文書檔案數(shù)字化管理研究與實踐

蔣璀?羅嬌?張銳?婁小永?甘利濤

摘 要：近年來，檔案管理工作已逐步形成數(shù)字化檔案管理體系，本文通過分析文書檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容，研究探討檔案電子目錄、全文數(shù)字化的管理模式及紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程。

關(guān)鍵詞：文書檔案;數(shù)字化;管理

伴隨全球信息化時代的全面到來，檔案管理工作已逐步形成將現(xiàn)代信息管理理論和計算機普遍結(jié)合的現(xiàn)代化檔案管理體系，即數(shù)字化檔案管理體系?，F(xiàn)階段，各級檔案部門已經(jīng)普遍使用計算機輔助檔案的管理，各類檔案管理軟件也已開發(fā)出來，并投入了檔案管理的日常工作中。今后，數(shù)字化檔案必將成為檔案管理的主要存在形式。

1 文書檔案數(shù)字化的含義

文書檔案數(shù)字化處理就是利用圖像掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行掃描、錄入等加工處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為計算機能夠識別的數(shù)字圖像或文字，形成數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫、原文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等數(shù)字檔案資源，實現(xiàn)各類檔案館（室）紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，提高檔案信息的管理水平、利用效率，發(fā)揮檔案信息資源的服務(wù)支撐作用。

2 文書檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

2.1 確定數(shù)字化處理的范圍

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理工作應(yīng)綜合考慮檔案的保管期限、檔案年代、檔案利用率等因素，明確哪些檔案需進行數(shù)字化處理，哪些不必進行數(shù)字化處理。對于形成時間早、保管期限長、使用價值大、利用頻率高，以及字跡模糊、紙張破損的珍貴檔案，應(yīng)優(yōu)先安排數(shù)字化處理;對于形成時間晚、保管期限短、使用價值不大、利用頻率低的檔案，可以最后安排數(shù)字化處理。認真、詳細確定紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的順序，可以減少對紙質(zhì)檔案的調(diào)用次數(shù)和磨損，間接保護了紙質(zhì)檔案的安全。

2.2 制定檔案數(shù)字化方案

根據(jù)檔案數(shù)字化處理前的整理、統(tǒng)計情況，預(yù)估紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理工作量，確定數(shù)字化處理的人員數(shù)量、設(shè)備數(shù)量、工作周期、經(jīng)費預(yù)算等，制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的詳細流程、數(shù)字化質(zhì)量檢查方案，盡可能降低數(shù)字化處理過程中的安全風(fēng)險。紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化處理工作技術(shù)要求高、工作周期長，一旦數(shù)字化處理的質(zhì)量出現(xiàn)問題需要返工，將會造成很大的資源浪費，所以制定合理的數(shù)字化處理方案必不可少。

2.3 制定工作責任制

根據(jù)檔案管理有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，應(yīng)制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的安全保管、安全保密工作責任制，完善數(shù)字化處理中各工作崗位責任制，檔案管理人員要分工明確、責任到人，嚴格履行數(shù)字化處理中各工序間的交接手續(xù)，從紙質(zhì)檔案出庫、預(yù)處理、數(shù)字化處理，到紙質(zhì)檔案的清點、整理、入庫以及數(shù)字化檔案文件的歸檔等，每個工序間都應(yīng)安排專人負責，確保紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案文件的絕對安全。

2.4 加強檔案安全保密意識

開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理應(yīng)選擇具有數(shù)字化處理資質(zhì)的外包公司，嚴格按照數(shù)字化處理方案開展工作，不得在數(shù)字化處理過程中發(fā)生紙質(zhì)檔案丟失、損毀等現(xiàn)象，不能因人為原因造成紙質(zhì)檔案污染、破損、斷裂等，不得擅自將紙質(zhì)檔案帶離工作場所;制定數(shù)字化處理過程中的安全管理制度、安全審查制度、安全考核等制度，嚴禁數(shù)字化處理人員私自復(fù)制紙質(zhì)檔案。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理應(yīng)在指定的場所內(nèi)進行，場所內(nèi)應(yīng)配備消防設(shè)備、防盜設(shè)施、視頻監(jiān)控系統(tǒng)，不得在工作場所內(nèi)使用與數(shù)字化處理無關(guān)的任何電器設(shè)備，禁止吸煙，不得在數(shù)字化處理工作臺上飲水、餐飲等;制定嚴格的數(shù)字化處理工作人員出入制度，嚴禁無關(guān)人員進入數(shù)字化處理場所;制定災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，以便災(zāi)害發(fā)生時能最大限度保護紙質(zhì)檔案的安全。

2.5 文書檔案掃描處理工作

應(yīng)嚴格做好紙質(zhì)檔案出入庫及數(shù)字化處理過程中各工序間的登記工作，首先需要從檔案庫房進行調(diào)卷，辦理好借閱手續(xù)，再將調(diào)出的案卷存放在加工場地的專用檔案柜中，以確保檔案的安全。掃描前，規(guī)范每份檔案目錄中的內(nèi)容;拆除裝訂物;區(qū)分掃描件與非掃描件;檢查原始檔案有無問題，對有問題的案卷，及時備注和改正;發(fā)現(xiàn)破損檔案及時修補，對破損情況需在檔案前處理時進行詳細的備注，以便在掃描時注意保護。在掃描過程中認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記單，登記掃描的頁數(shù)，以確保不漏掃。

1）數(shù)字化文件圖像掃描。在檔案掃描文檔存儲格式的應(yīng)用中，需要OCR數(shù)字識別的檔案掃描為全彩多頁TIFF文件格式，掃描分辨率大于等于200dpi，應(yīng)避免重張、傾斜、模糊等圖像質(zhì)量問題，確保檔案圖像不重復(fù)掃描、不漏掃，保證電子圖像的完整齊全，文檔掃描完成后將圖片轉(zhuǎn)換為PDF格式。PDF文件不僅能夠長期保存，而且能夠在檔案管理系統(tǒng)中快捷進行數(shù)字化檔案文件的檢索、利用。2）文書檔案圖像掛接。經(jīng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢合格后，就可以在專業(yè)檔案管理軟件中對目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫進行一對一掛接，目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)檔案查閱時不僅能查看檔案的目錄信息也能及時查看檔案的原文信息。3）數(shù)據(jù)成品存儲備份。對于經(jīng)過檔案前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像優(yōu)化、質(zhì)量檢查最后形成符合行業(yè)技術(shù)標準規(guī)定和要求的最終數(shù)據(jù)。需要對成品數(shù)據(jù)進行存儲備份，可采用兩種存儲介質(zhì)進行存儲備份，一是數(shù)據(jù)硬盤存儲備份;二是根據(jù)交接清單提交規(guī)范編目的成品圖像數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)，使用符合標準的單盒裝DVD光盤一式3套進行刻錄存儲。對于檔案目錄數(shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)的刻錄，同一檔案不跨越兩張光盤（同一案卷和同一份檔案頁數(shù)都需在同一DVD片內(nèi)）。光盤表面標示光盤片編號，注明光盤內(nèi)目錄索引信息。

2.6 質(zhì)量檢查與驗收

承擔檔案數(shù)字化加工的外包公司通常是在短期內(nèi)完成項目的數(shù)字化處理工作，而檔案管理人員無法逐個對圖像文件進行校驗。因此，在案卷入庫時，檔案管理人員應(yīng)分批進行質(zhì)量抽查，抽檢中發(fā)現(xiàn)問題，檔案管理人員應(yīng)立即告知加工方進行整改.經(jīng)過整改和復(fù)查，項目成果全部達到質(zhì)量要求，方可入庫。檢查與驗收既能保證檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，又能為檔案利用、查詢等工作的開展打下堅實的基礎(chǔ)。

3 文書檔案數(shù)字化成果應(yīng)用

文書檔案數(shù)字化，建立檔案數(shù)據(jù)庫查詢系統(tǒng)，能夠方便快捷地實現(xiàn)檔案的歸檔、查詢、檢索、統(tǒng)計、盤點、開放及利用等功能，初步達到文書檔案信息化，檔案管理的自動化，并在一定程度上提高了檔案管理水平，又保護歷史紙質(zhì)原始文書檔案，提高文書檔案利用率和共享能力。

4 展望

通過完成文書檔案數(shù)字化加工處理，建立一套完整電子化文書檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案一體化綜合管理，方便機關(guān)和業(yè)務(wù)科研人員快速檢索查閱，為業(yè)務(wù)和科研工作提供更好的服務(wù)，也為其它檔案數(shù)字化的開展積累了豐富的經(jīng)驗。文書檔案數(shù)字化的實現(xiàn)，推進了信息化建設(shè)步伐，對最終實現(xiàn)檔案信息資源共享這一目標起到重要作用，為早日實現(xiàn)數(shù)字化檔案室建設(shè)奠定了堅實數(shù)據(jù)與技術(shù)的基礎(chǔ)。

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作者簡介

蔣璀（1985-），女，甘肅，檔案館員，本科，重慶市地震局，研究方向：檔案管理、圖書資料管理。