機(jī)關(guān)公文寫作規(guī)范探究

王丹陽(yáng)

【摘要】公文寫作是黨政機(jī)關(guān)干部和文職人員處理公務(wù)時(shí)需要承擔(dān)的任務(wù)，提高公文寫作的水平，寫出合格規(guī)范的公務(wù)文書是國(guó)家機(jī)關(guān)公務(wù)人員必須具備的素質(zhì)，這也是勝任崗位要求、做好本職工作、獲得上級(jí)認(rèn)可、提高工作效率的必要條件之一。

【關(guān)鍵詞】公文寫作;機(jī)關(guān);規(guī)范

公務(wù)文書是黨政機(jī)關(guān)處理日常公務(wù)時(shí)必不可少的工具。2012年4月16日由中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合行文的《關(guān)于印發(fā)<黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例>的通知》中，對(duì)公文的實(shí)施細(xì)則、種類、格式、行文規(guī)則等作了專門的規(guī)定和闡釋。由此可見，公務(wù)文書在公務(wù)處理中的重要性和必要性。如何掌握公文寫作的技巧和方法，有效提高公文寫作的水平，也是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)公務(wù)人員日常面臨的問(wèn)題。但在實(shí)際的工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些亟待解決的問(wèn)題，這些問(wèn)題的解決會(huì)促進(jìn)公文寫作的發(fā)展。

一、機(jī)關(guān)公文寫作存在的問(wèn)題

（一）錯(cuò)用、混用文種。這種現(xiàn)象在機(jī)關(guān)公文寫作中非常普遍，究其原因，是起草者對(duì)文種的概念和用途分辨不清。1.“請(qǐng)示”和“報(bào)告”的混用，經(jīng)?？吹竭@樣的標(biāo)題《××關(guān)于××××的請(qǐng)示報(bào)告》，混用的原因可歸結(jié)為：一是請(qǐng)示和報(bào)告都是上行文，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文。二是長(zhǎng)期以來(lái)的使用習(xí)慣造成。1948年1月7日，毛澤東撰寫的《關(guān)于建立報(bào)告制度》中規(guī)定地方和部隊(duì)必須定期向中央報(bào)告工作情況。黨的機(jī)關(guān)1989年將“報(bào)告”列入法定公文。行政機(jī)關(guān)1951年將“報(bào)告”列入法定公文（當(dāng)時(shí)含有請(qǐng)示用途，1957年請(qǐng)示從報(bào)告中分離出來(lái)），也就是說(shuō)在對(duì)“請(qǐng)示”和“報(bào)告”兩個(gè)文種重新明確使用范圍之前，這兩個(gè)文種是有交叉性的。而且一些領(lǐng)導(dǎo)常掛在嘴邊交代身邊的文職人員“給上級(jí)打個(gè)報(bào)告”，其實(shí)里面含有請(qǐng)示的用途。這就造成了兩個(gè)文種經(jīng)?；煜褂玫那闆r。2.“通知”“通報(bào)”“通告”“公告”的錯(cuò)用?！稐l例》中對(duì)通知、通報(bào)、通告的適用范圍都有明確的劃分。這三個(gè)文種雖然都有一個(gè)“通”字，但使用范圍和用途有很大不同，“通報(bào)”多用來(lái)表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，而通知多用于向下級(jí)發(fā)布信息，通告更多的是面向社會(huì)發(fā)布。而且“通報(bào)”是對(duì)已發(fā)生的事實(shí)進(jìn)行發(fā)布，而“通知”“通告”的事實(shí)尚未發(fā)生。而“公告”則屬于高級(jí)別文種，但在生活中經(jīng)常能看到某小區(qū)張貼“停水、停電公告”等，這樣的事項(xiàng)既不重大，也沒(méi)必要向國(guó)內(nèi)外發(fā)布，這種情況用“通告”更為適宜。3.“函”的使用混亂?！稐l例》規(guī)定“函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)?！痹谶@個(gè)概念中有“請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批”字樣，所以工作中經(jīng)常出現(xiàn)“函代替請(qǐng)示”“函代替批復(fù)”的情況，但起草者大都忽略了前提是“向不相隸屬機(jī)關(guān)之間”請(qǐng)示或答復(fù)，“請(qǐng)示”和“批復(fù)”是嚴(yán)格遵循“下請(qǐng)上復(fù)”的原則的文種，行文之間有明確的上下級(jí)關(guān)系。而“函”的屬性中顯然不具備這個(gè)要素。

（二）語(yǔ)言使用不規(guī)范。公文是具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。它具有嚴(yán)肅性、規(guī)范性的特點(diǎn)，語(yǔ)言風(fēng)格追求簡(jiǎn)潔、莊重、理性、客觀。但在實(shí)際工作中由于公文寫作者自身?xiàng)l件的限制和對(duì)公文特點(diǎn)的不熟悉，常常在語(yǔ)言表述上出現(xiàn)各種問(wèn)題。公文的語(yǔ)言特點(diǎn)決定了“公文寫作對(duì)辭格運(yùn)用的前提是適度、為我所用，不影響公文的莊重性與嚴(yán)肅性，如果一味濫用辭格而淡化甚至無(wú)視其所服務(wù)內(nèi)容的實(shí)際意義，就會(huì)以文害質(zhì)，更遑論樸素美學(xué)了?！惫膶懽鲬?yīng)實(shí)事求是、有一說(shuō)一，而不應(yīng)該夸大其詞，失去分寸。漢語(yǔ)中有很多近義詞、反義詞，一個(gè)詞在不同的語(yǔ)境下意思不同，不同的詞又有相近的意思，這就要對(duì)詞語(yǔ)的感情色彩、詞意的范圍、輕重等有準(zhǔn)確的理解，才能在具體工作中恰當(dāng)?shù)剡M(jìn)行表述。如“依法嚴(yán)厲阻止暴力恐怖活動(dòng)”中的“阻止”屬于語(yǔ)氣過(guò)輕，在這個(gè)語(yǔ)境下用“阻止”顯然是力度不夠，換成“打擊”要更符合情境。再如“破壞”和“損壞”雖然是近義詞，但前者一般指有意為之，而后者單純指物品壞掉。“這種人為損壞的行為決不能予以姑息”這句話中用“損壞”就不如“破壞”程度更明確。機(jī)關(guān)公文寫作出現(xiàn)的上述問(wèn)題都帶有一定的普遍性，要想提高公文寫作的水平，必須找到克服這些問(wèn)題的方法并在實(shí)踐中去加以改正。

二、機(jī)關(guān)公文寫作的要領(lǐng)

（一）條例清楚、認(rèn)真研習(xí)。針對(duì)錯(cuò)用、混用文種的現(xiàn)象，機(jī)關(guān)人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，深入學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)最新的公文處理法規(guī)，掌握最新的公文格式規(guī)范，明確15個(gè)法定公文的使用權(quán)限和范圍，避免出現(xiàn)錯(cuò)用、混用現(xiàn)象。“黨和政府、人大、軍隊(duì)、法院、檢察院等有關(guān)機(jī)關(guān)的擬稿人員和領(lǐng)導(dǎo)要定時(shí)、定期參加有關(guān)公文寫作、公文處理的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以提升文書處理的專業(yè)性和規(guī)范性?！痹趯W(xué)習(xí)的過(guò)程中，“要解決公文文種錯(cuò)用誤用問(wèn)題，一方面，要從公文種類出發(fā)，厘清文種概念和功能，盡量避免文種功能交叉，使寫作者明確該選擇哪一文種;另一方面，可嘗試在某個(gè)時(shí)期，經(jīng)過(guò)學(xué)術(shù)界和執(zhí)行部門反復(fù)討論，在某類或某些職權(quán)機(jī)關(guān)進(jìn)行精簡(jiǎn)公文種類試點(diǎn)，適時(shí)調(diào)整過(guò)多、過(guò)細(xì)的文種類別?！?/p>

（二）語(yǔ)言規(guī)范、表述準(zhǔn)確。要成為一個(gè)機(jī)關(guān)單位合格的“寫手”，必須通過(guò)不斷學(xué)習(xí)和實(shí)踐加強(qiáng)自身的語(yǔ)言文字表達(dá)能力。1.恰當(dāng)使用修辭。使用修辭是為了使公文的主旨更明確，表意更豐富。要善于使用消極修辭，“消極修辭是以明確、通順、平勻、穩(wěn)密為標(biāo)準(zhǔn)的修辭方法，注重使用規(guī)范詞語(yǔ)，力避怪詞僻句，以嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確的語(yǔ)義表達(dá)確保政令暢通”公文寫作最常見的就是比喻這種修辭方法，它可以使抽象變具體，那些晦澀難懂的術(shù)語(yǔ)、名詞用比喻的形式表現(xiàn)出來(lái)，既形象又生動(dòng)。比如“蒼蠅”“老虎”“雁過(guò)拔毛”“摸著石頭過(guò)河”等詞，深入淺出地表明了所要表達(dá)的含義，讓人印象深刻。2.適當(dāng)使用模糊性詞語(yǔ)。模糊性詞語(yǔ)指的是充滿不確定性的可延展伸縮的語(yǔ)言。比如在公文中經(jīng)常出現(xiàn)表示時(shí)間的“近期”“數(shù)日”“下一階段”，表示程度的“稍顯”“較好”“輕微”，表示數(shù)量的“各部門”“個(gè)別同志”，這些詞語(yǔ)的使用具有靈活性、含蓄性、概括性的特點(diǎn)。公文語(yǔ)言雖力求表述嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，但又需要這樣有彈性、可伸縮的模糊性語(yǔ)言，二者是有機(jī)統(tǒng)一的整體。

（三）頭腦靈活、思維前瞻。機(jī)關(guān)公文是對(duì)單位工作的客觀、真實(shí)反映，作為公文寫作的執(zhí)筆人，機(jī)關(guān)文字工作者不僅要深入地了解本單位的歷史，更要全面地掌握本單位的現(xiàn)狀，還要結(jié)合當(dāng)下國(guó)家的方針政策，做到與時(shí)俱進(jìn)。1.了解過(guò)去，掌握當(dāng)下。“任何單位的工作都是在繼承的基礎(chǔ)上不斷向前發(fā)展的。不了解單位工作的歷史，就無(wú)法把握單位工作的現(xiàn)狀?！睓C(jī)關(guān)文字工作者可以從會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話稿和工作報(bào)告中了解本單位過(guò)去的發(fā)展歷程、工作方法、取得成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，從中總結(jié)出規(guī)律和脈絡(luò)，了解寫作風(fēng)格和思路，方便今后開展工作。熟悉單位工作既要了解單位的過(guò)去，又要對(duì)單位的現(xiàn)實(shí)情況了然于心。可以通過(guò)正在進(jìn)行的調(diào)研活動(dòng)、開展的工作、舉行的會(huì)議、迎接的各項(xiàng)檢查、組織的各種學(xué)習(xí)中了解當(dāng)前單位的工作進(jìn)展和部署。“作為機(jī)關(guān)文字工作者，對(duì)于單位工作一定要始終保持高度熱情，放眼全局，密切關(guān)注，深入了解，重點(diǎn)研究，全面掌握工作的進(jìn)展情況，始終成為單位工作的知己知音。”2.結(jié)合國(guó)策，不斷創(chuàng)新。公文寫作者要想寫出思路清晰、內(nèi)容深刻的文章，必須要貫徹落實(shí)中央的精神，領(lǐng)會(huì)國(guó)家大政方針的精髓。堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)，理論聯(lián)系實(shí)際，從而寫出既能體現(xiàn)中央精神，又能結(jié)合本地工作實(shí)際的文章。國(guó)家發(fā)展需要?jiǎng)?chuàng)新，單位工作也需要不斷有新要求、新變化。機(jī)關(guān)工作者對(duì)單位工作，要總結(jié)過(guò)去、把握現(xiàn)在、放眼未來(lái)。當(dāng)單位工作有新成果和新成效時(shí)，作為單位工作成果的反映，機(jī)關(guān)公文要全面展示和剖析，在這個(gè)過(guò)程中激發(fā)出具有建設(shè)性、前瞻性的認(rèn)識(shí)。機(jī)關(guān)公文作為展示和輔佐機(jī)關(guān)工作的重要工具和手段，已經(jīng)越來(lái)越受到機(jī)關(guān)工作者的重視，機(jī)關(guān)公文寫作水平的提高有助于機(jī)關(guān)工作有效、有序、有度地開展和進(jìn)行，是機(jī)關(guān)工作非常重要的一環(huán)。

【綏化市社會(huì)科學(xué)科研課題“機(jī)關(guān)公文寫作規(guī)范探究”（編號(hào)：SHSK2017042）】

【參考文獻(xiàn)】

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