優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程 加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理

摘要：在企業(yè)管理進(jìn)程中如何將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)工作整合到一起，建立健全財(cái)務(wù)管理機(jī)制，落實(shí)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)，業(yè)務(wù)效益監(jiān)管，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力目標(biāo)，成為企業(yè)新時(shí)代需解決的重要發(fā)展問(wèn)題之一，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理重要性得以突出。其中，費(fèi)用報(bào)銷作為財(cái)務(wù)管理工作的一環(huán)，涉及業(yè)務(wù)發(fā)生的各個(gè)環(huán)節(jié)，需根據(jù)規(guī)章制度，結(jié)合企業(yè)管理細(xì)則予以進(jìn)行，一旦費(fèi)用報(bào)銷喪失程序性、合理性、規(guī)范性，將直接侵害企業(yè)利益，有悖加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理初衷。本文通過(guò)探析優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程方略，以期加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理。

關(guān)鍵詞：費(fèi)用報(bào)銷;流程優(yōu)化;財(cái)務(wù)管理

中圖分類號(hào)：F275文獻(xiàn)識(shí)別碼：A文章編號(hào)：

2096-3157（2020）05-0079-02

費(fèi)用報(bào)銷主要是指企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展進(jìn)程中業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門以業(yè)務(wù)發(fā)生為依托產(chǎn)生原始憑據(jù)，根據(jù)相關(guān)憑證按有關(guān)規(guī)定予以審批，待經(jīng)歷審批流程后經(jīng)費(fèi)成功結(jié)算。費(fèi)用報(bào)銷要遵循財(cái)務(wù)收支嚴(yán)格審批原則，企業(yè)各項(xiàng)開(kāi)支均需要求經(jīng)手人說(shuō)明支出事由，明確填寫報(bào)銷單據(jù)，報(bào)銷金額、發(fā)票張數(shù)需精確，由財(cái)務(wù)經(jīng)理、部門經(jīng)理及經(jīng)辦人共同簽字生效，根據(jù)報(bào)銷計(jì)劃外、計(jì)劃內(nèi)等程序進(jìn)行審批，待審批通過(guò)后給付款項(xiàng)。加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷管理應(yīng)做到實(shí)時(shí)高效，切忌賬目混亂，報(bào)銷責(zé)任人不清，支出事由虛構(gòu)，通過(guò)財(cái)務(wù)管理，營(yíng)建穩(wěn)定、和諧、有效的費(fèi)用報(bào)銷氛圍?；诖?，為加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理有效性，探析優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程必要性、難點(diǎn)及措施顯得尤為重要。

一、優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程必要性

1.維持企業(yè)財(cái)務(wù)管理秩序

費(fèi)用報(bào)銷在企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)均有可能發(fā)生，大到重要設(shè)備采購(gòu)，小到保潔用品采買，均需支出經(jīng)費(fèi)并予以報(bào)銷，一旦企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷流程不佳，將直接出現(xiàn)兩類消極現(xiàn)象：其一，報(bào)銷流程過(guò)于復(fù)雜，長(zhǎng)期占據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)表，使報(bào)表內(nèi)容變得復(fù)雜、混亂，影響報(bào)表使用成效，擾亂企業(yè)財(cái)務(wù)管理秩序;其二，報(bào)銷流程過(guò)于簡(jiǎn)單，未能得到所屬部門、財(cái)務(wù)部門有效監(jiān)管，出現(xiàn)報(bào)銷金額與實(shí)際支出不符消極現(xiàn)象?；诖耍髽I(yè)需優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程，維持企業(yè)財(cái)務(wù)管理秩序，引導(dǎo)員工按照規(guī)定支出各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)支，為提高企業(yè)管理有效性奠定基礎(chǔ)。

2.提高企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息披露質(zhì)量

在企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷過(guò)程中其需經(jīng)歷多重審核，如相關(guān)部門審核、財(cái)務(wù)部門審核等，在部門審核時(shí)需確保費(fèi)用報(bào)銷內(nèi)容符合實(shí)際情況，確保費(fèi)用報(bào)銷具有必要性、合理性，財(cái)務(wù)部門則需核對(duì)報(bào)銷票據(jù)，根據(jù)財(cái)務(wù)制度及財(cái)經(jīng)法規(guī)進(jìn)行審核，確保費(fèi)用報(bào)銷具有合法性，繼而通過(guò)費(fèi)用報(bào)銷將合理、合法、合規(guī)的票據(jù)納入企業(yè)日常管理范疇，同時(shí)剔除部分不合理且與企業(yè)運(yùn)營(yíng)無(wú)關(guān)票據(jù)，使企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息披露質(zhì)量得以提高，為企業(yè)制定更優(yōu)管理方案給予支持。

3.落實(shí)“業(yè)財(cái)”統(tǒng)一管理目標(biāo)

“業(yè)財(cái)”統(tǒng)一主要是指將企業(yè)業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)工作關(guān)聯(lián)在一起，通過(guò)統(tǒng)一管理發(fā)揮財(cái)務(wù)管理優(yōu)勢(shì)，保障企業(yè)可以降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)統(tǒng)籌業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)信息制定更優(yōu)管理對(duì)策，助力企業(yè)科學(xué)發(fā)展?；诖?，企業(yè)需優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程，將因業(yè)務(wù)推進(jìn)所產(chǎn)生的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息通過(guò)報(bào)銷流程規(guī)范的形式加以管理，在業(yè)務(wù)體系中滲透財(cái)務(wù)管理，助力企業(yè)完成業(yè)務(wù)推進(jìn)任務(wù)，落實(shí)“業(yè)財(cái)”統(tǒng)一管理目標(biāo)。

二、優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程難點(diǎn)

1.費(fèi)用報(bào)銷流程制度管理質(zhì)量欠佳

作為財(cái)務(wù)管理的一環(huán)，費(fèi)用報(bào)銷流程需通過(guò)日常管理順利進(jìn)行，這就需要推行配套制度加強(qiáng)管理，相較于大型企業(yè)，小型企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷程序過(guò)于隨意，通常情況下由部門經(jīng)理決定報(bào)銷事宜，主要源于小型企業(yè)業(yè)務(wù)較少，部門經(jīng)理可以做到心中有數(shù)，一旦部門經(jīng)理出現(xiàn)記憶偏差或違背企業(yè)利益準(zhǔn)則現(xiàn)象則直接影響費(fèi)用報(bào)銷成效。這就需要企業(yè)以費(fèi)用報(bào)銷流程為依托推行配套制度加以管理，確保費(fèi)用報(bào)銷流程管理科學(xué)高效，財(cái)務(wù)管理內(nèi)容更為精細(xì)全面。

2.費(fèi)用報(bào)銷程序監(jiān)管不夠全面

費(fèi)用報(bào)銷從表面上來(lái)講是支出事宜，實(shí)則涉及發(fā)票、報(bào)稅、會(huì)計(jì)信息質(zhì)量等企業(yè)財(cái)務(wù)管理事項(xiàng)，通過(guò)監(jiān)管可保障費(fèi)用報(bào)銷按照流程合理、合法進(jìn)行，這就需要企業(yè)做好費(fèi)用報(bào)銷程序監(jiān)管工作，規(guī)避財(cái)會(huì)信息質(zhì)量降低、企業(yè)偷逃稅款、發(fā)票管理不當(dāng)?shù)认麡O現(xiàn)象。

3.費(fèi)用報(bào)銷審核人工干預(yù)性較強(qiáng)

費(fèi)用報(bào)銷審核是保障相關(guān)工作契合實(shí)際、契合法律、契合企業(yè)制度重要程序，由于企業(yè)實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用項(xiàng)目較多，對(duì)于發(fā)生頻率不高的費(fèi)用應(yīng)計(jì)入的會(huì)計(jì)科目及應(yīng)提供的單據(jù)沒(méi)有明確的規(guī)定。在審核時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不同的人審核同一性質(zhì)的報(bào)銷會(huì)歸集到不同的會(huì)計(jì)科目中，對(duì)同一性質(zhì)的報(bào)銷所附單據(jù)的要求也不一致，甚至?xí)霈F(xiàn)同一人在不同時(shí)期審核同一性質(zhì)的費(fèi)用也會(huì)產(chǎn)生不同。產(chǎn)生這種問(wèn)題的主要原因是不同的人對(duì)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理辦法和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的理解不一致。

4.費(fèi)用報(bào)銷流程意識(shí)滯后

費(fèi)用報(bào)銷流程的合理化運(yùn)作，一方面，需企業(yè)通過(guò)管理加以約束;另一方面，需企業(yè)與員工從意識(shí)角度出發(fā)接納費(fèi)用報(bào)銷流程合理化，可以樹(shù)立費(fèi)用報(bào)銷依法合規(guī)意識(shí)，通過(guò)財(cái)務(wù)管理完成費(fèi)用報(bào)銷任務(wù)，提高費(fèi)用報(bào)銷質(zhì)量。

三、優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程措施

通過(guò)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷流程優(yōu)化難點(diǎn)進(jìn)行分析可知，缺乏費(fèi)用報(bào)銷流程化自覺(jué)性，費(fèi)用報(bào)銷審核要點(diǎn)存在缺失，費(fèi)用報(bào)銷程序監(jiān)管不佳，相關(guān)制度有待完善等問(wèn)題客觀存在，影響企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷綜合成效。基于此，企業(yè)應(yīng)持續(xù)優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程，通過(guò)財(cái)務(wù)管理完成相關(guān)報(bào)銷任務(wù)，繼而使企業(yè)得以良性發(fā)展。

1.提高費(fèi)用報(bào)銷流程制度管理質(zhì)量

第一，針對(duì)費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行管理。率先根據(jù)企業(yè)綜合管理需求推行宏觀報(bào)銷流程管理須知，在此基礎(chǔ)上要求各個(gè)部門制定富有契合性、針對(duì)性的費(fèi)用報(bào)銷流程管理制度，突出部門費(fèi)用支出特性，根據(jù)部門運(yùn)作需求打造?個(gè)性化費(fèi)用報(bào)銷流程，確保報(bào)銷工作更為順利，跳出單一、僵化報(bào)銷流程管理制度推行誤區(qū)，使企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷流程制度管理質(zhì)量更高。第二，針對(duì)單據(jù)憑證進(jìn)行管理。推行有關(guān)管理制度，確保各項(xiàng)費(fèi)用單據(jù)符合要求，滿足企業(yè)報(bào)銷需求。第三，通過(guò)管理理清預(yù)借款操作流程。提出預(yù)借款操作須知，避免企業(yè)因預(yù)借款金額過(guò)大造成資金鏈斷裂、現(xiàn)金流減少、償債能力欠佳等消極后果。第四，針對(duì)報(bào)銷金額審批提出具體規(guī)定。設(shè)定報(bào)銷上限，完善審批制度，約束報(bào)銷審批行為，使報(bào)銷審批有據(jù)可依。第五，針對(duì)報(bào)銷時(shí)效進(jìn)行管理。通過(guò)推行報(bào)銷（單據(jù)）傳遞時(shí)效制度加以管理，確保企業(yè)報(bào)銷行為與支出活動(dòng)高度一致，費(fèi)用報(bào)銷目標(biāo)在指定時(shí)間段內(nèi)落實(shí)，使企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷流程得以精簡(jiǎn)，有效控制財(cái)務(wù)管理成本。第六，針對(duì)新時(shí)代信息化費(fèi)用報(bào)銷流程加以管理?；谄髽I(yè)費(fèi)用報(bào)銷數(shù)據(jù)信息日益增多，引入信息化管理措施可強(qiáng)化企業(yè)報(bào)銷審核能力，為避免信息化管理數(shù)據(jù)遺漏等現(xiàn)象，需從安全管理、流程合規(guī)、精準(zhǔn)核算角度出發(fā)推行管理制度，突出信息化費(fèi)用報(bào)銷優(yōu)勢(shì)，規(guī)避人為因素對(duì)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷精確性、時(shí)效性帶來(lái)的不良影響。

2.全面展開(kāi)費(fèi)用報(bào)銷程序監(jiān)管工作

第一，針對(duì)原始憑證進(jìn)行初審。通過(guò)初審保障原始報(bào)銷憑證具有準(zhǔn)確性、合法性、真實(shí)性，繼而提高會(huì)計(jì)信息綜合質(zhì)量，在受理各部門經(jīng)費(fèi)支出結(jié)報(bào)基礎(chǔ)上以企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷流程管理制度為依托進(jìn)行初審，依照我國(guó)法規(guī)、政策進(jìn)行審核，杜絕“白條”抵充發(fā)票，將不合法、不真實(shí)憑證剔除報(bào)銷流程。報(bào)賬受理憑證需具備有關(guān)要素，如經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)用途、經(jīng)辦人員簽章、經(jīng)費(fèi)審批意見(jiàn)、填制單位公章等，將不完整、不準(zhǔn)確原始單據(jù)剔除報(bào)銷流程。第二，采用OA與網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)結(jié)合，設(shè)定報(bào)銷流程，報(bào)銷人、審核人和審批人直接在線處理單據(jù)。有未處理的單據(jù)OA自動(dòng)提醒，避免單據(jù)積壓，大大提高了工作效率。第三，將網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)與預(yù)算系統(tǒng)鏈接，對(duì)超預(yù)算范圍的費(fèi)用自動(dòng)停止報(bào)銷。相關(guān)部門必須先發(fā)起增加預(yù)算費(fèi)用的申請(qǐng)，待企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批后，才能發(fā)起報(bào)銷，有效地控制了預(yù)算外費(fèi)用的增長(zhǎng)。第四，對(duì)審批人的權(quán)限做出規(guī)定。由主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性和合理性把關(guān)，如果發(fā)現(xiàn)某位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬員工的費(fèi)用報(bào)銷未能認(rèn)真履職，造成不當(dāng)?shù)馁M(fèi)用報(bào)銷，由審批領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任。第五，限定員工的報(bào)銷時(shí)限。按照成本與費(fèi)用匹配性的原則，員工在相關(guān)事項(xiàng)完結(jié)后的一個(gè)月內(nèi)完成報(bào)銷，超過(guò)一個(gè)月但不超過(guò)三個(gè)月的，需要報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，超過(guò)個(gè)三個(gè)月的，不能報(bào)銷。第六，限定網(wǎng)上報(bào)銷流程的審批時(shí)間。超過(guò)規(guī)定的時(shí)間未審批，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)跳入下一個(gè)審批環(huán)節(jié)，系統(tǒng)會(huì)默認(rèn)本環(huán)節(jié)已審批通過(guò)，如果在本環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，仍由本環(huán)節(jié)的審批領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。

3.建立規(guī)范的費(fèi)用報(bào)銷機(jī)制，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)

第一，費(fèi)用報(bào)銷管理辦法是企業(yè)使用頻率最高的管理辦法之一，需要內(nèi)容詳實(shí)、規(guī)范、具體。因此要對(duì)報(bào)銷管理辦法進(jìn)行定期梳理，將未納入報(bào)銷管理辦法的費(fèi)用項(xiàng)目及時(shí)進(jìn)行收納整理。第二，制定費(fèi)用報(bào)銷流程圖。將審核人、審批人進(jìn)行明確，對(duì)費(fèi)用報(bào)銷需要提供的單據(jù)以清單形式列示，使報(bào)銷人在報(bào)銷時(shí)能快速準(zhǔn)確地定位費(fèi)用類別及報(bào)銷審批流程。第三，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的會(huì)計(jì)知識(shí)、稅法知識(shí)以及相關(guān)制度的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。財(cái)務(wù)部要定期給業(yè)務(wù)部門講解報(bào)銷管理辦法及其在報(bào)銷中需注意的事項(xiàng)，這樣可以大大減少不合規(guī)、不合理費(fèi)用的產(chǎn)生。第四，財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部采取定期輪崗，業(yè)務(wù)互查等方式，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，降低糾錯(cuò)成本，提高工作質(zhì)量。

4.樹(shù)立企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷流程化意識(shí)

企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員及工作人員需樹(shù)立費(fèi)用報(bào)銷流程化意識(shí)，確保發(fā)票合理合法，根據(jù)企業(yè)的管理規(guī)定約束個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷行為，避免擾亂費(fèi)用報(bào)銷秩序，為費(fèi)用報(bào)銷管理制度高效推行奠定基礎(chǔ)。這就需要企業(yè)加大優(yōu)秀業(yè)財(cái)統(tǒng)一人才培育力度，一方面，通過(guò)培訓(xùn)提高企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷流程管理效率;另一方面，滲透合法、合規(guī)費(fèi)用報(bào)銷思想，使企業(yè)工作人員明晰報(bào)銷、業(yè)務(wù)推行、企業(yè)效益三者關(guān)系，繼而積極參與到費(fèi)用報(bào)銷流程優(yōu)化活動(dòng)中，達(dá)到加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理目的。積極探索財(cái)務(wù)共享服務(wù)的應(yīng)用，將預(yù)算管理系統(tǒng)、報(bào)銷管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)及網(wǎng)銀系統(tǒng)相嵌對(duì)接，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化費(fèi)用報(bào)銷管理。隨著電子發(fā)票、移動(dòng)互聯(lián)及大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的日益成熟，將會(huì)推動(dòng)費(fèi)用流程化報(bào)銷不斷創(chuàng)新，為企業(yè)財(cái)務(wù)管理、戰(zhàn)略管理提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，為企業(yè)未來(lái)更快適應(yīng)時(shí)代變革提供輔助力量。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為使企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷流程得以優(yōu)化，其需提高費(fèi)用報(bào)銷流程制度管理質(zhì)量，全面展開(kāi)費(fèi)用報(bào)銷程序監(jiān)管工作，緊抓企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷審核工作要點(diǎn)，樹(shù)立企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷流程化意識(shí)，同時(shí)做好工作人員日常培訓(xùn)工作，確保其明晰費(fèi)用報(bào)銷流程，有效提高費(fèi)用報(bào)銷流程化、法治化自覺(jué)性，繼而通過(guò)優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程，加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理。

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作者簡(jiǎn)介：

張金鳳，供職于中國(guó)水產(chǎn)有限公司。