數(shù)字化技術(shù)在航海圖書物資管理過程中的應(yīng)用及改進(jìn)

黃瑋

摘要：本文從實際出發(fā)，就當(dāng)前上海海圖中心航海圖書物資管理的現(xiàn)狀和特點進(jìn)行分析，描述了數(shù)字化技術(shù)（ERP系統(tǒng)）在航海圖書物資管理過程中的應(yīng)用，并提出了改進(jìn)的期望。

關(guān)鍵詞：ERP物資管理;數(shù)字化技術(shù);應(yīng)用;改進(jìn)

1 背 景

隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化、社會信息化的加速發(fā)展、環(huán)保方面的壓力，各行各業(yè)面臨前所未有的生存壓力。在此環(huán)境下，加強(qiáng)單位的內(nèi)部管控，從管理的精細(xì)化、扁平化、高效化方面著手，是應(yīng)對變化的必需舉措。上海海圖中心作為海事航保系統(tǒng)的航海圖書資料制印專業(yè)單位，制印業(yè)務(wù)工作應(yīng)當(dāng)滿足不斷提高的社會及航運界對于航海圖書資料的適應(yīng)性、可靠性、及時性等要求，確保制印服務(wù)應(yīng)急反應(yīng)能力的充分發(fā)揮。

航海圖書物資管理工作是中心開展各項活動的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的航海圖書物資管理采用各種紙質(zhì)表單進(jìn)行人工流轉(zhuǎn)，過程繁瑣，響應(yīng)時間長，效率低，其中某些環(huán)節(jié)一旦有問題，過程追溯比較麻煩，難以及時糾正和校對。因此，充分運用數(shù)字化技術(shù)，對航海圖書物資更加合理、高效地管理及利用，對提高中心應(yīng)急服務(wù)響應(yīng)能力、滿足航海保障工作需求有著至關(guān)重要的作用。

2航海圖書物資管理現(xiàn)狀

海圖中心的物資管理主要分為輔料和紙張兩大模塊，輔料模塊根據(jù)生產(chǎn)和日常工作的需要細(xì)分為油墨類、版材類、消耗材料類、工具備件類、辦公用紙類、物業(yè)專用材料類及低值易耗品類等七大類，每大類下根據(jù)功能、用途細(xì)分為25小類，在冊登記輔料品類703項。紙張模塊根據(jù)紙張名稱、類型、克重、規(guī)格排列組合，在冊登記紙張品類71項，其中，140g 810*1150海圖水印紙在紙張中占比最高，庫存率占比48%。

為了確保航海圖書印刷及各項主業(yè)工作的開展，各類物資的儲備及供應(yīng)都要做到及時、高效，如此龐大的材料體系數(shù)據(jù)，如果沒有有效合理的數(shù)字化技術(shù)支撐，很難想象在傳統(tǒng)的手工或者單表管理下，會產(chǎn)生什么樣的困難和問題，建立健全有效的物資管理體系，確保航海圖書物資管理的科學(xué)性和高效性便顯得尤為重要。

3數(shù)字化技術(shù)在航海圖書物資管理過程中的應(yīng)用

2007年，上海海圖中心研究開發(fā)了ERP管理系統(tǒng)，ERP（ Enterprise Resources Planning）是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺，具有高度的集成性、先進(jìn)性、統(tǒng)一性、完整性和開放性。它把企業(yè)自身、客戶、供應(yīng)商、經(jīng)銷商等因素整合在一起，形成一個完整的企業(yè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)，并對供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理，實現(xiàn)了企業(yè)全方位的資源管理。

ERP系統(tǒng)使用至今，我們在不斷地嘗試和調(diào)整，與開發(fā)工程師討論更優(yōu)質(zhì)高效的流程及更科學(xué)嚴(yán)密的體系，經(jīng)歷了2014年及2017年兩次大的升級改造，中心的ERP管理模式逐步轉(zhuǎn)變成了一個新的精細(xì)規(guī)劃的管理體制，形成了一個閉環(huán)式的網(wǎng)絡(luò)化管理。

3.1采購入庫

物資需求部門人員通過ERP請購管理模塊，在ERP系統(tǒng)在線填寫請購申請表單，填寫需要請購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量，有特別要求的加上備注，提交部門領(lǐng)導(dǎo)，部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)無誤后提交采購管理人員，采購管理人員審核后將請購單轉(zhuǎn)采購單。

采購管理人員根據(jù)采購單，選擇合格供應(yīng)商，確認(rèn)采購數(shù)量、名稱后填寫采購單，送采購管理部門審核。采購單經(jīng)采購管理部門人員審核后轉(zhuǎn)入庫通知單，待采購物資到庫后，貨房管理人員根據(jù)入庫通知單，清點采購物資名稱、數(shù)量，經(jīng)檢查驗收后入輔料或紙張庫，采購入庫流程結(jié)束，如圖1所示。

3.2庫房管理

實物管理是物資管理的重中之重，中心ERP系統(tǒng)實行大庫房理念，將實物的現(xiàn)場管理擴(kuò)展到了整個中心，無論是輔料庫還是紙張庫，都提供了按庫位、物資品種的盤點功能，尤其是按庫位盤點功能，對于庫房或?qū)嵨镙^多的情況，能夠按照小區(qū)域進(jìn)行及時盤點，如圖2、圖3所示。實現(xiàn)了實物管理的精細(xì)化、可測量化，中心管理層可以隨時從系統(tǒng)中打印任一庫位存放的實物品種、數(shù)量，到現(xiàn)場去檢查與實物的對應(yīng)情況，作為檢測實物管理水平的手段。

在實物管理理念上，根據(jù)保管、使用方便，同時支持多角色多庫房管理（即角色A管理1號庫，角色B管理2號庫），便于中心實物管理的不同人員分工，如圖4所示。

對于實物在不同庫房不同庫位之間的移動，系統(tǒng)提供了調(diào)撥或移動的功能。調(diào)撥是在不同的角色之間進(jìn)行，有完整的調(diào)出、調(diào)入操作和記錄，移動是在相同角色之間的實物位置變化，系統(tǒng)提供移動操作和記錄。通過調(diào)撥、移動操作，系統(tǒng)完整地將現(xiàn)場管理與系統(tǒng)管理有機(jī)結(jié)合在一起，降低了庫房管理人員的能力要求，提高了實物查找的精準(zhǔn)度，對于庫管更換提供了有力的信息支撐，如圖5所示。

ERP系統(tǒng)為物料管理人員提供更為準(zhǔn)確的可用數(shù)量信息、分析物資流動效率，對于紙張類物資，系統(tǒng)記錄每批次物資的庫齡，以分析紙張流動效率，同時允許手工設(shè)定批次，并提供批次臺賬，專門記錄紙張某一批次實物的收發(fā)存明細(xì)變動記錄。通過批次信息，可以了解庫存時間長短，及時使用或清理庫存時間過長的紙張。但對于輔料類物資，暫時沒有記錄批次等功能，如圖6所示。

3.3出庫管理

人員有領(lǐng)料需要時，在ERP系統(tǒng)發(fā)起領(lǐng)料行為，系統(tǒng)提供實時的庫存信息，使領(lǐng)料的目的性更強(qiáng)，領(lǐng)料、發(fā)料的效率更高，減少領(lǐng)料準(zhǔn)備時間，領(lǐng)料人員填寫輔料（紙張）領(lǐng)用申請單，通過實際庫存情況，選擇庫存中已有物資的名稱、數(shù)量，領(lǐng)用申請單經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交庫房管理員，庫房管理員將需領(lǐng)用物資出庫后同時在ERP系統(tǒng)上點擊發(fā)料，完成出庫手續(xù)，庫存實時減少，如圖7所示。

4 改進(jìn)

ERP系統(tǒng)的實施，能夠提高勞動生產(chǎn)率、降低成本、降低庫存及庫存損耗、有效監(jiān)控生產(chǎn)狀況以便按期交貨、還能把財務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成為一體……從宏觀的角度上來講，可以為中心高層科學(xué)決策提供依據(jù)、全面提高中心員工的素質(zhì)、提高管理水平和工作質(zhì)量、提升中心整體形象，但是在實際使用中，我們也發(fā)現(xiàn)了一些ERP系統(tǒng)在使用中可以改進(jìn)和提高的地方。

4.1 加權(quán)平均與先進(jìn)先出

目前，ERP系統(tǒng)提供成本核算方式為全月一次加權(quán)平均，以數(shù)量為權(quán)數(shù)汁算每種材料的實際平均單價，作為日常發(fā)料憑證的計價依據(jù)。全月一次加權(quán)平均法是指在月末汁算一次平均單價，用該單價乘以發(fā)出材料數(shù)量，即為發(fā)出材料的實際成本。但此種方式在物價變動幅度較大的情況下，尤其是近幾年紙張價格大漲的環(huán)境下，按加權(quán)平均單價汁算會與現(xiàn)行成本有較大的差異，建議根據(jù)市場物價變動情況靈活選用加權(quán)平均與先進(jìn)先出成本核算方式，以降低成本差異，加強(qiáng)對存貨的管控。

4.2增加庫存物資保質(zhì)日期提醒功能

在實際工作中，由于庫存物資使用頻率不一致，偶有發(fā)現(xiàn)物資臨近或者已過保質(zhì)日期，造成物資的浪費，給實際工作也造成了一定的麻煩，而現(xiàn)行的ERP系統(tǒng)并沒有在入輔料庫時設(shè)置輸入生產(chǎn)日期及保質(zhì)期的功能，系統(tǒng)也沒有輔料類物資保質(zhì)日期臨近提醒功能，如果能在入輔料庫時增加輸入生產(chǎn)日期和保質(zhì)日期選項，并且能自動提醒，便能減少和降低物資的浪費，更好地實行物資使用的良性循環(huán)。

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，使各行各業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化，經(jīng)過十余年的經(jīng)驗積累，ERP系統(tǒng)的成熟運用和規(guī)范管理，使中心的物資管理模式進(jìn)一步完善、細(xì)化，航海圖書資料印制更高效。