新時(shí)期水利工程檔案信息化管理建設(shè)初探

周武東

摘 要：本文就新時(shí)期水利工程檔案信息化管理建設(shè)的意義進(jìn)行了具體的介紹，提出了加強(qiáng)水利工程檔案信息化管理建設(shè)的措施，希望能夠?yàn)闄n案管理人員提供參考以及借鑒。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;水利工程;檔案信息化管理;建設(shè)

水利工程檔案管理工作就是收集并且整理水利工程建設(shè)過(guò)程中各種原始記錄材料，對(duì)其存檔作為后期維護(hù)的原始記錄，使后期維護(hù)工作獲得參考，這是一種較為重要的工程質(zhì)量溯源手段。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，水利工程檔案信息化建設(shè)管理已經(jīng)成為一個(gè)主要發(fā)展方向，將信息化技術(shù)手段引導(dǎo)到水利工程檔案管理工作當(dāng)中，不僅可以有效提高檔案管理的效率，同時(shí)能夠?yàn)闄n案管理工作帶來(lái)便利。由此可以看出，在新時(shí)期加強(qiáng)水利工程檔案信息化管理建設(shè)工作意義重大。

一、新時(shí)期水利工程檔案信息化管理建設(shè)的意義

在過(guò)去，水利工程檔案主要采取的是紙質(zhì)化管理，這種管理方式不僅不利于管理，同時(shí)較難保存。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，通過(guò)將水利工程檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，采用信息軟件以及平臺(tái)來(lái)保管檔案從而方便人們查閱，實(shí)現(xiàn)了水利檔案的信息化。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式相比，檔案信息化可以幫助管理人員簡(jiǎn)化檔案管理各項(xiàng)工作流程，使檔案管理工作更為便捷。采用信息化技術(shù)來(lái)分類檔案并對(duì)其進(jìn)行組合，可以有效節(jié)省時(shí)間，降低工作過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤率。與此同時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，常常需要對(duì)紙質(zhì)檔案防蟲以及防塵問(wèn)題進(jìn)行有效解決，紙質(zhì)檔案需要占據(jù)較大的空間進(jìn)行存放，而檔案信息化以后，通過(guò)光盤以及硬盤等對(duì)相應(yīng)檔案進(jìn)行存放，不僅檔案存儲(chǔ)空間明顯減少，同時(shí)其提供了便利的存儲(chǔ)以及攜帶管理^[1]。另外，水利工程檔案信息化還可以進(jìn)行信息共享，工作人員只需通過(guò)計(jì)算機(jī)即可對(duì)相應(yīng)文獻(xiàn)檔案資料進(jìn)行查詢，提高了水利工程檔案管理工作的便利性。

二、新時(shí)期加強(qiáng)水利工程檔案信息化管理的措施

（一） 完善管理制度

要想建立并且完善水利工程檔案管理信息化系統(tǒng)，就必須堅(jiān)持良好的管理理念，始終貫穿信息化管理的整體思路。

首先，近年來(lái)科學(xué)技術(shù)得到了快速的發(fā)展，使得水利工程檔案管理水平也得到了不斷的提高，其管理系統(tǒng)也處于一個(gè)不斷完善的趨勢(shì)。在這樣的時(shí)代背景下，對(duì)檔案管理質(zhì)量提出了越來(lái)越高的要求，因而必須加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高其服務(wù)意識(shí)。

其次，水利工程檔案信息化管理其最終目的就是電子化以及數(shù)字化全部的紙質(zhì)檔案，從而便于管理，使其方便查閱，進(jìn)而更好的為社會(huì)服務(wù)。為了使水利工程檔案管理工作具備良好的便利性，不斷提高其利用率，管理人員需要將傳統(tǒng)的管理模式逐步摒棄，最大程度的信息化工程檔案信息，對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)資源實(shí)際發(fā)展成果進(jìn)行充分的利用，進(jìn)而使其為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

此外，在建立水利工程檔案信息化管理制度的過(guò)程中，離不開領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，需要結(jié)合檔案在信息化建設(shè)過(guò)程中的實(shí)際進(jìn)度對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行逐步匯總并對(duì)其進(jìn)行不斷的修改以及完善，與此同時(shí)各個(gè)單位以及各個(gè)管理層人員需要檢查檔案管理工作同時(shí)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，進(jìn)而使管理制度得到不斷完善。

（二）對(duì)檔案整理工作加強(qiáng)重視

在信息化管理水利工程檔案過(guò)程中，整理以及歸檔是最為關(guān)鍵的一項(xiàng)工作，為了使整理不及時(shí)以及歸檔混亂等各種問(wèn)題得到有效解決，在水利工程檔案采集過(guò)程中，就需要結(jié)合水利工程實(shí)際狀況，適當(dāng)調(diào)整其檔案采集手段^[2]。

首先，如果水利工程項(xiàng)目其實(shí)際建設(shè)周期較短，可以采用追蹤采集法進(jìn)行檔案的采集，一方面，使采集速度有所提高，另一方面可以保證檔案的質(zhì)量。

其次，如果水利工程項(xiàng)目建設(shè)周期較長(zhǎng)，可以通過(guò)分階段采集法來(lái)完成檔案的采集工作，這樣不僅可以使檔案的完整性得到保證，同時(shí)可以明確檔案采集內(nèi)容以及采集時(shí)間，以防資料丟失。

此外，在歸檔過(guò)程中，還需為檔案及時(shí)編制分類號(hào)以及工程代號(hào)等，加強(qiáng)應(yīng)用電子文檔，從而方便后期查閱。

（三） 統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

只有為水利工程制定統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，才能使水利工程形成完整的檔案資料，進(jìn)而使其形成完善的管理工具以及軟件。當(dāng)前，現(xiàn)有檔案管理規(guī)范存在著技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及整理規(guī)范不統(tǒng)一的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案在整理存放過(guò)程中采取了不同的歸檔方式，這樣會(huì)影響后期檔案的查閱以及利用，使檔案的利用率有所降低。統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)可以保證在開發(fā)檔案管理軟件過(guò)程中做好有規(guī)可依，保證了查閱資料的高效性，使檔案利用率有所提高，減少了檔案管理過(guò)程中的人為因素以及失誤。

（四）加大軟硬件投入

要想保證水利工程檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，就必須為其投入足夠的資金，配備服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及掃描儀等各種基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)備，同時(shí)需要購(gòu)置或者開發(fā)系統(tǒng)軟件。只有充分利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代科技，才能使水利工程檔案信息化管理工作效率得到有效提升。

（五）提升信息化管理的安全性

首先，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，必須在安全性基礎(chǔ)之上建立水利工程信息化檔案，只有安全工作得到保證，才能使水利工程檔案資料信息具備更高的保管質(zhì)量。

其次，由于工程檔案在由傳統(tǒng)紙質(zhì)管理向電子信息化管理轉(zhuǎn)變過(guò)程中存在著較大的不穩(wěn)定性，因而必須不斷提高管理人員自身安全防范意識(shí)，進(jìn)行紙質(zhì)化以及無(wú)紙化管理并用，通過(guò)雙向備份方式，對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)病毒感染現(xiàn)象以及攻擊問(wèn)題進(jìn)行有效防御^[3]。

此外，還需對(duì)已備份的電子檔案信息定期進(jìn)行備份，從而形成備忘錄。

另外，對(duì)水利工程檔案信息化管理工作，需要完善其安全保護(hù)措施，建立健全的保密制度，以涉密不上網(wǎng)作為基本原則，保證水利工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息處于安全通暢的狀態(tài)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高效管理。

（六）營(yíng)造良好的存放環(huán)境

1、保證電子檔案原始性

在建立信息化電子檔案過(guò)程中，檔案也具備原始性，但是電子文件檔案其真實(shí)性常常遭到破壞。雖然電子檔案的修改便利性較高，但是存在著無(wú)法追隨真實(shí)性的問(wèn)題。因而，必須要采取措施保證電子檔案信息其真實(shí)性以及原始性。

2、 保證載體的物理安全

水利工程相關(guān)電子檔案一般存儲(chǔ)于U盤、電腦以及光盤等各種磁、光介質(zhì)上，因而必須為這些介質(zhì)建立一個(gè)良好的保存環(huán)境，對(duì)環(huán)境內(nèi)的溫度以及濕度等進(jìn)行嚴(yán)格控制，使電子檔案載體具備較高的物理安全。

3、定期檢查以及維護(hù)載體

定期對(duì)檔案載體進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)其因受到了環(huán)境的不良影響而出現(xiàn)問(wèn)題，必須立即采取有效的措施，使電子檔案的安全性得到保證。

三、結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)期，將信息化技術(shù)應(yīng)用于水利工程檔案管理工作當(dāng)中，不僅可以使檔案管理效率得到有效提升，同時(shí)能夠促進(jìn)水利工程實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因而，水利工程檔案管理部門需要不斷完善檔案信息化管理制度、對(duì)檔案整理工作加強(qiáng)重視、統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、加大軟硬件投入、提升信息化管理的安全性、營(yíng)造良好的存放環(huán)境，從而不斷提升水利工程的檔案信息化管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 張貴元. 淺析提高水利工程檔案管理工作的途徑[J]. 農(nóng)業(yè)科技與信息， 2017， （18）： 38-39.