高校一站式服務(wù)環(huán)境下辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)建研究

摘要：隨著高校智慧校園建設(shè)的快速發(fā)展，以及一站式網(wǎng)上服務(wù)體系的不斷完善，高校辦公業(yè)務(wù)的管理也隨之發(fā)生了變革，師生對(duì)一站式辦公服務(wù)提出了新的需求。為了能夠更好地推進(jìn)高校辦公自動(dòng)化的服務(wù)水平，以流程審批、協(xié)同辦公、公文流轉(zhuǎn)和請(qǐng)示報(bào)告等一系列的服務(wù)需求，正不斷地在辦公自動(dòng)化業(yè)務(wù)服務(wù)流程中被應(yīng)用，高校辦公自動(dòng)化業(yè)務(wù)正逐步進(jìn)入以流程引擎為主導(dǎo)的網(wǎng)上一站式辦公服務(wù)的新階段。文章從高校管理職能的轉(zhuǎn)變和提供便捷的辦公業(yè)務(wù)服務(wù)出發(fā)，構(gòu)建基于高校網(wǎng)上一站式服務(wù)平臺(tái)的辦公服務(wù)體系，以“一站式網(wǎng)上辦公”為目標(biāo)，不斷提升高校各項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)的辦事效率。

關(guān)鍵詞：流程審批;流程引擎;協(xié)同辦公;一站式服務(wù)

中圖分類號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2020）08-0236-03

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（即Office Automation Svstem，簡稱OA系統(tǒng)）作為一種獨(dú)立的現(xiàn)代無紙化辦公系統(tǒng)，是將計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代無紙化辦公業(yè)務(wù)結(jié)合的辦公方式。隨著智慧校園環(huán)境下教育信息化的發(fā)展，國家也頒布了《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》，為高校教育信息化建設(shè)提供了行動(dòng)指南，為教育信息化升級(jí)發(fā)展提供了支撐。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為一種新型的辦公模式，各高校普遍進(jìn)行了推廣應(yīng)用，節(jié)約了很多辦公成本，提高了不少工作效率。

1 高校設(shè)立一站式網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的現(xiàn)狀和意義

我國高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要經(jīng)歷了三個(gè)階段：第一階段為20世紀(jì)80到90年代中期，實(shí)現(xiàn)了辦公文檔的電子化;第二階段為20世紀(jì)90年代中期至21世紀(jì)初期，以校園網(wǎng)為依托，實(shí)現(xiàn)了工作流程的自動(dòng)化;第三階段為近10年來，隨著智慧校園、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)，以及物聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，高校辦公業(yè)務(wù)逐步實(shí)現(xiàn)流程審批的規(guī)范化管理，進(jìn)一步統(tǒng)計(jì)和挖掘辦公數(shù)據(jù)信息，提取潛在價(jià)值，為高校的教學(xué)、科研和管理提供科學(xué)的決策支持[1]。近幾年來，隨著智慧校園和“網(wǎng)上一站式”服務(wù)等理念的提出，特別是基于流程的“碎片化”服務(wù)開始在各高校普及并廣泛應(yīng)用，高校信息化開始重視改善用戶體驗(yàn)、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，高校辦公業(yè)務(wù)也開始轉(zhuǎn)向研究如何利用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)，來為高校辦公信息化業(yè)務(wù)提供更便捷的應(yīng)用和服務(wù)，傳統(tǒng)模式下的高校獨(dú)立自動(dòng)化系統(tǒng)以及很難適應(yīng)以流程引擎為主導(dǎo)的網(wǎng)上一站式辦公服務(wù)的新階段的需求。

高校一站式網(wǎng)上“辦公自動(dòng)化系統(tǒng)”是一種基于流程引擎的現(xiàn)代化的辦公方式[2]。當(dāng)前，高校信息化建設(shè)得到了快速發(fā)展，特別是高校智慧校園建設(shè)得到迅猛發(fā)展，師生對(duì)各職能部門的辦公服務(wù)需求也提出了新的要求[3]，從高校管理職能的轉(zhuǎn)變和提供便捷的辦公業(yè)務(wù)服務(wù)出發(fā)，基于高校一站式服務(wù)平臺(tái)的辦公服務(wù)體系，以“一站式網(wǎng)上辦公”為目標(biāo)，構(gòu)建以流程審批、協(xié)同辦公、公文流轉(zhuǎn)和請(qǐng)示報(bào)告等一系列的服務(wù)，不斷提升高校各項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)的辦事效率。即高校的信息化需要以辦公服務(wù)為起點(diǎn)，以大數(shù)據(jù)分析和流程引擎為基礎(chǔ)，以“一站式網(wǎng)上辦公”為建設(shè)目標(biāo)，逐步建成以信息化流程服務(wù)為主體的高校一站式網(wǎng)上辦公服務(wù)，進(jìn)一步提高高校職能管理部門的運(yùn)行效率和管理水平，促進(jìn)各業(yè)務(wù)部門的線上協(xié)同辦公和信息共建共享。

2 高校一站式網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)特點(diǎn)和優(yōu)勢

當(dāng)前，高校信息化建設(shè)融入了全新的服務(wù)理念、全面的協(xié)同管理、全局的信息共享，而且在智慧校園基礎(chǔ)上不斷的優(yōu)化校園流程服務(wù)，信息化技術(shù)水平和信息化管理能力均顯著提升。高校一站式網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也得益于智慧校園和大數(shù)據(jù)的發(fā)展，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞過程中打破時(shí)間和空間的局限性，增強(qiáng)了流程審批的便捷性，進(jìn)一步提升了辦公系統(tǒng)流程審批的時(shí)效性。歸納起來，高校一站式網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)特點(diǎn)[4]和優(yōu)勢主要有以下四個(gè)方面：

2.1 規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)離不開教育信息化和一站式網(wǎng)上服務(wù)大廳的快速發(fā)展，高校網(wǎng)上一站式平臺(tái)將辦公自動(dòng)化的各項(xiàng)功能模塊、業(yè)務(wù)流程審批服務(wù)融入其中，建立了基于流程引擎的高校一站式網(wǎng)上服務(wù)大廳的平臺(tái)環(huán)境下的各項(xiàng)辦公自動(dòng)化流程，完全契合了學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行建立。因此基于一站式的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可與智慧校園各應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的流程管理和服務(wù)，是對(duì)高校辦公各項(xiàng)行政事務(wù)的進(jìn)一步梳理和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范。

在辦公自動(dòng)系統(tǒng)建立中，標(biāo)準(zhǔn)化的運(yùn)營比建設(shè)更重要，從初期注重平臺(tái)建設(shè)、流程建設(shè)，逐步拓展到運(yùn)營服務(wù)、通過高質(zhì)量的運(yùn)營改進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的審批，業(yè)務(wù)審批流程簡潔、審批業(yè)務(wù)清晰、辦事人員明確，且辦公業(yè)務(wù)流程都能夠由管理人員進(jìn)行跟蹤、督辦，提高服務(wù)的質(zhì)量[41。

2.2 便捷性與智能化應(yīng)用

高校一站式辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，按服務(wù)的應(yīng)用場景、用戶角色、辦事類別等方式對(duì)辦公流程服務(wù)進(jìn)行分類，用戶可根據(jù)條件選擇快速查找的相關(guān)應(yīng)用，可以為用戶提供精準(zhǔn)和便捷的服務(wù)。高校建立的完整辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，一般需要具備辦公業(yè)務(wù)信息的采集、通知、流轉(zhuǎn)和審批這四個(gè)方面的功能，能夠便捷的為各個(gè)用戶提供辦公業(yè)務(wù)所需的基本信息，對(duì)于智能化的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需涵蓋高校所有的辦公業(yè)務(wù)流程，為師生提供高效業(yè)務(wù)辦理環(huán)境，節(jié)約資源，降低辦公成本，當(dāng)前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)公文管理、綜合辦公、會(huì)務(wù)管理和事務(wù)管理等多種服務(wù)類型的辦事功能。

2.3 多類型終端協(xié)同辦公

隨著高校一站式校務(wù)服務(wù)的普及應(yīng)用，讓“數(shù)據(jù)多跑路、師生跑一次”已經(jīng)成為各應(yīng)用服務(wù)的建設(shè)目標(biāo)。因此，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為了適應(yīng)多終端的協(xié)同辦公，業(yè)務(wù)辦理已經(jīng)不再局限于PC端的應(yīng)用，在智能手機(jī)普及應(yīng)用的同時(shí).移動(dòng)OA協(xié)同辦公也成為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要應(yīng)用工具，實(shí)現(xiàn)了多類型終端協(xié)同移動(dòng)辦公、隨時(shí)隨地辦公，有效解決用戶審批、辦理過程因公外出、學(xué)術(shù)會(huì)議、考查接待等不能及時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)審批處理的難題，也解決了緊急事務(wù)辦理的效率，特別是可以實(shí)時(shí)地審批緊急和突發(fā)事務(wù)流程和文件，提高了事務(wù)審批辦理的時(shí)效性和用戶體驗(yàn)，多類型終端協(xié)同辦公的不斷應(yīng)用，進(jìn)一步提高了辦公業(yè)務(wù)辦事服務(wù)的體驗(yàn)[5]。

2.4 流程引擎促數(shù)據(jù)挖掘

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過智慧校園平臺(tái)提供的流程引擎和服務(wù)總線，實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)源的統(tǒng)一和互聯(lián)互通，同時(shí)借助了大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)系統(tǒng)中各項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度的分析，提取潛在價(jià)值進(jìn)行研究和總結(jié)，可以對(duì)辦公人員的流程審批效率、各職能部門整體辦理情況進(jìn)行綜合分析，從而加強(qiáng)對(duì)辦公人員和職能部門的督促管理，從而提高工作效率，規(guī)范工作流程，為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的輔助決策，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化大數(shù)據(jù)的共建共享和決策分析，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)業(yè)務(wù)中的能力。

3 基于一站式服務(wù)環(huán)境下辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)建

3.1 辦公流程服務(wù)架構(gòu)

高校一站式網(wǎng)上辦公服務(wù)是為了能夠提供從接入到使用，再到治理的全生命周期運(yùn)行管理體系，是基于全校碎片化服務(wù)應(yīng)用提供的一個(gè)完整的管理與運(yùn)行平臺(tái)，應(yīng)用了管理靈活的辦事權(quán)限與統(tǒng)一的授權(quán)配置功能，為辦公服務(wù)的應(yīng)用提供人性化的服務(wù)和流程，同時(shí)系統(tǒng)提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)采集與運(yùn)營分析功能，以公共應(yīng)用和基礎(chǔ)服務(wù)平臺(tái)為基礎(chǔ)，以管理中心作為平臺(tái)的后臺(tái)管理，不僅提供包含圍繞辦公自動(dòng)化應(yīng)用的管理功能，還提供為一站式服務(wù)平臺(tái)的運(yùn)行數(shù)據(jù)采集和系統(tǒng)管理功能，例如：域管理、辦公群組管理作為應(yīng)用分級(jí)授權(quán)的功能，菜單、主題管理作為用戶端的展現(xiàn)配置，這些功能均可以應(yīng)用至整個(gè)服務(wù)平臺(tái)。基于一站式服務(wù)環(huán)境下辦公自動(dòng)化應(yīng)用管理平臺(tái)基本功能架構(gòu)圖如圖1所示。

3.2 辦公業(yè)務(wù)服務(wù)功能

辦公業(yè)務(wù)服務(wù)功能主要包含黨委辦公室和校長辦公室的管理業(yè)務(wù)和辦事流程，但需要學(xué)校其他行政部門、黨務(wù)管理、教學(xué)單位等多維度的配合支持。為了能夠更好地構(gòu)建學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的流程服務(wù)，首先調(diào)研黨委辦公室和校長辦公室等相關(guān)部門的管理需求，收集線下服務(wù)流程，理清校級(jí)現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)和各項(xiàng)功能，有了用戶明確的需求、理清了個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)底層數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，針對(duì)不同辦公應(yīng)用場景，明確各自的需求，按照用戶不同角色的生命周期進(jìn)行了梳理，以高校一站式服務(wù)為基礎(chǔ)服務(wù)平臺(tái)，以流程引擎為服務(wù)總線，進(jìn)行辦公自動(dòng)化流程服務(wù)再造，簡化環(huán)節(jié)，增強(qiáng)用戶的體驗(yàn)感，根據(jù)各個(gè)高校相關(guān)部門的實(shí)際需求，遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)提供了PC端、移動(dòng)端應(yīng)用創(chuàng)建功能，來構(gòu)建一系列基于一站式服務(wù)環(huán)境下辦公自動(dòng)化系統(tǒng)流程服務(wù)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簡化了高校辦公業(yè)務(wù)辦事流程，提高了管理和服務(wù)效率，為行政管理和決策提供了數(shù)據(jù)支撐，給高校不見面辦理辦公業(yè)務(wù)提供了便利的平臺(tái)。其一站式服務(wù)環(huán)境下辦公自動(dòng)化系統(tǒng)常用流程服務(wù)如表1所示。

3.3 辦公用戶權(quán)限管理

用戶管理權(quán)限是智慧校園環(huán)境下各類信息系統(tǒng)的核心，也是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)流程服務(wù)和辦理業(yè)務(wù)的核心。目前，各高校基于一站式服務(wù)環(huán)境下辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要以流程服務(wù)為總線，采用基于角色的權(quán)限和職責(zé)進(jìn)行分組，角色使用權(quán)限分為靜態(tài)、動(dòng)態(tài)兩種形式進(jìn)行管理，為解決不同辦公業(yè)務(wù)場景中對(duì)用戶授權(quán)的管理需求。有效的用戶組管理是做好應(yīng)用辦公業(yè)務(wù)精確和主動(dòng)推送的第一步，后續(xù)流程按照辦公業(yè)務(wù)審批需求可以在PC端、移動(dòng)端同時(shí)辦理。同時(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理端可以清晰地了解到辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)下用戶組和應(yīng)用的授權(quán)關(guān)系，用戶組管理員提供用戶組的新增、編輯、刪除功能，可以根據(jù)需求隨時(shí)變更不同的辦公流程服務(wù)下對(duì)用戶授權(quán)的管理需求。

3.4 辦公服務(wù)安全策略

高?；谥腔坌@環(huán)境下建設(shè)的各類型信息系統(tǒng)，包含辦公自動(dòng)化系統(tǒng)均有可能出現(xiàn)各類網(wǎng)絡(luò)安全事件，各高校均積極制定了一系列不同的安全策略，預(yù)防和治理并行，切實(shí)保護(hù)包含辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在內(nèi)的系統(tǒng)安全。當(dāng)前，各高校一般采用多層安全防護(hù)體系，分別對(duì)系統(tǒng)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、等級(jí)保護(hù)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)中心、應(yīng)用系統(tǒng)安全、辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行災(zāi)難備份等多方面采用不同的安全措施，來確保辦公業(yè)務(wù)環(huán)境和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全，保障辦公業(yè)務(wù)流程的準(zhǔn)確性和連續(xù)性。另外，各高校也通過對(duì)管理人員不斷提高業(yè)務(wù)處理和信息化管理能力，結(jié)合智慧校園安全守護(hù)平臺(tái)不間斷的保障智慧校園整體業(yè)務(wù)系統(tǒng)的準(zhǔn)確、安全運(yùn)行。

4 高校智慧校園環(huán)境下一站式網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的未來發(fā)展趨勢

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，高校師生對(duì)信息化的技術(shù)的使用能力也在不斷地提高，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的在高校中的推廣和應(yīng)用，采用的是一種基于扁平化管理的一種技術(shù)手段，在高校辦公業(yè)務(wù)中運(yùn)用的越來越多，特別是移動(dòng)端辦理業(yè)務(wù)和流程審批的需求會(huì)逐步擴(kuò)大。使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用是一項(xiàng)長期工程，如何將人工智能技術(shù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)逐步應(yīng)用到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中去，最大限度地發(fā)揮辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理和服務(wù)功能，提高決策水平，提升工作效率，這將成為未來一站式辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展方向[6]。

參考文獻(xiàn)：

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[3]范小春.智慧校園環(huán)境下高校大數(shù)據(jù)治理及應(yīng)用策略[J].金陵科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，34（4）：48-51.

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[5]李玲玲.信息化背景下OA協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)高校辦公的影響[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2019，18（18）：115-117.

[6]張穎.大數(shù)據(jù)背景下高?！耙徽臼健狈?wù)模型的探索和實(shí)踐[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用與軟件，2019，36（7）：128-132.

【通聯(lián)編輯：王力】

收稿日期：2019-11-22

基金項(xiàng)目：江蘇省現(xiàn)代教育技術(shù)研究院課題（2018-R- 65484）;江蘇省現(xiàn)代教育技術(shù)研究院課題（2018-R-66873）

作者簡介：范小春（1981-），男，江蘇南通人，高級(jí)工程師，碩士，主要從事計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用技術(shù)研究。