電子采購(gòu)系統(tǒng)在企業(yè)的采購(gòu)管理研究

胡代理

【摘要】目前，招標(biāo)從魯布革電站引用已在多領(lǐng)域及多行業(yè)中得以廣泛應(yīng)用，并逐漸應(yīng)用至企業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目中。然而實(shí)際上，此制度在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中尚存在部分問(wèn)題亟待解決，如招標(biāo)采購(gòu)工作效率較低，將會(huì)嚴(yán)重影響招投標(biāo)工作的實(shí)際開(kāi)展。為改善此現(xiàn)象，引入電子采購(gòu)系統(tǒng)尤為必要。本文首先對(duì)工程建設(shè)采購(gòu)難點(diǎn)及引入此系統(tǒng)的必要性加以闡述，其次對(duì)電子采購(gòu)系統(tǒng)予以介紹，最后對(duì)電子采購(gòu)系統(tǒng)在管理中的應(yīng)用展開(kāi)研究，望借此可切實(shí)提高企業(yè)采購(gòu)管理效率和合規(guī)性。

【關(guān)鍵詞】電子采購(gòu)系統(tǒng);企業(yè);采購(gòu)管理;合規(guī)

招標(biāo)作為一類(lèi)采購(gòu)方式，現(xiàn)已在政府采購(gòu)、工程建設(shè)、水利、鐵路及公路等行業(yè)中得以廣泛應(yīng)用，針對(duì)保障工程建設(shè)質(zhì)量及加快工程施工進(jìn)度而言具備重要意義。當(dāng)前，伴隨我國(guó)基建項(xiàng)目已進(jìn)入高質(zhì)量、高速發(fā)展時(shí)期，因此，對(duì)工程建設(shè)招標(biāo)采購(gòu)效率、合規(guī)也提出較高要求，對(duì)此需要對(duì)現(xiàn)有招標(biāo)采購(gòu)管理模式加以改進(jìn)，故本文圍繞電子采購(gòu)系統(tǒng)在企業(yè)的采購(gòu)管理中的應(yīng)用展開(kāi)研究。

1、工程建設(shè)采購(gòu)項(xiàng)目難點(diǎn)

招投標(biāo)制度為現(xiàn)階段工程發(fā)承包的主要形式，廣泛應(yīng)用至工程建設(shè)領(lǐng)域，特別在金融保險(xiǎn)央企。招標(biāo)采購(gòu)為競(jìng)爭(zhēng)性較強(qiáng)的采購(gòu)方式，同時(shí)也為加快工程進(jìn)度及確保工程建設(shè)質(zhì)量的重要手段。實(shí)際上，現(xiàn)階段公開(kāi)招標(biāo)過(guò)程中仍存在招標(biāo)過(guò)程繁多、復(fù)雜等問(wèn)題，降低招標(biāo)效率。一般情況下，合規(guī)的工程招標(biāo)活動(dòng)需經(jīng)申請(qǐng)審批、公告、標(biāo)書(shū)發(fā)放、資格審查及開(kāi)評(píng)標(biāo)、合同簽訂等十余個(gè)流程，招標(biāo)過(guò)程時(shí)間漫長(zhǎng)，一般為30d-90d間。針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目而言，招標(biāo)過(guò)程太過(guò)復(fù)雜且繁瑣，招標(biāo)人內(nèi)部審批流程涉及人員范圍廣、差旅移動(dòng)、時(shí)間長(zhǎng)，有的壓縮存在不合規(guī)隱患，導(dǎo)致招標(biāo)工作效率難以提升，對(duì)工程建設(shè)造成影響。伴隨信息技術(shù)高速發(fā)展，信息技術(shù)已在社會(huì)各行業(yè)中得以廣泛應(yīng)用，因此，借助電子采購(gòu)系統(tǒng)的建立，整合招標(biāo)流程，固化合規(guī)監(jiān)督，以提高招投標(biāo)工作效率、合規(guī)性具備現(xiàn)實(shí)意義。

2、電子采購(gòu)系統(tǒng)介紹

2.1電子招標(biāo)采購(gòu)模塊設(shè)計(jì)簡(jiǎn)介

電子招標(biāo)采購(gòu)參照《中華人民共和國(guó)招標(biāo)法》等法律法規(guī)展開(kāi)，并融合“互聯(lián)網(wǎng)+”招標(biāo)采購(gòu)行動(dòng)【1】時(shí)代趨勢(shì)、企業(yè)招投標(biāo)管理制度、行業(yè)專(zhuān)家經(jīng)驗(yàn)，完成常規(guī)成型的采購(gòu)方式對(duì)應(yīng)流程設(shè)計(jì)，所設(shè)計(jì)流程包括傳統(tǒng)模式線(xiàn)下的招投標(biāo)采購(gòu)全部業(yè)務(wù)流程，包括各審批環(huán)節(jié)的過(guò)程監(jiān)督，此設(shè)計(jì)中信息技術(shù)、招標(biāo)理念得以完美融合，且實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)全程的電子化運(yùn)作、電子化管理、合規(guī)監(jiān)督，參見(jiàn)圖1。

2.2電子競(jìng)價(jià)采購(gòu)探討

對(duì)于非招標(biāo)方式下，電子競(jìng)價(jià)即指借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將拍賣(mài)技術(shù)、招標(biāo)方式二者予以結(jié)合，運(yùn)用在電子采購(gòu)的競(jìng)價(jià)運(yùn)作【2】，為同拍賣(mài)競(jìng)購(gòu)相似的一類(lèi)逆向行為。競(jìng)價(jià)時(shí)，采購(gòu)人員將競(jìng)價(jià)標(biāo)書(shū)發(fā)布于系統(tǒng)中，遵循事前設(shè)定的競(jìng)價(jià)規(guī)則，展開(kāi)競(jìng)價(jià)。競(jìng)價(jià)過(guò)程主要分為超時(shí)競(jìng)價(jià)磋商、正式競(jìng)價(jià)實(shí)施、競(jìng)價(jià)執(zhí)行三個(gè)階段，競(jìng)價(jià)全程均為匿名競(jìng)價(jià)，供應(yīng)商僅能了解自身的排名信息，供應(yīng)商為獲取有利排名，將會(huì)不斷調(diào)整自身報(bào)價(jià)，最終同中標(biāo)條件相符的供應(yīng)商中標(biāo)。

2.3電子詢(xún)比價(jià)采購(gòu)研討

詢(xún)比價(jià)即為貨比三家，借助比價(jià)、比質(zhì)的方式選定供應(yīng)商，此方式多適用于交涉簡(jiǎn)單且采購(gòu)金額較小的項(xiàng)目中。電子詢(xún)比價(jià)采購(gòu)功能主要如下：一為公開(kāi)詢(xún)價(jià)，即指將詢(xún)價(jià)函向全部供應(yīng)商發(fā)送，征詢(xún)報(bào)價(jià);二為邀請(qǐng)?jiān)儍r(jià)。向具備合格資質(zhì)的供應(yīng)商詢(xún)價(jià);三為談判報(bào)價(jià)。采購(gòu)人員同供應(yīng)商展開(kāi)多次交談，對(duì)最終報(bào)價(jià)予以明確;四為線(xiàn)上比價(jià)。采購(gòu)人員在線(xiàn)比對(duì)多家報(bào)價(jià)，從中選取適宜供應(yīng)商，訂單草案初步形成;五為追蹤詢(xún)價(jià)過(guò)程，審批、采購(gòu)人員可對(duì)詢(xún)價(jià)全程加以查看，如報(bào)價(jià)清單、談判記錄等;六為日志查詢(xún)，可借助系統(tǒng)查詢(xún)?nèi)罩?七為訂單審批，談判完成后，提交訂單并審批。電子采購(gòu)過(guò)程文件歸檔。

3、電子采購(gòu)系統(tǒng)在管理中的應(yīng)用

3.1提高采購(gòu)管理效率細(xì)作合規(guī)流程

借助電子招標(biāo)的應(yīng)用可于線(xiàn)上完成授標(biāo)、議標(biāo)及標(biāo)書(shū)發(fā)布等全部招標(biāo)流程，借此除可對(duì)傳統(tǒng)招議標(biāo)方式所提出的管理要求予以充分滿(mǎn)足外，還可實(shí)現(xiàn)采購(gòu)人員工作負(fù)擔(dān)的大幅度緩解，工作效率得以提升，且采購(gòu)周期顯著縮短、流程合規(guī)有記載。實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中，因定量外采物料無(wú)前期采購(gòu)價(jià)格，故在傳統(tǒng)采購(gòu)模式下，多為采購(gòu)人員借助傳真、電話(huà)等方式完成物料詢(xún)價(jià)工作。比如詢(xún)價(jià)模式，不僅易產(chǎn)生失誤，且工作效率較低;但引入電子采購(gòu)系統(tǒng)后，采購(gòu)人員可借助此系統(tǒng)中所設(shè)計(jì)的電子比詢(xún)價(jià)功能，將詢(xún)價(jià)單同時(shí)發(fā)布至多個(gè)供應(yīng)商，并設(shè)定回應(yīng)時(shí)間，要求供應(yīng)商需于制定時(shí)間內(nèi)對(duì)物料或服務(wù)價(jià)格予以回應(yīng)，借此推動(dòng)采購(gòu)人員采購(gòu)效率的大幅提升，并可適當(dāng)縮短采購(gòu)周期，同時(shí)還可將人工操作失誤的產(chǎn)生降至較低。此外，電子采購(gòu)系統(tǒng)可將全部招投標(biāo)過(guò)程均存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，以便日后查詢(xún)，也可為公司強(qiáng)化采購(gòu)過(guò)程管理和合規(guī)監(jiān)督提供支持。

3.2拓寬采購(gòu)范圍規(guī)范信息拓展

企業(yè)物料或服務(wù)采購(gòu)過(guò)程中，鋼筋等材料的價(jià)格易受市場(chǎng)和地域因素影響而產(chǎn)生頻繁波動(dòng)，因此，采購(gòu)人員須及時(shí)或不定期調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。因此類(lèi)物料的招投標(biāo)活動(dòng)尤為頻繁，且在傳統(tǒng)招標(biāo)模式下，要求招投標(biāo)時(shí)，物料供應(yīng)商須到現(xiàn)場(chǎng)，使得企業(yè)在選取合作供應(yīng)商時(shí)，可選擇范圍較小，多數(shù)情況下，企業(yè)僅能選擇距離相對(duì)較近的物料供應(yīng)商，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)強(qiáng)度較低。而借助電子采購(gòu)系統(tǒng)的引入，供應(yīng)商在參與招投標(biāo)時(shí)，無(wú)需到現(xiàn)場(chǎng)，可借助電子競(jìng)價(jià)參與招投標(biāo)活動(dòng)，招投標(biāo)時(shí)僅需進(jìn)入線(xiàn)上虛擬現(xiàn)場(chǎng)即可，可為企業(yè)提供更多的物料供應(yīng)商選擇，選擇范圍不再受限于附近供應(yīng)商，規(guī)范與上級(jí)平臺(tái)信息聯(lián)通，規(guī)劃與爭(zhēng)取社會(huì)采購(gòu)平臺(tái)信息互聯(lián)，還可在一定程度上擴(kuò)大市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)范圍，推動(dòng)良性市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)體系的形成。

3.3規(guī)范采購(gòu)管理和信息披露

以往的招投標(biāo)模式下，因招投標(biāo)信息透明化程度不足，導(dǎo)致信息不對(duì)稱(chēng)現(xiàn)象產(chǎn)生，致使在實(shí)際采購(gòu)時(shí)，受人為因素影響較大，對(duì)采購(gòu)工作的公平及公開(kāi)進(jìn)行造成影響。借助電子采購(gòu)系統(tǒng)的引入，在招投標(biāo)時(shí)，各供應(yīng)商IP地址均可顯示于系統(tǒng)中，加之系統(tǒng)所設(shè)計(jì)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境均相同，以此實(shí)現(xiàn)采購(gòu)工作透明度的大幅度提升，并可最大程度的避免人為因素所造成的影響，對(duì)采購(gòu)工作公正、公平及公開(kāi)的要求充分滿(mǎn)足，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理的進(jìn)一步規(guī)范。

3.4防止市場(chǎng)不良行為減少采購(gòu)成本

在采購(gòu)過(guò)程中，借助電子競(jìng)價(jià)采購(gòu)機(jī)制的應(yīng)用，可完成靜態(tài)報(bào)價(jià)向動(dòng)態(tài)報(bào)價(jià)的轉(zhuǎn)換，且報(bào)價(jià)的全過(guò)程均在匿名環(huán)境下展開(kāi)，并在公平環(huán)境下，允許同一供應(yīng)商多次報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)時(shí)，供應(yīng)商僅能掌握自身的報(bào)價(jià)排名情況。此報(bào)價(jià)模式下，供應(yīng)商將會(huì)展開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)活動(dòng)以提升自身排名，此模式的實(shí)施，可有助于采購(gòu)方獲得最大化利益，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本的有效降低。

結(jié)語(yǔ)：

分析現(xiàn)階段招標(biāo)采購(gòu)情況可知，引入電子采購(gòu)系統(tǒng)已為企業(yè)加強(qiáng)采購(gòu)管理的必然需求，在經(jīng)過(guò)近5年開(kāi)發(fā)迭代應(yīng)用，將電子采購(gòu)系統(tǒng)應(yīng)用至企業(yè)采購(gòu)管理中，定期優(yōu)化升級(jí)，有效提高了采購(gòu)管理效率、拓寬采購(gòu)范圍、規(guī)范采購(gòu)管理、減少采購(gòu)成本、過(guò)程合規(guī)，對(duì)企業(yè)加強(qiáng)采購(gòu)管理而言發(fā)揮重要作用。

參考文獻(xiàn)：

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[2]《政府采購(gòu)競(jìng)爭(zhēng)性磋商采購(gòu)方式管理暫行辦法》（財(cái)庫(kù)〔2014〕214號(hào)）