保障遠(yuǎn)程IT團(tuán)隊(duì)成功的7個(gè)建議

John Edwards

當(dāng)出現(xiàn)傳染病爆發(fā)、自然災(zāi)害或者任何其他類型的大規(guī)模緊急事件時(shí)，IT部門員工可能需要在家中或者其他安全的地方開展工作，直到恢復(fù)正常的業(yè)務(wù)運(yùn)維。

保持工作效率不變并確保必要的IT服務(wù)在整個(gè)緊急時(shí)期不間斷地繼續(xù)運(yùn)行，這對(duì)IT領(lǐng)導(dǎo)和員工來說都是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。本文介紹的7個(gè)建議可以幫助企業(yè)即使在最壞的情況下，也能保持關(guān)鍵運(yùn)維和活動(dòng)正常進(jìn)行。

1.組織起來

只要任務(wù)不涉及與企業(yè)物理資產(chǎn)的實(shí)際交互，大部分IT工作都可以遠(yuǎn)程進(jìn)行?？偛课挥诘し鸬亩ㄖ栖浖_發(fā)公司Volare Systems的大部分員工都是遠(yuǎn)程工作，該公司老板Joe Wilson說，“設(shè)計(jì)和規(guī)劃會(huì)議最好還是當(dāng)面進(jìn)行，但即使是這些會(huì)議也可以在家里通過屏幕共享和在線白板工具來很好地完成?！?/p>

卡內(nèi)基梅隆大學(xué)泰珀商學(xué)院組織行為與理論副教授Anita Williams Woolley指出，任何一家擁有一套嚴(yán)格規(guī)范和操作程序的企業(yè)，都應(yīng)該能夠迅速組建可以遠(yuǎn)程工作的IT部門，或者轉(zhuǎn)型為遠(yuǎn)程工作的IT部門。

醫(yī)療費(fèi)用分擔(dān)項(xiàng)目提供商OneShareHealth的IT主管Patrick Costa表示，成功組建一個(gè)遠(yuǎn)程部門的挑戰(zhàn)更多的是在于領(lǐng)導(dǎo)方面，而不是技術(shù)。他回想起曾經(jīng)出現(xiàn)過一次數(shù)據(jù)損壞問題，迫使他不得不從位于3個(gè)不同地點(diǎn)的員工那里盡快獲得信息。Costa認(rèn)為電話會(huì)議是處理這種情況的最好辦法。他回憶說：“我們做出決定后，只用了不到五分鐘的時(shí)間。如果你是一位與員工關(guān)系不錯(cuò)的IT領(lǐng)導(dǎo)，那么就會(huì)盡快召集遠(yuǎn)程員工，就像召集現(xiàn)場(chǎng)員工一樣?！?h3>2.選一個(gè)強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)

取決于IT部門，遠(yuǎn)程員工所在部門的一個(gè)或者多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)向首席信息官或者高級(jí)IT經(jīng)理報(bào)告。遠(yuǎn)程工作指導(dǎo)和支持提供商遠(yuǎn)程領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目（Remote leader Project）的聯(lián)合創(chuàng)始人兼首席學(xué)習(xí)官Allison St.John提醒說，不管部門的規(guī)模多大，都不應(yīng)僅根據(jù)技術(shù)專長(zhǎng)來選擇部門領(lǐng)導(dǎo)。她解釋說：“最重要的是，部門領(lǐng)導(dǎo)必須具備很好的人際交往能力，這樣才能使高技術(shù)和最熟練的員工能持續(xù)發(fā)揮自己的技術(shù)力量。”

Woolley指出，任何一個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該具備較高的社交智慧和較強(qiáng)的協(xié)作能力，當(dāng)所有或者大多數(shù)部門成員都在遠(yuǎn)程工作時(shí)，這一點(diǎn)便顯得尤其重要了。

Woolley說：“研究表明，一個(gè)部門被分為遠(yuǎn)程工作和本地工作兩部分時(shí)，最大的問題便出現(xiàn)了。那些身處本地的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常忘記向遠(yuǎn)程員工詳細(xì)說明關(guān)鍵細(xì)節(jié)，不了解遠(yuǎn)程員工知道或者不知道什么。”

3.創(chuàng)建職能策略

Woolley將面臨生存威脅的IT企業(yè)比作響應(yīng)“藍(lán)色代碼”警報(bào)的醫(yī)院?jiǎn)T工。她解釋說：“當(dāng)醫(yī)院?jiǎn)T工們進(jìn)入病房時(shí)，他們有一套既定的規(guī)則，確定誰負(fù)責(zé)、還需要哪些其他角色以及需要執(zhí)行哪些關(guān)鍵步驟。”類似地，IT領(lǐng)導(dǎo)希望有人站出來去主動(dòng)協(xié)調(diào)和促進(jìn)遠(yuǎn)程工作。

保險(xiǎn)計(jì)劃比較網(wǎng)站運(yùn)營(yíng)商Zebra的首席技術(shù)官M(fèi)eetesh Karia強(qiáng)調(diào)說，要給遠(yuǎn)程部門創(chuàng)造良好的環(huán)境，給他們自主權(quán)和權(quán)限，以便他們能夠快速有效地執(zhí)行任務(wù)。他說：“要讓他們承擔(dān)責(zé)任，就像讓部門中其他成員承擔(dān)責(zé)任一樣?！迸c部門員工商定范圍、時(shí)間和質(zhì)量，并確保至少每周收到更新。

一個(gè)結(jié)構(gòu)良好的遠(yuǎn)程部門應(yīng)該能夠處理幾乎所有任務(wù)。Woolley指出，衡量成功的標(biāo)準(zhǔn)通常是確定哪些類型的工作需要在高度協(xié)作的情況下同步完成，哪些工作可以分解，以更獨(dú)立、更異步的方式去完成。無論是哪種情況，重要的是各方都要圍繞同一目標(biāo)而團(tuán)結(jié)一致。當(dāng)目標(biāo)不明確或者相互沖突時(shí)，協(xié)同工作就很難富有成效。Woolley警告說：“在遠(yuǎn)程工作中，很少有機(jī)會(huì)去發(fā)現(xiàn)并糾正不明確的目標(biāo)?！?h3>4.緊密協(xié)調(diào)

當(dāng)組建遠(yuǎn)程部門時(shí)，可以通過創(chuàng)建一個(gè)與現(xiàn)場(chǎng)相應(yīng)部門非常相似的層次結(jié)構(gòu)來最大程度地保持工作暢通。Woolley建議：“確保你的部門中有合適的人選和合適的專業(yè)知識(shí)，知道誰有什么樣的專業(yè)知識(shí)，以便在需要時(shí)加以應(yīng)用?！?/p>

遠(yuǎn)程部門還應(yīng)該有一套明確的目標(biāo)，所有各方都要理解并支持。Woolley說：“如果員工們對(duì)目標(biāo)和優(yōu)先事項(xiàng)有著不同的理解，或者因?yàn)椴块T領(lǐng)導(dǎo)希望他們?nèi)プ瞿臣?，而老板希望他們做別的事，導(dǎo)致目標(biāo)沖突，這些都是很大的問題?！?/p>

遠(yuǎn)程部門應(yīng)協(xié)調(diào)他們的關(guān)注點(diǎn)，確定他們共同開展哪些工作，需要分解哪些工作并分別完成，以及在必要時(shí)怎樣齊心協(xié)力地解決意外問題。Woolley說，研究表明，最有成效的部門的特點(diǎn)是“勤奮”——在這段時(shí)間里，參與者獨(dú)立工作，也有共同工作的時(shí)候。這樣的部門通常表現(xiàn)出更好的響應(yīng)能力。

Woolley指出：“當(dāng)有人發(fā)信息時(shí)，其他人會(huì)立即回復(fù)。相比之下，效率較低的部門可能會(huì)交換相同數(shù)量的消息，但相互間的響應(yīng)很慢。”

5.使用通用協(xié)作平臺(tái)

對(duì)于大多數(shù)IT員工來說，遠(yuǎn)程操作的過程通常就像將家用臺(tái)式機(jī)或者筆記本電腦可靠地連接到互聯(lián)網(wǎng)一樣簡(jiǎn)單。Wilson說：“你可能需要運(yùn)行VPN來訪問自己公司的網(wǎng)絡(luò)，這一點(diǎn)是應(yīng)該做到的?！?/p>

最大的挑戰(zhàn)在于選好能滿足部門成員需求并鼓勵(lì)積極互動(dòng)的協(xié)作平臺(tái)。Wilson認(rèn)為，Zoom和Slack是最流行的遠(yuǎn)程協(xié)作工具。還有很多在線任務(wù)板和項(xiàng)目管理工具可供選擇。他指出：“對(duì)于開發(fā)人員來說，代碼通常存儲(chǔ)在GitHub、GitLab或者Bitbucket中。”

好消息是，很多（即使不是大多數(shù)）IT企業(yè)已經(jīng)在辦公室經(jīng)常使用幾種協(xié)作工具。Wilson說：“在家工作時(shí)，就可以不必更換工具?！?h3>6.不要忽視安全

在將員工轉(zhuǎn)為全職遠(yuǎn)程工作時(shí)，要保證每個(gè)人都能可靠、安全地訪問他們高效工作所需的企業(yè)系統(tǒng)和資源。外包呼叫中心和直接面向消費(fèi)者的技術(shù)支持提供商Support.com的首席技術(shù)官Kevin Ruthen建議，重要的第一步是部署常規(guī)的遠(yuǎn)程訪問保護(hù)措施，例如把關(guān)鍵系統(tǒng)和數(shù)據(jù)放在VPN的后面。

Ruthen還建議使用多重身份驗(yàn)證功能來驗(yàn)證員工身份，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。他說：“同樣重要的是，任何連接到公司網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備都必須具備最新的防病毒、防間諜軟件和惡意軟件保護(hù)措施。這包括員工在遠(yuǎn)程工作時(shí)可能使用的任何個(gè)人設(shè)備?！?h3>7.良好的溝通

當(dāng)部門員工孤立地工作時(shí)，總有一種風(fēng)險(xiǎn)，即錯(cuò)誤的假設(shè)和誤解會(huì)逐漸失控，從而影響績(jī)效和工作效率。在家工作的人不會(huì)知道員工們?cè)谖绮褪一蛘唢嬎畽C(jī)周圍經(jīng)常交流的所見所得、見解和最新情況。Wooley解釋說，對(duì)于遠(yuǎn)程工作的員工來說，經(jīng)常會(huì)高估在另一個(gè)地方的同事所知道的東西，或者假設(shè)他們看到的東西是完全一樣的。她補(bǔ)充說：“在沒有充分溝通的情況下遠(yuǎn)程工作，肯定會(huì)在理解上留下很多空白?！?/p>

實(shí)時(shí)電話會(huì)議雖然不能創(chuàng)造出辦公室里歡快的氣氛，但仍然可以在很大程度上消除謠言，幫助部門員工掌握項(xiàng)目和當(dāng)前開發(fā)的最新動(dòng)態(tài)。Wilson說：“遠(yuǎn)程部門犯的最大錯(cuò)誤是不使用網(wǎng)絡(luò)攝像頭。如果你和同事長(zhǎng)時(shí)間不能見面，關(guān)系就不會(huì)那么緊密了?！?/p>

然而，Woolley不太認(rèn)為視頻能增強(qiáng)部門合作的能力。她指出：“事實(shí)證明，視頻會(huì)議并沒有一些人想象的那么重要。我和我的同事進(jìn)行了一項(xiàng)研究，發(fā)現(xiàn)只通過音頻進(jìn)行交流的部門和使用視頻會(huì)議的部門一樣具有集體智慧，在某些方面，視頻還降低了合作的質(zhì)量。”

John Edwards是一位資深的商業(yè)技術(shù)記者。他的文章發(fā)表在《紐約時(shí)報(bào)》、《華盛頓郵報(bào)》以及很多商業(yè)和技術(shù)出版物上，包括CIO、ComputerWorld、《網(wǎng)絡(luò)世界》、CFO雜志、IBM數(shù)據(jù)管理雜志、RFID雜志和《電子設(shè)計(jì)》等。

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