大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案室數(shù)據(jù)化管理轉(zhuǎn)型的策略研究

韓宛廷?鄧治崗

摘 要：基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，在企業(yè)發(fā)展中信息已成為極為重要的戰(zhàn)略資源，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈性日益增強(qiáng)的形勢(shì)下，企業(yè)開發(fā)利用各類信息資源的能力發(fā)揮著越來越重要的作用。本文基于企業(yè)檔案數(shù)字化前提下探討了大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案室數(shù)據(jù)化管理中存在的問題，并提出轉(zhuǎn)型策略，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè)檔案;數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型

大數(shù)據(jù)背景下，信息的價(jià)值被更多的人所認(rèn)識(shí)，眾多大型企業(yè)都加快檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對(duì)檔案信息進(jìn)行正確的分析和處理，增強(qiáng)了檔案利用效率和服務(wù)效率，提升了檔案保管質(zhì)量。目前，學(xué)術(shù)界針對(duì)企業(yè)檔案、檔案服務(wù)中心、高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)行了深入研究，但是針對(duì)檔案數(shù)據(jù)化管理尚處于空白[1-2]。大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)檔案管理的理念進(jìn)行革新，用積極的態(tài)度去迎接大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的變革，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)化管理將成為企業(yè)檔案利用和檔案管理的新形勢(shì)。

1 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理概述

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理源于“數(shù)據(jù)化管理”概念，是企業(yè)經(jīng)檔案管理通過完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)報(bào)表體系、數(shù)據(jù)分析體系實(shí)現(xiàn)量化分析，精準(zhǔn)定性，通過數(shù)據(jù)報(bào)表的形式詳細(xì)記錄檔案查詢、利用和儲(chǔ)存過程，是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)[3]。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理的目標(biāo)在于為企業(yè)檔案管理者提供真實(shí)有效的管理決策依據(jù)，將檔案管理與企業(yè)發(fā)展深度融合，增強(qiáng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。其中，檔案信息化是檔案數(shù)據(jù)化管理的基礎(chǔ)。借助國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一組織和規(guī)劃，在檔案管理中積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，處置、管理檔案信息資源，并提供利用服務(wù)。其中包括了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，確保檔案信息將接收、傳遞、存儲(chǔ)、利用的一體化效果達(dá)到，借助數(shù)字技術(shù)大規(guī)模運(yùn)用，共享檔案信息。

大數(shù)據(jù)時(shí)代為企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化工作提出了新的要求。對(duì)檔案管理工作而言，大數(shù)據(jù)時(shí)代是機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的時(shí)代，海量的數(shù)據(jù)顯著提高了檔案管理的工作量。檔案信息化、數(shù)字化已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的需求，單純的數(shù)字化管理已經(jīng)無法滿足企業(yè)檔案管理和檔案需求[4]。一是檔案服務(wù)意識(shí)得到重視。檔案利用和檔案服務(wù)已經(jīng)成為衡量企業(yè)綜合實(shí)力的重要標(biāo)準(zhǔn)，檔案已經(jīng)成為企業(yè)持續(xù)發(fā)展中的無形資產(chǎn)。單純的數(shù)字化檔案尚處于檔案管理初級(jí)階段，重視數(shù)據(jù)化歸檔與企業(yè)檔案服務(wù)將成為大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理的重要方向;二是檔案決策納入企業(yè)發(fā)展決策。企業(yè)檔案可全面反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)流程，具有顯著的實(shí)用性、確定性，完整地記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過程，可以推動(dòng)企業(yè)相同類型的經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)提供相應(yīng)的決策。

2 企業(yè)檔案室數(shù)據(jù)化管理中存在的問題

1）數(shù)據(jù)化工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視。當(dāng)前，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)雖然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了檔案信息化和數(shù)字化加工的重要性，但是對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化的重要性認(rèn)識(shí)不足。企業(yè)的數(shù)據(jù)化檔案管理仍然需要大量的資金、人才和設(shè)備保障。目前，企業(yè)尚未將檔案數(shù)據(jù)化資金支持納入企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算工作，缺乏資金保障，數(shù)據(jù)化工作僅僅停留在表面。同時(shí)檔案管理工作離不開專業(yè)的技術(shù)人員的支持，在企業(yè)的檔案管理工作當(dāng)中，需要有專業(yè)的技術(shù)人員開發(fā)數(shù)據(jù)化管理軟件，從而推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)化歸檔和分析，以此增加內(nèi)部操作的穩(wěn)定性，避免信息失準(zhǔn)的情況出現(xiàn)，但是由于數(shù)據(jù)化管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視，所以在人才和資金上的支持不足，現(xiàn)有的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理形式化比較嚴(yán)重。

2）檔案室數(shù)據(jù)化管理人才缺失。當(dāng)前，企業(yè)檔案數(shù)字化工作成就顯著，檔案室工作人員都可以根據(jù)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)做好數(shù)字化處理。但是將檔案管理數(shù)字整合成數(shù)據(jù)的能力明顯不足。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化包含數(shù)據(jù)收集、整理、記錄、分析數(shù)據(jù)四個(gè)流程。其中，檔案數(shù)字化已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)收集，但是尚未將企業(yè)檔案整理、記錄流程納入檔案管理中。同時(shí)，企業(yè)檔案管理分析數(shù)據(jù)人才明顯不足。數(shù)據(jù)分析是一項(xiàng)專業(yè)能力，現(xiàn)有的檔案管理人員只能從事簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)處理，將歷史數(shù)據(jù)、企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)和市場(chǎng)環(huán)境導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)化分析的能力明顯不足。

3）數(shù)據(jù)化系統(tǒng)建設(shè)相對(duì)滯后。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理需要借助現(xiàn)代技術(shù)，基于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視和企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化信息系統(tǒng)本身的滯后性，企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)化信息系統(tǒng)建設(shè)工作明顯不足。企業(yè)只能立足現(xiàn)有的信息系統(tǒng)開展數(shù)據(jù)化處理工作，其中處理效率和處理精準(zhǔn)度急需提升。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)化處理手段相對(duì)滯后，靜態(tài)處理手段運(yùn)用顯著，尚未將企業(yè)檔案管理動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)和企業(yè)發(fā)展環(huán)境和內(nèi)部情況相結(jié)合，數(shù)據(jù)化指導(dǎo)效力明顯不足。

3 企業(yè)檔案室數(shù)據(jù)化管理轉(zhuǎn)型的策略

1）理念和制度雙管齊下，加快思維轉(zhuǎn)型。一是明確檔案數(shù)據(jù)化管理理念。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，為了高效開展檔案數(shù)據(jù)化工作，對(duì)檔案管理建設(shè)工作予以完善，應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)化管理理念予以明確，并立足于此開展之后的建設(shè)工作。借助上級(jí)培訓(xùn)檔案工作人員將數(shù)據(jù)化檔案管理理念深入管理層，讓他們對(duì)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)有一個(gè)更加正確的認(rèn)識(shí)，充分了解其重要性。積極開展宣傳工作。應(yīng)大力開展宣傳工作，運(yùn)用多種渠道對(duì)檔案數(shù)據(jù)化管理的積極意義予以宣傳，加深對(duì)檔案數(shù)據(jù)化重要性的認(rèn)識(shí)。二是加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化工作制度建設(shè)。為了順利開展企業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)化工作，建立規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)化管理標(biāo)準(zhǔn)，就需要對(duì)檔案管理的措施進(jìn)行切實(shí)的落實(shí)。為了更好的建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確工作人員數(shù)據(jù)化工作職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到人。

2）業(yè)務(wù)和技術(shù)同步發(fā)展，強(qiáng)化落實(shí)能力。針對(duì)檔案室數(shù)據(jù)化管理人才缺失的現(xiàn)狀，大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案室需要從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程再造和人才技術(shù)培養(yǎng)兩個(gè)層面入手。一是強(qiáng)調(diào)檔案室內(nèi)部管理基礎(chǔ)流程再造。將檔案數(shù)據(jù)整理、檔案記錄、檔案利用等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)納入基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程。改變傳統(tǒng)的數(shù)字化歸檔管理模式，深化落實(shí)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)工作模式;二是重視企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化分析人才培養(yǎng)。積極實(shí)施走出去發(fā)展戰(zhàn)略，強(qiáng)化宏觀的數(shù)據(jù)化管理理念，細(xì)化研究企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理模式，通過理論學(xué)習(xí)、制度學(xué)習(xí)夯實(shí)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)分析伍綜合能力。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案數(shù)據(jù)分析人員大膽創(chuàng)新，敢于將理論運(yùn)用到實(shí)際工作中去，不斷增強(qiáng)自身的創(chuàng)新能力，適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理發(fā)展需求。

3）創(chuàng)新與保障并駕齊驅(qū)，落實(shí)系統(tǒng)建設(shè)。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理滯后于企業(yè)現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化到數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型需要保障系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí)加快檔案數(shù)據(jù)化管理創(chuàng)新。一是推動(dòng)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)落地生根。企業(yè)應(yīng)開發(fā)和本單位發(fā)展相適應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)化信息管理系統(tǒng)，借助先進(jìn)的技術(shù)處理手段，在企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中融入檔案數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)，有效的前端管控檔案的收集工作，以第一時(shí)間收集完整的檔案數(shù)據(jù)，并借助云計(jì)算技術(shù)，分析和處理檔案數(shù)據(jù)。二是加快數(shù)據(jù)分析理念創(chuàng)新。合理運(yùn)用動(dòng)態(tài)管理和橫縱分析方法，在沿時(shí)間線縱向?qū)Ρ葯n案數(shù)據(jù)的過程中，也和其他企業(yè)展開對(duì)比，第一時(shí)間對(duì)相關(guān)信息予以整理，把無效信息剔除，從而使數(shù)據(jù)信息更加準(zhǔn)確、真實(shí)。將企業(yè)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)籌到企業(yè)發(fā)展中去。

4 結(jié)語

總的來講，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理是企業(yè)檔案管理發(fā)展的重要趨勢(shì)。企業(yè)必須重視檔案數(shù)據(jù)化管理在企業(yè)發(fā)展中的重要意義，正確認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理的價(jià)值。加快推動(dòng)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，促進(jìn)企業(yè)檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展深度融合的戰(zhàn)略目標(biāo)。

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