現(xiàn)階段檔案管理計算機化存在的問題及解決辦法

翟會英

【摘要】檔案管理工作目前跟隨科技的發(fā)展，由網(wǎng)絡(luò)化的管理模式替代了原有的傳統(tǒng)化管理方式。盡管檔案管理計算機化是對原有系統(tǒng)的升級改造，但是在實際的運營過程中還是會存在一些問題。因此本文基于此類升級系統(tǒng)，對檔案管理計算機化的優(yōu)勢進行對比說明，同時也對其依然存在的弊端進行剖析，并給出可行性建議，以期完善檔案管理系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)階段;檔案管理;計算機化;問題;解決辦法

目前檔案管理計算機化已經(jīng)是一個基本完備的檔案管理工作模式，給工作人員對檔案的管理提供了更便捷的管理方法。但是在整個系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的過程中，從傳統(tǒng)紙質(zhì)化的管理模式過渡到計算機化的管理模式中間存在很大的阻礙，需要借助很多外界的力量才能夠徹底完成整個檔案系統(tǒng)的計算機化。

一、檔案管理計算機化的優(yōu)勢

（一）簡化檔案管理的程序。首先，相比傳統(tǒng)檔案工作的繁瑣程序，檔案管理計算機化能夠簡化檔案管理程序。例如：傳統(tǒng)檔案管理的步驟是先對收集到的檔案進行分類、編號、歸檔等基礎(chǔ)工作。其次，整理出檔案的儲存位置和內(nèi)容的完整目錄。但是即便做了如此大量的前提工作，在檔案的需求者需要調(diào)閱檔案的時候，也會由于檔案數(shù)量的龐大而在查找過程中消耗大把的時間。而計算機化的檔案管理就無需消耗那么多的人力與時間，使用該系統(tǒng)時只需要按照檔案的類別分別將信息錄入電腦系統(tǒng)即可簡化檔案的保存和提取工作。在后期查閱檔案的時候，在電腦中輸入關(guān)鍵的檔案查閱人的姓名、畢業(yè)院校、身份證或其他關(guān)鍵信息即可快速調(diào)閱檔案記錄。在簡化了工作人員的工作程序的同時，也大大提高了檔案管理的效率。

（二）提高檔案管理工作人員的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作在技術(shù)操作上并不難，但是數(shù)量龐大的檔案管理工作造成了重復的工作性質(zhì)，這就使得檔案管理人員需要在同一件事情上消耗很多不必要的時間。此時，計算機化的檔案管理系統(tǒng)能夠很好地解決此類問題，數(shù)據(jù)化的管理，便捷的操作，讓檔案管理人員可以在相同的時間做更多的工作，從根本上改善了傳統(tǒng)檔案管理效率低下的問題。

（三）提高了檔案查詢的速度。存儲和查詢是檔案管理中比較重要的工作。傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案查詢，一切步驟都需要人工操作。當需要調(diào)閱一份檔案時，要先通過目錄表查詢檔案的具體儲存位置，再由工作人員到大量的檔案存儲室進行仔細的翻閱，萬一在翻閱的過程中出現(xiàn)遺漏，還很有可能造成很多無用功。計算機化的檔案管理系統(tǒng)很好地解決了此類浪費精力與時間的問題，只要在電腦系統(tǒng)中搜索關(guān)鍵詞即可精準調(diào)閱目標檔案，提升了檔案的查詢速度與查詢的質(zhì)量。

二、現(xiàn)階段檔案管理計算機化過程中存在的問題

（一）工作人員的專業(yè)化程度不高。雖然檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)從傳統(tǒng)模式升級到了現(xiàn)代的計算機管理模式，但是相應的管理人員的職業(yè)素質(zhì)并沒有得到升級。在我國的企事業(yè)單位中，從事檔案管理工作的人員大部分是專業(yè)程度較低的業(yè)余人員，有的甚至是將檔案管理工作交給一些其他崗位的退休人員。由于這些工作人員的專業(yè)化素質(zhì)低，又加之一些專業(yè)不符與年齡偏大的原因，也不精通計算機管理系統(tǒng)，他們都不能很好地完成網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理工作。除此之外，除了人員素質(zhì)問題，更重要的是上級相關(guān)領(lǐng)導并沒有意識到檔案管理計算機化的重要性，因此并不重視檔案管理計算機化，此種因素給檔案管理計算機化造成了很大的困難。

（二）缺乏健全的檔案管理制度與機制。忽略檔案管理工作的重要性，是目前很多企事業(yè)單位都存在的問題，甚至有些企業(yè)依然認為檔案管理只是單純對檔案進行看管，并沒有多少技術(shù)含量，因此缺乏健全的檔案管理制度與檔案管理機制。但是檔案管理計算機化是一項工作量大、工作強度高的工作，由于人員的匱乏與成本節(jié)約等問題，工作中各個流程不規(guī)范的事情時有發(fā)生，檔案管理制度與機制也不能順利實施。大量的人為因素阻礙了檔案管理計算機化的進度，使整個檔案管理計算機化的推行過程十分緩慢。另外，檔案人員全憑個人主觀意愿進行檔案管理，并不采用科學專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理方式，忽略網(wǎng)絡(luò)化的應用，也在不斷增加企事業(yè)檔案管理計算機化的難度。同時，由于不按規(guī)定流程進行操作還會威脅到檔案的安全性，最終產(chǎn)生嚴重問題。

（三）硬件設(shè)備相對比較落后。盈利是企業(yè)的最終目標，而事業(yè)單位都是財政撥款，由于對檔案管理工作的忽視，其撥入檔案管理部門的資金十分有限。但是檔案管理計算機化的發(fā)展需要資金的支持，沒有資金的支持就不能夠更換先進的設(shè)備和器材。檔案管理計算機化改革進程落后的主要原因就是計算機硬件設(shè)施的落后，因為硬件設(shè)施是保證檔案管理計算機化發(fā)展的重要條件。

三、解決檔案管理計算機化過程中問題的辦法

（一）加大對管理人員的培訓與宣傳力度。檔案管理計算機化的實現(xiàn)需要人力的支持，因此檔案管理人員的專業(yè)化程度能夠有效促進檔案管理計算機化的改革。首先，要讓檔案管理人員了解檔案管理計算機化的重要性，對其進行培訓教育。例如：對其講解計算機管理的優(yōu)勢，能夠大量減少人力物力的浪費，簡化修改和查詢的程序;電腦操作程序還能夠使整個檔案管理過程更規(guī)范;不再占用實地空間，數(shù)據(jù)存儲容量大;只要通過電腦輸入相關(guān)數(shù)據(jù)就能實現(xiàn)永久保存的效果，是一次性投入，一勞永逸的操作。其次，在宣講的過程中讓管理人員知道檔案管理計算機化的重要性，增強他們的專業(yè)技能，針對有條件的工作人員還可以為其開設(shè)更加專業(yè)的培訓班以增強其專業(yè)素質(zhì)。最后，可以通過實地參觀機制完善的企事業(yè)單位，讓他們親自學習感受檔案管理計算機化的優(yōu)勢，從而提高他們對檔案管理工作的熱情與重視。

（二）建立健全內(nèi)部檔案管理制度與機制。上述文章中已經(jīng)多次提到，我國企事業(yè)單位存在對檔案管理工作重視程度不足的問題。除了思想的問題之外，最重要的一條原因是因為公司內(nèi)部缺乏一套完備的檔案管理制度與機制。缺乏這樣的制度與機制的約束，就會出現(xiàn)工作流程的披露，更易造成管理工作的科學性和合理性的缺失，而健全的檔案管理機制和制度是檔案管理計算機成果推行的基礎(chǔ)條件，也是堅實的保障。首先，要讓單位本身重視檔案管理計算機化的工作，建立一套完善的內(nèi)部檔案管理機制以及檔案管理制度，制定詳細的檔案管理計算機化的各項工作細則和步驟。其次，要求相關(guān)工作人員嚴格按照規(guī)則秉公辦事，以最大程度減少人為因素的影響。這樣，在規(guī)范工作流程的同時增加了檔案信息的安全性。

（三）及時更換相應的硬件設(shè)備。前文說到硬件設(shè)施是保證檔案管理計算機化的重要條件，因此要想成功實現(xiàn)檔案管理計算機化就需要各個企事業(yè)單位主動提高本單位的計算機硬件設(shè)施。一個單位要想獲得長遠的發(fā)展，就絕對不能只顧眼前的短期利益。企事業(yè)單位內(nèi)部管理的完善同樣會推動整個公司的發(fā)展，檔案管理部門作為公司的重要部門，對企業(yè)的發(fā)展提供了后援保證，同時也能展現(xiàn)出一個企業(yè)的精神風貌和文化軟實力。因此企業(yè)應該意識到檔案管理計算機化的重要性，完善檔案管理計算機化的系統(tǒng)程序，為其提供物質(zhì)上的支持，提升硬件實力，打造一個符合現(xiàn)代化潮流的檔案管理計算機化系統(tǒng)。

四、結(jié)語

通過上述分析與總結(jié)，我們能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理計算機化，能夠使檔案管理工作從傳統(tǒng)的繁瑣工作中脫離出來，簡化人工的操作程序，使得后期的查詢調(diào)閱工作也十分簡便。但是，要想徹底從傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中變革到高科技的檔案管理計算機化系統(tǒng)中來，中間會出現(xiàn)重重難題。因此，為了保證成功實現(xiàn)檔案管理的計算機化，要求我們在實際工作之前一定要考慮清楚可能遇到的問題與出現(xiàn)的狀況，并且提前做好應對措施，以保證檔案管理計算機化的實現(xiàn)。

【參考文獻】

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