企業(yè)數(shù)字檔案室機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)研究

張靜 倪帆

根據(jù)國(guó)檔局對(duì)數(shù)字檔案室的建設(shè)要求，梳理企業(yè)數(shù)字檔案室機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)研究背景及機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)概念，結(jié)合我國(guó)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)發(fā)展現(xiàn)狀和企業(yè)知識(shí)庫(kù)建設(shè)內(nèi)容，梳理共性及核心問題，對(duì)如何建設(shè)符合企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)特色的機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)探索其建設(shè)發(fā)展道路，提出初步規(guī)劃。

背景與概念

在企業(yè)致力于建設(shè)數(shù)字檔案室的過程中，筆者發(fā)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)與機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)概念結(jié)合緊密，建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案室離不開對(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)的探索，機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)是企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要研究?jī)?nèi)容。

背景

國(guó)家檔案局《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》中對(duì)數(shù)字檔案資源建設(shè)的“專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)”的要求是：在數(shù)字檔案資源的基礎(chǔ)上，通過有組織的分析、篩選、整合，把某一特定專題的檔案集中、有序、系統(tǒng)地組織在一起。如企業(yè)歷屆領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)專家和各種先進(jìn)人物專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，企業(yè)機(jī)構(gòu)沿革、黨代會(huì)、職代會(huì)等會(huì)議類專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，政策法規(guī)類專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，產(chǎn)品或?qū)ｍ?xiàng)業(yè)務(wù)專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，科技項(xiàng)目和成果專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，企業(yè)質(zhì)量或安全事故專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等【1】。

明確了企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)與“專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)”的關(guān)系后，這里的“專題數(shù)據(jù)庫(kù)”與“機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)”概念有交叉同一性，因此本文將“機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)”概念視同“專題數(shù)據(jù)庫(kù)”考量研究。

概念

機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)（Institutional?Repository，IR），也稱機(jī)構(gòu)庫(kù)、機(jī)構(gòu)資料庫(kù)、機(jī)構(gòu)典藏，是在現(xiàn)代信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，為方便機(jī)構(gòu)間信息及學(xué)術(shù)交流而建立的，收集保存機(jī)構(gòu)內(nèi)工作人員知識(shí)資源的數(shù)字化資源庫(kù)【2】。

機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)是一個(gè)機(jī)構(gòu)建立的，以網(wǎng)絡(luò)為依托，以收集、整理、保存、檢索、提供利用為目的，以本機(jī)構(gòu)成員在工作過程中所創(chuàng)建的各種數(shù)字化產(chǎn)品為內(nèi)容的知識(shí)庫(kù)【3】。

結(jié)合國(guó)檔局對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)要求以及機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)概念，筆者就企業(yè)數(shù)字檔案室如何建設(shè)符合企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)特色的知識(shí)庫(kù)探索其建設(shè)發(fā)展道路。

我國(guó)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)現(xiàn)狀

我國(guó)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)總體現(xiàn)狀可總結(jié)為：學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)和研究型企業(yè)對(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)關(guān)注度高，但有效實(shí)施少，企業(yè)機(jī)構(gòu)聯(lián)盟是重要發(fā)展力量;經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)好、科教水平高的區(qū)域和高新企業(yè)更易推廣實(shí)施;已建成的機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)平臺(tái)數(shù)據(jù)多依賴自動(dòng)抓取，員工參與度不高，自存取信息少，機(jī)構(gòu)內(nèi)部跨部門合作難度大，知識(shí)數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享和資源交互。

建設(shè)平臺(tái)有從開源軟件逐步走向依賴商業(yè)軟件的傾向，基于第三方進(jìn)行導(dǎo)入，技術(shù)支撐的非自主性風(fēng)險(xiǎn)加大;企業(yè)的建設(shè)及研究成果的開放存取政策環(huán)境不明，約束了機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)自存儲(chǔ)建設(shè)和開放服務(wù)，已建機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)開放度較低，無法惠及大眾等【4】。

可以說，機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)在企業(yè)建設(shè)中已初有成效，呈現(xiàn)良好發(fā)展勢(shì)頭，但實(shí)際建設(shè)過程中還是遇到諸如政策技術(shù)、方案上的困難。

企業(yè)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)共性問題

機(jī)構(gòu)知識(shí)資源及類型

企業(yè)在其建設(shè)工作中實(shí)際積累的知識(shí)資源，可分為較多的知識(shí)類型，已有的知識(shí)類型包括但不限于檔案、資料、標(biāo)準(zhǔn)、圖書、期刊、文獻(xiàn)、專利、準(zhǔn)則、檢查項(xiàng)、標(biāo)準(zhǔn)三維模型、軟件組件、質(zhì)量案例、模版、樣例、封裝數(shù)據(jù)庫(kù)等。

企業(yè)知識(shí)主要可分為七個(gè)大類：依賴性知識(shí)、結(jié)果性知識(shí)、內(nèi)部知識(shí)、產(chǎn)品類知識(shí)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、外部知識(shí)和參考類知識(shí)。這七大類知識(shí)來源廣，存儲(chǔ)分散，大部分是業(yè)務(wù)工作過程中產(chǎn)生的內(nèi)部知識(shí)，如各節(jié)點(diǎn)輸出的文檔（方案、工作報(bào)告）設(shè)計(jì)圖等。外部知識(shí)則是政府或其他機(jī)構(gòu)發(fā)布的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，員工內(nèi)外部培訓(xùn)資料，相關(guān)部門收集的信息情報(bào)。這些知識(shí)散落分布在企業(yè)多個(gè)信息系統(tǒng)、部門或員工的個(gè)人電腦中，沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理，企業(yè)缺乏對(duì)這些知識(shí)資產(chǎn)的全面盤點(diǎn)和統(tǒng)一管理。

企業(yè)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)體系分類

組織系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的知識(shí)分類體系梳理，是有效開展知識(shí)管理的重要基礎(chǔ)部分，也是組織知識(shí)管理工作的關(guān)鍵。知識(shí)分類的科學(xué)合理性直接決定了知識(shí)儲(chǔ)存、維護(hù)和應(yīng)用的質(zhì)效，同時(shí)起到加快知識(shí)更新，豐富并保障知識(shí)庫(kù)運(yùn)營(yíng)的作用。企業(yè)可根據(jù)現(xiàn)存信息資源和業(yè)務(wù)工作對(duì)知識(shí)進(jìn)行梳理分類管理，如：知識(shí)庫(kù)、檔案庫(kù)、標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)、資料庫(kù)、期刊庫(kù)、培訓(xùn)庫(kù)、項(xiàng)目庫(kù)等。

企業(yè)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)

企業(yè)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的承載是知識(shí)管理系統(tǒng)，用戶服務(wù)基于軟件公司的知識(shí)管理系統(tǒng)產(chǎn)品，內(nèi)容服務(wù)則基于文檔生成系統(tǒng)產(chǎn)品。系統(tǒng)可通過接口的方式與企業(yè)現(xiàn)有文檔資源系統(tǒng)進(jìn)行集成，通過建立索引提供跨系統(tǒng)的統(tǒng)一全文搜索、統(tǒng)一門戶界面、單點(diǎn)登錄查閱等多重知識(shí)服務(wù)，以此達(dá)到跨系統(tǒng)知識(shí)整合的目的。對(duì)于新產(chǎn)生的知識(shí)數(shù)據(jù)則直接由知識(shí)管理系統(tǒng)管理。新舊知識(shí)系統(tǒng)的有效連接，解決企業(yè)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)的重點(diǎn)難點(diǎn)問題。

企業(yè)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)核心問題

企業(yè)需提供經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、資源及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等方面全方位保障，逐步實(shí)現(xiàn)從檔案管理向知識(shí)管理的邁進(jìn)。但在企業(yè)知識(shí)庫(kù)建設(shè)的進(jìn)程中，還是遇到許多意識(shí)和建設(shè)問題，我們梳理出幾個(gè)核心方面。

知識(shí)庫(kù)建設(shè)制度體系

機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)制度體系是由一系列與機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)相關(guān)的、層次分明的、具有一定的邏輯和內(nèi)在聯(lián)系的制度組合而成的。制度體系為各層政策的總體框架，自上而下，相互影響，共同管理知識(shí)庫(kù)日常運(yùn)行，維持知識(shí)庫(kù)健康發(fā)展。機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的可持續(xù)發(fā)展離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，宏觀政策支持和微觀管理規(guī)范的制定都非常重要。其中存儲(chǔ)、服務(wù)、宣傳等政策細(xì)則都應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)規(guī)范，以保障機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)支持體系完備。

知識(shí)庫(kù)質(zhì)量控制、數(shù)據(jù)規(guī)范問題機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)內(nèi)容質(zhì)量，首先是控制元數(shù)據(jù)質(zhì)量，制訂相應(yīng)知識(shí)庫(kù)建設(shè)規(guī)范。充分考慮用戶習(xí)慣和簡(jiǎn)單易用的設(shè)計(jì)原則，完善知識(shí)庫(kù)質(zhì)量控制，增加用戶黏性。

集各種元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)大成，收集不同類型資源所有可能的屬性，數(shù)據(jù)入庫(kù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗，使用時(shí)按需抽取。企業(yè)可參考GB/T30523一2014科技平臺(tái)資源核心元數(shù)據(jù)5進(jìn)行篩選。

強(qiáng)化知識(shí)庫(kù)的管理功能

企業(yè)現(xiàn)有知識(shí)庫(kù)的管理功能不夠完善，需從管理方向上體現(xiàn)其功能。包括對(duì)知識(shí)庫(kù)資源的存儲(chǔ)和利用管理兩方面。資源存儲(chǔ)管理：數(shù)據(jù)資源的內(nèi)容分類管理、對(duì)存量資源整合和擴(kuò)展的支撐功能、對(duì)隱性知識(shí)的顯性化。資源利用管理：跨庫(kù)檢索功能、信息推送服務(wù)（個(gè)性化定制）、資源收藏功能等。

提高企業(yè)成員分享學(xué)術(shù)資源積極性

制度約束，與考核業(yè)績(jī)及評(píng)價(jià)掛鉤，量化建設(shè)目標(biāo)，這部分可與人力部門聯(lián)合建設(shè);系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)計(jì)規(guī)范化、簡(jiǎn)易操作、美化展示功能等具體落地措施;建立獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)上傳自存資源的人員進(jìn)行實(shí)際（獎(jiǎng)金）和精神（榮譽(yù)）獎(jiǎng)勵(lì)等，鼓勵(lì)知識(shí)分享和資源上傳。

融入企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)流程，杜絕將機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建成信息孤島

融入企業(yè)學(xué)術(shù)和工程設(shè)計(jì)等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，注重分工，協(xié)同發(fā)展。活化機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的資源內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)各部門共建機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)。建立機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)不是檔案部門一家掌管的理念，共同建設(shè)，杜絕信息孤島現(xiàn)象，各部門資源共享，將知識(shí)資源活化。

企業(yè)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)規(guī)劃

經(jīng)過研究探索，筆者認(rèn)為企業(yè)知識(shí)庫(kù)建設(shè)大概分為以下過程。

資源規(guī)劃

對(duì)各種信息資源進(jìn)行調(diào)研分析，確認(rèn)收入的信息資源內(nèi)容，判斷資源的收集整理的工作量，厘清版權(quán)關(guān)系，安排入庫(kù)順序。

梳理資源類型：1）正式公開發(fā)表：期刊論文、會(huì)議論文、學(xué)位論文、專著、專利、培訓(xùn)資料等;2）非正式發(fā)表或未發(fā)表：報(bào)告、演講、工作總結(jié)、成果、數(shù)據(jù)集、課件等。

人員組織

由企業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭，組建知識(shí)庫(kù)建設(shè)項(xiàng)目組，根據(jù)工作側(cè)重點(diǎn)分工協(xié)作。資源組：負(fù)責(zé)知識(shí)庫(kù)資源的規(guī)劃、梳理、采購(gòu)和管理，梳理現(xiàn)存資源及分類體系，依據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)對(duì)資源的需求，制訂資源建設(shè)規(guī)劃，開展具體資源收集和管理工作，提供內(nèi)容支持。系統(tǒng)組：負(fù)責(zé)知識(shí)庫(kù)信息平臺(tái)的開發(fā)測(cè)試、運(yùn)維、管理和功能完善，根據(jù)用戶需求開發(fā)和運(yùn)維知識(shí)庫(kù)功能，提供信息技術(shù)支持。企劃組：負(fù)責(zé)知識(shí)庫(kù)建設(shè)工作和成果的推廣和宣貫，同時(shí)企劃相應(yīng)活動(dòng)來鼓勵(lì)更多員工參與到知識(shí)庫(kù)建設(shè)中去。

環(huán)境準(zhǔn)備

知識(shí)庫(kù)的建設(shè)依賴于信息平臺(tái)支撐，需要選擇合適的系統(tǒng)平臺(tái)來展現(xiàn)知識(shí)庫(kù)建設(shè)內(nèi)容。知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)具有完善好用的知識(shí)管理工具，有效提升機(jī)構(gòu)自主管理知識(shí)資產(chǎn)的能力。環(huán)境準(zhǔn)備上，硬件和軟件都應(yīng)具備匹配功能需求。

資源收集入庫(kù)

由項(xiàng)目資源組成員系統(tǒng)的進(jìn)行收集、整理和入庫(kù)。包括資源數(shù)據(jù)的整理、清洗和導(dǎo)入，以及新資源數(shù)據(jù)的收集、整合和入庫(kù)。數(shù)據(jù)采集及處理一般流程包括：數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)提取與清洗、元數(shù)據(jù)映射、數(shù)據(jù)查重、實(shí)體識(shí)別、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。知識(shí)庫(kù)的系統(tǒng)環(huán)境由硬件和軟件兩個(gè)層面組成，需要投入相應(yīng)的信息化資源，如：硬件：根據(jù)用戶數(shù)匹配內(nèi)容服務(wù)器、數(shù)據(jù)服務(wù)器、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)關(guān)設(shè)備、客戶端設(shè)備（PC或移動(dòng)設(shè)備）等。軟件：知識(shí)庫(kù)軟件需要承載知識(shí)收集、上傳、分類、組織、共享等功能。

資源審核發(fā)布

審核組對(duì)入庫(kù)資源的正確性和有效性進(jìn)行審核，確認(rèn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等正常發(fā)布，并對(duì)已發(fā)布資源進(jìn)行管理。

結(jié)語

構(gòu)建機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)為實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字檔案室提出了基于用戶需求的知識(shí)庫(kù)建設(shè)方案，為企業(yè)在數(shù)字檔案室的探索過程中，更好的發(fā)揮知識(shí)庫(kù)作用，提升服務(wù)水平發(fā)揮重要效力。

目前，企業(yè)知識(shí)庫(kù)建設(shè)正處在積極探索的初步建設(shè)階段，多數(shù)企業(yè)完成了資源整合和系統(tǒng)架構(gòu)等工作，完成了建設(shè)試點(diǎn)項(xiàng)目中關(guān)于知識(shí)庫(kù)的研究和建設(shè)目標(biāo)、要求等內(nèi)容，正向著國(guó)家檔案局指南的要求靠攏，積極探索企業(yè)數(shù)字檔案室知識(shí)庫(kù)建設(shè)道路。

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