提升疾控中心檔案的利用效率可行性分析

張艷瓊

摘要：疾控中心屬于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，其工作內(nèi)容主要為疾病監(jiān)測與防治、健康教育以及衛(wèi)生免疫等，在這些工作完成的過程中會(huì)產(chǎn)生諸多檔案。本文主要分析疾控中心檔案管理的存在的問題，并進(jìn)一步闡述提升疾控中心檔案利用效率的對(duì)策，希望可以為相關(guān)人士提供幫助。

關(guān)鍵詞：疾控中心;檔案管理;檔案利用;對(duì)策分析

提升疾控中心檔案管理有著十分重要的作用，不僅可以提升檔案的利用率，同時(shí)在防止疾病傳播、流行病預(yù)防以及保障公共衛(wèi)生安全等方面能夠提供強(qiáng)有力的依據(jù)。當(dāng)前，衛(wèi)生疾控事業(yè)正在快速發(fā)展，加強(qiáng)疾控中心檔案管理、提升檔案利用效率是檔案管理工作人員需要認(rèn)真思考的問題，下面筆者簡要闡述一些個(gè)人看法。

一、疾控中心檔案管理存在的常見問題

（一）檔案管理不規(guī)范

當(dāng)前，大部分疾控中心都沒有意識(shí)和認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理存在不規(guī)范的現(xiàn)象。疾控中心的檔案管理會(huì)涉及到一些文書檔案或疾病檔案，因?yàn)闄n案種類繁瑣，在整理的過程中工作量極大，在管理工作開展的過程中，因?yàn)闄n案管理制度不完善且檔案工作流程不標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致一些檔案都散落在疾控中心的各個(gè)部門中，沒有及時(shí)歸集到檔案管理部門，進(jìn)而導(dǎo)致檔案不完整，給后續(xù)工作帶來極大的不便。

（二）缺少信息化支撐

我國疾控中心在開展檔案管理工作時(shí)，還在普遍沿用傳統(tǒng)的管理模式，缺少信息化管理意識(shí)，只重視疾控中心業(yè)務(wù)開展與效益的增長，忽視了檔案管理，使檔案管理水平始終無法提升。隨著科技信息技術(shù)的快速發(fā)展，疾控中心檔案管理手段也需要進(jìn)行創(chuàng)新和改變，可以從傳統(tǒng)的手動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理，全面布控區(qū)域網(wǎng)，這樣不僅可以使檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，同時(shí)還可以提升檔案管理的有效性。但實(shí)際情況是諸多疾控中心都認(rèn)為檔案管理不需要實(shí)施信息化管理模式，認(rèn)為信息化技術(shù)反而會(huì)影響檔案管理效率，這樣錯(cuò)誤的認(rèn)知會(huì)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)各種各樣的問題。

（三）檔案管理制度不完善

在疾控中心檔案管理工作中，其有著細(xì)節(jié)多、周期長且涉及面較廣等特征，在工作開展時(shí)應(yīng)與各個(gè)部門進(jìn)行合作，這樣不僅可以保障檔案整理順利進(jìn)行，同時(shí)還可以使檔案收集的更加全面。但實(shí)際情況并不如此，因?yàn)榧部刂行臋n案管理部門與其他部門缺少協(xié)作力，檔案管理與檔案收集標(biāo)準(zhǔn)未能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，而疾控中心針對(duì)于檔案管理工作也沒有制定詳細(xì)的準(zhǔn)則，進(jìn)而導(dǎo)致檔案收集與檔案整理范圍與各個(gè)部門責(zé)任劃分不清，使檔案管理工作想要提升效率十分困難。

二、提升疾控中心檔案利用率的對(duì)策

（一）創(chuàng)新思維 提升檔案服務(wù)利用水平

加強(qiáng)檔案編研工作，全面了解疾控中心的實(shí)際需要素材情況，借助這些分析來對(duì)檔案信息進(jìn)行篩選、歸納以及整合，之后在編印成為檔案參考資料，這樣的方式可以使檔案信息內(nèi)容更加的準(zhǔn)確。基于此，疾控中心需要從自身角度出發(fā)，提升編研的有效性，以便提升檔案利用效率。另外，應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)工作，構(gòu)建高質(zhì)量的檔案資料、提升服務(wù)。疾控中心應(yīng)借助行之有效的方式來挖掘檔案內(nèi)容的價(jià)值，讓其可以為更多人提供幫助。

（二）積極做好疾控檔案的利用反饋

首先疾控中心應(yīng)對(duì)使用者信息做好記錄，借助信息記錄可以了解并掌握使用者對(duì)檔案的利用情況，然后經(jīng)過分析和統(tǒng)計(jì)可以總結(jié)出檔案利用工作效率，以便編寫應(yīng)用成果，將成果提供給相關(guān)部門，以便為檔案利用提供保障;其次積極征求使用者的意見。讓使用者對(duì)疾控中心檔案管理工作人員的服務(wù)能力與業(yè)務(wù)建議提出建議，這樣的方式不僅可以改變以往傳統(tǒng)的服務(wù)理念，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的多元化管理，在贏得使用者信任的同時(shí)，還能夠提升疾控中心檔案的利用效率;最后可以借助比較分析來掌握疾控中心檔案利用工作規(guī)律，找到檔案實(shí)際利用與需求之間的差別，然后運(yùn)用行之有效的措施來對(duì)檔案管理進(jìn)行調(diào)整與控制，使疾控中心檔案管理工作可以有序進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)疾控中心檔案開發(fā)利用

疾控中心檔案管理需要將檔案信息開發(fā)與利用作為首要任務(wù)，全面加強(qiáng)檔案編研工作，這樣能夠?yàn)闄n案管理各項(xiàng)決策、檔案政策研究以及內(nèi)部管理等工作提供借鑒和參考。在過程中，疾控中心可以與科研院?；蜥t(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，與其共同設(shè)計(jì)開發(fā)檔案資源的方式，對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行深入挖掘，以此來為決策提供檔案依據(jù)。另外，還可以借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢來實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享，使檔案信息可以方便利用，進(jìn)而提升檔案資料的利用價(jià)值。

（四）加強(qiáng)疾控中心檔案管理信息化水平

在疾控中心檔案管理中開展信息化管理不僅可以提升檔案管理質(zhì)量，同時(shí)還可以進(jìn)一步提升檔案的利用效率。在過程中，可以參考檔案信息化管理要求運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)與軟件設(shè)備對(duì)疾控中心檔案管理工作進(jìn)行完善，改變以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，使檔案管理更加系統(tǒng)化且智能化。另外，疾控中心還需要加強(qiáng)檔案資源的整合共享，借助信息傳輸網(wǎng)絡(luò)與平臺(tái)來收集各種各樣的檔案資料，還可以運(yùn)用信息技術(shù)來建立檔案服務(wù)體系，全方位的實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的有效利用。而疾控中心想要有效開展這一工作，需要及時(shí)推進(jìn)檔案資料的收集、整理、分類的以及掃描等多項(xiàng)工作，尤其是檔案文件號(hào)、責(zé)任人、頁碼、備注以及檔案類型等內(nèi)容錄入到信息目錄中，在各個(gè)文檔中簡要概述檔案信息的主要內(nèi)容與形式，這樣的方式不僅方便使用者檢索與利用，同時(shí)還可以提升檔案管理的實(shí)效性。

結(jié)束語：

結(jié)合全文，在疾控中心檔案管理與檔案利用工作中，其工作效率的提升與檔案管理人員以及檔案使用人員都有著一定的聯(lián)系。檔案信息不僅對(duì)疾控中心有著極大的促進(jìn)作用，還可以為社會(huì)疾病預(yù)防與控制幫助。所以說，規(guī)范和完善疾控中心檔案管理與檔案利用工作十分重要，在過程中還需要完善檔案管理制度建設(shè)，以便為疾病預(yù)防與控制奠定強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。

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