淺談辦公室檔案管理信息化

武世偉

摘 要：伴隨著信息網(wǎng)絡化的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)實工作需要，信息化管理不但提高了單位整體工作效率，同時也推動檔案管理更趨于精準化、科學化。在信息化管理給檔案管理工作帶來高效便捷的同時，也引發(fā)了一系列問題，本文結(jié)合自身實際工作對相關(guān)問題展開討論，并提出可行性建議。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;信息化

近年來，隨著社會的發(fā)展，我國經(jīng)濟水平逐步提升，市場競爭日益激烈，事業(yè)單位要想提升市場競爭力，就必須全面加強各項管理工作的完善，合理引進先進的管理理念、技術(shù)及設備。在信息化時代背景下，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等逐步滲入到事業(yè)單位管理工作中，在這種情況下，事業(yè)單位應該緊跟時代潮流，引進現(xiàn)代化信息技術(shù)，完善技術(shù)設施配置。在事業(yè)單位檔案管理方面，構(gòu)建信息化管理平臺，充分認識現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的價值，加大資金投入，引進現(xiàn)代化信息技術(shù)，完善相關(guān)軟件、硬件設施配置，大力培養(yǎng)信息化檔案管理人才，實現(xiàn)事業(yè)單位在檔案管理工作中的優(yōu)化轉(zhuǎn)型升級。鑒于此，本文圍繞“提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策”進行分析研究，具備一定的價值意義。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題分析

1）信息化技術(shù)利用水平低下。在信息化飛速發(fā)展的時代，從一定程度上來說，作為辦公室檔案管理人員，不再是充當傳統(tǒng)的信息傳遞者角色，而是變成了信息管理者，而相當一部分管理人員依舊停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式，對信息化檔案管理缺乏認知，就目前的情況來看，許多單位對于檔案的存儲及查找，依舊停留在檔案柜的階段，對于計算機信息管理系統(tǒng)的利用率較低，加之缺乏檔案管理軟件輔助，檔案管理工作難以達到高效精準。同時，對于檔案信息也難以進行及時有效的傳輸，保存的檔案文件丟失、損毀現(xiàn)象較為嚴重，這種管理模式不但占用了大量的空間，加大了管理成本，而且管理效果尤為低下，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設進程。

2）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。有的事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模和經(jīng)費的不足，對檔案管理人員缺少考核和檔案管理培訓，檔案管理人員不知道其在平時的檔案管理工作中的任務和注意事項，只是知道最基礎的信息錄入，還不能保證信息的精準性，沒有工作效率。與此同時，有的檔案管理人員在檔案分類的時候不能很好進行細化，檔案管理工作效率低下，對計算機的操作不熟練，工作起來任務完成效果低、質(zhì)量不達標，遇到問題的時候不能及時匯報給上級部門，嚴重影響事業(yè)單位檔案信息化管理工作的開展和進步。

3）檔案信息存在安全性威脅。檔案管理的信息化，提高了檔案管理工作的效率，但由于計算機網(wǎng)絡具有開放性特征，隨著信息科技的不斷發(fā)展，信息安全隱患也隨之而來，一旦檔案管理系統(tǒng)受到病毒入侵，輕則系統(tǒng)癱瘓無法正常運行，重則導致關(guān)鍵性檔案數(shù)據(jù)丟失，造成不可估量的損失。就目前來看，除了受到外部病毒攻擊以外，許多檔案管理人員對于檔案信息化安全意識比較淡薄，未能做到防患于未然，檔案備份、關(guān)鍵檔案加密處理、定期網(wǎng)絡安全排查等工作并未做到位，給檔案管理帶來嚴重的安全隱患。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略

1）建立健全檔案信息化管理機制。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙張為載體的，在長期儲存的過程中，難免出現(xiàn)紙張受潮或遭蟲蛀，或者文字因光照氧化出現(xiàn)字跡模糊的情況。因此，檔案管理部門應該改變檔案管理方式，引進現(xiàn)代化科學技術(shù)，加大資金投入力度，構(gòu)建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統(tǒng)，并將計算機硬盤、磁盤及光盤等電子檔案存儲媒介儲存在合理的地方，按照時間、種類及機密程度，分類存放，將儲存室溫度控制在17℃至20℃，濕度控制在35%至45%，并做好防火防水工作，確保檔案信息的完整性。同時，使用數(shù)字處理技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子資源，儲存起來，建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的異地共享，提高檔案利用率。

2）強化落實，提高檔案管理信息化利用程度。辦公室檔案信息化建設的目的在于提高檔案管理工作的效率，因此，要依據(jù)實際情況逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，促進檔案信息采集、存儲、調(diào)閱和傳輸方式的轉(zhuǎn)變，健全相應的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員的工作流程，充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢。加強檔案管理信息化建設的軟硬件配置，這是實現(xiàn)信息化建設的基礎所在，除了要為檔案管理部門配備相應的硬件設施以外，還需依照技術(shù)發(fā)展，不斷引進先進軟件配置，以此確保檔案管理信息化的安全、及時、高效。只有從多方面入手，才能不斷健全當前的管理模式，提升檔案管理信息化的利用程度。

3）注重檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案信息資源建設是檔案信息化建設必不可少的，如果缺少可以利用的檔案信息資源，檔案管理信息化就沒有辦法建成。首先，以檔案的目錄為主體進行全部檔案的建設，對事業(yè)單位中各部門之間分散的信息進行整理。檔案資料的整理應該在“統(tǒng)一領導、分級管理”的檔案管理體制之下實現(xiàn)現(xiàn)有的國家檔案資源的有效配置，方便適應檔案資源的社會共享。其次，利用數(shù)字化對檔案資料進行處理，保證實體的紙質(zhì)檔案資料全部轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息資料，對于相應的圖片，需要采用技術(shù)性能，保證圖片的完整完善性。最后，根據(jù)電腦信息化管理平臺再對檔案信息進行分門別類，盡量運用最簡單的方式呈現(xiàn)出相關(guān)檔案信息，幫助檔案管理人員提高工作實效。

4）堅持安全利用，維護檔案權(quán)威。電子檔案雖然有諸多益處，但是由于網(wǎng)絡環(huán)境的不穩(wěn)定性，信息泄漏風險較大，為了保持人事檔案信息保密及適度公開的平衡，應該從以下兩個方面保障檔案安全：（1）制定嚴格的檔案安全管理制度。事業(yè)單位應根據(jù)檔案利用的需求，制定科學合理的開放利用程序，構(gòu)建差異化的等級權(quán)限制度以及責任追究制，對于涉及個人隱私及組織機密的部分，只提供給需知情的合法利用者。（2）以科技手段及技術(shù)設備來保障檔案安全。確保原始檔案的唯一性，而且必須要有當事人的親筆手稿、簽名或者是公章等具有法律效用的憑證，在檔案管理過程中，做好電子檔案備份工作，并且合理利用計算機防火墻，以免計算機故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導致電子檔案丟失，或者泄密。

5）重視人才，提高檔案人員信息化專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理信息化建設離不開專業(yè)人才的支撐，除了需要引進專業(yè)人才以外，還需對當前在崗管理人員加大培訓力度，通過引導自學、現(xiàn)場指導、專業(yè)培訓等形式不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。對于培訓內(nèi)容，不但做到全面覆蓋，同時也要有針對性地培訓，除了辦公室檔案管理信息化知識以外，還需強化計算機網(wǎng)絡知識、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等相關(guān)知識培訓，以此轉(zhuǎn)變檔案管理員的管理理念，提高自身管理水平。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著社會的發(fā)展，檔案管理的工作方式甚至理念都發(fā)生了一定的變化。2014年，國務院發(fā)布了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確提出了檔案管理工作的改革方針，為事業(yè)單位檔案管理工作的變革提供了指導。在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式及技術(shù)手段已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段社會對于檔案利用的需求，應用現(xiàn)代化的科學技術(shù)手段，比如說計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，構(gòu)建一個完善的網(wǎng)絡化、數(shù)字化檔案管理體系，實現(xiàn)檔案信息化建設的目標，提高檔案管理工作效率及質(zhì)量，提高檔案利用的時效性、效率及價值，是檔案管理工作發(fā)展的必然途徑。因此，事業(yè)單位需注重檔案管理信息化建設工作，進一步帶動事業(yè)單位整體管理水平的提升。

參考文獻

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