新時(shí)期醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理探索

張新云

摘 要：醫(yī)院檔案能夠反映醫(yī)院的發(fā)展歷史，為醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療工作提供有力服務(wù)，是醫(yī)院檔案的重要組成部分，因此，醫(yī)院必須要重視文書(shū)檔案管理工作。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理水平的要求也越來(lái)越高，醫(yī)院在文書(shū)檔案管理工作中也出現(xiàn)了各種問(wèn)題。本文試對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出解決對(duì)策，以改進(jìn)文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量，提升醫(yī)院檔案管理的整體水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

檔案是醫(yī)院管理的一個(gè)分支，其管理內(nèi)容更復(fù)雜，涉及收集、書(shū)寫(xiě)、管理和存儲(chǔ)等多個(gè)方面。在具體的醫(yī)院管理中，應(yīng)重視對(duì)檔案的規(guī)范化管理。從信息化技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，管理人員培訓(xùn)，管理內(nèi)容細(xì)節(jié)的掌握等方面入手。下文我們將對(duì)檔案現(xiàn)階段管理的問(wèn)題進(jìn)行闡述，并對(duì)醫(yī)院檔案的規(guī)范化策略進(jìn)行闡述。

1 醫(yī)院檔案管理問(wèn)題

1.1 檔案管理設(shè)備設(shè)施不完備

由于醫(yī)院對(duì)檔案管理工作所需資金投入不夠，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施配備不齊，配置較為落后。例如，檔案室使用的安裝了檔案管理系統(tǒng)的電腦主機(jī)里，有幾臺(tái)已經(jīng)用了10年左右，處理器運(yùn)行緩慢，經(jīng)常出現(xiàn)死機(jī)問(wèn)題。檔案電子化需要的高速掃描還沒(méi)有購(gòu)置齊全。檔案庫(kù)房沒(méi)有添置配備比較先進(jìn)的溫濕調(diào)節(jié)器、保溫柜等。設(shè)備配置設(shè)施的老化和落后，也降低了醫(yī)院檔案工作的效率[1]。

1.2 檔案管理重視程度不足

檔案管理不同于臨床疾病治療和手術(shù)，受到薪資待遇和工作性質(zhì)的影響。檔案管理人員的工作積極性不高，在工作中容易出現(xiàn)疏忽。雖然現(xiàn)代醫(yī)院始終在強(qiáng)調(diào)人性化管理，但是大型醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作復(fù)雜，缺乏執(zhí)行力度強(qiáng)調(diào)管理方案很容易導(dǎo)致管理失誤。

1.3 檔案電子化建設(shè)滯后

首先，醫(yī)院目前的辦公室公文處理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化管理，公文處理人員可以在云之家平臺(tái)上進(jìn)行公文處理工作。但是，綜合檔案室的電子化建設(shè)進(jìn)程還相對(duì)滯后。因此，也造成了查閱利用文書(shū)檔案時(shí)，還是得依靠現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)查出文件檔號(hào)，并找出紙質(zhì)檔案來(lái)復(fù)印。當(dāng)迎接大型檢查時(shí)，如果遇到需要查閱利用大批量的文件，要提供復(fù)印紙質(zhì)檔案，還要提供掃描件的情況，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就很難及時(shí)滿足查閱利用需求。其次，醫(yī)院目前還沒(méi)有建立電子檔案工作流程及歸檔制度。檔案工作人員只是通過(guò)檔案培訓(xùn)了解電子檔案的相關(guān)知識(shí)，只對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了部分備份[2]。備份所使用的移動(dòng)硬盤(pán)和光盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備也沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)的殺毒。檔案工作人員對(duì)電子檔案安全防護(hù)問(wèn)題的認(rèn)知還不足。這就會(huì)導(dǎo)致在電子檔案的存檔管理過(guò)程中出現(xiàn)許多安全漏洞問(wèn)題。

1.4 文件資料收集工作不規(guī)范

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案處理上，由于醫(yī)院辦公室的公文處理人員為兼職檔案員，檔案管理意識(shí)較差，在文件處理的過(guò)程中容易出現(xiàn)以下問(wèn)題。首先，公文處理人員在印發(fā)院內(nèi)文件時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)文件缺失、失真以及制文時(shí)間不連貫等問(wèn)題。其次，許多重要的上級(jí)批復(fù)、表彰、下?lián)芙?jīng)費(fèi)等文件不注意原件的收集保存，往往只保存復(fù)印件。再次，存在請(qǐng)示批復(fù)文件處理不當(dāng)?shù)膯?wèn)題。在接收到上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的關(guān)于同一個(gè)問(wèn)題的請(qǐng)示批復(fù)文件時(shí)，公文處理人員往往將請(qǐng)示文件作為主文件，批示文件作為附件來(lái)處理，沒(méi)有意識(shí)到有事件處理結(jié)果的批示才是首要應(yīng)該處理的文件。由于不注意批復(fù)的處理，也會(huì)出現(xiàn)只保留了請(qǐng)示文件，沒(méi)有保存批復(fù)文件，致使重要的批復(fù)文件缺失的情況[3]。

2 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理對(duì)策

2.1 實(shí)現(xiàn)公文管理全過(guò)程的規(guī)范化

醫(yī)院文書(shū)檔案管理主要是涉及行政管理部門(mén)，因此要以行政文書(shū)的要求進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，從根本上保證其規(guī)范化。首先，對(duì)公文用紙和內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定，必須使用GB/T148-1997中規(guī)定的公文紙張大小，型號(hào)為A4，按照公文內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)書(shū)寫(xiě)，抄寫(xiě)日期，格式必須正確。不得使用自由文體，字跡要清晰，簽字必須使用黑色簽字筆，盡量減少批注內(nèi)容。其次，以此為基礎(chǔ)，在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行核查，統(tǒng)一醫(yī)院文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)，要求統(tǒng)一立卷，以國(guó)家對(duì)機(jī)關(guān)文件材料的規(guī)定為依托，堅(jiān)持“以我為主”的文書(shū)檔案立卷歸檔原則，使醫(yī)院文書(shū)檔案能夠及時(shí)，準(zhǔn)確的歸檔。這一過(guò)程要涉文書(shū)檔案的收集、鑒定、編撰和保存等過(guò)程，要遵循其形成規(guī)則，收集可以以年為單位。做到專項(xiàng)任務(wù)專人負(fù)責(zé)，做好目錄的索引，內(nèi)容的索引工作。操作技術(shù)以往具有多樣性特征，要求當(dāng)代醫(yī)院對(duì)文書(shū)檔案操作技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一，按照規(guī)范化的方式將其封卷?，F(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用是值得提倡的，但要經(jīng)過(guò)部門(mén)的同意，要做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一且所有人了解，嚴(yán)格來(lái)執(zhí)行。另外，對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案的后期使用也要規(guī)范化，最關(guān)鍵的因素就是保密，提高操作者的綜合素質(zhì)，包括從收集整理，到立卷再到歸檔的全過(guò)程，要求其掌握每一道程序，并且了解相關(guān)部門(mén)對(duì)于醫(yī)院的檔案使用制度，并嚴(yán)格執(zhí)行[4]。定期對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高綜合素養(yǎng)，促進(jìn)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化。

2.2 配備配齊檔案管理設(shè)備設(shè)施

為了檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展，滿足當(dāng)前文書(shū)檔案工作的需求，醫(yī)院要對(duì)檔案管理工作投入更多資金，添加購(gòu)置新式的設(shè)備設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、高速掃描機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)等。其次，醫(yī)院要購(gòu)買(mǎi)檔案信息化所需的軟件、殺毒工具和加密狗等，建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫(kù)和安全的檔案局域網(wǎng)。再次，醫(yī)院要升級(jí)改造檔案庫(kù)房，購(gòu)置庫(kù)房所需的溫濕調(diào)節(jié)器、保溫柜等設(shè)備。以上措施，能夠?yàn)槲臅?shū)檔案歸檔工作中提供所需要的高新設(shè)備與技術(shù)保障，保證檔案信息的安全性，提高文書(shū)檔案管理工作效率。

2.3 加快文書(shū)檔案電子化建設(shè)進(jìn)程

醫(yī)院綜合檔案室的檔案管理系統(tǒng)要與醫(yī)院云之家公文處理平臺(tái)相結(jié)合，使云之家平臺(tái)處理完畢的電子文件，能夠在導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)后，自動(dòng)生成和保存成文書(shū)檔案，使辦公和檔案電子化能夠同步進(jìn)行[5]。同時(shí)，檔案室工作人員要逐步掃描歷年的紙質(zhì)文書(shū)檔案，使之?dāng)?shù)字化，轉(zhuǎn)化成電子文件形式，掛接檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理?，F(xiàn)有文件處理和歷年檔案同時(shí)進(jìn)行信息化處理，并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）進(jìn)行管理。醫(yī)院要建立穩(wěn)定的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及安全的檔案局域網(wǎng)，保障檔案電子化工作的安全，加快文書(shū)檔案電子化建設(shè)進(jìn)程，為醫(yī)院其他各部門(mén)的檔案查詢、借閱利用工作提供更多的檔案資源和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.4 改進(jìn)文書(shū)檔案收集方式

醫(yī)院綜合檔案室的檔案工作人員要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案收集工作的調(diào)查，加強(qiáng)與院辦公文處理人員的聯(lián)系溝通，定期對(duì)文件資料進(jìn)行收集歸檔，深入了解文件資料的連續(xù)性及真實(shí)性，在文件處理和收集的過(guò)程中加以指導(dǎo)，避免出現(xiàn)文件資料收集不完整、不真實(shí)的情況。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化社會(huì)的發(fā)展和醫(yī)療改革工作的不斷推進(jìn)，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的要求也在逐年提高。加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理，能夠更好的提高工作質(zhì)量，為醫(yī)療建設(shè)提供服務(wù)。檔案工作人員必須順應(yīng)時(shí)代要求，針對(duì)醫(yī)院檔案管理中存在的諸多問(wèn)題，包括并不僅限于文書(shū)檔案的問(wèn)題，找出應(yīng)對(duì)策略和措施來(lái)加以解決。與時(shí)俱進(jìn)，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)發(fā)揮最大的作用。

參考文獻(xiàn)

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[4]馬惠君，胡振堂.淺議被轉(zhuǎn)發(fā)文在文書(shū)檔案管理中的處置方法[J].機(jī)電兵船檔案，2018（5）.

[5]張玉梅.信息社會(huì)背景下辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（2）.