基于大數(shù)據背景下的高校人事信息策略

摘 要：隨著社會的發(fā)展變化，高校深化改革不斷加大，高校人事管理也應適應社會的變化，為提高人事工作效率、提供精準決策依據，提升人事數(shù)據利用價值、提升業(yè)務檔案管理水平和改善教職工服務質量，高校人事信息數(shù)據化是發(fā)展的必然選擇與趨勢。

關鍵詞：高校;人事管理;信息數(shù)字化

隨著我國的社會發(fā)展變化，高校深化改革不斷加大，人事工作是深化高校改革的重要制度之一。同時，在全球數(shù)字化、大數(shù)據的驅動下，人事管理工作的內容和方式都發(fā)生了翻天覆地的改變，從單純的數(shù)據記錄到數(shù)據分析，從手工記錄到信息數(shù)據化。對于眾多高校來說，學生管理都已經全面實行校園數(shù)據化的管理，然而教職工的管理還未廣泛普及，導致信息化程度低，進程緩慢等。高校作為人才濟濟的教育行業(yè)排頭兵，為適應新時代的社會需求與改革，應積極推進教職工的人事信息數(shù)據化改革，為高校進一步實現(xiàn)教學科研目標和提升教學質量提供保障，從而達到提高工作效率，降低管理成本，提升學校決策準確度的工作要求。

一、高校人事現(xiàn)狀

1997年召開的首屆全國信息化工作會議，將信息化定義為：信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程。與智能化工具相適應的生產力，稱為信息化生產力。人事管理信息化是歷史進步的必然趨勢，信息化生產力代替原始生產力，使用新的智能化工具代替原始紙質材料，不僅使得材料完整保留，日后有依可循，還為科研教學提供有力保障。2018年4月，教育部在《教育信息化2.0行動計劃》中也指出：到2022年，我國要基本實現(xiàn)“三全兩高一大”的發(fā)展目標，即教學應用覆蓋全體教師、學習應用覆蓋全體適齡學生、數(shù)字校園建設覆蓋全體學校，信息化應用水平和師生信息素養(yǎng)普遍提高，建成“互聯(lián)網+教育”大平臺，推動從教育專用資源向教育大資源轉變、從提升師生信息技術應用能力向全面提升其信息素養(yǎng)轉變、從融合應用向創(chuàng)新發(fā)展轉變，努力構建“互聯(lián)網+”條件下的人才培養(yǎng)新模式、發(fā)展基于互聯(lián)網的教育服務新模式、探索信息時代教育治理新模式。

自2000年起，隨著高校的擴招，教師和學生數(shù)量都大幅度增加，導致了在新時代下，傳統(tǒng)人事管理無法滿足當前工作的需求，為了解決這一困擾，部分高校開始探索計算機融入人事管理的問題。通過研究，簡單使用信息數(shù)字化代替了傳統(tǒng)人工信息處理與信息存儲。在進入2015年后，隨著高校的發(fā)展，與教師隊伍質量和水平的進一步要求，這一簡單處理無法滿足現(xiàn)狀，難以助力高校建設。高校又開始探索大數(shù)據，大數(shù)據這一方向，希望借助信息數(shù)據化能夠收集、存儲、整理、分析等工作，使之更高效、更準確、更全面。也能為學校發(fā)展提供預測與決策的基礎保障。

二、高校人事數(shù)據化的重要性

對于人事工作來說，實行校園數(shù)字化最大的特點就是“人事數(shù)據共享化”。在傳統(tǒng)工作的理念下，每個行政部門都長期習慣于“單打獨斗”，各部門都有各自的信息系統(tǒng)，認為一件事只需一個部門出面解決，并沒有形成學校內部全部信息的數(shù)據化管理，這就為后續(xù)的數(shù)據統(tǒng)計工作帶來諸多困難，尤其是在進行一些針對性的數(shù)據統(tǒng)計時，數(shù)據關聯(lián)到不同部門需要進行協(xié)同作業(yè)，但由于數(shù)據歸屬的分割，又導致需要不同部門分別進行統(tǒng)計，在極大程度上浪費了人力資源和時間資源，并且由于在信息統(tǒng)計梳理過程中參與的人員較為復雜，工作協(xié)調配合還需花費大量時間進行磨合，可能會進一步造成工作效率的低下，進而導致數(shù)據統(tǒng)計工作的整體遲緩。具體舉例來說，在高校進行上報數(shù)據時，需要多個部門進行高頻率的溝通，既增加各部門反饋的時間成本，由于口徑問題，信息處理也比較凌亂，難以統(tǒng)一;且針對不同填報數(shù)據的字段、用途、時間節(jié)點與口徑，人事信息反復統(tǒng)計，工作重復性高，消耗大量的人力資源和時間成本，使之資源的綜合利用率較低。在信息化生產力下，工作人員可以摒棄原始傳統(tǒng)的工作方式，利用校園大數(shù)據系統(tǒng)打通各部門之間的屏障和數(shù)據阻隔，根據不同的需求進行更快速的人事信息采集，進而進行數(shù)據的統(tǒng)計與分析，減少不必要的重復性工作，提高數(shù)據的利用價值?？偠灾?，對于高校人事管理工作而言，通過引入信息化技術和大數(shù)據系統(tǒng)，能夠有效打破過去不同部門之間進行協(xié)同工作的壁壘，進一步降低工作難度，提高信息搜集的效率，避免由于基礎性的信息統(tǒng)計工作而浪費大量的人力資源，在一定程度上提高了高校整體的運作效率，數(shù)據的信息化處理也可以在一定程度上解放人力資源，將高校內部的人力資源轉移到更具創(chuàng)造性的工作崗位，優(yōu)化整體的資源配置，進而提高整體的管理效果。

（一）為學校提供及時、準確的決策依據

在整個高校人員管理中，從預測、決策開始，到擬定計劃、組織實施、進行控制等管理運行過程中，始終貫穿著信息的作用，所進行的預測工作是否準確、決策內容是否正確，切實關系到學校的生存與發(fā)展，尤其是現(xiàn)代高校之間的競爭愈發(fā)激烈，各項決策的重要性更需要得到廣泛關注，而數(shù)據是高校在進行各項決策前的重要依托，通過客觀的數(shù)據能夠為事件的可行性提供可靠的思考依據，也能夠最大程度避免個人主觀意念的偏差而帶來的錯誤判斷，因此，數(shù)據信息在高校進行決策過程中具有重要的地位和作用。但需要注意的是，人事數(shù)據本身涉及到各個維度，并不是一成不變的，而是時刻都在變化，動態(tài)化的數(shù)據更是增加了工作難度，尤其是使用傳統(tǒng)方式收集、匯總、分析等，導致數(shù)據信息滯后，無法更準確地為預測提供依據，更無法顯示實時狀況，使其人事數(shù)據難以發(fā)揮最大的利用價值，且落后的數(shù)據信息還可能造成使用者對現(xiàn)實情況認知的不準確性和片面性，進而影響整體的判斷和決策。而且在傳統(tǒng)工作模式下，數(shù)據整合費時長，準確性低，浪費成本，難以準確分析數(shù)據?；诖朔N背景和現(xiàn)實需求，使用信息技術取代傳統(tǒng)的數(shù)據統(tǒng)計工作已經成為必然的趨勢，信息技術可以在較短時間內整合、分析數(shù)據，并且提高準確性，讓數(shù)據能夠發(fā)揮其最大使用價值，并且基于數(shù)據本身的動態(tài)性特征，利用信息技術可以實現(xiàn)日常數(shù)據信息的快速更新和修正，大大提高了數(shù)據信息更新的效率，實現(xiàn)數(shù)據的全面同步，進而在高校出現(xiàn)數(shù)據統(tǒng)計需求時，可以快速統(tǒng)計出最新信息，為高校的日常管理、決策提供扎實的數(shù)據支撐，對于高校自身的管理運作具有不可替代的重要作用。

（二）提升文檔管理水平

目前人事工作保留了許多原始的工作方式，仍保存原始紙質業(yè)務檔案，帶來一系列的問題：首先，在工作使用中，諸多紙質檔案可能造成無法快速查找的問題，需要耗費大量時間和人力，造成檔案本身的使用效率較低，不利于信息數(shù)據的充分使用和價值發(fā)揮;其次，紙質檔案由于本身的材質問題無法長期保存，不符合檔案長期留檔、長久使用的需求，為后續(xù)的工作帶來一定的工作難度，甚至可能造成部分檔案信息的損壞缺失，重要的信息數(shù)據無法挽回;最后，紙質檔案在長期保存的過程中也可能由于工作人員的保管不當而出現(xiàn)丟失、無法找到。因此，原始的紙質檔案在保管方面存在不可忽略的問題，需要進行改善和優(yōu)化，為解決此類事情，建議全面使用數(shù)字化管理，一方面來說，針對過去留存的紙質文檔可以利用計算機掃描技術，將這些文檔進行數(shù)字化處理，制作電子檔案，便于長期的文檔保管，也便于后期信息統(tǒng)計和整合，且有利于使用者全面了解數(shù)據變化和事情發(fā)展;另外一方面來說，近期的數(shù)據可以在已數(shù)字化處理的電子文檔基礎上進行豐富和更新，有利于數(shù)據整體的連貫性和完整性，并且通過此種方式來實現(xiàn)信息數(shù)據化存檔，突破傳統(tǒng)文檔保存方式的限制?？偠灾瑥奈臋n的保管角度來說，引入計算機技術進行數(shù)字化處理符合該項工作的發(fā)展需求，極大程度提高文檔的綜合管理水平，提高后期文檔的搜查、統(tǒng)計效率，將文檔按類型存儲，可迅速查找，做到有據可依，有理可查，提高信息處理的準確性與時效性，為數(shù)據使用奠定良好基礎，還可以解決傳統(tǒng)紙質文檔的材質保存期限問題，并且最大程度避免工作人員的工作失誤而可能帶來的文檔丟失現(xiàn)象。

（三）提高信息聯(lián)動性，減少管理資源浪費

現(xiàn)代高校發(fā)展的規(guī)模越來越大，日常管理過程中也涉及到諸多部門，目前，由于各部門間的業(yè)務劃分以及管理權限不同，所產生的數(shù)據更新程度也有所不同，無法形成聯(lián)動處理，進而導致管理資源的浪費，影響高校整體的運作效率和管理水平，影響高校本身的綜合競爭實力。具體舉例來說，年底學校在計算績效分配時，對于教學量的計算，由各學院教學秘書負責教師的教學任務，上報教務處;對于科研工作，由各學院科研秘書負責教師的科研數(shù)據，科技處負責匯總與審核;兩方數(shù)據審核后，統(tǒng)一報人事處，人事處工作人員與各位老師核對，并折算當年的工作績效。在這一項工作過程中，需要由校內的多個部門獨立完成，但不同部門擁有自己獨立的數(shù)據系統(tǒng)，中間可能存在數(shù)據庫不一致、口徑偏差等問題，使得工作人員需要進行反復溝通和校對，尋找差異點，也存在數(shù)據庫無法合并的問題，進而極大程度增加數(shù)據統(tǒng)計的工作量和工作難度，降低工作效率。基于此種情況，可以通過實行信息數(shù)字化管理，建立一個全面的信息庫，管理人員在學期初就可獲得教學量的基本情況，中間若出現(xiàn)變化可由教師填寫、部門審核，年底人事處直接進行績效分配。通過此種方式打通各個服務平臺的互聯(lián)，形成有效的聯(lián)動機制，減少手工辦理的錯誤率。打破部門間的手工傳遞壁壘，資源整合、資源共建、實現(xiàn)資源共享。總而言之，隨著高校本身發(fā)展的規(guī)模越來越大，其內部設置也更加精細和多樣化，自身管理逐漸趨于復雜，需要引入信息技術來打造各部門間的聯(lián)動機制，有利于數(shù)據的快速采集、統(tǒng)計和共享，也避免傳統(tǒng)統(tǒng)計工作帶來的大量人力資源和時間資源的浪費，且減少工作錯誤的發(fā)生而影響整體的管理效用。

（四）改善服務質量，方便教職工

雖然各學校、各部門都有信息系統(tǒng)，但數(shù)字化不徹底，若涉及多部門間的配合，還需紙質提交。待一個部門審批簽閱完，再送到另一部門，讓教職工為一件事情跑前跑后，無法一次成辦理成功，從而形成教職工與部門之間的矛盾，使教職工怨聲載道。一方面影響學校整體管理的現(xiàn)代化發(fā)展水平，影響綜合運作效率，甚至可能造成校園管理的內部矛盾，不利于校園的穩(wěn)定運行;另外一方面來說，教師本身屬于教育型、科研型職工，其日常的工作重心在教學、科研方面，學校在日常管理中需充分考慮到教師的精力有限問題，為教師的日常工作生活提供足夠的便利，盡量避免由于日常管理問題而占據教師的時間，進而可能會影響教師在教學、科研方面的精力投入，影響高校的綜合教育水平和科研水平。因此，為改善服務質量，方便職工，對于人事工作，可使用大數(shù)據化管理，教職工可通過移動終端在線上一鍵辦理人事的各項業(yè)務，各部門間也可在線上進行審批，實現(xiàn)電子化，具體舉例來說，職工在日常工作及生活中可能需要的各種證明和工作申請，包括在職證明、收入證明、職稱證明、信息查詢及修改、請假、出國業(yè)務、辭職調離、內部調配等，為教職工免去辦理等待時間，也減少教師一遍又一遍的填寫個人信息，計算機信息技術可以實現(xiàn)一次記錄，隨調隨用，提高人事服務質量，也簡化辦理審批流程，同時減少工作人員與辦事人之間的矛盾，簡化部門間的傳閱與審批，簡化傳統(tǒng)審批過程的繁瑣性，規(guī)范審批流程，提高審批效率。總而言之，在高校內引入計算機技術，實現(xiàn)校園信息的數(shù)字化管理，有利于更好地服務教職工，減少教職工因校內辦事而造成的大量時間投入，簡化不必要的工作流程，讓整體的管理更加人性化，也不斷提高教職工對于高校管理的滿意程度。

三、結語

綜上所述，人事工作的內容不僅僅是單一的存儲，還關系到高校長期的生存與發(fā)展。想要扮演好自己角色，就要利用新的科技手段來到達。大數(shù)據是信息化發(fā)展的新階段，它不僅實現(xiàn)各個部門管理數(shù)據的共享，提高管理效率，增強信息利用價值，也提升高校人事管理的質量和水平。

參考文獻

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作者簡介：程瑤（1988.02- ），女，漢族，廣東中山人，碩士，助理工程師，研究方向：高校人才引進、人力資源管理。