淺議檔案管理科學(xué)化提升的路徑選擇

摘 要：伴隨著新時(shí)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化、信息化、云計(jì)算等新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，檔案作為重要的信息載體，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、機(jī)構(gòu)運(yùn)行中的作用越來(lái)越凸顯。檔案的科學(xué)化管理是新時(shí)代檔案工作的重要課題，是信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是國(guó)家軟實(shí)力的重要體現(xiàn)?？茖W(xué)化檔案管理對(duì)于推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化具有重要意義。

關(guān)鍵詞：科學(xué)化;檔案管理;路徑選擇

中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代，為適應(yīng)新時(shí)代、新形勢(shì)、新任務(wù)的要求，檔案管理工作必須主動(dòng)融入經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的大格局，在走向依法管理、走向開(kāi)放、走向科學(xué)化上下功夫，必須著力推進(jìn)科學(xué)化檔案管理，在服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)民主政治建設(shè)、服務(wù)精神文明建設(shè)、服務(wù)群眾等方面展現(xiàn)新作為。

1 科學(xué)化檔案管理的必要性

信息化高速發(fā)展的今天，檔案的信息量、交互程度、復(fù)雜程度日益增加，社會(huì)生活的各個(gè)方面對(duì)檔案的依賴(lài)性日漸增強(qiáng)，檔案的作用與地位日趨凸顯，檔案管理水平將直接影響決策的制定。因此，科學(xué)化檔案管理成為當(dāng)前檔案管理的必然要求。

1.1 是新時(shí)代信息化發(fā)展的必然要求

當(dāng)前，我國(guó)進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展階段，特別是隨著移動(dòng)智能終端的日益興起，移動(dòng)應(yīng)用和服務(wù)不斷豐富，互聯(lián)網(wǎng)的普及程度逐年提高。[1]中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）第44次CNNIC顯示，截至2019年6月，我國(guó)網(wǎng)民規(guī)模為8.54億，新增網(wǎng)民2598萬(wàn)，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)61.2%。信息化技術(shù)的發(fā)展和普及，在豐富檔案管理的功能、方式、資源和服務(wù)的同時(shí)，公眾對(duì)于多元化檔案信息的需求也在不斷增長(zhǎng)，數(shù)字化、信息化、分級(jí)管理、個(gè)性定制是新時(shí)代檔案管理的必然趨勢(shì)。為順應(yīng)新時(shí)代信息化的快速發(fā)展，站在信息技術(shù)前沿，加快檔案信息資源建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理方式，提升檔案服務(wù)水平，履行檔案管理應(yīng)有的社會(huì)責(zé)任，是新時(shí)代檔案管理工作的必然要求。[2]

1.2 是提高國(guó)家文化軟實(shí)力的必然要求

黨的十九大報(bào)告指出：“推進(jìn)國(guó)際傳播能力建設(shè)，講好中國(guó)故事，展現(xiàn)真實(shí)、立體、全面的中國(guó)，提高國(guó)家文化軟實(shí)力?！蔽幕泴?shí)力集中體現(xiàn)了一個(gè)國(guó)家基于文化而具有的凝聚力和生命力，以及由此產(chǎn)生的吸引力和影響力。習(xí)近平總書(shū)記指出，提高國(guó)家文化軟實(shí)力，關(guān)系我國(guó)在世界文化格局中的定位，關(guān)系我國(guó)國(guó)際地位和國(guó)際影響力，關(guān)系“兩個(gè)一百年”奮斗目標(biāo)和中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)的實(shí)現(xiàn)。[3]檔案作為國(guó)家和民族文化的重要載體，具有最大限度還原歷史社會(huì)生活的功能，其可靠性、說(shuō)服力和吸引力是其他信息來(lái)源無(wú)法比擬的。檔案的這種原始屬性，賦予了檔案管理重要的政治責(zé)任和歷史責(zé)任，是國(guó)家文化軟實(shí)力提升的重要基礎(chǔ)和支撐。進(jìn)一步提升檔案管理的科學(xué)化水平，堅(jiān)定文化自信、增強(qiáng)文化自覺(jué)，是當(dāng)前檔案管理工作的必然要求。

1.3 是推動(dòng)檔案管理工作健康發(fā)展的必然要求

當(dāng)前，我國(guó)的檔案管理工作經(jīng)過(guò)多年努力，在各個(gè)方面都取得一定的成果，但與新時(shí)代的新形勢(shì)和新挑戰(zhàn)、新任務(wù)相比，仍存在著不少問(wèn)題：其一，檔案管理理念相對(duì)落后，檔案功能多數(shù)還停留在原始的館藏和儲(chǔ)存，導(dǎo)致檔案利用率長(zhǎng)期處于較低水平。其二，檔案管理制度不夠完善，檔案流通過(guò)程不夠清晰，標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的檔案管理體系還未真正建立。其三，信息化水平相對(duì)較低，整體的數(shù)字化水平和信息化手段遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展水平，在檔案檢索、檔案分級(jí)、網(wǎng)絡(luò)化等方面尤其凸顯。其四，檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高，創(chuàng)新能力、大局意識(shí)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)都需要進(jìn)一步加強(qiáng)，高層次管理人才尤其缺乏。為適應(yīng)新形勢(shì)、迎接新挑戰(zhàn)、完成新任務(wù)，推動(dòng)科學(xué)化檔案管理，是新時(shí)代檔案工作健康發(fā)展的必然要求。

2 檔案管理科學(xué)化提升的路徑選擇

檔案管理的科學(xué)化提升必須在路徑選擇上以當(dāng)前的檔案管理問(wèn)題為導(dǎo)向，深入研究檔案管理規(guī)律，注重探究改革創(chuàng)新方法，才能有效提升檔案管理質(zhì)量和效益，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化。

2.1 在功能上由存儲(chǔ)型向利用型轉(zhuǎn)變

館藏存儲(chǔ)功能是檔案管理的基礎(chǔ)功能，原始信息收集、整理歸檔、保障檔案安全等工作是檔案管理的基本要求。但檔案管理的價(jià)值并不僅止于此，其更重要的目的和意義在于利用。檔案利用在檔案管理工作中處于中心地位，是檔案實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值的必要條件，也是衡量檔案管理工作水平的重要指標(biāo)。[4]新形勢(shì)下檔案利用率提高主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：第一，豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，以達(dá)到對(duì)檔案信息資源的宏觀控制;第二，加強(qiáng)檢索體系建設(shè)，改進(jìn)檔案利用的方法與技術(shù)，確保檔案信息的調(diào)用快速、有效;第三，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，以主動(dòng)、協(xié)作、開(kāi)放的觀念向社會(huì)生活提供檔案服務(wù)。切實(shí)推進(jìn)檔案管理工作由基礎(chǔ)的存儲(chǔ)型向利用型轉(zhuǎn)變，有效提升檔案利用率和實(shí)際效益，是提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑。

2.2 在方式上由傳統(tǒng)型向信息型轉(zhuǎn)變

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息由傳統(tǒng)型逐漸向信息型轉(zhuǎn)變，檔案管理方式也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，緊跟信息化發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)使用、更新信息化管理技術(shù)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力支撐。檔案管理方式的信息化并非簡(jiǎn)單的將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、數(shù)字化的過(guò)程，而是指運(yùn)用信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，生成、管理和開(kāi)發(fā)利用檔案的過(guò)程。主要涵蓋了幾個(gè)方面的工作：第一，檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，這是原始信息由傳統(tǒng)資料轉(zhuǎn)為信息檔案的第一步，也是檔案信息化的基礎(chǔ)。第二，檔案信息接收、存儲(chǔ)、檢索、流轉(zhuǎn)的信息化建設(shè)，適用于新時(shí)代檔案需求的一體化系統(tǒng)的研究和開(kāi)發(fā)，著力解決當(dāng)前檔案信息化管理中數(shù)據(jù)異構(gòu)、資料分散等問(wèn)題。第三，信息化檔案的分級(jí)、共享、安全管理，信息化和網(wǎng)絡(luò)化在帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也帶來(lái)相應(yīng)的管理安全問(wèn)題，在檔案管理方式轉(zhuǎn)變過(guò)程也是必須考慮的因素。

2.3 在服務(wù)上由被動(dòng)型向主動(dòng)型轉(zhuǎn)變

檔案服務(wù)是檔案管理中至關(guān)重要的一環(huán)，只有通過(guò)服務(wù)才能使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。檔案服務(wù)主要由服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)范圍和服務(wù)方式構(gòu)成，其轉(zhuǎn)變自然包含三個(gè)方面：第一，長(zhǎng)期以來(lái)檔案管理的服務(wù)內(nèi)容僅限于存儲(chǔ)或有限的提供缺少目的性的原始資料，與新時(shí)代高節(jié)奏的信息需求相比，服務(wù)內(nèi)容相對(duì)單一，亟需在服務(wù)內(nèi)容上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，提高檔案服務(wù)內(nèi)容的指向性和效益。第二，檔案的使用范圍不僅限于信息需求者，檔案服務(wù)范圍不應(yīng)僅限于被動(dòng)接受檢索與調(diào)用，應(yīng)適時(shí)轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念，盡可能發(fā)掘檔案信息的服務(wù)范圍。第三，提升檔案服務(wù)意識(shí)，以主動(dòng)、智能的方式提供更便捷更人性化的服務(wù)，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)，主動(dòng)挖掘用戶(hù)的深層需求，提供一體化服務(wù)。

2.4 在資源上由數(shù)量型向質(zhì)量型轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)的管理理念中，檔案的數(shù)量代表著檔案能夠提供的信息量，在基層檔案管理中往往也代表著檔案管理的水平。然而，龐雜而無(wú)系統(tǒng)的材料堆積，不僅無(wú)法體現(xiàn)檔案管理的水平，相反容易造成檔案信息提取的困難，從而影響檔案價(jià)值的發(fā)揮?？茖W(xué)化的檔案管理，不僅要有量的積累，更要有質(zhì)的提升。一方面，檔案資源的收集仍要不斷加大力度，廣集博藏，應(yīng)收盡收。開(kāi)拓發(fā)展檔案收集渠道，使檔案的來(lái)源不斷豐富。另一方面，要在檔案形成過(guò)程中注重質(zhì)的轉(zhuǎn)變，這就需要在檔案的整理、整合和加工中下功夫，科學(xué)分類(lèi)、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、合理歸檔、規(guī)范管理，形成規(guī)范化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息，以便于檔案信息的存儲(chǔ)、管理和使用。

3 科學(xué)化檔案管理的保障體系

檔案管理科學(xué)化水平的提升是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、復(fù)雜的、系統(tǒng)化的工程，是檔案管理工作全方位的提升和加強(qiáng)，不僅需要組織領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，各個(gè)部門(mén)的通力合作，還需要在思想觀念、體系建設(shè)、能力素養(yǎng)等方面有所提升，形成滿(mǎn)足新時(shí)代需求的科學(xué)化檔案管理保障體系。

3.1 強(qiáng)化科學(xué)管理觀念

習(xí)近平總書(shū)記強(qiáng)調(diào)，要堅(jiān)持解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)來(lái)一場(chǎng)思想革命，從一切不合時(shí)宜的思維定式、固有模式、路徑依賴(lài)中解放出來(lái)。深刻領(lǐng)會(huì)習(xí)近平總書(shū)記指示精神，從轉(zhuǎn)變思維方式入手，樹(shù)立與新時(shí)代檔案工作體制結(jié)構(gòu)、職能任務(wù)、目標(biāo)要求相適應(yīng)的思想觀念，打牢檔案工作科學(xué)發(fā)展的思想基礎(chǔ)。一是要牢固樹(shù)立服務(wù)大局的觀念。檔案部門(mén)作為服務(wù)保障機(jī)構(gòu)，必須在工作實(shí)踐中緊緊圍繞黨和國(guó)家建設(shè)中心任務(wù)開(kāi)展工作。二是要牢固樹(shù)立質(zhì)量效益觀念，既要尋求社會(huì)效益最大化，也要尋求經(jīng)濟(jì)效益最大化。三是要牢固樹(shù)立開(kāi)放協(xié)作觀念，既要自成體系，又要打破“自我循環(huán)”的工作模式，既要按照歸口管理原則，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)主管部門(mén)的職能作用，也要與相關(guān)行業(yè)機(jī)構(gòu)建立協(xié)作機(jī)制，定期溝通情況，密切協(xié)同配合。

3.2 完善檔案管理體系

健全檔案管理制度是科學(xué)化檔案管理的關(guān)鍵與保證。宏觀方面，黨和政府應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，建立系統(tǒng)的完備的檔案管理工作指南，不斷完善并深入宣傳《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、不同行業(yè)不同人群的檔案管理辦法等法律法規(guī)和規(guī)章制度，務(wù)求各項(xiàng)檔案管理工作有法可依，為科學(xué)化檔案管理提供指導(dǎo)。[5]微觀方面，各單位部門(mén)應(yīng)依據(jù)黨和政府相關(guān)規(guī)定，重視檔案管理工作，建立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，做好相關(guān)的人員安排、資金預(yù)算、設(shè)備投資，落實(shí)工作責(zé)任。檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)建立檔案管理制度、檔案安全管理辦法、檔案保密制度、檔案使用制度、各檔案管理人員崗位目標(biāo)責(zé)任制度等。由上至下，上下聯(lián)動(dòng)，齊抓共管，建立起一整套健全的規(guī)章制度以保障科學(xué)化檔案管理的逐步推進(jìn)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化和制度化。

3.3 提高隊(duì)伍整體素質(zhì)

新時(shí)代的檔案管理工作內(nèi)容更豐富、管理手段更多樣化、服務(wù)范圍更廣泛，對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，需要檔案工作者不斷提升自身素質(zhì)，才能適應(yīng)新型的檔案管理工作。第一，要支持、鼓勵(lì)、引導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不僅需要掌握過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技能、檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)等，還必須掌握科學(xué)化管理的相關(guān)技能，如信息化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、云管理等現(xiàn)代科技手段，通過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，為科學(xué)化檔案管理提供有力的支持。第二，加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，在檔案管理工作中傳承敬業(yè)職守、精益求精、創(chuàng)新求變的工匠精神，建立學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型檔案管理隊(duì)伍。第三，樹(shù)立憂患意識(shí)和防范意識(shí)，在檔案管理工作過(guò)程中注重細(xì)節(jié)、定時(shí)自糾自查，保障檔案管理工作在科學(xué)化的過(guò)程中行穩(wěn)致遠(yuǎn)。第四，重視檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，努力建設(shè)創(chuàng)新型、復(fù)合型的人才隊(duì)伍，為科學(xué)化檔案管理提供有力的人才保障。

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作者簡(jiǎn)介

盧偉平（1976-），男，本科，籍貫?zāi)暇?，辦公室主任，漳州市殘疾人康復(fù)教育中心。