扁平化管理模式應(yīng)用于煙草質(zhì)檢報(bào)告的傳送

魏 佳，許彥春*，張慶剛，馬曉偉，楊穎慧，趙 琳

（1.云南省煙草質(zhì)量監(jiān)督檢測(cè)站，云南 昆明 650104；2.云南中煙紅塔煙草 (集團(tuán))有限責(zé)任公司，云南 玉溪 653100）

扁平化管理是一種新型的管理模式。該模式以流程管理為基礎(chǔ)，具有減少中間環(huán)節(jié)，增大控制幅度，指揮靈活等特點(diǎn)，故被廣泛運(yùn)用于現(xiàn)代企業(yè)管理。基于扁平化管理模式，扁平化理念進(jìn)一步發(fā)展和衍生，在指揮體系設(shè)計(jì)、界面設(shè)計(jì)、交互設(shè)計(jì)和藝術(shù)設(shè)計(jì)等眾多領(lǐng)域均有所應(yīng)用[1-5]。

卷煙真?zhèn)舞b別也是云南煙草質(zhì)量監(jiān)督檢測(cè)站接單量最多的項(xiàng)目，對(duì)報(bào)告的時(shí)效性和安全性有較高要求。因此，安全、高效傳送卷煙真?zhèn)舞b別報(bào)告是做好質(zhì)檢站服務(wù)工作的重中之重。扁平化管理用于報(bào)告?zhèn)魉土鞒虄?yōu)化是實(shí)現(xiàn)安全性和高效率的有效手段[6-8]。

1 質(zhì)檢站真?zhèn)螆?bào)告?zhèn)魉痛嬖诘膯栴}

1.1 傳送耗時(shí)較長

質(zhì)檢站真?zhèn)舞b別報(bào)告?zhèn)魉椭饕械谌郊乃秃涂蛻糇匀煞N方式。無論是哪種方式，傳送報(bào)告整個(gè)過程至少存在5個(gè)環(huán)節(jié)，耗時(shí)一般約在1～96 h，如圖1所示。有修改報(bào)告的情況出現(xiàn)時(shí)，耗時(shí)更是成倍增加。

1.2 傳送過程不可控

報(bào)告由第三方傳送時(shí)，偶爾會(huì)發(fā)生報(bào)告丟失、送錯(cuò)及報(bào)告被污染等情況。雖出現(xiàn)幾率很低，但事故仍對(duì)客戶辦理案件產(chǎn)生非常不利的影響。再者，報(bào)告寄送封裝前要經(jīng)過第三方的業(yè)務(wù)人員驗(yàn)視，無法完全保證報(bào)告的安全。導(dǎo)致這些問題的原因均為報(bào)告?zhèn)魉瓦^程不能做到對(duì)流程有效控制。

2 改進(jìn)措施

整體結(jié)構(gòu)的化繁為簡是扁平化主要特點(diǎn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，使得大幅度的管理成為可能，為企業(yè)構(gòu)建扁平化管理結(jié)構(gòu)提供技術(shù)支持。

質(zhì)檢站總結(jié)和借鑒行業(yè)內(nèi)外質(zhì)檢機(jī)構(gòu)報(bào)告?zhèn)魉头矫娴淖龇ê徒?jīng)驗(yàn)，并結(jié)合本站實(shí)際情況，提出將扁平化管理模式運(yùn)用報(bào)告?zhèn)魉土鞒?。采取一系列措施，有效地解決了質(zhì)檢站真?zhèn)舞b別報(bào)告?zhèn)魉痛嬖诘膫魉蜁r(shí)間耗時(shí)長和傳送過程不可控的問題。

2.1 壓縮報(bào)告?zhèn)魉土鞒?/h3>

參照扁平化理念，質(zhì)檢站對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行優(yōu)化，將其中投遞，報(bào)告運(yùn)輸?shù)榷嘤?、耗時(shí)、風(fēng)險(xiǎn)大的環(huán)節(jié)采取整合、刪除，使報(bào)告?zhèn)魉土鞒掏瓿勺畲蟪潭鹊膲嚎s（圖2）[9]。實(shí)現(xiàn)報(bào)告?zhèn)魉土鞒逃啥喙?jié)點(diǎn)鏈狀傳送模式轉(zhuǎn)變?yōu)楸馄降狞c(diǎn)對(duì)點(diǎn)直接傳送模式，使傳送整個(gè)流程“扁平化”，大幅提高報(bào)告?zhèn)魉托省?/p>

圖2 扁平化的卷煙真?zhèn)舞b別報(bào)告?zhèn)魉土鞒?/p>

2.2 數(shù)據(jù)傳輸代替實(shí)物傳送

報(bào)告數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)傳輸是支撐報(bào)告?zhèn)魉湍Ｊ奖馄交闹匾夹g(shù)手段。質(zhì)檢站用數(shù)字化的鑒別報(bào)告代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)報(bào)告，之后可經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)直接傳送到客戶電腦端，有客戶自行打印報(bào)告。這種傳輸模式省去交通運(yùn)輸?shù)暮馁M(fèi)時(shí)間，真正實(shí)現(xiàn)報(bào)告及時(shí)傳送。報(bào)告?zhèn)魉头绞降母淖儯取白寯?shù)據(jù)多跑路，讓客戶少跑腿”，提升了質(zhì)檢站服務(wù)質(zhì)量和客戶體驗(yàn)，更為客戶節(jié)省了大量的時(shí)間，幫助客戶提高案件辦理效率。

2.3 設(shè)置管理模塊，規(guī)范報(bào)告?zhèn)魉土鞒?/h3>

質(zhì)檢站在原有檢驗(yàn)管理系統(tǒng)中增加報(bào)告?zhèn)魉凸芾砟K，專用于報(bào)告?zhèn)魉偷娜裙芾砗涂刂?。模塊主要由賬戶管理，權(quán)限管理，報(bào)告管理、異地打印管理，簽章/簽名管理、后臺(tái)控制管理和安全管理等7個(gè)功能塊構(gòu)成，能做到對(duì)傳送流程中所有環(huán)節(jié)的實(shí)時(shí)管理和監(jiān)控。確保報(bào)告?zhèn)魉土鞒谈咝?、?guī)范、安全運(yùn)行。

2.4 強(qiáng)化報(bào)告?zhèn)魉土鞒贪踩刂?/h3>

互聯(lián)網(wǎng)是開放的虛擬世界。只有保障了數(shù)據(jù)傳輸過程安全，報(bào)告不被泄露，報(bào)告內(nèi)容不被篡改，才能保證報(bào)告的法律效力和權(quán)威性，杜絕不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。因而安全風(fēng)險(xiǎn)控制是決定扁平化管理模式應(yīng)用于報(bào)告?zhèn)魉湍芊駥?shí)現(xiàn)最后一個(gè)關(guān)鍵性因素。

針對(duì)報(bào)告互聯(lián)網(wǎng)傳送中可能遇到的問題，質(zhì)檢站一方面加強(qiáng)整個(gè)流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)管理，采用僅對(duì)審核合格客戶發(fā)放賬戶、要求客戶定期修改密碼、本地簽署報(bào)告、綁定打印報(bào)告電腦MAC地址和網(wǎng)絡(luò)IP地址、限制報(bào)告打印次數(shù)，在專屬網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)等管理措施，有效降低上述報(bào)告?zhèn)魉凸芾黻P(guān)鍵環(huán)節(jié)潛在安全風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，通過使用電子加密狗、設(shè)置專用防火墻、重要字段加密、報(bào)告加密、物理隔離等技術(shù)手段保證數(shù)據(jù)安全和報(bào)告安全。上述管理措施和技術(shù)手段，有效管控了報(bào)告?zhèn)魉偷陌踩L(fēng)險(xiǎn)，保障了數(shù)據(jù)傳輸和報(bào)告安全，力保真?zhèn)螣熻b別報(bào)告扁平化傳送能得以實(shí)現(xiàn)。

3 結(jié)語

新時(shí)代下，質(zhì)檢站與時(shí)俱進(jìn)，通過將扁平化管理模式運(yùn)用于卷煙真?zhèn)舞b別報(bào)告?zhèn)魉停瑯?gòu)建了高效、及時(shí)、安全、便捷的報(bào)告?zhèn)魉托路绞?，提高服?wù)水平，提升了客戶的體驗(yàn)，并成功運(yùn)用到其他委托檢測(cè)項(xiàng)目的報(bào)告?zhèn)魉汀＝窈?，仍將?duì)傳送流程持續(xù)改進(jìn)，不斷完善現(xiàn)有的問題，緊跟新技術(shù)發(fā)展，不斷提升報(bào)告?zhèn)魉托屎桶踩?，以求更好地服?wù)客戶，更充分地發(fā)揮質(zhì)檢站職能，保障消費(fèi)者權(quán)益。