規(guī)范單位財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平

張銘

摘 要：現(xiàn)今的企事業(yè)單位的職能劃分中，財(cái)務(wù)部門(mén)的檔案管理工作內(nèi)容大多是內(nèi)部會(huì)計(jì)相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、信息的記錄，所以財(cái)務(wù)檔案管理工作，可以反映企事業(yè)單位內(nèi)部財(cái)務(wù)信息相關(guān)情況和其發(fā)展情況。面對(duì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的國(guó)家形勢(shì)，為了實(shí)現(xiàn)企事業(yè)各單位財(cái)務(wù)部門(mén)管理層次快速進(jìn)階的目標(biāo)，國(guó)家一定要出臺(tái)相關(guān)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，強(qiáng)化企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理能力。目前形勢(shì)來(lái)看各單位在財(cái)務(wù)檔案管理上仍存在許多亟待解決的問(wèn)題，這些問(wèn)題已然成為企事業(yè)單位在財(cái)務(wù)管理方面水平提升道路上的絆腳石。本文分析探究了企事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)工作中根深蒂固的問(wèn)題，并以此為基礎(chǔ)提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理;檔案管理問(wèn)題;對(duì)策

財(cái)務(wù)檔案管理在企事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門(mén)的整體管理事項(xiàng)中占據(jù)不可或缺的關(guān)鍵地位，財(cái)務(wù)檔案管理為企事業(yè)單位在承辦開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)中留存了重要憑據(jù)，站在企事業(yè)各單位的角度出發(fā)，財(cái)務(wù)檔案管理是保障其持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵作用因子。面對(duì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的國(guó)家形勢(shì)，各企事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門(mén)的檔案管理制度也發(fā)展快速，進(jìn)入新階段，所以財(cái)務(wù)檔案管理在整個(gè)企事業(yè)單位全面發(fā)展過(guò)程中的關(guān)鍵作用顯得愈發(fā)突出，財(cái)務(wù)錄入檔案的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、真實(shí)性以及完整性直接作用于企事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展。這就要求各單位及企業(yè)規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理模式，提高財(cái)務(wù)檔案管理素養(yǎng)，將企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化模式進(jìn)行引導(dǎo)，切實(shí)將財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)工作開(kāi)展的更好。

1 財(cái)務(wù)檔案管理的必要性

目前，企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)工作于企業(yè)的必要意義主要有五方面，總結(jié)如下：

1）財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展有助于企事業(yè)單位負(fù)責(zé)人及時(shí)有效的掌握體制內(nèi)部經(jīng)濟(jì)運(yùn)轉(zhuǎn)情況。

2）財(cái)務(wù)檔案管理資料中不可或缺的一部分為企業(yè)-客戶(hù)之間經(jīng)濟(jì)往來(lái)賬目的詳細(xì)記錄，由此看來(lái)企事業(yè)單位建立完善財(cái)務(wù)檔案管理流程可以為合作的雙方留存下完整詳細(xì)的財(cái)務(wù)信息等數(shù)據(jù)資料，可有效避免工作中因財(cái)務(wù)信息無(wú)法準(zhǔn)確提供從而導(dǎo)致的商業(yè)糾紛。

3）財(cái)務(wù)檔案管理工作在企事業(yè)單位的實(shí)施開(kāi)展可以監(jiān)督企業(yè)以及單位在賬目、報(bào)表等方面的信息提供，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、科學(xué)，同時(shí)保障企事業(yè)單位在參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，有資料可追溯，合理安排資金投入配比，對(duì)企業(yè)及單位自身經(jīng)濟(jì)持久良好發(fā)展產(chǎn)生一定規(guī)范效應(yīng)。

4）企事業(yè)單位為社會(huì)提供的財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)資料能夠充分詳盡的反映企業(yè)及事業(yè)單位整體發(fā)展趨勢(shì)，也能直觀展示經(jīng)濟(jì)情況，國(guó)家政府借由此份資料可以預(yù)測(cè)企業(yè)及事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)走向，切合實(shí)際的制定符合企業(yè)及單位目前發(fā)展趨勢(shì)的扶持政策。

5）財(cái)務(wù)檔案同步詳盡的將企業(yè)及單位的業(yè)務(wù)拓展情況、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況等記錄在案，回顧這些資料可以為企業(yè)及事業(yè)單位總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，出現(xiàn)類(lèi)似案件時(shí)可以進(jìn)行有效指導(dǎo)，幫助企業(yè)及事業(yè)單位在發(fā)展浪潮中調(diào)整內(nèi)部結(jié)構(gòu)，適應(yīng)變化多端的社會(huì)形勢(shì)。

2 財(cái)務(wù)檔案管理問(wèn)題探究

2.1 財(cái)務(wù)檔案管理人員的能力有限

多數(shù)情況，企業(yè)及事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案并沒(méi)有聘請(qǐng)受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的專(zhuān)人進(jìn)行管理，更多的是由會(huì)計(jì)員兼任此部分工作內(nèi)容，但是會(huì)計(jì)員普遍對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)系統(tǒng)知識(shí)了解甚少。所以在落實(shí)檔案管理工作時(shí)，只是簡(jiǎn)單的將相關(guān)票據(jù)、報(bào)告進(jìn)行收集整理，忽略了對(duì)不同的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類(lèi)的過(guò)程，從而導(dǎo)致企業(yè)、事業(yè)單位在開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案管理工作時(shí)無(wú)法形成有序化、系統(tǒng)化的管理模式。沒(méi)有分類(lèi)的財(cái)務(wù)檔案管理雖看上去完成了整理任務(wù)，實(shí)則當(dāng)員工在后續(xù)工作中查閱指定檔案內(nèi)容時(shí)，尋找檔案就需投入大量的人力和時(shí)間，檔案被利用效率大打折扣。此外，各單位并未形成規(guī)范的崗位工作制度，在人員工作編排方面同樣存在許多問(wèn)題，檔案管理人員年齡小，相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備量小，種種因素協(xié)同作用下財(cái)務(wù)檔案管理的效果一直表現(xiàn)不理想。

2.2 財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)組織機(jī)構(gòu)配置不完備

建立并完善財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)組織機(jī)構(gòu)，不僅是國(guó)家制度法規(guī)的基本要求，也是企業(yè)、單位財(cái)務(wù)檔案管理人員順利開(kāi)展工作的必要保障。然而，企事業(yè)中財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)組織機(jī)構(gòu)資源配置不完備，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的專(zhuān)人專(zhuān)職，部門(mén)人員組織架構(gòu)安排不清晰，兼職人員職責(zé)不明確，整體組織機(jī)構(gòu)配置缺乏合理性，易出現(xiàn)人員工作分配分散的情況，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理效果不理想。

2.3 財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

中國(guó)的《檔案法》自1987年頒布至今貫徹落實(shí)已有30余年，然而在檔案管理的實(shí)際工作中，因財(cái)務(wù)人員對(duì)《檔案法》的普及度不夠，《檔案法》在執(zhí)行中并未應(yīng)用到位。其中最主要原因是部分單位負(fù)責(zé)人對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理等方面的認(rèn)知嚴(yán)重匱乏，沒(méi)有重點(diǎn)關(guān)注此方面為題，致使實(shí)際工作中財(cái)務(wù)人員對(duì)《檔案法》的執(zhí)行過(guò)于形式化而未深入落實(shí)。集中表現(xiàn)為缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)政策法律執(zhí)行力差等現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)、事業(yè)各單位財(cái)務(wù)管理工作無(wú)法穩(wěn)步開(kāi)展。

3 提升財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)策

3.1 持續(xù)提升財(cái)務(wù)檔案管理技能

企業(yè)、事業(yè)各單位應(yīng)持續(xù)提升財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)技能，可定期對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)管理技能的培訓(xùn)，以培訓(xùn)手段持續(xù)提升企業(yè)、單位內(nèi)部財(cái)務(wù)人員對(duì)于檔案管理方面的綜合素質(zhì)。為充分調(diào)動(dòng)職工參與內(nèi)部技能培訓(xùn)的積極性鼓勵(lì)企業(yè)、事業(yè)各單位出臺(tái)系列獎(jiǎng)勵(lì)措施，對(duì)出色完成培訓(xùn)任務(wù)的職工給與物質(zhì)、情緒雙方面的激勵(lì)，以點(diǎn)帶線，點(diǎn)燃整體學(xué)習(xí)團(tuán)隊(duì)對(duì)于自我技能學(xué)習(xí)的熱情。此外，還應(yīng)建立必要的監(jiān)督管理機(jī)制，旨在減少人員在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作時(shí)因大意出現(xiàn)的疏忽、遺漏等情況，以此科學(xué)手段保證財(cái)務(wù)檔案管理的合理性，促使企業(yè)、事業(yè)各單位財(cái)務(wù)檔案獲得整體價(jià)值的大幅提升。

3.2 完備財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)組織機(jī)構(gòu)配置

完備財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)組織機(jī)構(gòu)配置最重要的元素為財(cái)務(wù)檔案管理人員，個(gè)體是公司組織架構(gòu)形成的基礎(chǔ)。各企業(yè)將財(cái)務(wù)檔案管理工作編寫(xiě)至財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部職工每年制定一次的年度工作目標(biāo)中，并將檔案管理最終效果展示與質(zhì)量評(píng)估定義為績(jī)效考核項(xiàng)目。同時(shí)重新梳理規(guī)劃企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)的人員組織框架，設(shè)立專(zhuān)人專(zhuān)案，必要時(shí)可通過(guò)人才引進(jìn)等方式打破固有框架，切實(shí)完備機(jī)構(gòu)人才配置。

3.3 構(gòu)建統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

構(gòu)建統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，此過(guò)程要求企業(yè)嚴(yán)格遵守國(guó)內(nèi)法律法規(guī)（如《檔案法》等）制定行業(yè)明確的標(biāo)準(zhǔn)，以此方式促進(jìn)單位財(cái)務(wù)檔案管理由無(wú)規(guī)矩可循的混亂模式轉(zhuǎn)變?yōu)橛蟹梢赖臉?biāo)準(zhǔn)化模式。在制定企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容時(shí)，必須有相應(yīng)條文保護(hù)財(cái)務(wù)信息的保密性，整理人對(duì)文檔的立卷、管理，經(jīng)手人對(duì)文檔的使用、歸檔均應(yīng)保密。規(guī)章制度需將整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理流程進(jìn)行細(xì)化，使每個(gè)流程均能實(shí)現(xiàn)有法可依。而在財(cái)務(wù)檔案管理工作的硬件配置方面，提前分配檔案管理室，并對(duì)文件做好防護(hù)工作，人員安排方面，堅(jiān)持專(zhuān)人專(zhuān)管方案，共同實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理最終目標(biāo)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上，面對(duì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的國(guó)家形勢(shì)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理既是挑戰(zhàn)更是突破性發(fā)展機(jī)遇，企業(yè)、事業(yè)各單位負(fù)責(zé)人與財(cái)務(wù)專(zhuān)員需擺正態(tài)度，高度重視，應(yīng)對(duì)形勢(shì)，快速調(diào)整工作模式，強(qiáng)化企業(yè)、事業(yè)各單位財(cái)務(wù)檔案管理能力。加大相關(guān)人才專(zhuān)業(yè)技能與素質(zhì)的培養(yǎng)，科學(xué)完善組織架構(gòu)，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提高各單位的財(cái)務(wù)管理水平。

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