jù)產(chǎn)生環(huán)節(jié)設(shè)置校驗規(guī)則。此方式主要用于控制會計科目下的險種、現(xiàn)金流量代碼等錯誤輸入。對于從核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)并自動記賬的數(shù)據(jù)，在流轉(zhuǎn)記賬數(shù)據(jù)環(huán)節(jié)增加校驗并給出錯誤提示。業(yè)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)錯誤如因系統(tǒng)缺陷導(dǎo)致，往往需要時間進(jìn)行解決，為兼顧月末結(jié)賬時效性和準(zhǔn)確性的要求，財務(wù)系統(tǒng)可設(shè)置為僅作錯誤提示但允許記賬，并通過調(diào)整憑證臨時解決。對于手工出現(xiàn)的會計憑證數(shù)據(jù)，在憑證出現(xiàn)和保存時增加校驗，錯誤輸入不允許保存。②開發(fā)試算校驗程序。只有在運(yùn)行試算校驗程序過程中檢查當(dāng)月數(shù)據(jù)不存在任何錯誤時，才能執(zhí)行月末結(jié)賬的后續(xù)操作。校驗的事項包括：接口相關(guān)校驗;保險準(zhǔn)備金校驗;與科目不匹配的險種校驗;科目余額校驗;科目發(fā)生額校驗;其他校驗。用戶可針對單個或部分事項進(jìn)行校驗檢查，也可一次執(zhí)行全部事項的檢查。其中，科目不匹配的險種、科目余額、科目發(fā)生額的校驗規(guī)則均可配置，總公司統(tǒng)一配置了適用于全國的通用校驗規(guī)則，各省公司也可結(jié)合自身需求配置專屬的個性化校驗規(guī)則。③完善和優(yōu)化有關(guān)程序，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。如，費(fèi)用分?jǐn)偝绦蚪?jīng)常出現(xiàn)部分機(jī)構(gòu)的個別險種因收入為0或負(fù)數(shù)導(dǎo)致的結(jié)果異常，在對分?jǐn)傄?guī)則進(jìn)行了調(diào)整后，避免了異常數(shù)據(jù)產(chǎn)生。

2.3? ?構(gòu)建月末結(jié)賬操作平臺

2.3.1? ?提供月末結(jié)賬任務(wù)的發(fā)布和操作功能

優(yōu)化后的月末結(jié)賬操作共有7項，總公司統(tǒng)一配置月末結(jié)賬任務(wù)清單，并在SAP財務(wù)信息系統(tǒng)中發(fā)布。省公司會計用戶進(jìn)入系統(tǒng)中可以清楚地看到所有月末結(jié)賬操作步驟及各個步驟的狀態(tài)，狀態(tài)包括：未執(zhí)行、執(zhí)行成功、執(zhí)行失敗等。同時還附有詳細(xì)的說明文檔，包括：任務(wù)的操作方法、執(zhí)行前提、什么情況下需要重新執(zhí)行、重新執(zhí)行后將影響的其他步驟、程序的主要處理邏輯等，方便用戶清楚了解月末結(jié)賬任務(wù)。用戶可以靈活選擇以下方式執(zhí)行月末結(jié)賬操作任務(wù)：①對于沒有先后關(guān)系的任務(wù)，用戶可以同時選擇多項任務(wù)，一次提交執(zhí)行;②用戶可以提交任務(wù)立刻執(zhí)行，也可以設(shè)定計劃時間在未來某個時點運(yùn)行;③前步操作任務(wù)完成后，系統(tǒng)可自動提交其后續(xù)操作任務(wù)。

2.3.2? ?提供有效的流程控制功能

月末結(jié)賬任務(wù)清單中，對于存在先后關(guān)聯(lián)的任務(wù)配置了以下的流程控制：①前一步任務(wù)未執(zhí)行，不允許執(zhí)行后續(xù)相關(guān)操作;②前一步任務(wù)重新執(zhí)行，后續(xù)相關(guān)任務(wù)狀態(tài)自動改變，需要重新執(zhí)行;③前一步任務(wù)執(zhí)行成功后，后續(xù)相關(guān)任務(wù)可由系統(tǒng)自動提交執(zhí)行。通過上述流程控制，大大減少了用戶誤操作或未操作的可能性，確保了月末結(jié)賬操作的準(zhǔn)確性。用戶也可以通過模板中設(shè)置的先后關(guān)系及操作說明，清楚地了解各個任務(wù)之前的關(guān)聯(lián)性。

2.3.3? ?提供了詳細(xì)的日志功能

月末結(jié)賬平臺中，詳細(xì)地展示了各操作任務(wù)執(zhí)行的有關(guān)信息，包括：開始執(zhí)行時間、結(jié)束時間、運(yùn)行時長，成功記賬的會計憑證號，報錯的具體原因等。通過分析這些日志信息，可以一目了然地掌握任務(wù)執(zhí)行的結(jié)果，對程序運(yùn)行的效率和性能進(jìn)行評價和分析，總公司也可以實時監(jiān)控省公司月末結(jié)賬的操作進(jìn)度。

3? ? ?CL公司月末結(jié)賬優(yōu)化工作取得的成效

通過對月末結(jié)賬工作中的問題進(jìn)行梳理，CL公司借助財務(wù)信息系統(tǒng)對月末結(jié)賬操作進(jìn)行了大幅優(yōu)化，數(shù)據(jù)質(zhì)量和效率得到了極大提高。通過將校驗邏輯從報表環(huán)節(jié)前置到賬務(wù)環(huán)節(jié)，報表基本實現(xiàn)了一次性校驗通過，重復(fù)執(zhí)行月末結(jié)賬操作的情形大大減少。通過優(yōu)化數(shù)據(jù)源和整合月末結(jié)賬程序，將管理需求和會計需求進(jìn)行適當(dāng)分離，大幅減少了月末結(jié)賬操作步驟，月末結(jié)賬程序的運(yùn)行效率大幅提升，優(yōu)化后的月末結(jié)賬操作時間已縮短至之前的1/4。