基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作的對策

王愛麗

摘 要：基層事業(yè)單位是維護社會正常運營的重要服務(wù)體系，為了提高基層事業(yè)單位的服務(wù)水平，需要強化內(nèi)部檔案管理效率。本文將結(jié)合使用現(xiàn)代化檔案管理模式的作用，討論轉(zhuǎn)變管理意識、設(shè)置大數(shù)據(jù)庫、提高人員素質(zhì)、明確崗位責任等工作策略，為優(yōu)化事業(yè)單位檔案辦公質(zhì)量提供有效參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化管理

十八屆三中全會上我黨在十三五規(guī)劃中明確提出實施網(wǎng)絡(luò)強國戰(zhàn)略的重要性，改革開放以來，我國社會經(jīng)濟市場不斷繁榮，給現(xiàn)代化管理技術(shù)的發(fā)展提供了充分的空間。檔案管理工作對于事業(yè)單位的日常運行可起到重要幫助，但是目前仍有一些單位使用的檔案管理手段比較落后，需要針對性調(diào)整。

一、事業(yè)單位實行檔案現(xiàn)代化管理的作用

檔案是事業(yè)單位在運行過程中匯總、提煉出的重要文件，例如：發(fā)展歷史、重要時間、經(jīng)濟往來數(shù)據(jù)等等，對于基層事業(yè)單位的長遠發(fā)展有重要的價值，管理者在制定長遠發(fā)展策略時可以將檔案視為重要參照資料。21世紀，高新技術(shù)的發(fā)展不斷影響著人類的生活、工作方式，所以檔案管理工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)是基層事業(yè)單位檔案管理部門的必然發(fā)展趨勢，在落實檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)后，事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)“無紙化”辦公，有效節(jié)省經(jīng)濟成本的投入，僅需要建設(shè)信息化平臺，就可以完成存檔、調(diào)度、修改等檔案操作，文件資源的利用率也在對應(yīng)提升。檔案文件使用起來更加方便，不用逐層上報，充分發(fā)揮出了檔案文件的實際意義。

二、事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作的策略

（一）轉(zhuǎn)變管理意識

受傳統(tǒng)思想的桎梏，很多事業(yè)單位工作人員都認為檔案管理僅僅是對文件進行簡單的抄寫與保管，不能認識到檔案管理對于單位長遠發(fā)展的重要性。檔案是一個組織乃至一個國家在運行過程中累計的重要財富，充分發(fā)揮檔案的價值，能夠幫助管理者了解單位的現(xiàn)存問題，并更加精準地制定下一步發(fā)展策略。因此，事業(yè)單位想要提高檔案管理質(zhì)量，首先應(yīng)該從根本上明確檔案管理的特殊性與重要性。作為領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)發(fā)揮帶頭作用，在單位內(nèi)做好現(xiàn)代化理念的宣傳工作，確保全體員工都能配合檔案管理工作。從思想觀念入手，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，積極引進高新技術(shù)，建立專門檔案管理部門，避免兼職行為發(fā)生。定期開展內(nèi)部宣傳活動。例如：舉辦信息化檔案管理講座、邀請專業(yè)人員進行宣講，推廣自身工作經(jīng)驗，潛移默化中在事業(yè)單位內(nèi)形成良好檔案管理風氣，讓相關(guān)工作人員逐漸養(yǎng)成常態(tài)化的現(xiàn)代化檔案處理意識。

（二）設(shè)置大數(shù)據(jù)庫

2015年我國李克強總理在政府會議報告上首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念，強調(diào)了“網(wǎng)絡(luò)強國”的重要性，基層事業(yè)單位作為社會服務(wù)體系的重要組成部分，需要盡快推進信息化檔案管理技術(shù)。長期以來，企業(yè)檔案管理都是通過紙質(zhì)資料傳遞，保存難度大，且管理過程中資料很容易隨著時間增加而出現(xiàn)丟失、破損等問題。近幾年，數(shù)字技術(shù)開始逐漸走進社會的生產(chǎn)生活中，該技術(shù)建立在計算機、互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，具有高效、便捷、快速等優(yōu)勢，不受時間、空間的約束。在檔案管理中融合信息技術(shù)能夠有效提高管理效率。因為事業(yè)單位的自身紙質(zhì)文件存儲空間比較有限，所以為了深化信息化建設(shè)，需要工作人員盡快搭建出檔案儲存的大數(shù)據(jù)庫，做好已有文件的掃描，保障檔案信息的安全性。在建立了大數(shù)據(jù)庫后，工作人員只需要通過后臺權(quán)限批復(fù)，在數(shù)據(jù)庫的檢索功能上輸出目標信息，就能獲取對應(yīng)檔案，實現(xiàn)檔案資料的共享性，打破以往的空間、時間約束，極大程度上加強事業(yè)單位檔案的應(yīng)用價值，能夠發(fā)揮相關(guān)資料的最大用處。

（三）提高人員素質(zhì)

目前，我國大部分事業(yè)單位中負責處理檔案管理工作的員工普遍年齡偏大，甚至還有很多離退休人員，此類群體雖然在工作中積累了豐富經(jīng)驗，但是對新鮮事物的學習能力比較薄弱，很難理解信息化平臺的使用規(guī)律與辦公技術(shù)，因此事業(yè)單位要重視對員工的培訓(xùn)，只有員工掌握信息化技術(shù)，才能真正地發(fā)揮現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢。例如：事業(yè)單位可以按照員工實際能力制定分層化的培訓(xùn)內(nèi)容，從整體上提高培訓(xùn)質(zhì)量。另外，還可以邀請熟悉信息化技術(shù)的專家以及經(jīng)驗豐富的辦公人員共同進入到單位中協(xié)同處理日常的檔案管理工作，利用空閑時間對檔案管理人員進行技術(shù)指導(dǎo)，將信息化的理論與實踐操作結(jié)合起來，達到邊學邊練的效果。在培訓(xùn)結(jié)束后對員工專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)進行全面評價，并將評價結(jié)果與個人薪酬聯(lián)系起來，增強其積極性，進而以更加飽滿的熱情投入到檔案管理工作當中。

（四）明確崗位責任

事業(yè)單位在落實檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)時，首先需要認識到制度對工作順利開展的作用，制度是工作執(zhí)行時參考的重要標準，而完善的制度能夠為員工開展檔案工作提供基本的依據(jù)，幫助員工明確自身崗位責任。例如：有一部分事業(yè)單位的檔案管理制度與自身實際發(fā)展形勢存在差異性，崗位責任劃分比較混亂。因此，領(lǐng)導(dǎo)人員需要盡快落實制度建設(shè)，強調(diào)制度的嚴肅性、全面性以及科學性。完善檔案管理的工作制度，有利于清楚劃分部門中的各崗位責任，基層事業(yè)單位全體人員在使用檔案時能夠做到“有法可依、有理可依”。基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者在制定管理制度時，應(yīng)嚴格遵循國家法律法規(guī)，參考《檔案法》、《電子簽名法》、《企業(yè)檔案管理法》、《單子檔案管理辦法》等文件來制定細節(jié)條例。

三、結(jié)論

綜上所述，使用現(xiàn)代化技術(shù)可以給基層事業(yè)單位的檔案管理工作提供更多思路，重塑互聯(lián)網(wǎng)體系。另外，通過搭建信息化平臺，事業(yè)單位中各個部門對檔案的調(diào)動更加方便，打破了以往“信息孤島”模式的制約，有利于促進各個部門之間的溝通與交流，從整體上強化基層事業(yè)單位的內(nèi)部凝聚力。

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