試論新時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

王顥

摘 ?要：檔案是一個(gè)單位發(fā)展的象征，檔案管理工作對單位人員管理和經(jīng)濟(jì)發(fā)展都有著極大的影響。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展對每個(gè)行業(yè)的影響頗深，想要在信息時(shí)代下更好的發(fā)展，一定要對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。檔案管理工作中，相關(guān)管理人員的管理理念比較落，不清楚檔案管理工作的重要性，同時(shí)也沒有一個(gè)科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，這些因素都抑制了檔案管理工作的發(fā)展，本文根據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)狀，對信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新;途徑

1.現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的意義

1.1維護(hù)經(jīng)濟(jì)效益

檔案是我國企業(yè)以及事業(yè)單位更好發(fā)展的前提保障，因?yàn)樵跈n案當(dāng)中記錄著許多企業(yè)或者事業(yè)單位的重要內(nèi)容。在檔案當(dāng)中不僅可以反映出企業(yè)與事業(yè)單位的歷史發(fā)展情況，同時(shí)也可以在一定程度上展現(xiàn)出企業(yè)與事業(yè)單位的發(fā)展情況與發(fā)展水平。如果企業(yè)或者事業(yè)單位陷入到糾紛或者經(jīng)濟(jì)危機(jī)當(dāng)中，那么檔案當(dāng)中所記錄的材料將會變?yōu)樽钣辛Φ淖C據(jù)。這樣企業(yè)與事業(yè)單位的合法權(quán)益將會得到保障，同時(shí)企業(yè)與事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益將會得到保障，為企業(yè)與事業(yè)單位的更好發(fā)展提供動(dòng)力。

1.2保證決策科學(xué)性

在企業(yè)與事業(yè)單位的檔案當(dāng)中，不僅記錄著企業(yè)與事業(yè)單位的輝煌之處，同時(shí)還記錄者落后之處。這樣企業(yè)與事業(yè)單位在發(fā)展過程中，可以結(jié)合檔案內(nèi)容，對企業(yè)與事業(yè)單位存在的不足之處進(jìn)行彌補(bǔ)與完善。這樣可以在很大程度上促使領(lǐng)導(dǎo)者與管理者可以做出合理決策，因?yàn)闄n案當(dāng)中信息內(nèi)容的真實(shí)性可以得到保障[1]。領(lǐng)導(dǎo)者與管理者在做出決策時(shí)，可以參考檔案中的信息內(nèi)容，從而在最大限度上保證決策的科學(xué)性與合理性。

2.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

2.1檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新

想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作進(jìn)一步的發(fā)展，首先要在傳統(tǒng)的檔案管理模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，建立一個(gè)新的檔案管理系統(tǒng)，完善的管理流程，對檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理，對原來復(fù)雜管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，形成一個(gè)全新的管理系統(tǒng)，同時(shí)需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和變化，把科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，不但可以利用信息技術(shù)軟件進(jìn)行檔案的收納和整理，提高整體的工作效率，還可以提高檔案資料的完整性和保密性。在目前的檔案管理工作中，檔案資料收集管理的方式有兩種，一種是傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的管理模式，一種是現(xiàn)代化的電子檔案管理模式，在實(shí)際的管理過程中都需要保證檔案的真實(shí)有效，對于不同的檔案進(jìn)行歸類和劃分，為以后單位工作人員的查閱和應(yīng)用提供便利，提升單位整體的工作效率。所以，一定要對管理系統(tǒng)進(jìn)行完善和創(chuàng)新，單位才會有所提高。

2.2思想觀念的創(chuàng)新

想要對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新在觀念層次便要進(jìn)行改革，新的思想理念要從始至終伴隨著檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理工作的創(chuàng)新必須依靠于現(xiàn)代化的技術(shù)和新興的管理制度，對檔案管理要進(jìn)行社會與網(wǎng)絡(luò)的同步改善，將創(chuàng)新知識在檔案管理的脈絡(luò)中體現(xiàn)出來，轉(zhuǎn)變落后的思想，讓藏起來的各類檔案信息重見天日。此時(shí)必須建立兩種觀念：一種是將有用信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐庾R的積極觀念。檔案管理工作十分復(fù)雜，檔案信息庫非常巨大，現(xiàn)實(shí)中各類檔案被分散保存在各個(gè)單體檔案中，在有需求時(shí)，將相關(guān)檔案文件尋找歸類，發(fā)揮其根本作用，所以講檔案信息進(jìn)行編輯整理加工為更加直接的信息是檔案工作的關(guān)鍵。另一種是利用檔案更加便捷有效率的觀念。在檔案管理工作的過程中應(yīng)該認(rèn)識到管理檔案的根本在于將檔案信息有效的利用起來，從思想觀念方面入手，提高對工作的認(rèn)識和重視程度，這樣才能更好的提高工作效率，對檔案信息加以有效的運(yùn)用，這樣才能將檔案管理工作的價(jià)值發(fā)揮到極致。

2.3管理方式的創(chuàng)新

由于使用檔案的人員眾多并且豐富，檔案館擁有的豐富資源仍然不夠利用。原因在于檔案資源十分有限，并且檔案管理的方法十分落后，檔案資源的利用率十分低。因此，對于檔案資源必須要不斷豐富和優(yōu)化，使用戶的需求得以滿足，對文獻(xiàn)資源更要加強(qiáng)系統(tǒng)劃分，更加高效的為每一位需求人員提供精確的服務(wù)。過去的檔案管理工作更加依賴于紙質(zhì)檔案的存放管理方法，更加倚重于員工手工操作，而現(xiàn)今科技發(fā)展促使檔案信息更多地依靠于計(jì)算機(jī)技術(shù)，電子檔案和聲像檔案的建立和存放管理更加具有現(xiàn)實(shí)意義，更加被廣泛利用。檔案信息存放的科技化使手工操作逐漸減少，立卷和檢索更加方便科學(xué)，也使保管和統(tǒng)計(jì)工作節(jié)省了更多的時(shí)間，檔案存放與物質(zhì)載體的分散更是讓檔案管理工作上了一個(gè)臺階。對檔案信息的進(jìn)一步檢索和傳輸要通過更加獨(dú)立的科技儲存形式來實(shí)現(xiàn)，就要對檔案管理信息做到更深層次的利用。

2.4服務(wù)方式的創(chuàng)新

檔案管理工作在社會工作中的地位非常重要，由于檔案管理工作的性質(zhì)檔案管理工作也是服務(wù)類，也是需要提供服務(wù)來表達(dá)它的工作職能。而檔案管理的服務(wù)也是檔案管理工作的核心之處。改善檔案服務(wù)現(xiàn)狀應(yīng)從兩個(gè)方面著手：第一，豐富創(chuàng)新檔案服務(wù)的內(nèi)在。由于社會經(jīng)濟(jì)水平的提高，檔案服務(wù)的范圍愈加廣泛，內(nèi)容愈發(fā)豐富，因此豐富創(chuàng)新檔案服務(wù)十分重要。第二，由于科技的進(jìn)步，信息化技術(shù)也有了長足的發(fā)展，檔案服務(wù)的方法隨著檔案工作條件的不斷變化和改進(jìn)，也不斷進(jìn)行創(chuàng)新。因此需要在現(xiàn)實(shí)中不斷對服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，在實(shí)踐中進(jìn)行豐富及改善服務(wù)活動(dòng)。工作過程中，必須不斷改善檔案服務(wù)的現(xiàn)狀，使其更加主動(dòng)及時(shí)和有針對性，不斷加大對檔案工作各方面的研究，在了解檔案工作的需求方面更應(yīng)重視，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)障礙的進(jìn)一步減少，創(chuàng)新服務(wù)。

2.5提升管理人員的綜合素質(zhì)

在人力資源管理的過程中，如何實(shí)現(xiàn)資料的收集成為重點(diǎn)，在資料收集和整理的階段，通過各種人才資源的合理安排后，可對已登記人員的年齡、學(xué)歷和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行掌握。在檔案管理隊(duì)伍創(chuàng)新的階段，強(qiáng)調(diào)的是復(fù)合型人才的應(yīng)用，在信息時(shí)代的背景下，如何適應(yīng)電子檔案的合理應(yīng)用是重點(diǎn)。在實(shí)際工作中必須了解各種文件的類型，在對應(yīng)的軟件信息中，如何實(shí)現(xiàn)對應(yīng)資源的檢索、歸檔以及登記等是關(guān)鍵，要求管理者熟悉檔案的規(guī)范和基本要求。通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及人才聘用等，確保檔案管理中掌握電子人事檔案的管理需求，實(shí)現(xiàn)人事檔案真正意義的電子化。

結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新社會發(fā)展必然趨勢。因此，要意識到現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新對我國社會發(fā)展，以及企業(yè)、事業(yè)單位發(fā)展的重要作用。能夠在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)創(chuàng)新服務(wù)手段。滿足不同人對檔案的需求，使得檔案當(dāng)中的數(shù)據(jù)信息可以得到充分利用，為我國更好發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)

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