基層勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

楊旭宇

摘?要： 隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，人們享受到了人口紅利帶來(lái)的生活條件上的改變。我國(guó)的勞動(dòng)人口數(shù)量達(dá)到了很高的程度。勞動(dòng)者數(shù)量的急劇增加，對(duì)整個(gè)社會(huì)而言是利好，但是對(duì)部分的勞動(dòng)群體來(lái)說(shuō)，卻面臨這這樣那樣的問(wèn)題。這些問(wèn)題需要相關(guān)部門(mén)及時(shí)去解決，但是仍然不可避免的問(wèn)題是，隨著勞動(dòng)人口數(shù)量的急劇增加，勞動(dòng)者的檔案在日常的工作中管理是很大的工作量。檔案管理部門(mén)急需尋求一種新的檔案載體來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的保存。檔案管理信息化應(yīng)運(yùn)而生?；诖耍疚膶?duì)勞動(dòng)保障檔案管理信息化在當(dāng)今應(yīng)用存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，以期能為同行產(chǎn)生幾點(diǎn)啟發(fā)。

關(guān)鍵詞： 勞動(dòng)保障;檔案管理;問(wèn)題及對(duì)策

【中圖分類號(hào)】D922.5?????【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?????【文章編號(hào)】1674-3733（2020）01-0296-01

勞動(dòng)者為了保障自己的合法權(quán)益所采取的一切措施的集合叫做勞動(dòng)保障，在當(dāng)今的社會(huì)，僅僅依靠自己的力量進(jìn)行維權(quán)仍然有著一定的難度。當(dāng)勞動(dòng)者拿起法律的武器時(shí)，卻不知法律究竟適用何種情況。勞動(dòng)保障就是起著為勞動(dòng)者維護(hù)合法權(quán)益的部門(mén)。其主要的服務(wù)對(duì)象是勞動(dòng)者，服務(wù)的內(nèi)容是維護(hù)勞動(dòng)者應(yīng)有的權(quán)益。隨著近些年來(lái)，勞動(dòng)事件的例數(shù)越來(lái)越多，傳統(tǒng)上人工管理檔案的方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適用于當(dāng)今的狀況。檔案的記錄載體必須進(jìn)行創(chuàng)新，不僅僅是為了檔案管理的便捷性，也是為了能符合檔案背后所蘊(yùn)含的本質(zhì)進(jìn)行分析，大數(shù)據(jù)的集合，會(huì)為勞動(dòng)保障提供新的發(fā)展思路。究竟在實(shí)際開(kāi)展檔案管理信息化的過(guò)程中會(huì)遇到哪些問(wèn)題，下面將詳細(xì)的進(jìn)行分析。

1?對(duì)技能水平不足的員工，重視對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)工作

檔案管理是一項(xiàng)具有重要意義的工作，從事檔案管理的工作人員要有著精湛的工作技術(shù)以及扎實(shí)的理論基礎(chǔ)才能勝任這項(xiàng)工作。由于工作性質(zhì)的特殊性，檔案管理人員還需要有著明確的政治思想，同時(shí)能夠?qū)ψ钚碌膭趧?dòng)保障政策予以知曉，熟悉各項(xiàng)各項(xiàng)勞動(dòng)保障法律法規(guī)的相關(guān)內(nèi)容才能做好這項(xiàng)工作。所以，對(duì)檔案管理人員的日常培訓(xùn)是必不可少的，業(yè)務(wù)能力方面是基礎(chǔ)，思想教育工作是促進(jìn)，兩者共同協(xié)同發(fā)展，做到檔案管理的規(guī)范化。

2?對(duì)沒(méi)有明確管理制度的，建立各項(xiàng)完善的檔案管理制度

要想將有限的人才發(fā)揮出最大的作用，就需要積極的進(jìn)行工作內(nèi)容上的管理。做到職責(zé)分明，劃分清晰。只有完善的檔案管理制度才能引導(dǎo)著工作著朝著統(tǒng)一的方向努力，規(guī)范工作流程。在制定各項(xiàng)規(guī)章制度時(shí)，一定要充分的進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，聽(tīng)取工作人員的意見(jiàn)，來(lái)科學(xué)的制定管理規(guī)范，在實(shí)踐的過(guò)程中檢驗(yàn)制度的可行性。特別是對(duì)于專業(yè)業(yè)務(wù)方面，對(duì)檔案的書(shū)寫(xiě)，編目，裝訂，登記，查閱等一系列工作的環(huán)節(jié)都要做出明確的說(shuō)明[1]。在語(yǔ)言上要簡(jiǎn)潔易懂，在形式上要合乎實(shí)際，拒絕形式化的規(guī)章制度，踏實(shí)的將每一項(xiàng)制度落地實(shí)施。只有當(dāng)以上要求達(dá)到了，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理與利用的最大化，在不斷的實(shí)踐工作過(guò)程中，運(yùn)用PDCA循環(huán)原理，使檔案管理和更趨向于專業(yè)化以及標(biāo)準(zhǔn)化。

3?對(duì)信息化管理程度普及不高的，提高檔案管理人員的信息技術(shù)能力

隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)對(duì)社會(huì)各行各業(yè)的影響越來(lái)越深，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為員工必備的技能之一。對(duì)于計(jì)算機(jī)操作能力水平不佳者，一定要努力進(jìn)行技能上的提高，通過(guò)自學(xué)，報(bào)班等方式，熟悉電子化檔案的管理是如何進(jìn)行操作的。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)另外一個(gè)優(yōu)勢(shì)在于，可以加入人的思想，來(lái)設(shè)計(jì)出更加科學(xué)合理的管理方式，對(duì)于不符合檔案分類管理方法的，能夠及時(shí)的對(duì)相應(yīng)環(huán)節(jié)的指令予以修改。以人的意志為前提，在不斷的應(yīng)用過(guò)程中，檔案管理工作能夠更加科學(xué)，實(shí)行社會(huì)的發(fā)展要求。計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新?lián)Q代時(shí)間很快，所以，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理從業(yè)人員對(duì)最新的政策，最新的操作系統(tǒng)，以及最新的計(jì)算模式進(jìn)行學(xué)習(xí)，豐富，并更新檔案管理人員的知識(shí)體系[2]。最后，是員間互幫互助的學(xué)習(xí)方面，讓具有一定計(jì)算機(jī)操作技能水平的人主動(dòng)幫助學(xué)習(xí)進(jìn)度較慢的同事，促進(jìn)同事間的溝通寫(xiě)作，也為以后共同開(kāi)展工作時(shí)提供便利。

4?上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不重視的，急需推進(jìn)檔案管理信息化的歷程

首先，電子化管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基本硬件，不同的軟件之間有著不同的側(cè)重點(diǎn)，應(yīng)根據(jù)勞動(dòng)局自身的特點(diǎn)制定符合實(shí)際的專用操作系統(tǒng)。其次，是工作環(huán)境上，工作配套設(shè)備的信息化。配備專門(mén)的檔案管理辦公室，同時(shí)配置復(fù)印機(jī)，掃描儀等等設(shè)備來(lái)方便數(shù)據(jù)的錄入。努力創(chuàng)造出一個(gè)數(shù)字化的辦工環(huán)境。最后，對(duì)工作環(huán)節(jié)上的數(shù)字化要求，要從傳統(tǒng)的人力開(kāi)展檔案的登記，錄入，調(diào)檔等環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)變?yōu)橹攸c(diǎn)工序信息化[3]。首先，在數(shù)據(jù)錄入的過(guò)程中，要以人工，電腦相結(jié)合的方式，以便平穩(wěn)的適應(yīng)數(shù)字化銜接。當(dāng)數(shù)據(jù)的錄入完畢后，就可以實(shí)現(xiàn)一次錄入，多次調(diào)檔了，數(shù)據(jù)的查詢完全依靠計(jì)算機(jī)完成，是數(shù)字化管理的重要體現(xiàn)。隨著十九大召開(kāi)以來(lái)，國(guó)家對(duì)于電子檔案的兩網(wǎng)化的建設(shè)要求更加嚴(yán)格。每個(gè)企業(yè)均要有著詳細(xì)的電子檔案，在進(jìn)行企業(yè)的調(diào)研時(shí)，也能夠方便了解企業(yè)的用工動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)用工的監(jiān)督管理。

結(jié)束語(yǔ)：總而言之，勞動(dòng)保障的檔案管理是勞動(dòng)局開(kāi)展維權(quán)行動(dòng)的基礎(chǔ)武器，對(duì)于能否維護(hù)好勞動(dòng)者的基本權(quán)益有著至關(guān)重要的意義。相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立為人民服務(wù)的基本理念，在工作過(guò)程中深明大義，培養(yǎng)自身人民公仆的良好素質(zhì)。對(duì)于檔案管理者而言，他們也是員工，要把日常管理檔案的工作視為管理自己檔案一樣，對(duì)工作負(fù)責(zé)，就是對(duì)自己負(fù)責(zé)。檔案管理的工作量是巨大的，傳統(tǒng)的檔案管理方法很容易造成檔案的流失，所以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視對(duì)工作系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化改革，創(chuàng)新工作方式，探討發(fā)展成果，使檔案不僅能保持精準(zhǔn)的記載，也能保證信息調(diào)取的效率。只有上級(jí)部門(mén)開(kāi)始重視信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理工作才會(huì)取得切實(shí)的發(fā)展。勞動(dòng)者的合法權(quán)益得到有效的維護(hù)，樹(shù)立了良好的外界影響，最終提高勞動(dòng)保障局的整體公信力。

參考文獻(xiàn)

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[4]?賈洪海.探討目前勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案的管理[J].信息系統(tǒng)工程，2017（3）.