基層檔案館的檔案信息化建設(shè)研究

魏東奎

摘?要：隨著現(xiàn)代化科技的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等被廣泛應(yīng)用到各個(gè)管理環(huán)節(jié)，檔案信息化建設(shè)可謂正逢其時(shí)，它可以讓檔案和資料能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理，準(zhǔn)確、完整、快速的被收集、整理、存儲(chǔ)、傳遞和調(diào)用，極大地節(jié)約人工成本，提高工作效率，提升基層檔案館的管理水平。運(yùn)用科學(xué)、整體、系統(tǒng)的信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)成為了現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。本文介紹了檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵和意義，分析了檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;信息化建設(shè);問(wèn)題與對(duì)策

當(dāng)前，我國(guó)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)成果豐碩，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等發(fā)展是迅速，并廣泛應(yīng)用到社會(huì)的各個(gè)管理環(huán)節(jié)，并對(duì)管理活動(dòng)產(chǎn)生著重大的影響。檔案管理作為基層的一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，其管理作用非常重要，它可以發(fā)揮參考、指導(dǎo)、提示等功能，對(duì)未來(lái)開(kāi)展工作提供有效的支持和保障。檔案信息化建設(shè)將信息技術(shù)和檔案管理工作有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，對(duì)檔案的收集、整理、分類、存儲(chǔ)等管理環(huán)節(jié)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化處理，提升管理效率，并對(duì)相應(yīng)的管理流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理，管理規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，保密和安全性強(qiáng)，管理效率高，節(jié)約人工成本，這些特點(diǎn)將影響并推動(dòng)著基層檔案館加速檔案管理的信息化建設(shè)。檔案的信息化建設(shè)可以讓紙質(zhì)的檔案和資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，滿足各個(gè)部門的管理需求，推動(dòng)基層檔案館實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

一、檔案信息化的內(nèi)涵和意義

隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，越來(lái)越多的行業(yè)和職能部門加入到了信息化建設(shè)大軍，基層檔案館自然不能落后，加快檔案信息化建設(shè)不僅符合時(shí)代發(fā)展潮流，并且是非常重要的提升檔案管理質(zhì)量和管理水平的措施和手段。檔案信息化是指在進(jìn)行檔案信息資料管理過(guò)程中，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、分類、存儲(chǔ)、傳遞和調(diào)用等管理環(huán)節(jié)全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理，進(jìn)一步提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平的過(guò)程。

基層檔案館的檔案信息化建設(shè)主要是廣泛利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等，把檔案信息資料深入開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、歸檔、共享、調(diào)用等管理過(guò)程信息化。檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息資料、管理流程、應(yīng)用系統(tǒng)等模塊的信息化建設(shè)：

（一）基礎(chǔ)設(shè)施信息化建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施信息化建設(shè)包括硬件和軟件兩個(gè)方面，不僅要引進(jìn)先進(jìn)的高新技術(shù)設(shè)備設(shè)施，改進(jìn)檔案存儲(chǔ)管理環(huán)境，還要配套先進(jìn)的信息化應(yīng)用軟件，促進(jìn)檔案管理信息收集、傳遞、共享信息化。

（二）檔案信息資料信息化建設(shè)

檔案信息資料信息化建設(shè)是要最大限度的將檔案紙質(zhì)資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化、信息化，要從檔案信息資料的收集環(huán)節(jié)抓起，它是檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在做好源頭檔案資料信息化，還要有計(jì)劃、有目標(biāo)的對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行實(shí)施信息化，同時(shí)還要兼顧其安全性和傳遞的便利性。

（三）管理流程信息化建設(shè)

管理流程信息化建設(shè)是將檔案管理各個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，保障管理流程順暢，檔案管理信息傳遞快速、有序。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)信息化建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)信息化建設(shè)是檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行速度和質(zhì)量的保障，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案建設(shè)成電子化、信息化的檔案，可以有效優(yōu)化檔案管理流程，檔案管理科學(xué)合理，優(yōu)化管理的效率，提高檔案的利用率。

檔案管理信息化建設(shè)，可以使信息資源的傳遞和共享更加便捷，更好地挖掘檔案信息資源潛力，檔案資料管理規(guī)范，人員管理配置和管理流程更加合理，工作效率和工作質(zhì)量大幅提升。

二、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問(wèn)題

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)在各個(gè)地方檔案館的推廣和應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，基本覆蓋到各個(gè)基層。但是各個(gè)單位的信息化建設(shè)發(fā)展程度不一，有些基層檔案館的信息化建設(shè)程度不高，且信息化利用頻率和利用層次不齊，很多信息化設(shè)備設(shè)施和應(yīng)用軟件沒(méi)有很好的利用起來(lái)，一些檔案館的信息化建設(shè)只是注重投入和建設(shè)規(guī)模，其功能和作用沒(méi)有很好的發(fā)揮，有些檔案館信息化建設(shè)只是集中在檔案資料收集和檔案查詢的服務(wù)階段，沒(méi)有完全發(fā)揮檔案信息化作用，無(wú)法緊跟時(shí)代發(fā)展，無(wú)法滿足管理的需求。當(dāng)前檔案信息化建設(shè)存在以下幾個(gè)問(wèn)題。

（一）信息化發(fā)展不均衡

基層檔案館的檔案信息化建設(shè)水平不一，發(fā)展極不均衡。很多基層檔案館沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃或者規(guī)劃不合理，很多檔案信息化建設(shè)投入和實(shí)際工作情況不太相符，檔案信息化建設(shè)方案的科學(xué)合理性還有待觀察。

（二）信息化建設(shè)前期難度大

各個(gè)地方基層檔案館的基礎(chǔ)條件都不如人意，檔案館的場(chǎng)地、設(shè)備設(shè)施、環(huán)境等相對(duì)較差，保存的檔案資料質(zhì)量也不是很理想，將這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案工程量大，加之采集設(shè)備受限，信息化建設(shè)準(zhǔn)備工作難度較大;很多基層檔案館缺乏專業(yè)和專職的檔案管理人員，對(duì)檔案資料的信息化建設(shè)工作的積極性不高，有些員工對(duì)檔案信息化建設(shè)還有些抵觸，工作質(zhì)量和效率有待提升，有些管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化的作用和重要性，信息化建設(shè)推廣難度大。

（三）信息化建設(shè)管理不規(guī)范

很多基層檔案館的檔案信息化建設(shè)沒(méi)有與城市化建設(shè)規(guī)劃統(tǒng)一協(xié)調(diào)，管理不規(guī)范，導(dǎo)致信息化建設(shè)過(guò)程中程序混亂，建設(shè)沒(méi)有章法，檔案信息化建設(shè)規(guī)劃方案反復(fù)變動(dòng)，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)性，很多信息化建設(shè)方案沒(méi)有考慮基層檔案館實(shí)際工作情況，容易出現(xiàn)投入不切合實(shí)際、投資過(guò)大或者重復(fù)投入等現(xiàn)象。

（四）信息化流程不嚴(yán)密

很多基層檔案館的信息化建設(shè)程度不夠深入，沒(méi)有切實(shí)對(duì)檔案管理的各個(gè)管理流程進(jìn)行徹底的優(yōu)化，與其他部門的協(xié)調(diào)、溝通、銜接不是很合理，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)管理流程銜接不緊密，管理失位;很多工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)不明確，導(dǎo)致管理人員在工作中無(wú)法有序開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作，工作執(zhí)行不到位，檔案信息化不能達(dá)到閉環(huán)管理，影響著檔案管理水平和信息化建設(shè)進(jìn)程。

三、基層檔案館的檔案信息化建設(shè)對(duì)策

（一）提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度

基層檔案館要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度，要充分考慮所在地的城市化進(jìn)程規(guī)劃方案，并結(jié)合自身的實(shí)際情況與工作需要，設(shè)計(jì)適合自己的管理信息化

建設(shè)工作方案，有的放矢，穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。檔案館全體管理人員要自上而下提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，提升基層檔案管理信息化水平。

（二）從實(shí)際出發(fā)做好檔案信息化建設(shè)規(guī)劃

基層檔案館的檔案信息化建設(shè)要一切從實(shí)際出發(fā)，做好長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)實(shí)施。一定要結(jié)合所在地發(fā)展的實(shí)際情況，要以高站位、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展為目的，從實(shí)用的原則出發(fā)，做好基層檔案館的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。對(duì)檔案信息化建設(shè)的每一個(gè)步驟都要進(jìn)行細(xì)化分解，確定相應(yīng)的信息化實(shí)現(xiàn)策略。對(duì)檔案的收集、整理、分類、存儲(chǔ)、傳遞、調(diào)用等管理工作環(huán)節(jié)，要有計(jì)劃、有目的的穩(wěn)步實(shí)施信息化，從資金投入、人員配備、信息化方案制定執(zhí)行、效果檢測(cè)等方面進(jìn)行全面規(guī)劃，妥善處理好檔案資料的保密性和安全性，逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。在做好當(dāng)下工作的同時(shí)，要對(duì)以前的檔案資料規(guī)劃好逐步實(shí)施信息化的方案，設(shè)定好實(shí)施計(jì)劃、進(jìn)度和目標(biāo)，切實(shí)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

（三）科學(xué)制定實(shí)施檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

推進(jìn)基層檔案館的檔案信息化建設(shè)工作，首先要設(shè)立制定檔案信息化管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)各部門和管理人員進(jìn)行工作。如果標(biāo)準(zhǔn)不明確、不統(tǒng)一，檔案的信息化建設(shè)就會(huì)雜亂無(wú)章，制約著信息化建設(shè)進(jìn)程。在對(duì)檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行整體規(guī)劃的時(shí)候，就要抓緊制定信息化建設(shè)管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不僅要包含工作流程管理標(biāo)準(zhǔn)，還要覆蓋所有檔案管理信息化建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，確保管理流程標(biāo)準(zhǔn)化，而且每一個(gè)管理業(yè)務(wù)信息化的實(shí)施都有明確的標(biāo)準(zhǔn)，有章可循，有法可依，有效解決檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的各種問(wèn)題，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作有序進(jìn)行。

（四）引進(jìn)和培養(yǎng)檔案信息化管理人才

檔案管理信息化建設(shè)最終都要靠管理人才去實(shí)施、去管理，尤其是基層檔案館，要做好專業(yè)管理人員的引進(jìn)和培養(yǎng)。策劃制定先進(jìn)的績(jī)效管理制度，設(shè)置薪資管理辦法，吸引專業(yè)的檔案管理人員的加入。同時(shí)還要做好當(dāng)前從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，定期組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理信息化建設(shè)人員的綜合素質(zhì)，為基層檔案館的檔案信息化建設(shè)工作做好人才保障。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的信息資料，在如今信息化時(shí)代越來(lái)越發(fā)揮著重要的作用?；鶎訖n案館也要與時(shí)俱進(jìn)，從實(shí)際出發(fā)，全面引進(jìn)并應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，合理規(guī)劃、科學(xué)設(shè)計(jì)、穩(wěn)步推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)工作，提高基層檔案信息化建設(shè)管理水平，為社會(huì)的各項(xiàng)管理工作提供最可靠、最便利的支撐。

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