精細化管理模式在鐵路企業(yè)合同管理工作中的應(yīng)用

范麗娟

（中交二公局鐵路工程有限公司，陜西 西安 710065）

在企業(yè)管理工作中，合同管理是十分關(guān)鍵和重要的內(nèi)容，合同精細化管理不僅具有一定的可行性，同時也具有一定的必要性。為了保證可持續(xù)發(fā)展，鐵路企業(yè)應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想和觀念，貫徹合同精細化管理模式，切實提高鐵路企業(yè)經(jīng)濟管理的質(zhì)量和效率。

1 鐵路企業(yè)合同管理特點及其必要性

1.1 特點

與一般企業(yè)不同，鐵路企業(yè)有著較強的自身特點。

（1）合同簽訂量較大、類型繁多。其類型包含了租賃、投資、借款擔(dān)保、工程、委托、買賣、承攬、運輸?shù)?，類型較多。

（2）合同管理體系特征普遍呈現(xiàn)出輔業(yè)多級法人、二級管理、一級法人的情況。鐵路企業(yè)中其合同管理體制主要以鐵路局一級法人實現(xiàn)，而站段與鐵路局實現(xiàn)兩級管理，數(shù)量較多的合同委托站段通過訂立和履行實現(xiàn)。

（3）合同管理方面所涉及的部門及單位較多。鐵路企業(yè)業(yè)務(wù)管理部門及其所包含的客運、供電、工、機、車等，同時還包括鐵路建設(shè)、物資供應(yīng)、輔業(yè)經(jīng)營企業(yè)等，都需要與之簽訂合同，所以涉及到的單位及部門比較多。

（4）合同管理難度大。由于鐵路企業(yè)合同類型多、涉及部門及業(yè)務(wù)較多，在履行合同的過程中較容易出現(xiàn)各種各樣的變化，這些都會增加鐵路企業(yè)合同管理的動態(tài)性、系統(tǒng)性、全面性，影響其管理難度。

（5）合同糾紛案件數(shù)量出現(xiàn)上升的趨勢。由于我國法制建設(shè)得到了進一步的完善，不斷提高了民眾、企業(yè)的維權(quán)意識，因此鐵路企業(yè)所涉及的合同糾紛案件呈上升趨勢。

1.2 必要性

如今的市場經(jīng)濟已經(jīng)是法制經(jīng)濟，而法制經(jīng)濟的基礎(chǔ)是“合同”經(jīng)濟，不管是哪個企業(yè)，想要和外部經(jīng)濟主體建立聯(lián)系以及獲取利潤，都必須經(jīng)過簽訂合同和履行合同來實現(xiàn)。所以，合同管理的質(zhì)量直接關(guān)乎企業(yè)管理水平。隨著社會的發(fā)展，國內(nèi)的計劃經(jīng)濟正在向市場經(jīng)濟過渡，但是人們普遍缺乏法制意識，所以經(jīng)濟主體在合作的過程中，存在著合同管理過于粗放的現(xiàn)象。隨著國內(nèi)經(jīng)濟不斷向著全球化發(fā)展，國人的法制觀念才有所提高，鐵路企業(yè)也逐漸開始意識到合同管理的重要性。作為一個企業(yè)來說，如果再應(yīng)用傳統(tǒng)的合同管理方式管理合同，那么終將會面臨法律風(fēng)險和經(jīng)濟損失，嚴重的可能給企業(yè)帶來滅頂之災(zāi)。為了避免發(fā)生不必要的經(jīng)濟損失，切實提高鐵路企業(yè)經(jīng)濟效益，實現(xiàn)合同精細化管理已經(jīng)是鐵路企業(yè)必修的功課。作為一個企業(yè)來說，在復(fù)雜多變的市場環(huán)境中，必須關(guān)注每個細節(jié)，才能做到防患于未然，實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。

2 鐵路企業(yè)合同管理中存在的問題

2.1 對合同雙方主體資格及資信的審查問題

鐵路企業(yè)在進行合同訂立時，對對方當(dāng)事人的主體資格有所忽略，必須對信用及投資情況、經(jīng)營方式、生產(chǎn)能力、經(jīng)營范圍、經(jīng)營能力、民事責(zé)任能力、委托代理人資格、法定代表人資格等進行審查，否則容易導(dǎo)致上當(dāng)受騙、合同無效的結(jié)果，甚至形成糾紛引起訴訟。

2.2 作業(yè)隊伍的分包合同問題

作業(yè)隊隊伍分包其實指的是總承包單位授權(quán)項目部對所承包的部分工程項目以內(nèi)部承包的方式，交給由自己勞務(wù)作業(yè)隊進行承包施工，而勞務(wù)隊伍再進行相關(guān)民工的招用。其民工工資由作業(yè)隊進行工作發(fā)放表編制再由項目部直接發(fā)放，或項目監(jiān)督作業(yè)隊發(fā)放。這種作業(yè)隊伍分包的方式有可能存在用工法律的風(fēng)險，其同合管理方面難度較大。

2.3 簽訂合同條款不嚴謹

鐵路企業(yè)在簽訂合同的過程中，過多的受到項目管理模式的影響，對施工合同的簽訂不夠重視，合同相關(guān)條款的簽訂也不夠嚴謹，這樣一來，合同就不能充分發(fā)揮約束雙方的效力。另外，在合同條款中，關(guān)于違約行為的條款的描述過于粗略和簡單，使得合同在項目管理過程中執(zhí)行力不足，合同履行的效率低下，違約現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.4 施工管理與合同管理不能做到有機結(jié)合

施工管理人員經(jīng)常會忽略合同的內(nèi)容，而合同管理人員不能積極參與到實際施工中，完全走的是兩條線，各自為政；合同管理人員覺得只需完成合同簽訂工作就行，無需參與到實際的現(xiàn)場施工中，施工只需現(xiàn)場管理人員負責(zé)就行；而施工管理人員則認為自己只需保證施工的進度及質(zhì)量就行，其合同中所約定的內(nèi)容是合同管理人員負責(zé)的。二者不能進行有效的溝通，導(dǎo)致實際施工與合同約定背離的情況出現(xiàn)。

3 提高鐵路企業(yè)合同管理的措施

3.1 加強成本預(yù)算管理

預(yù)算管理是企業(yè)經(jīng)濟管理的重要內(nèi)容，其目的是幫助企業(yè)節(jié)省開支，提高鐵路企業(yè)的經(jīng)濟效益［1］。成本預(yù)算管理會直接對企業(yè)的經(jīng)濟效益產(chǎn)生影響，想要實現(xiàn)企業(yè)的成本預(yù)算管理，首先要做的工作是加強企業(yè)員工意識，引導(dǎo)企業(yè)自覺遵守成本管理的各項制度和規(guī)定，將預(yù)算資金調(diào)控在合理范圍內(nèi)。另外，企業(yè)應(yīng)該不斷加強成本管理控制，注意將所有的項目支出列入成本管理的范圍之內(nèi)，盡量避免超額現(xiàn)象的發(fā)生。明確企業(yè)經(jīng)營的各項費用，財務(wù)部門必須保證實際支出和賬本支出相一致，保證所有的支出有據(jù)可查，切實提高企業(yè)經(jīng)濟管理的效率和質(zhì)量。

3.2 建立健全合同管理體系

合同的審批和審核是一項復(fù)雜的工作，需要多個部門的參與，為了提高合同管理效率，保證鐵路企業(yè)的經(jīng)濟效益，合理設(shè)置合同的審批和審核流程，如圖1所示，進一步保證鐵路運營的合理性和科學(xué)性。根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，鐵路企業(yè)自身也具有資金審核制度，為了保證合同管理更加全面化和規(guī)范化，企業(yè)還應(yīng)該制定和完善相應(yīng)的合同審核體系。在審批和審核合同的過程中，為了避免發(fā)生預(yù)算超支現(xiàn)象，財務(wù)部門必須參與進來。

圖1 合同的審批審核控制流程

3.3 合同簽訂審批必須嚴謹

在簽訂合同之前必須依照合同審批制度嚴格執(zhí)行，對合同管理部門及涉及到的各業(yè)務(wù)部門的意見進行收集整理，以保證合同簽約的形式合規(guī)、內(nèi)容合法、主體合格等，避免簽訂存在風(fēng)險、無效的合同。尤其是與企業(yè)重大經(jīng)濟問題有所涉及的合同，比如擔(dān)保、借款、對外投資、重大技術(shù)改造、購并等非常重要的合同，必須建立起相應(yīng)的決策制度，同時可以聘請專業(yè)律師對其進行把關(guān)、審查，從而避免因盲目簽訂、草率決策帶來的企業(yè)損失。

3.4 組建一支合同管理專業(yè)隊伍

為了提高合同精細化管理水平，鐵路企業(yè)必須組建一支高效的合同管理團隊，在日常招聘中，注意吸收和培養(yǎng)一批具有高素質(zhì)的合同管理專業(yè)人才，提高合同管理人員的法律素質(zhì)和觀念［2］。合同的簽訂者和管理者都是法律行為的實施者，基層單位注意培養(yǎng)專業(yè)的法律人才，在企業(yè)內(nèi)部，設(shè)立專門管理合同的團隊和人員。定時進行培訓(xùn)，鼓勵員工學(xué)習(xí)，引導(dǎo)他們了解在企業(yè)經(jīng)營過程中會涉及到的法律知識，強化員工意識，讓他們認識到法律是保護自身合法權(quán)益的有力武器，他們的行為會直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟效益情況。

3.5 加強對合同履行程度的監(jiān)管

所有經(jīng)濟活動正式開始的第一步都是簽訂合同，履行合同是所有經(jīng)濟活動中最為重要和關(guān)鍵的內(nèi)容。如果合同完成簽訂，但是雙方?jīng)]有履行合同相關(guān)條約，那么企業(yè)的經(jīng)濟效益就會受到損害。為了保證企業(yè)的經(jīng)濟效益，財務(wù)部門必須加大對合同履行的監(jiān)管，財務(wù)部門需要加強對合同履行程度的監(jiān)管，例如在任何的付款活動都必須核對原始憑證，項目完成后，在交付的時候必須有第三方審計單位給出的驗收報告。另外，鐵路企業(yè)的合同中還有很多服務(wù)類合同，所有的服務(wù)類合同必須附帶滿意度調(diào)查報告等資料。如果合同主體的一方發(fā)現(xiàn)另外一方?jīng)]有履行相應(yīng)的條約，那么應(yīng)該啟動問責(zé)制度，防止企業(yè)經(jīng)濟效益受到破壞。同時，為了方便后續(xù)的管理和監(jiān)控，財務(wù)部門應(yīng)該對合同進行合理的編號。

3.6 增強合同管理人員與現(xiàn)場管理人員的溝通

在具體施工過程中，如現(xiàn)場管理人員遇到問題，需與合同管理人員進行及時的溝通，便于工作中查閱。同時，定期召開會議，施工管理人員需對現(xiàn)場情況進行說明，合同管理人員需將合同條款中的約定內(nèi)容進行講解，定時溝通，以保證施工管理工作中出現(xiàn)的問題能得到及時的解決。

3.7 現(xiàn)場管理人員需參與到合同談判中

合同談判屬于較為系統(tǒng)的工作，現(xiàn)場管理人員也需參與其中，可以讓其提前了解合同中所約定的內(nèi)容，并將后續(xù)實際管理問題的意見及思路納入合同中，以保證后期管理順利完成。

3.8 合同人員需到現(xiàn)場進行學(xué)習(xí)

合同管理人員必須深入現(xiàn)場，并帶著問題進行現(xiàn)場查看，主要查看合同所約定的供應(yīng)材料是否及時供應(yīng)、工期管理與合同約定要保持一致、業(yè)主承諾的拆遷工程、所提供的場地等是否按期完成。此外，需勞務(wù)隊伍自行負責(zé)的小型機具是否按時進場，勞務(wù)內(nèi)容中所包含的工作有沒有完成等。比如：目前對文明施工提出了更高的要求，現(xiàn)場施工進場前必須對場地進行衛(wèi)生打掃，為了方便日后的管理，簽訂勞務(wù)合同時一般對衛(wèi)生清掃等費用歸納到勞務(wù)單價中，但勞務(wù)隊伍卻對此工作不予配合，致使項目管理人員需重新安排人手進行清掃，從而造成了項目成本的增加。

3.9 對鐵路企業(yè)自身的合法權(quán)益進行維護

鐵路企業(yè)在出現(xiàn)合同糾紛的情況之后，合同承辦部門需與法律事務(wù)部進行及時的交流報告，同時協(xié)同企業(yè)法律顧問展開證據(jù)收集工作，并通過訴訟、仲裁、協(xié)商等方法，采用訴訟保全、解除合同、支付違約金、繼續(xù)履行等措施，以實現(xiàn)讓對方承擔(dān)違約責(zé)任，通過正規(guī)的法律程序，維護鐵路企業(yè)自身的合法權(quán)益。

4 結(jié)語

對于鐵路企業(yè)的日常管理工作來說，合同管理是十分重要和關(guān)鍵的內(nèi)容，合同管理一般會涉及到很多工作，時刻影響鐵路經(jīng)濟效益。為了幫助鐵路企業(yè)控制經(jīng)營風(fēng)險，促進鐵路企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，鐵路企業(yè)的財務(wù)部門必須加強成本控制，提高合同精細化管理水平，將企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險管理水平控制在合理范圍內(nèi)。