淺析干部人事檔案管理中常見問題及完善措施

摘 要：干部人事檔案是人一生的記載，囊括了干部家庭、學校、工作的各項清晰記錄，管理清晰明確的檔案對于用人單位和職工個人來說都具有重要意義。文章以干部人事檔案管理為著眼點，淺析干部人事檔案在日常管理中的不足，即暴露出的許多常見問題，對問題的查找和歸納，對改進和完善措施的思考，進一步規(guī)范干部人事檔案工作，促進干部人事檔案工作的規(guī)劃化管理，更好、更高效的發(fā)揮干部人事檔案的作用。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;問題;措施

“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)?！备刹咳耸聶n案是干部品德、才干、獎懲處罰的原始材料記錄，是組織培養(yǎng)、選拔、任命干部時參考的重要依據(jù)，具有政治權(quán)威性。由此，對干部人事檔案的管理尤其重要，針對干部人事檔案的管理中出現(xiàn)的常見問題，如：管理硬件設(shè)備不完善、管理人員業(yè)務(wù)能力不到位、管理手段與新技術(shù)結(jié)合不足等基礎(chǔ)性問題。有效的改善干部人事檔案的管理是社會經(jīng)濟改革進程中的推進器。

1 持續(xù)完善干部人事檔案管理的重要性

就干部人事檔案本身性質(zhì)來看，其檔案內(nèi)容是縮略的人生履歷，是組織掌握人才信息的重要參考，據(jù)此，從檔案承載的內(nèi)容重要性來看，應(yīng)當且需要把干部人事檔案的管理放在一個重要高度，作為單位統(tǒng)籌全體工作中的一項重要工作。

近年來，我國在干部人事檔案管理工作上已經(jīng)取得了顯著成績，但隨著我國改革開放的不斷推進，機關(guān)行政事業(yè)單位先后面臨合并重組和改革，人員隨著改革步伐流動越趨頻繁，這對干部人事檔案的管理提出了新要求，進一步加強干部人事檔案的規(guī)范化管理，做好基礎(chǔ)性的干部人事檔案管理，與時俱進為改革過程中的人員流動提供有力幫助。

2 干部人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 干部人事檔案管理工作硬件設(shè)施匹配不足

干部人事檔案要求規(guī)范化、制度化管理，配以相應(yīng)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備。按照要求應(yīng)有“三鐵”即鐵門、鐵窗、鐵柜;“三室分開”即檔案庫房、辦公室、閱檔室分開;“六防”即防火、防潮、駐蛀、防盜、防光、防高溫設(shè)施。這些設(shè)施都是為了干部人事檔案的安全管理和技術(shù)防護。在現(xiàn)實檔案管理工作中，對檔案的管理仍然存在匹配不足，一些受辦公條件限制“三鐵”不足，“三室”并未分開;檔案柜大小不一，檔案柜數(shù)量不足情況，干部人事檔案暴露于外;沒有配備專用計算機，往往人事檔案計算機與日常辦公兼用;防蛀藥品不能及時更換，以致失效，達不到防護檔案目的，空調(diào)、溫濕度計、滅火器等“六防”等設(shè)施配備不足，檔案管理工作開展缺乏基礎(chǔ)安全保障。

2.2 干部人事檔案管理者業(yè)務(wù)能力有待進一步提高

干部人事檔案的管理是一項長期且繁冗的工作，需要管理者有專業(yè)的知識，過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)來承擔這份工作。由于行政事業(yè)單位面臨改革，受人員流動和編制數(shù)量限制，檔案管理者往往是兼職人員且不定期更換，業(yè)務(wù)素質(zhì)不精造成檔案材料收集不及時不充分、整理歸檔雜亂無章、保管方式年限不匹配、利用檔案和轉(zhuǎn)遞時出現(xiàn)銜接不暢、操作不規(guī)范，甚至造成檔案丟失等嚴重現(xiàn)象;且人員配備數(shù)量不足，造成檔案材料整理歸檔工作滯后。

2.3 干部人事檔案制作存在不規(guī)范現(xiàn)象

干部人事檔案的制作不規(guī)范現(xiàn)象主要包含：一是檔案盒制作不統(tǒng)一，表現(xiàn)在檔案盒尺寸大小不一，標簽制作格式不一;二是檔案材料內(nèi)容分類雜亂，對材料內(nèi)容的分類判定不準確，對重要材料歸檔的認識不清，對檔案內(nèi)容的查找和翻閱造成困擾;三是檔案材料在制作過程中不規(guī)范，目錄格式、角標分類、缺損補救措施等缺乏制作的統(tǒng)一標準，致使檔案制作不規(guī)范現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。

2.4 干部人事檔案與信息化、數(shù)字化結(jié)合力度欠缺

干部人事檔案管理程序比較復(fù)雜，主要以手工整理為主，信息化、數(shù)字化手段落后，紙質(zhì)與電子信息化的結(jié)合力不夠，導(dǎo)致人事檔案管理效率不高。長期的紙質(zhì)檔案查閱不利于對檔案本身的保護，其次檔案閱檔只能到閱檔室，增加了閱檔的時間和程序，傳統(tǒng)的閱檔方式降低了檔案材料發(fā)揮其作為參考、依據(jù)的作用，不利于現(xiàn)代化社會檔案管理資源的共享和檔案服務(wù)于民。

3 干部人事檔案管理工作完善措施

3.1 不斷完善干部人事檔案管理制度

2018年11月20日中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，對干部人事檔案工作做出新的要求，《條例》對檔案的制作內(nèi)容和分類以及日常管理進行了詳細的說明，各單位根據(jù)條例不斷完善干部人事檔案的管理制度能有效的提高檔案管理的水平，讓制度成為管理的保障;完善的管理制度，能有效的約束和遏制在檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的造假行為、材料分類、制作不規(guī)范等問題，為選拔任用人才提供可靠信息。

3.2 提高重視，加大對干部人事檔案管理工作的投入

干部檔案管理的硬件設(shè)施是管理工作的基本條件，為檔案方便利用、安全保密提供保障。檔案管理工作往往不是領(lǐng)導(dǎo)日常關(guān)注的重點工作，領(lǐng)導(dǎo)在思想層面對這項基礎(chǔ)性工作的重視，才能引起實際工作的重視，領(lǐng)導(dǎo)有意識的加大對檔案管理工作的資金投入是必要的，配備齊全的硬件設(shè)施，做好定期更換滅火器、防蛀等工作，調(diào)配辦公空間資源，保障檔案存檔、閱檔、辦公分開，促進檔案管理工作有序開展，資金投入必不可少。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)化的干部人事檔案人才

《條例》中對檔案管理人員提出“明確崗位，專人負責 ”的要求，首先應(yīng)當選派政治立場堅定、堅持原則的黨員干部作為專職管理者;其次，加強注重培養(yǎng)專業(yè)的人才隊伍，強化黨性教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓管理人員及時了解最新的管理方式和技術(shù)手段，以便結(jié)合實際，在工作中總結(jié)創(chuàng)新，不斷提高管理水平和管理效率;三是培養(yǎng)專業(yè)化的檔案人才隊伍，具備扎實的業(yè)務(wù)素質(zhì)和實際操作能力，才能把檔案管理工作做細，實際工作做實。

3.4 推進干部人事檔案信息化、數(shù)字化進程

干部人事檔案管理需要不斷進行工作革新，充分運用信息化、數(shù)字化辦公手段提高工作效率等措施是信息現(xiàn)代化的要求。紙質(zhì)化檔案與信息化檔案的逐步結(jié)合管理，檔案使用便捷化、高效用。一是要有現(xiàn)代化信息管理的意識，打破因循守舊的紙質(zhì)檔案唯一的思想，充分利用信息化、數(shù)字化技術(shù)，對檔案信息進行掃描、上傳、分類整理，檔案材料進行科學化、數(shù)字化的信息管理;二是推進檔案信息化進程，提高檔案的利用率和信息共享，向查閱者及時、有效的提供所需信息，打破空間上的障礙，并進行信息共享，更高效的為社會提供有用人才，拓展干部人事檔案利用的輻射范圍。

4 結(jié)束語

綜上，文章所闡述的干部人事檔案管理的重要性是不可否認的，其存在的問題是顯而易見的且不容忽視的，日常管理中的常見問題是基礎(chǔ)性的，制度的完善、投入的增加、專業(yè)人才隊伍的建設(shè)、與新的信息化、數(shù)字化技術(shù)的結(jié)合是干部人事檔案新階段的重要途徑，干部人事檔案管理水平的有效提高，為人才的流動，社會經(jīng)濟改革的進行提供有力保障。

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作者簡介

何歡（1990-），女，四川西充，法學碩士，助理經(jīng)濟師，人事檔案管理。