信息化系統(tǒng)在醫(yī)院物資管理中的應(yīng)用效果分析

宗佳惠

摘要：物資管理，是醫(yī)院的眾多管理系統(tǒng)中非常重要的一個環(huán)節(jié)，而醫(yī)院的物資管理所連接的部門繁雜龐多。因此，物資管理的工作量也很大。為了更加有效和方便地進行醫(yī)院的物質(zhì)管理，我們應(yīng)該使用信息化系統(tǒng)去管理物資，這樣可以大大減輕物資管理工的工作難度同時也可以提高與各部門之間溝通的效率。該文也將通過現(xiàn)階段我國醫(yī)院的物資管理工作中存在的問題進行深度的分析，探討如何在醫(yī)院的物資管理中對信息化系統(tǒng)進行有效的利用，使信息化系統(tǒng)不斷地完善，極大的促進醫(yī)院物資管理現(xiàn)代化、規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：信息化系統(tǒng);物資管理;效果

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）08-0010-02

1 關(guān)于醫(yī)院物資管理及信息化系統(tǒng)的簡介

醫(yī)院物資是確保醫(yī)院各項基礎(chǔ)醫(yī)療活動順序進行的基礎(chǔ)。物資管理不僅包含了物資所涉及的采購、儲存、分發(fā)等情況，還要涉及管理方面的計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等職能。由于物資管理的工作費時費力，且工作流程中涉及的關(guān)聯(lián)因素復(fù)雜龐大，導(dǎo)致物資的采購、出庫、入庫、使用耗損登記不及時，以及與各部門溝通不到位等問題頻發(fā)。每一個失誤都極易造成物資流向不明，財務(wù)賬目與庫存不統(tǒng)一的情況。

然而，運用現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)進行物資管理是指，采用現(xiàn)代信息化技術(shù)通過運用信息網(wǎng)絡(luò)將物資從采購到入庫，再到出庫，直到各部門對接環(huán)節(jié)這一流程中的所有數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一處理，同步更新。這樣能夠使醫(yī)院的相關(guān)工作人員，隨時的監(jiān)控物資流向和庫存情況;財務(wù)人員能夠更好地進行財務(wù)信息核對，避免資金錯亂現(xiàn)象。能夠極大提高醫(yī)院物資管理工作的效率，做到及時補缺維持醫(yī)院各工作高效，安全的運營。

2 醫(yī)院進行信息化物資管理的目的

1）為實現(xiàn)在全院范圍內(nèi)能夠跨科室的共同合作。要構(gòu)建以需求采購庫存三大部分管理為核心的物資管理平臺。

2）讓各個科室能夠?qū)崟r共享跨科室的數(shù)據(jù)。并且能夠隨時查閱與監(jiān)控實現(xiàn)全院的物資采購管理，和各科室的采購狀況。

3）對外可以與供應(yīng)商形成管理協(xié)作系統(tǒng)。這樣能夠有效地查閱供應(yīng)商的資歷和信息進行評估并從中從供應(yīng)商中挑選出最佳供應(yīng)商。

4）有助于全院信息共享，并且各科室可以按照各類單據(jù)有效的執(zhí)行各科室的任務(wù)。并且能夠?qū)崿F(xiàn)在全院范圍內(nèi)跨科室的調(diào)取查閱需要的數(shù)據(jù)及報告。

5）能夠隨時查看物資的入庫出庫以及采購中的流水和數(shù)據(jù)情況，能夠很好地幫助醫(yī)院的財務(wù)入員做財務(wù)結(jié)算。極大地避免了人員因素上的財務(wù)疏漏。

3 醫(yī)院信息化物資管理系統(tǒng)的工作流程

由于醫(yī)院的物資管理涉及的工作縱橫繁密，非常的龐雜。因此，醫(yī)院涉及物資管理的信息化系統(tǒng)設(shè)計也必須十分詳細不同。不同作業(yè)體系物資管理也應(yīng)該對應(yīng)不同的設(shè)計流程。具體隋況見圖1。

4 醫(yī)院進行物資管理的現(xiàn)狀和問題

（1）供應(yīng)商信息管理麻煩

醫(yī)藥物資供應(yīng)商的資質(zhì)情況以及報價都是通過招標的方式確定的。而確定后的信息均是以電子表格、文檔的形式分別儲存在電腦系統(tǒng)和檔案室內(nèi)，若是想要對比同類供應(yīng)商的資質(zhì)條件，需要手動翻閱或是調(diào)取多個電子表格。因此，在每次決定采購前都需要查找大量的耗材證件還有供應(yīng)商信息，不僅對物資管理人員的記憶力要求較高還加大了相關(guān)的工作難度，降低了工作效率。

（2）采購管理流程煩瑣

一般醫(yī)院的物資采購，是由各個科室根據(jù)現(xiàn)在的存量，并結(jié)合將來計劃工作要使用到的物資，按照每月編制的方式制定采購計劃，且要上交分院長以及各科科長審閱批示之后才能轉(zhuǎn)交上報給物資管理室。物資管理是還要根據(jù)現(xiàn)有的物資庫存以及醫(yī)院的采購成本額度，進行采購單的制作，也在交由各個科室的科長和分院長進行批閱確定后才最終上交到采購部門。

這樣的流程使各科室以及物資管理室的采購權(quán)受到限制，并且還有可能會因為領(lǐng)導(dǎo)個人的時間安排而耽誤采購單的呈遞，降低采購效率。而且要確定采購量只能依靠各部門的經(jīng)驗去估算，很難形成精確化的采購計劃。

（3）庫存管理難度大

目前大多醫(yī)院的庫存管理采用的是半手動錄入半系統(tǒng)錄入的形式，需要人工定期地進行盤存和記錄，因此會造成物資入庫到出庫到盤存之間的時間差。這樣會帶來許多問題，比如部分應(yīng)急的物資可能還未及入庫，就已經(jīng)被其他科室領(lǐng)走卻未來得及記錄，造成庫存誤差。同樣每月向財務(wù)科上繳入庫清單出庫清單進行盤存時，只是反映當(dāng)月記錄的入庫與出庫，無法明確中間過程中人員疏漏的造成的物資流向不明。造成物資出入不對等，盤存出現(xiàn)問題，增加財務(wù)工作的難度。

（4）存貨核算準確度不高

目前業(yè)務(wù)科室只有非?；A(chǔ)的存貨核算技術(shù)為了和財務(wù)數(shù)據(jù)保持一致。許多科室等到發(fā)票領(lǐng)取之后，才填寫消耗量。由于大多數(shù)科室在記錄物資消耗的時候，采用的是手工記賬出錯率較大，無法保證最后核算時發(fā)票上的使用數(shù)據(jù)是否是真實的消耗數(shù)據(jù)。

5 醫(yī)院使用信息化系統(tǒng)進行物資管理的優(yōu)勢

5.1 優(yōu)化物資庫房管理方案

傳統(tǒng)的醫(yī)院物資庫房管理方法無法及時更新物資的出庫和入庫信息，時常出現(xiàn)登記資料與實物不符的問題。最終形成庫存緊張或是庫存積壓的問題，為醫(yī)院的正常工作帶來不小的麻煩。使用信息化系統(tǒng)進行醫(yī)院物資管理，申領(lǐng)物資的人員需在系統(tǒng)中完成物資申請、確認等工作。同時，物資管理物資管理人員可以隨時地進行監(jiān)督把控，不需要再人工的去核對人員可以根據(jù)實時、準確的庫存信息科學(xué)地制定采購計劃，在保障醫(yī)院物資不間斷供應(yīng)的基礎(chǔ)上，合理地安排物資庫存占用資金的比重，避免資金浪費。

5.2 降低物資采購、配送難度

使用信息化系統(tǒng)進行采購，各科室的物資需求情況會通過信息系統(tǒng)自行生成。并且信息能夠在全院范圍內(nèi)被查閱，同時同步地呈現(xiàn)在物資管理人員和采購人員面前極大地縮短了中間的流程。信息化系統(tǒng)統(tǒng)計的信息數(shù)據(jù)也更加精確化，能夠高效協(xié)助采購人員和各科室的制定采購計劃。