檔案安全體系建設(shè)中存在的問題及對策

楚艷苓

摘?要：檔案管理工作作為一項重要的信息保存工作，其重要性不言而喻。因此，做好其安全體系建設(shè)工作對于保證檔案的安全性具有非常重要的作用。通過做好檔案安全管理工作，可以保證檔案實體和信息安全，保證基礎(chǔ)設(shè)施及制度的完善。而檔案安全體系建設(shè)工作就是為了保證檔案的安全性，是一項系統(tǒng)的工程。為此，研究和探討檔案安全體系建設(shè)是非常有必要的。本文從檔案安全體系建設(shè)的內(nèi)涵出發(fā)，分析了目前影響檔案安全的問題及成因，基于此，重點的探討了確保檔案安全體系建設(shè)的有效對策。最后得出：只有不斷的創(chuàng)新檔案安全建設(shè)思路，將檔案安全體現(xiàn)建設(shè)列入重要的安全建設(shè)工作中，同時要求每一個檔案管理人員重視檔案安全管理工作，提升信息化管理水平，將檔案安全工作作為一項重要的安全工作來抓，積極的制定有效的安全管理制度，并嚴(yán)格的規(guī)范管理方案，將檔案有效的進(jìn)行歸檔，做好留存工作，保證每一份檔案都處于安全的管理體系中，讓檔案安全管理工作越來越規(guī)范，越來越好，以此保證檔案的安全性。

關(guān)鍵詞：檔案管理;安全管理;信息化;規(guī)范化

一、檔案安全體系概述

檔案安全體系是一項系統(tǒng)工程，旨在確保檔案實體和信息安全具有完整的基礎(chǔ)架構(gòu)，完整的系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)化的操作。檔案安全包括檔案安全政策和法規(guī)，材料保證，機構(gòu)保證和機構(gòu)保證，檔案建設(shè)，檔案救援和保護，對檔案工作緊急情況的應(yīng)急響應(yīng)，檔案信息安全管理以及合理的檔案公開使用?；A(chǔ)設(shè)施是基礎(chǔ)，系統(tǒng)監(jiān)管是關(guān)鍵，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)是前提。檔案安全體系的建設(shè)包括三個層次：第一，確保檔案實體的安全，不被損壞或丟失。第二，確保檔案信息的安全性，不被泄露，不被泄露;第三，確保檔案的完整齊全并盡量延長檔案實體和信息的保存時限。

二、當(dāng)前檔案安全體系建設(shè)中存在的問題

當(dāng)前檔案安全體系建設(shè)中存在的問題主要包括以下幾點：針對檔案庫房的設(shè)計方面，其規(guī)范性有待進(jìn)一步提升;針對檔案裝具、防護設(shè)施方面，其完善性仍不夠;針對安全管理制度建設(shè)方面，其制度空泛、隨意性較大;針對檔案安全預(yù)案的建設(shè)方面，資料針對性不夠。

（一）針對檔案庫房的設(shè)計方面，其規(guī)范性有待進(jìn)一步提升

目前檔案庫房設(shè)計方面主要存在的問題主要包括選址不夠科學(xué)、設(shè)計不夠合理兩個方面。針對選址不科學(xué)方面，檔案管理部門在檔案庫的選址上要盡量避免容易發(fā)生自然災(zāi)害的地段，同時關(guān)鍵要因地制宜的選擇檔案庫地址。

（二）針對檔案裝具、防護設(shè)施方面，其完善性仍不夠

第一，檔案裝具品種種類過多，質(zhì)量不能保證;第二，很多的檔案庫缺少防火、防盜報警系統(tǒng)，同時很多檔案庫沒有安裝監(jiān)控系統(tǒng)，無法保證其安全;第三，地處雷電頻發(fā)地帶的檔案館，檔案庫房沒有防雷避雷裝置，容易遭受雷擊引發(fā)火災(zāi)。

（三）針對安全管理制度建設(shè)方面，其制度空泛、隨意性較大

檔案安全管理制度雖然已經(jīng)編制，但存在不夠完善，執(zhí)行力度不夠的情況，隨意性較大，需加大編制力度，保證制度的合理性，同時保證其能夠按照制度嚴(yán)格執(zhí)行。

（四）針對檔案安全預(yù)案的建設(shè)方面，資料針對性不夠

安全預(yù)案作為檔案安全管理的最后一環(huán)，是保證一旦出現(xiàn)安全事故盡可能減少損失的環(huán)節(jié)。所以其重要程度也很高。然而目前很多應(yīng)急預(yù)案設(shè)計不合理，缺乏針對性，也缺乏相應(yīng)的演練。

三、提升檔案安全體系建設(shè)水平的策略方法

提升檔案安全體系建設(shè)水平的策略方法包括以下幾個方面：提升檔案管理人員的檔案安全體現(xiàn)建設(shè)思想認(rèn)識工作;提升檔案管理人員對于檔案管理工作的責(zé)任心和使命感;有針對性的做好檔案突發(fā)安全事故的應(yīng)急預(yù)案工作，并做好演練;從基礎(chǔ)建設(shè)做起，提升業(yè)務(wù)能力，推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)。

（一）提升檔案管理人員的檔案安全體現(xiàn)建設(shè)思想認(rèn)識工作

檔案安全一旦出現(xiàn)問題就會造成重大的損失，并且損失是無法彌補的。所以檔案安全工作的重要性是顯而易見的。所以做好檔案安全的基礎(chǔ)建設(shè)工作，做好保障能力，抵御自然、人為災(zāi)害的侵襲是非常關(guān)鍵的。基于此，檔案管理部門必須從基礎(chǔ)出發(fā)，對于檔案庫的選址方面、檔案庫的現(xiàn)場管理方面等都要做好建設(shè)，保證檔案的安全性，讓檔案免受外界條件的侵襲。這就需要全體檔案管理人員高度提升自身認(rèn)識，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，積極的保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。

（二）提升檔案管理人員對于檔案管理工作的責(zé)任心和使命感

檔案管理工作的有序進(jìn)行，安全體系建設(shè)的合理推薦，關(guān)鍵執(zhí)行者就是檔案管理人員，因此，必須有效的提升檔案管理人員的工作責(zé)任心和使命感，才能讓檔案安全體系建設(shè)工作有條不紊的進(jìn)行?；诖耍瑱n案管理部門必須通過多種方式積極的調(diào)動檔案人的工作積極性，讓其充滿責(zé)任心和使命感。具體的做法可以從思想意識培訓(xùn)，績效管理等方面進(jìn)行。通過思想意識的培訓(xùn)工作，可以讓檔案人充分認(rèn)識到自身工作的重要意義，使其有成就感，這樣其工作責(zé)任心和積極性就會不斷提升。

（三）有針對性的做好檔案突發(fā)安全事故的應(yīng)急預(yù)案工作，并做好演練

檔案安全體系建設(shè)工作中，安全事故的應(yīng)急預(yù)案及演練工作是非常關(guān)鍵的。只有做好應(yīng)急預(yù)案并定期進(jìn)行演練，才能在出現(xiàn)重大的檔案安全事故時，第一時間保證檔案的安全，盡可能的挽回?fù)p失。具體的做法如下：根據(jù)檔案的實際情況，制定行之有效的應(yīng)急預(yù)案，并定期的進(jìn)行演練工作，通過預(yù)案的演練發(fā)現(xiàn)應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容的不足，定期進(jìn)行預(yù)案的修訂。

（四）從基礎(chǔ)建設(shè)做起，提升業(yè)務(wù)能力，推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)

檔案標(biāo)準(zhǔn)化認(rèn)證是加強檔案管理，促進(jìn)檔案健康發(fā)展，提高檔案管理水平，依法實施檔案管理的重要措施。檔案工作的好壞，只有等級證書才能做出判斷。單位的認(rèn)證可以促使許多單位效仿和學(xué)習(xí)，并且可以幫助整個地區(qū)的檔案工作向前發(fā)展。存檔安全性只是存檔標(biāo)準(zhǔn)化級別的認(rèn)證之一。

四、總結(jié)

只有不斷的創(chuàng)新檔案安全建設(shè)思路，將檔案安全體現(xiàn)建設(shè)列入重要的安全建設(shè)工作中，同時要求每一個檔案管理人員重視檔案安全管理工作，提升信息化管理水平，將檔案安全工作作為一項重要的安全工作來抓，積極的制定有效的安全管理制度，并嚴(yán)格的規(guī)范管理方案，將檔案有效的進(jìn)行歸檔，做好留存工作，保證每一份檔案都處于安全的管理體系中，讓檔案安全管理工作越來越規(guī)范，越來越好，以此保證檔案的安全性。

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