出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料永久保存面臨的問題和解決辦法

沈敏軍

摘 要：出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料要求永久保存，但因出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料種類多、數(shù)量大、時(shí)間跨度長，永久保存難度較大，基于此，本文對出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料永久保存面臨的問題和解決辦法進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：出生醫(yī)學(xué)證明;檔案材料;永久保存

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）01-0199-02

0 引言

自1996年開始簽發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》至今已歷時(shí)24年，青島市出生醫(yī)學(xué)證明管理簽發(fā)機(jī)構(gòu)在日常工作中積累了大量的原始檔案材料，隨著時(shí)間不斷推移，出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料數(shù)量將越來越龐大，如何妥善保管、永久保存和有效利用這些檔案材料，是我市各出生醫(yī)學(xué)證明管理簽發(fā)機(jī)構(gòu)已面臨或即將面臨的困難和問題。

1 出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料種類、保存依據(jù)和使用情形

1.1 檔案材料種類

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二條“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄”，結(jié)合國家、山東省衛(wèi)生行政部門已出臺的出生醫(yī)學(xué)證明相關(guān)政策要求和日常簽發(fā)管理工作需要，筆者認(rèn)為出生醫(yī)學(xué)證明檔案是指：新生兒出生后，相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)和人員依據(jù)《中華人民共和國母嬰保健法》，在辦理《出生醫(yī)學(xué)證明》過程中形成的證明新生兒出生醫(yī)學(xué)信息，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的原始檔案材料;具體包括孕產(chǎn)婦住院分娩相關(guān)病歷材料，分娩登記本，新生兒記錄，孕產(chǎn)婦住院分娩記錄，新生兒父母有效身份證件復(fù)印件，領(lǐng)證人有效身份證件復(fù)印件以及當(dāng)事人或新生兒父母授權(quán)委托書，《出生醫(yī)學(xué)證明》存根，《出生醫(yī)學(xué)證明》首次簽發(fā)登記表、補(bǔ)發(fā)和換發(fā)登記表，換發(fā)與補(bǔ)發(fā)出生醫(yī)學(xué)證明材料，未按時(shí)申領(lǐng)《出生醫(yī)學(xué)證明》情況說明，親子關(guān)系聲明，親子鑒定證明，公安機(jī)關(guān)出具的證明材料，《出生醫(yī)學(xué)證明》真?zhèn)舞b定材料，辦理《出生醫(yī)學(xué)證明》申請第三姓相關(guān)材料，《出生醫(yī)學(xué)證明》空白證出入庫登記，《出生醫(yī)學(xué)證明》廢證管理材料，《出生醫(yī)學(xué)證明》新增機(jī)構(gòu)備案材料，簽發(fā)管理人員權(quán)限備案材料，印章管理備案材料，出生醫(yī)學(xué)證明信息數(shù)據(jù)報(bào)表等。

1.2 檔案保存依據(jù)

2003年1月16日，衛(wèi)生部、公安部聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)出生醫(yī)學(xué)證明管理有關(guān)問題的通知》（衛(wèi)基婦發(fā)〔2003〕23號），首次對出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料作出規(guī)定“《出生醫(yī)學(xué)證明》內(nèi)芯增加存根聯(lián);存根聯(lián)與副頁間的拆切線由《出生醫(yī)學(xué)證明》簽發(fā)單位規(guī)范拆切，存根聯(lián)由簽發(fā)單位存檔妥善管理”，這是衛(wèi)生部首次下發(fā)文件對出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料保管工作進(jìn)行規(guī)范，但仍沒有明確要求檔案材料永久保存。2009年9月29日，衛(wèi)生部下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)出生醫(yī)學(xué)證明管理的通知》（衛(wèi)婦社發(fā)〔2009〕96號），明確規(guī)定“簽發(fā)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求，將《出生醫(yī)學(xué)證明》存根及其相關(guān)資料按首次簽發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)分類進(jìn)行歸檔，永久保存?！?，至此，青島市出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理工作開始全面納入規(guī)范化管理軌道。

1.3 檔案使用情形

出生醫(yī)學(xué)證明檔案的查閱相當(dāng)頻繁，它據(jù)有極高的信用證明價(jià)值，并發(fā)揮了很好的經(jīng)濟(jì)、社會作用。利用者的目的主要是出國留學(xué)、產(chǎn)權(quán)過戶、恢復(fù)戶口等個(gè)人事務(wù)中[1]。在《出生醫(yī)學(xué)證明》簽發(fā)日常工作中，不論首次簽發(fā)、補(bǔ)發(fā)或換發(fā)工作，都經(jīng)常需要查閱以往的出生醫(yī)學(xué)證明原始檔案材料。《山東省衛(wèi)生健康委員會山東省公安廳關(guān)于印發(fā)<山東省出生醫(yī)學(xué)證明管理辦法>的通知》（魯衛(wèi)發(fā)〔2019〕10號）規(guī)定“首次簽發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》，超過1年時(shí)間未申領(lǐng)的，首次申領(lǐng)時(shí)需向簽發(fā)機(jī)構(gòu)提交產(chǎn)婦病歷復(fù)印件（包含首頁、分娩記錄、出院記錄）等”，實(shí)際情況往往是新生兒母親手頭并沒有當(dāng)初的住院分娩病歷材料，甚或?yàn)樘颖苡?jì)劃生育處罰等原因而冒名或用假名住院分娩的，這些特殊情形都必須查閱原始檔案材料。因丟失等原因補(bǔ)發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》，需查閱原簽發(fā)機(jī)構(gòu)留存的《出生醫(yī)學(xué)證明》內(nèi)芯存根聯(lián);2003年以前的第一版、第二版《出生醫(yī)學(xué)證明》無存根聯(lián)，這期間辦理的《出生醫(yī)學(xué)證明》丟失后，需查閱母親當(dāng)初的住院分娩病歷和住院分娩登記本等材料。《出生醫(yī)學(xué)證明》真?zhèn)舞b定，除對證件的載體、印章、簽發(fā)機(jī)構(gòu)名稱等進(jìn)行甄別外，還要查驗(yàn)《出生醫(yī)學(xué)證明》存根、簽發(fā)登記本、父母身份證復(fù)印件和住院分娩病歷信息等材料確認(rèn)《出生醫(yī)學(xué)證明》登記信息的真?zhèn)?。在《出生醫(yī)學(xué)證明》換發(fā)工作過程中，因新生兒父母首次為孩子辦理《出生醫(yī)學(xué)證明》時(shí)提供虛假信息等原因，也經(jīng)常需查閱以往的檔案材料。

2 面臨的困難和問題

2.1 檔案材料年限長、保管數(shù)量巨大

1995年11月6日，衛(wèi)生部、公安部聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于統(tǒng)一規(guī)范《出生醫(yī)學(xué)證明》的通知》（衛(wèi)婦發(fā)〔1995〕第10號）部署“從1996年1月1日（邊遠(yuǎn)地區(qū)3月1日）起，凡中華人民共和國境內(nèi)出生的人口，統(tǒng)一使用依法制發(fā)的《出生醫(yī)學(xué)證明》”，我市自自1996年3月1日開始簽發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》，至今已歷時(shí)24年，以往積累和以后辦理《出生醫(yī)學(xué)證明》的檔案材料都必須永久保存。近5年，青島市平均每年簽發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》約12萬張，據(jù)此推算全市以往積累的出生醫(yī)學(xué)證明檔案數(shù)量近300萬份;我市分娩量較大的助產(chǎn)機(jī)構(gòu)，年度活產(chǎn)新生兒數(shù)量一般在5000以上，這些分娩量大的助產(chǎn)機(jī)構(gòu)目前積累保管檔案數(shù)量已達(dá)10余萬份。隨著年代推移，加之人員變更、機(jī)構(gòu)變遷、保管設(shè)施差等因素，出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料永久保存的難度將越來越大。

2.2 部分檔案材料丟失

我們對青島市各出生醫(yī)學(xué)證明管理簽發(fā)機(jī)構(gòu)的檔案保管情況進(jìn)行了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)檔案丟失時(shí)間段主要集中在1996年至2001年;丟失的檔案材料中，在日后查閱使用價(jià)值較高的包括住院分娩病歷材料、《出生醫(yī)學(xué)證明》存根、分娩登記本、《出生醫(yī)學(xué)證明》簽發(fā)登記本等;發(fā)生丟失的機(jī)構(gòu)，多是停止產(chǎn)科執(zhí)業(yè)的鎮(zhèn)街衛(wèi)生院、民營醫(yī)院等。1996年3月1日至2003年1月16日，第一版、第二版《出生醫(yī)學(xué)證明》簽發(fā)時(shí)期，《出生醫(yī)學(xué)證明》由新生兒所在醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)和從事家庭接生的人員出具，助產(chǎn)機(jī)構(gòu)不需經(jīng)衛(wèi)生行政部門審核備案，即可領(lǐng)取發(fā)放《出生醫(yī)學(xué)證明》;加之各級衛(wèi)生行政部門也沒有出臺政策規(guī)定永久保存出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料，當(dāng)時(shí)各助產(chǎn)機(jī)構(gòu)對出生醫(yī)學(xué)證明管理簽發(fā)工作的重視程度普遍不高。2000年前后青島全市助產(chǎn)機(jī)構(gòu)數(shù)量有100余家，這些助產(chǎn)機(jī)構(gòu)當(dāng)時(shí)都曾簽發(fā)過第一版和第二版《出生醫(yī)學(xué)證明》。近年來，各級衛(wèi)生行政部門對母嬰安全高度重視，助產(chǎn)機(jī)構(gòu)的技術(shù)力量和硬件設(shè)施必須達(dá)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，而同期新生兒出生數(shù)量較2000年前后大幅下降，一些分娩量少、技術(shù)力量不足、設(shè)施條件差的助產(chǎn)機(jī)構(gòu)陸續(xù)停止產(chǎn)科執(zhí)業(yè)，我市助產(chǎn)機(jī)構(gòu)逐漸減少，2019年全市共有助產(chǎn)機(jī)構(gòu)65家。這些已停止助產(chǎn)資質(zhì)的醫(yī)院，因出生醫(yī)學(xué)證明檔案相對其他醫(yī)學(xué)案例檔案受到的重視度相對弱，存在管理移交脫節(jié)問題，加之年代久遠(yuǎn)，部分機(jī)構(gòu)有出生醫(yī)學(xué)證明檔案丟失現(xiàn)象[2]。

2.3 檔案保管時(shí)限政策不統(tǒng)一

出生醫(yī)學(xué)證明檔案保管年限不統(tǒng)一、缺乏相應(yīng)監(jiān)管制度[3]。住院分娩病歷材料是出生醫(yī)學(xué)證明管理簽發(fā)工作最重要的原始檔案材料，是《出生醫(yī)學(xué)證明》首簽、補(bǔ)發(fā)、換發(fā)及真?zhèn)舞b定等工作的最終依據(jù)，從出生醫(yī)學(xué)證明管理簽發(fā)工作角度出發(fā)，住院分娩病歷材料必須永久保存?！夺t(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》規(guī)定“住院病歷保存期限不少于30年”，住院分娩病歷保管時(shí)限與出生醫(yī)學(xué)證明檔案“永久保存”的規(guī)定不統(tǒng)一。住院分娩病歷在助產(chǎn)機(jī)構(gòu)保管滿30年后，助產(chǎn)機(jī)構(gòu)是否有義務(wù)繼續(xù)保管，或轉(zhuǎn)交那個(gè)部門永久保管，這是我市各出生醫(yī)學(xué)證明管理簽發(fā)機(jī)構(gòu)已面臨或即將面臨、且亟待解決的問題。

2.4 檔案的管理部門不統(tǒng)一

住院分娩病歷材料，作為出生醫(yī)學(xué)證明材料的組成部分，國家衛(wèi)生計(jì)生委 國家中醫(yī)藥管理局《<醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定（2013年版）》明確規(guī)定“患者住院期間，住院病歷由所在病區(qū)統(tǒng)一保管”。“患者出院后，住院病歷由病案管理部門或者專（兼）職人員統(tǒng)一保存、管理”。而出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料管理部門不統(tǒng)一，有《出生醫(yī)學(xué)證明》簽發(fā)部門保管的，有助產(chǎn)機(jī)構(gòu)產(chǎn)科保管的，也有歸到病案室保管的。

2.5 檔案管理政策不完善

2013年11月20日，國家衛(wèi)生計(jì)生委 國家中醫(yī)藥管理局《<醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定（2013年版）>的通知》對住院分娩病例的保管使用等事宜做了比較詳細(xì)的規(guī)定。而國家、省已出臺的出生醫(yī)學(xué)證明相關(guān)政策，對出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料保管工作要求比較籠統(tǒng)，具體由管理簽發(fā)機(jī)構(gòu)的那個(gè)部門負(fù)責(zé)，是否設(shè)專人管理，檔案收集、整理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，檔案編號和檢索辦法，檔案材料的查閱和復(fù)制，檔案保管不善責(zé)任追究，偽造、隱匿、銷毀、搶奪、竊取檔案材料等違法行為應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任等，都沒有明確規(guī)定。

3 措施和建議

要做好出生醫(yī)學(xué)證明檔案永久保存工作，除采取逐級加強(qiáng)工作人員技術(shù)培訓(xùn)、增強(qiáng)工作責(zé)任心、改善保管設(shè)施、加強(qiáng)安全意識等工作措施外，筆者認(rèn)為應(yīng)以完善配套完善政策為抓手，從根本上解決出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理工作存在的難點(diǎn)和問題。

為規(guī)范出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理，江蘇、浙江等多個(gè)省份，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和出生醫(yī)學(xué)證明管理有關(guān)規(guī)定，出臺了出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理辦法，將出生醫(yī)學(xué)證明檔案移交國家同級檔案館保管，國家檔案館配備有專業(yè)的技術(shù)人員和設(shè)施齊全的保管場所，為出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料永久保存提供了有力保障，是長期保管存放出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料的理想場所。江蘇等省份的出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，值得推廣學(xué)習(xí)?！吨腥A人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第四條規(guī)定“國務(wù)院各部門經(jīng)國家檔案局同意，省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法?！苯ㄗh從國家、省層面出臺出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理專門的政策文件，對出生醫(yī)學(xué)證明的檔案材料（特別是住院分娩病歷材料）的保管期限、責(zé)任部門等進(jìn)行統(tǒng)一，制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確責(zé)任追究等，指導(dǎo)各出生醫(yī)學(xué)證明管理簽發(fā)機(jī)構(gòu)切實(shí)做好檔案管理工作。

4 結(jié)語

鑒于出生醫(yī)學(xué)證明檔案數(shù)量較大，出生醫(yī)學(xué)證明檔案查閱使用頻率較高，如移交國家檔案館保存，將給各管理簽發(fā)機(jī)構(gòu)和群眾查閱使用檔案帶來不便，在移交前，應(yīng)對重點(diǎn)的出生醫(yī)學(xué)證明檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案文件數(shù)據(jù)庫，并逐步建設(shè)推進(jìn)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理信息化，提高管理簽發(fā)機(jī)構(gòu)查詢檢索效率，為群眾提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 肖慧平.淺談《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案利用與服務(wù)[J].黑龍江科技信息，2012（12）：109.

[2] 杜平.淺談《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的管理[J].黑龍江檔案，2017（04）：68.

[3] 肖慧平.如何加強(qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理[J].民營科技，2012（07）：195.