體現(xiàn)規(guī)模效益的檔案服務

摘要：具體說來，體現(xiàn)規(guī)模效益要求的檔案社會化服務，做好個人檔案的收集和保管，能促進企事業(yè)單位文件檔案管理質(zhì)量的提高，精簡政府職能，促進政府轉(zhuǎn)型，并在此基礎上，推動宏觀層面社會記憶的維護與延續(xù)。

關(guān)鍵詞：體現(xiàn)規(guī)范 效益 檔案 服務

檔案社會化服務機構(gòu)擁有優(yōu)質(zhì)的人力、物力，相對于單位內(nèi)部的檔案管理機構(gòu)而言，其生產(chǎn)規(guī)模更大，專業(yè)化程度更高，因而使檔案管理成本降低，產(chǎn)生規(guī)模效益。這種規(guī)模效益為不同類型的客戶帶來收益。檔案社會化服務是面向社會服務的，社會是由人組成的集合。從微觀上講，個人是組成社會的細胞；從宏觀上講，社會成員通過發(fā)展組織關(guān)系而形成各種團體，包括企事業(yè)單位、政府機構(gòu)，以及社會團體等組織形式。

一、將個人檔案管理納入社會檔案管理體系

社會是人的集合，個人是構(gòu)成社會的基本元素，但長久以來，由于檔案意識薄弱和管理條件局限，個人檔案沒有納入社會檔案收集和管理的范疇之中。近年來，以人為本的概念逐漸深入人心。以人為本強調(diào)人的主體地位，人既是發(fā)展的根本目的，也是發(fā)展的根本動力，因而要重視人的價值。個人檔案是個人生活與工作的原始記錄，在體現(xiàn)個人意識、反映個人價值方面具有重要作用，但個人檔案并沒有成為檔案機構(gòu)收集和保管的必要組成部分，個人檔案的價值沒有得到足夠重視。在這樣的背景下，檔案社會化服務機構(gòu)應主動承擔起收集和管理個人檔案的職責，將個人檔案納入保管范圍。

（一）保管個人檔案，維護個人權(quán)益

目前，檔案社會化服務機構(gòu)的客戶以企事業(yè)單位和政府機關(guān)為主，個人尚未成為檔案社會化服務的主流客戶?，F(xiàn)實生活中，個人檔案意識增強，個人對檔案保管的需求也日益增強，但個人在檔案收集、整理、歸檔方面存在較多困難，也不夠?qū)I(yè)，容易產(chǎn)生檔案收集不完整、分類不規(guī)范、保管條件欠缺等問題。由檔案社會化服務機構(gòu)提供個人檔案的專業(yè)服務，不僅可滿足個人檔案保管的現(xiàn)實需求，還能保障和維護其個人權(quán)益。

針對個人物品的保管，其他行業(yè)也有所涉及。例如銀行推出的保險箱服務，允許客戶將個人貴重物品，如金銀、字畫、古董或珍貴資料、文件等物品存入銀行提供的保險箱，確保物品的安全。檔案社會化服務也應吸收其有益經(jīng)驗，維護客戶個人檔案的安全，同時要結(jié)合檔案專業(yè)特色，提供個人檔案的利用服務。

（二）增強全民檔案保管意識，為社會記憶觀的形成奠定基礎

雖然個人檔案服務目前尚未成為檔案社會化服務市場的主流需求，但隨著人們科學文化水平的提高和可支配收入的增加，個人檔案的管理會成為檔案社會化服務的一個重要分支。對個人檔案的保管和服務，可促進全民增強檔案保管意識，進一步重視個人檔案的價值，為社會記憶觀的形成奠定基礎。

二、降低企事業(yè)單位管理成本，保障文件檔案管理質(zhì)量

檔案社會化服務是基于社會分工理論產(chǎn)生的，亞當·斯密在其代表作《國民財富的性質(zhì)和原因的研究》中，最早提出勞動生產(chǎn)率是增加國民財富的重要條件之一，而分工能大大提高勞動生產(chǎn)率。為了追求勞動生產(chǎn)率的提高，專業(yè)分工日益細化，產(chǎn)生了各種新興產(chǎn)業(yè)，檔案社會化服務產(chǎn)業(yè)也在這種背景下興起。各種企事業(yè)單位逐漸將部分非核心業(yè)務外包，例如將文件檔案管理業(yè)務交由檔案社會化服務機構(gòu)承擔，從而達到降低成本、提高質(zhì)量、增強核心競爭力的目的。

（一）降低企事業(yè)單位交易成本

企事業(yè)單位為維持日常運營，必須投入一定的成本，而檔案社會化服務存在的價值就是幫助企事業(yè)單位降低成本。具體說來，一方面，企事業(yè)單位選擇檔案社會化服務，可精簡組織內(nèi)部的文件檔案管理部門，節(jié)約人力成本、管理成本，降低內(nèi)部交易費用；另一方面，與企事業(yè)單位自身采購檔案管理設備、材料的方式相比，通過檔案社會化服務獲取產(chǎn)品及服務的費用更加低廉，從而降低了企業(yè)的外部交易成本。

（二）獲取優(yōu)勢資源，提高文件檔案管理質(zhì)量

資源是企業(yè)競爭中不可或缺的重要因素，而對于處在激烈市場競爭中的企業(yè)來說，用來獲取優(yōu)勢資源的資金和能力是有限的。因此，企業(yè)應將主要精力放在爭奪有利于鞏固其市場地位的核心資源上。檔案社會化服務機構(gòu)集中了檔案管理領域內(nèi)的各種優(yōu)勢資源——現(xiàn)代化的標準檔案庫房、先進檔案管理設備、管理系統(tǒng)、軟件以及高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才等，并且致力于提供文件檔案專業(yè)化服務，理應達到最佳規(guī)模，產(chǎn)生良好的規(guī)模效應。因此，在企業(yè)不想將更多資金用于獲取非核心業(yè)務資源時，選擇檔案社會化服務，就可在一定程度上彌補自身在檔案管理領域資源和能力上的欠缺。此外，檔案社會化服務機構(gòu)在專業(yè)上的高效、優(yōu)質(zhì)、安全、合規(guī)服務也能保證文件檔案管理的質(zhì)量，幫助企業(yè)提高檔案管理水平。

對于事業(yè)單位而言，其雖然不以營利為目的，不存在市場競爭，但也將主要力量放在履行管理和服務職能上，與檔案社會化服務機構(gòu)合作，可收到較好的文件檔案管理效益，可節(jié)省國家財政投入。

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（作者簡介：王樹濱，男，本科，黑龍江幼兒師范高等?？茖W校，研究方向：檔案管理）（責任編輯 劉冬楊）