企業(yè)在檔案管理工作中存在的問題及解決對策

李雪

摘 要：檔案管理對于企業(yè)發(fā)展具有重要的意義，能夠直接反映出一個企業(yè)的綜合管理水平。特別是當前，在企業(yè)各項業(yè)務(wù)的種類及數(shù)量大幅巨變的發(fā)展大背景之下，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴展和信息化水平的不斷提升，積極構(gòu)建完善的檔案管理體系，改進檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理能力，能夠有效地促進企業(yè)的全方位發(fā)展。長期以來，國內(nèi)許多企業(yè)對于檔案管理卻缺乏應(yīng)有的重視，在檔案管理中暴露出許多問題，對企業(yè)長期健康發(fā)展造成了負面影響。

關(guān)鍵詞：化工企業(yè);檔案管理;問題;解決

1 企業(yè)檔案管理工作的意義

企業(yè)檔案是企業(yè)在整個生命周期和所有活動中形成的全部檔案的總和。企業(yè)檔案包括計劃、統(tǒng)計、決議、記錄、報告、市場信息、運營、產(chǎn)品銷售、固定資產(chǎn)、原材料采購、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、健康、人事等方面的資料，真實地反映了企業(yè)[1]的整個發(fā)展過程。企業(yè)檔案為企業(yè)的生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、人力資源管理、產(chǎn)品研發(fā)、財務(wù)管理提供了詳細的數(shù)據(jù)和資料。根據(jù)企業(yè)檔案，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以了解企業(yè)每個人的素質(zhì)、能力和行為，以及企業(yè)的技術(shù)實力，從而做出正確有效的決策，提高企業(yè)的管理水平。一流的企業(yè)靠文化，二流的企業(yè)靠管理，三流的企業(yè)靠業(yè)務(wù)，四流的企業(yè)靠投機。在企業(yè)文化建設(shè)中，企業(yè)檔案也發(fā)揮著不可替代的作用。

2 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理缺乏應(yīng)有的重視

目前國內(nèi)許多企業(yè)對檔案管理重視不夠，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有認識到檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求，也沒有實現(xiàn)企業(yè)檔案所蘊含的價值。他們錯誤地認為檔案管理無非是收集整理過期的文件資料，檔案管理并不能給企業(yè)帶來實實在在的金錢。此外，由于企業(yè)財力和人力資源有限，大量的資金、技術(shù)和辦公空間不值得的損失[2]。一些領(lǐng)導(dǎo)人重視檔案管理在口碑，但實際上忽略它（也有許多領(lǐng)導(dǎo)人忽視）：一些企業(yè)的檔案只有10多平方米，一些企業(yè)甚至沒有檔案，檔案是在辦公室隨意堆放;企業(yè)檔案管理人員的數(shù)量少，而且這些檔案管理人員大多由辦公室行政人員兼任，幾乎找不到一個檔案管理的畢業(yè)生，基本上沒有學(xué)過檔案法，檔案管理的專業(yè)知識也不為人知。

2.2 檔案管理缺乏制度化、規(guī)范化

目前許多企業(yè)還沒有建立嚴格規(guī)范的檔案管理制度，甚至沒有明確規(guī)定企業(yè)各部門的歸檔時間和歸檔時間。一些國有企業(yè)，為了應(yīng)對上級部門的檢查，進行虛假檔案管理;一些企業(yè)將檔案工作外包給檔案公司，導(dǎo)致檔案生產(chǎn)、檔案管理和檔案服務(wù)脫節(jié)。有的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)印在紙上，掛在墻上，但從來沒有實施過，變成了一張紙。一些企業(yè)的檔案沉睡多年，檔案里積滿灰塵，檔案工作者不知道如何學(xué)習(xí)和利用檔案;企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也不知道要依靠檔案為企業(yè)開展各項工作提供依據(jù)。企業(yè)內(nèi)部各部門普遍不配合檔案管理工作。他們在自己的辦公室內(nèi)隨意堆放大量的文件和資料，使其閑置不辦理轉(zhuǎn)移，導(dǎo)致部分原始資料丟失;給檔案工作者的收藏、整理、分類帶來很大的麻煩。

2.3 檔案管理信息化水平落后

中國網(wǎng)民數(shù)量已超過8億，居世界首位。中國手機用戶的數(shù)量甚至超過了人口。在信息時代，企業(yè)應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，利用電子檔案、數(shù)字檔案代替紙質(zhì)檔案。但遺憾的是，目前企業(yè)檔案管理信息化水平較落后，許多企業(yè)仍使用紙質(zhì)檔案，由專人對檔案進行收集、整理、校核。此外，在紙質(zhì)文件[3]中存在著大量的文件丟失、遺漏和不清等現(xiàn)象。很多文件的整號、分類號混亂，甚至出現(xiàn)一個數(shù)字錯誤。還有一些企業(yè)雖然使用計算機管理檔案，但檔案管理模式仍停留在封閉的管理模式上，不能有效地提高檔案管理工作的效率。

3 思考如何加強企業(yè)檔案管理

3.1 對檔案管理工作給予應(yīng)有的重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須認識到：在信息化時代，信息是企業(yè)發(fā)展的重要資源，而企業(yè)檔案對于企業(yè)來說則是非常寶貴的信息資源。開展企業(yè)檔案必須有組織建設(shè)、制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)等幾個方面。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須帶頭重視檔案管理，確定檔案管理工作負責(zé)人，建立健全領(lǐng)導(dǎo)體系。要求檔案人員參加本企業(yè)重大的活動、設(shè)備開箱驗收、基本建設(shè)工程驗收、科學(xué)研發(fā)活動等。建立企業(yè)檔案室，配備專職檔案員，保持企業(yè)檔案人員的穩(wěn)定;企業(yè)各職能部門也應(yīng)當配備兼職檔案人員，主動參與到檔案管理中來，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，定時歸檔、存檔。企業(yè)檔案室必須逐年增添必要的設(shè)備，在條件允許的情況下甚至應(yīng)當逐年擴大檔案室面積[4]。

3.3 檔案管理必須規(guī)范化、制度化

企業(yè)應(yīng)當根據(jù)自身的具體情況，制定嚴格、完整的檔案管理制度。檔案管理人員則必須根據(jù)檔案管理制度，仔細收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性;若發(fā)現(xiàn)文件中存在著字跡潦草、錯別字等錯誤，必須責(zé)成有關(guān)人員進行糾正，從源頭上提高檔案質(zhì)量。檔案管理人員從企業(yè)內(nèi)部各部門、各科室收集到檔案后，必須根據(jù)文書檔案、人事檔案、實物檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案進行分類。按照國家檔案局發(fā)布第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》制定企業(yè)分類方案：黨群工作、行政管理、企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、地質(zhì)勘測類、基本建設(shè)、科研開發(fā)、設(shè)備儀器、企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)業(yè)務(wù)、會計、干部與職工人事等管理類文件材料。

3.4 加快檔案管理信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)當加快檔案管理信息化建設(shè)，主動應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息化技術(shù)，進行檔案管理;盡快使用數(shù)字檔案、電子檔案，全面淘汰紙質(zhì)檔案，運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平。企業(yè)還須運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，人工智能技術(shù)、云計算技術(shù)開展檔案研究，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，充分發(fā)掘出檔案中有價值的信息，通過研究自身檔案來認識、掌握企業(yè)發(fā)展規(guī)律。

3.5 加強檔案管理人員接續(xù)培養(yǎng)

近年來，化工單位受市場行情影響紛紛進行組織機構(gòu)精簡，導(dǎo)致一些有經(jīng)驗的檔案管理人員離開崗位。留下的檔案管理人員需要長時間進行繁瑣、復(fù)雜的檔案管理工作，承受更大的工作強度。后續(xù)人員力量接續(xù)困難、經(jīng)驗不足、甚至未有從業(yè)相關(guān)經(jīng)驗，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)斷層。有鑒于此，化工企業(yè)必須主動加強檔案管理人員培養(yǎng)，采取“請進來”“走出去”“強自身”方式：邀請檔案專家到企業(yè)現(xiàn)場授課，建立檔案管理體系，理順工作思路;條件允許的情況參加地方檔案管理局等專業(yè)部門組織的脫崗專業(yè)培訓(xùn);主動對標學(xué)習(xí)兄弟單位先進管理經(jīng)驗，從基層單位適時挑選青年人才補充檔案管理團隊，增加新鮮“血液”。

4 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案管理作為企業(yè)管理過程中非常重要的部分，企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)良限制著企業(yè)管理的高效程度。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理存在著非常多的問題，包括企業(yè)的檔案管理的發(fā)展不完善，企業(yè)的綜合性的管理的效率不夠高，企業(yè)的信息系統(tǒng)化程度不夠高，嚴格地限制了企業(yè)檔案管理的全面發(fā)展，在企業(yè)內(nèi)部管理中，檔案管理屬于重要環(huán)節(jié)。為提高企業(yè)工作效率，為促進企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展，提升企業(yè)的管理水平，建設(shè)企業(yè)文化，企業(yè)應(yīng)當重視檔案管理，建立完善的檔案管理模式，做好檔案管理[5]。

參考文獻

[1]連政.企業(yè)單位檔案管理重要性[J].蘭臺世界，2019（S1）.

[2]王萍.企業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2018（05）.

[3]郭艷艷.新形勢下加強企業(yè)檔案管理的幾點思考[J].企業(yè)改革與管理，2017（16）.

[4]趙彥昌，陳海霞.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案公共服務(wù)策略研究[J].浙江檔案，2016（11）.

[5]張偉.淺析檔案管理中的幾個難點問題[J].黑龍江檔案，2016（01）.