企業(yè)集團(tuán)法律風(fēng)險(xiǎn)防控信息化建設(shè)初探

劉懿

摘要：通過(guò)信息化手段固化法律風(fēng)險(xiǎn)管理成果，保證法律風(fēng)險(xiǎn)管理體系質(zhì)量和效率的部門(mén)內(nèi)控工作新模式，達(dá)到從源頭識(shí)別、監(jiān)控、化解、處置和警示的目的，才能有效推進(jìn)企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系建設(shè)，將法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系打造成企業(yè)管理的一面“防火墻”。本文試圖通過(guò)法務(wù)與風(fēng)控信息化系統(tǒng)的建設(shè)，來(lái)探討如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)法律風(fēng)險(xiǎn)信息化管理。

關(guān)鍵詞：法律風(fēng)險(xiǎn)防控;信息化;系統(tǒng)建設(shè)

1企業(yè)集團(tuán)法律風(fēng)險(xiǎn)防控信息化建設(shè)的內(nèi)容

1.1合同管理

企業(yè)集團(tuán)的合同管理實(shí)行分級(jí)管理原則，由法律管理部門(mén)歸口負(fù)責(zé)本單位的合同管理工作。按照集團(tuán)公司多級(jí)管理體制的要求，集團(tuán)公司和權(quán)屬企業(yè)法律部門(mén)負(fù)責(zé)審核各部門(mén)提交的合同，重大合同由權(quán)屬企業(yè)報(bào)集團(tuán)審核。合同法律風(fēng)險(xiǎn)信息化管理，需要實(shí)現(xiàn)從合同的起草、審核、簽訂、變更、履行、歸檔等全生命周期的管理，進(jìn)行橫向全流程的監(jiān)控與預(yù)警管理。同時(shí)，合同管理信息化系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與企業(yè)集團(tuán)的資金、人力資源、投資等信息化系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享，才能達(dá)到合同全生命周期的風(fēng)險(xiǎn)控制。

1.2授權(quán)管理

授權(quán)事務(wù)管理主要是在簽訂合同、招投標(biāo)、股東會(huì)等方面按照各部門(mén)的需求按照格式文本起草授權(quán)書(shū)，經(jīng)過(guò)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。授權(quán)事務(wù)的信息化管理，是通過(guò)建立完整的授權(quán)管理制度，用信息化系統(tǒng)的手段來(lái)規(guī)范授權(quán)管理起草和審批的過(guò)程，監(jiān)控授權(quán)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，并通過(guò)準(zhǔn)確的時(shí)間提醒，保證授權(quán)的有效性和合法性，以及歷史記錄可查詢(xún)。

1.3訴訟糾紛管理

企業(yè)集團(tuán)的訴訟糾紛管理模式一般為，集團(tuán)及權(quán)屬各法律事務(wù)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本單位訴訟，包括訴訟、仲裁和非訴案件，集團(tuán)公司總部法律事務(wù)管理機(jī)構(gòu)對(duì)重大訴訟案件可受委托參與指導(dǎo)辦理。訴訟案件原則上由外聘律師代理訴訟，各單位法律機(jī)構(gòu)全面參與并監(jiān)督和指導(dǎo)。

1.4法務(wù)人員管理

企業(yè)集團(tuán)及權(quán)屬單位的法務(wù)隊(duì)伍一般具有一定的規(guī)模，對(duì)于這些企業(yè)法務(wù)人員進(jìn)行系統(tǒng)的信息化管理，能夠提高企業(yè)集團(tuán)處理法律風(fēng)險(xiǎn)的效率。對(duì)法務(wù)人員信息的管理，可以按組織單位建立分類(lèi)目錄，其次按法務(wù)人員類(lèi)別分類(lèi)進(jìn)行管理，法務(wù)人員的信息，可通過(guò)與企業(yè)集團(tuán)人力資源系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)、共享，同時(shí)人員崗位的變動(dòng)能夠同步。

2企業(yè)集團(tuán)法律風(fēng)險(xiǎn)防控信息化建設(shè)的特點(diǎn)

2.1法律風(fēng)險(xiǎn)防控廣度有效提升

全面實(shí)施企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防控工作信息化管理，將法律風(fēng)險(xiǎn)防控的要求融入到企業(yè)各項(xiàng)工作之中，嵌入企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)階段，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作的全面覆蓋，法律風(fēng)險(xiǎn)防控工作由事務(wù)型轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇?由被動(dòng)型轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)型;由救濟(jì)型轉(zhuǎn)變?yōu)轭A(yù)防型，防控的廣度得到有效提升。

2.2法律風(fēng)險(xiǎn)防控能力實(shí)質(zhì)提高

實(shí)現(xiàn)企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)信息系統(tǒng)的信息化管控，改變過(guò)去定向監(jiān)控、事后糾錯(cuò)的做法，實(shí)現(xiàn)適時(shí)監(jiān)督、主動(dòng)查險(xiǎn)、全程防控的管控模式，法律風(fēng)險(xiǎn)防控能力得到進(jìn)一步提高。

2.3員工風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)全面提升

企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防控實(shí)現(xiàn)信息化管控，企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部形成全員參與、全程防控、實(shí)時(shí)糾錯(cuò)的健康環(huán)境。企業(yè)員工逐漸完成法律風(fēng)險(xiǎn)防控態(tài)度質(zhì)的轉(zhuǎn)變，從“要我防控”到“我要防控”，從被動(dòng)接受監(jiān)控向主動(dòng)防范風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)變，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)自律意識(shí)得到全面提升。

3企業(yè)集團(tuán)法律風(fēng)險(xiǎn)防控措施

3.1加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控建設(shè)，讓員工人人守法

從企業(yè)管理機(jī)制和制度的角度來(lái)分析，想要在日后的完善效果上更好的提升，必須在重視程度上不斷的鞏固，這是非常重要的組成部分。第一，加強(qiáng)制度宣傳、普法宣傳，提高制度意識(shí)、法律意識(shí)。對(duì)所有的工作人員定期開(kāi)展制度、法律知識(shí)等內(nèi)容的培訓(xùn)，讓大家了解到企業(yè)管理機(jī)制和制度的現(xiàn)狀和發(fā)展走向，并且給予大家提供發(fā)言和建議的機(jī)會(huì)，要堅(jiān)持從全局的角度來(lái)出發(fā)，減少不良后果的發(fā)生。第二，公司實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰相結(jié)合的制度。鼓勵(lì)員工對(duì)侵占、挪用公司資產(chǎn)、接收回扣等行為進(jìn)行有獎(jiǎng)舉報(bào)，提高廣大員工參與的積極性，同時(shí)，這意味著要對(duì)企業(yè)管理機(jī)制和制度進(jìn)行定期反省，也從另一個(gè)層面加深了對(duì)制度的學(xué)習(xí)理解。對(duì)被舉報(bào)的人員，要收集相關(guān)資料并進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，形成調(diào)查報(bào)告和調(diào)查材料，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，比如扣減當(dāng)年績(jī)效等，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)處理。

3.2優(yōu)化企業(yè)管理制度，讓制度切實(shí)融入工作

我國(guó)在現(xiàn)代化的建設(shè)、發(fā)展層面上，正處于特殊的時(shí)期，企業(yè)管理機(jī)制和制度是比較重要的組成部分，自身的優(yōu)化工作開(kāi)展，需要按照多元化的模式來(lái)部署，如果繼續(xù)執(zhí)行老舊的思維和體系，亦或者是通過(guò)極端的方式來(lái)操作，肯定無(wú)法按照預(yù)期設(shè)想來(lái)完成，最終造成的惡劣后果，將會(huì)是無(wú)法彌補(bǔ)的。制度優(yōu)化的開(kāi)展，可嘗試從以下幾個(gè)方面來(lái)完成：第一，定期觀察制度的執(zhí)行水平。例如，不同部門(mén)的員工、不同的工作任務(wù)，針對(duì)制度肯定會(huì)出現(xiàn)差異性的反饋，要由此來(lái)進(jìn)行深入的掌握和了解，最大限度的推動(dòng)企業(yè)管理機(jī)制和制度發(fā)展，而且在自身的不足彌補(bǔ)上，要存在正確的認(rèn)知，按照科學(xué)的方式來(lái)調(diào)整，不能表現(xiàn)出視而不見(jiàn)的現(xiàn)象，否則肯定會(huì)影響到將來(lái)的正常發(fā)展。第二，制度的優(yōu)化操作，還要對(duì)一些特殊情況，做出正確的應(yīng)對(duì)。例如，制度本身的說(shuō)服力，必須大幅度的提升，尤其是在某些突發(fā)事件、特殊問(wèn)題的處置上，要走特殊化的路線，不能完全按照統(tǒng)一的模式來(lái)操作，這樣很容易促使企業(yè)管理機(jī)制和制度的進(jìn)行，陷入到較大的困境。企業(yè)管理制度是企業(yè)的“內(nèi)部立法”，制度全面完善并得到充分優(yōu)化，使企業(yè)的各項(xiàng)工作開(kāi)展均有依據(jù)，從而降低法律風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。

3.3建立健全法律事務(wù)管理體系，為各項(xiàng)工作開(kāi)展提供法律保障

首先企業(yè)要設(shè)立法律事務(wù)管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)企業(yè)的規(guī)模，該法律事務(wù)機(jī)構(gòu)可以采取單獨(dú)設(shè)立、與其他部門(mén)合署辦公等形式，并招聘專(zhuān)業(yè)的法律人員，如果企業(yè)規(guī)模小，該法律人員也可以兼職從事其他工作。其次，合同、訴訟、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等制度優(yōu)化建設(shè)完成，并要求嚴(yán)格執(zhí)行，加強(qiáng)法律審核工作。再者，企業(yè)如果有需求的可以聘請(qǐng)外部律所提供法律服務(wù)，可以聘請(qǐng)作為常年法律顧問(wèn)或者專(zhuān)項(xiàng)法律顧問(wèn)，要注意規(guī)范法律中介機(jī)構(gòu)的選聘，提高法律中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量，維護(hù)企業(yè)合法的權(quán)益。

4結(jié)語(yǔ)

信息化必將成為企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理體系的落地工具，企業(yè)可以根據(jù)需要逐步增加風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、外聘律師管理等模塊，完成長(zhǎng)期而有價(jià)值的信息化開(kāi)發(fā)體系。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)成體系后，企業(yè)可以申請(qǐng)軟件的著作權(quán)登記，擁有自己的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并在將來(lái)為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]汪巍法律風(fēng)險(xiǎn)防控信息化體系建設(shè)初探[A].中國(guó)煙草學(xué)會(huì).中國(guó)煙草學(xué)會(huì)2016年度優(yōu)秀論文匯編——煙草法律法規(guī)主題[C].北京：中國(guó)煙草學(xué)會(huì)，2016：185-189.

（作者單位：羅森伯格（上海）通信技術(shù)有限公司）