PDCA 循環(huán)管理方法在提高病案歸檔率的應(yīng)用

顧 靜

（南京市高淳人民醫(yī)院 211300）

PDCA 循環(huán)管理是近幾年常用的一種管理模式，是由美國著名學(xué)者戴明博士首次提出，目前已被多個領(lǐng)域運用。對于醫(yī)院來講，病案的歸檔工作十分重要，直接影響著醫(yī)院整體管理質(zhì)量，但是目前歸檔尚存在不足之處，降低了病案的利用率，需強化管理水平[1]。將PDCA 循環(huán)管理與醫(yī)院病案歸檔工作相結(jié)合能夠有效提高歸檔率，增強管理質(zhì)量。本文以2019.1-2019.12 我院出院病案為例，分析PDCA 循環(huán)管理的方法及應(yīng)用價值，內(nèi)容如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料 本次研究時間范圍為2019 年1 月-2019年12 月，整理分析各月份住院患者相關(guān)信息，包括住院編號、住院時間、出院時間、歸檔時間等，利用醫(yī)院病案管理系統(tǒng)統(tǒng)計各月病案歸檔情況。

1.2 方法 2019 年1 月-2019 年6 月病案采取常規(guī)管理，自2019 年7 月開始-2019 年12 月，病案采取PDCA 循環(huán)管理。具體過程為：

1.2.1 計劃階段（Plan）：首先需根據(jù)相關(guān)病歷歸檔審核標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本院實際情況制定全新的歸檔管理制度，將歸檔率分為3 個不同級別。其中Ⅲ級病歷歸檔率為患者出院后計算，7 個工作日內(nèi)病歷歸入檔案管理科室的比例超過90%；Ⅱ級歸檔率則指，患者出院后3 個工作日內(nèi)病歷歸入檔案管理科室的比例超過90%；Ⅰ級歸檔率則指，患者出院后2 個工作日內(nèi)病歷歸入檔案管理科室的比例超過95%，且7 個工作日內(nèi)歸入比例達到100%。

其次，分析院內(nèi)病歷歸檔率不足的原因，為計劃的進一步調(diào)整提供基礎(chǔ)條件。其一，醫(yī)護人員日常工作量相對較大，加之老齡化導(dǎo)致住院比例不斷增加，但住院周期相對縮短，各床位轉(zhuǎn)移、增加等頻率相應(yīng)提高，使得其工作時無法更好地完成病歷書寫和入檔工作[2]。其二，電子病歷在打印完成后需由醫(yī)護人員親自簽字，但部分患者出院時其主治醫(yī)生可能處于輪休、倒班、外出進修、外出開會等情況下，導(dǎo)致短時間內(nèi)無法返院簽字，使得病歷無法及時入檔。其三，醫(yī)護人員間溝通不到位，導(dǎo)致病歷中醫(yī)護雙方記錄內(nèi)容出現(xiàn)偏差，修改病歷時需要浪費一定時間，導(dǎo)致病歷入檔時間延后。

1.2.2 執(zhí)行階段（Do）：根據(jù)總結(jié)的影響歸檔因素和制定的三級管理標(biāo)準(zhǔn)開展病案歸檔管理的改革工作，首先需對各科室醫(yī)護人員病歷書寫的規(guī)范化開展統(tǒng)一培訓(xùn)，要求院內(nèi)設(shè)置相關(guān)診療指導(dǎo)手冊，將病歷書寫進一步統(tǒng)一化、規(guī)范化，并設(shè)定科室內(nèi)通用和院內(nèi)通用兩套病歷范本，以集體講座的方式統(tǒng)一培訓(xùn)[3]。其次，定期對病歷書寫情況開展質(zhì)量監(jiān)督工作，及時查找病歷書寫中仍存在的部分問題，將其納入培訓(xùn)工作中，盡量糾正醫(yī)護人員的書寫習(xí)慣，以降低病歷修改次數(shù)。第三，嚴(yán)格規(guī)定醫(yī)護人員病歷書寫、打印、簽字等的時間，對于特殊情況應(yīng)做特殊處理，對除特殊情況外未按時將病歷入檔的人員直接記錄在績效當(dāng)中。第四，強化醫(yī)護人員間的溝通，要求每5d 科室內(nèi)均需開展溝通工作，檢查病歷書寫中存在的不一致問題，并對其進行實時修改。第五，患者出院后應(yīng)及時完成病歷簽字工作，對于未能及時簽字的醫(yī)護人員應(yīng)將姓名記錄在附件上，使可簽字人員先行簽字，待未簽字人員返院后進行補簽。

1.2.3 檢查階段（Check）：由科室內(nèi)主任級醫(yī)生組成病歷歸檔核對小組，對各病歷的書寫、遺漏等情況進行核查，并追蹤無法及時歸檔病歷的實際情況，對超時病歷檔案涉及人員進行督促。

1.2.4 處理階段（Act）：每月月末對當(dāng)月病歷入檔情況進行總結(jié)，對歸檔率較高的個人、科室進行通報表揚，并給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵，對未達標(biāo)的個人或科室予以相應(yīng)的懲罰，以此激勵相關(guān)人員重視病案歸檔工作[4]。

1.3 觀察指標(biāo) 分別統(tǒng)計1 月-12 月期間病案歸檔3 日概率與7 日概率，對比開展PDCA 循環(huán)管理前后病案3 日歸檔、7 日歸檔數(shù)量差異。

1.4 統(tǒng)計學(xué)分析 整理研究結(jié)果，錄入SPSS 19.0 系統(tǒng)進行統(tǒng)計學(xué)處理，利用%表示計數(shù)資料，經(jīng)卡方值驗證，利用表示計量資料，經(jīng)t 值驗證，p＜0.05 表示結(jié)果具有統(tǒng)計學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 1 月- 12 月病案歸檔3 日概率與7 日概率 經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)，我院自7 月份開展PDCA 循環(huán)管理后病案3 日歸檔率、7 日歸檔率均有明顯增高，具體數(shù)據(jù)見表1。

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2.2 PDCA 循環(huán)管理前后病案3 日歸檔、7 日歸檔數(shù)量對比 統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，病案歸檔自進行PDCA 循環(huán)管理后3 日歸檔數(shù)量、7 日歸檔數(shù)量明顯多于常規(guī)管理（p＜0.05），具體見表2。

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3 討論

病案歸檔工作是患者病歷管理的重要環(huán)節(jié)，其中歸檔率直接影響了病歷管理的工作質(zhì)量[5]。實際工作中影響歸檔率的因素較多，為盡量降低此類因素的影響，就需要借助PDCA 管理模式，制定歸檔評價標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)影響因素，再設(shè)計相應(yīng)的培訓(xùn)方案，提高醫(yī)護人員對病歷書寫、簽字和及時入檔的重視度，最大程度保證院內(nèi)病案歸檔率保持在Ⅰ級標(biāo)準(zhǔn)下。