淺談信息時(shí)代背景下檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

客付安

古往今來(lái)，在數(shù)千年的人類文明世界里，人類社會(huì)積累了許許多多寶貴的文獻(xiàn)、遺址、文物等資料，這些不僅是需要我們?nèi)ケＡ舻娜祟惿鐣?huì)的傳承以及珍貴的歷史文物資源，同時(shí)它們也是人類社會(huì)文明及發(fā)展的最好見(jiàn)證和記憶。社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步與檔案十分緊密的聯(lián)系，這也進(jìn)一步佐證了檔案管理工作的重要性，因此建立一套科學(xué)、完善的檔案管理模式才能真正的為地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)、高速發(fā)展提供科學(xué)的、完整的、合理的數(shù)據(jù)支持以及歷史佐證。

一、信息及大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理所面臨的突出問(wèn)題

伴隨著我國(guó)社會(huì)邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代，多種多樣的先進(jìn)信息設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備不斷與人們的日常生產(chǎn)和生活相結(jié)合，這極大的推動(dòng)了我國(guó)整體經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展。大名縣檔案館從2002年開(kāi)始開(kāi)展對(duì)全體人員的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，同年開(kāi)始編輯資料輸入計(jì)算機(jī)。2015年，啟動(dòng)檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，重要檔案目錄全部錄入并全文掛接，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索查詢服務(wù)，掃描婚姻檔案324339件，民國(guó)三十七年土地房產(chǎn)存根76044件，三十年土地承包合同52375件和部分招工合同書(shū)，并實(shí)現(xiàn)與目錄掛接。機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)達(dá)到62萬(wàn)余條，全文掃描209余萬(wàn)幅，印章檔案82盒共計(jì)972枚，印模掃描后，全部導(dǎo)入檔案管理軟件進(jìn)行數(shù)字化管理，15萬(wàn)卷土地確權(quán)檔案已全部數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)了電子查詢打印，查全率、查準(zhǔn)率、利用率明顯提高，極大的方便了人民群眾。

通過(guò)分析發(fā)現(xiàn)，這些龐大的數(shù)據(jù)覆蓋面非常廣泛，總體上講涵蓋了各種類型的關(guān)鍵信息及有效信息。這些龐大的數(shù)據(jù)為人們查詢和應(yīng)用提供便捷的同時(shí)，也增加了我們對(duì)這些龐大數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行科學(xué)有效管理的工作難度。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)這些廣泛的數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行科學(xué)而有效管理，首先必須進(jìn)一步加大精力、資金及先進(jìn)技術(shù)的投入。盡管近年來(lái)所采用的數(shù)據(jù)檔案管理方法和技巧歷經(jīng)多次創(chuàng)新和變革取得了較大幅度的提升，但就當(dāng)前的實(shí)際檔案管理工作而言，仍然不得不面對(duì)許許多多迫在眉睫的問(wèn)題。

1.專業(yè)型人才匱乏，人才梯隊(duì)建設(shè)滯后，缺乏人才儲(chǔ)備

由于資金不足、人才匱乏以及長(zhǎng)久以來(lái)根深蒂固的傳統(tǒng)觀念的直接影響，大名縣當(dāng)前所采用的數(shù)據(jù)檔案管理模式較發(fā)達(dá)地區(qū)而言相對(duì)落后，無(wú)法滿足信息時(shí)代的基本要求。檔案管理人員整體的專業(yè)水平較低，數(shù)據(jù)整理工作也缺乏科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)或方法，這就導(dǎo)致我們所保留的檔案信息或多或少的存在不全面、不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。因此，檔案管理部門(mén)必須具備大檔案格局，不斷的培養(yǎng)和引進(jìn)各種專業(yè)型的人才，建立人才培養(yǎng)、人才儲(chǔ)備機(jī)制，并及時(shí)的開(kāi)展必要的檔案管理培訓(xùn)工作。同時(shí)要轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員思想、提高重視檔案管理意識(shí)，不斷提高檔案信息整體質(zhì)量。除此之外，在針對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理過(guò)程中務(wù)必要建立完善的防護(hù)系統(tǒng)，才能真正有效的避免相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息遭受互聯(lián)網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)的威脅，進(jìn)一步確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)和完整性。

2.缺乏統(tǒng)一檔案管理體系，未建立完善檔案?jìng)浞莨芾砟Ｊ?/p>

從目前的情況來(lái)看，大名縣檔案管理雖然建立了自己的相對(duì)獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，在其管理的檔案資料中也相對(duì)完善的記載著本縣域的各種數(shù)據(jù)信息，這些信息更多的涵蓋了區(qū)域檔案數(shù)據(jù)資料，具有局限性和不完整性，長(zhǎng)此以往不利于整體檔案管理的持續(xù)發(fā)展。同時(shí)基于這種特殊的情況，容易出現(xiàn)檔案信息重大遺漏或虛假的情況，整個(gè)檔案管理過(guò)程缺乏必要的監(jiān)督和管理。為進(jìn)一步提高檔案管理水平和質(zhì)量，我們須建立一套科學(xué)體系有機(jī)的將各區(qū)域相對(duì)獨(dú)立的數(shù)據(jù)檔案整合起來(lái)形成體系，最終形成完整統(tǒng)一的檔案管理體系，便于對(duì)各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一科學(xué)的管理，并建立機(jī)制對(duì)檔案信息進(jìn)行定期、定時(shí)備份，確保檔案信息的真實(shí)、完整及抗風(fēng)險(xiǎn)性。

3.缺乏專業(yè)檔案管理安全系統(tǒng)，檔案信息安全亟待提高

對(duì)目前的檔案管理工作而言，其安全系統(tǒng)性能較差，在數(shù)據(jù)檔案管理過(guò)程中存在著巨大的安全隱患，阻礙著檔案管理部門(mén)正常發(fā)展。在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集以及存儲(chǔ)過(guò)程中，管理人員應(yīng)對(duì)每一份數(shù)據(jù)資料進(jìn)行核實(shí)，確保其質(zhì)量可靠的前提下，才能開(kāi)展后續(xù)儲(chǔ)存工作。在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存時(shí)，工作人員應(yīng)做好相應(yīng)的安全防護(hù)系統(tǒng)，避免后期遭到病毒、黑客的侵襲。利用現(xiàn)代科技手段，增加多種防盜系統(tǒng)，對(duì)檔案資料及時(shí)備份，防止后期系統(tǒng)崩潰，造成數(shù)據(jù)丟失。

二、信息時(shí)代大環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新策略

在信息時(shí)代的背景下，各種各樣的數(shù)據(jù)信息逐步邁向多元化發(fā)展，這些變化都給檔案管理工作提出了新要求。為有效保障整體檔案管理工作正常運(yùn)行，必須加強(qiáng)對(duì)各個(gè)檔案管理部門(mén)的日常監(jiān)督，摒棄傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，有效的改變檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下的問(wèn)題，科學(xué)的采用現(xiàn)代化手段推動(dòng)檔案管理效率的日益提高。

1.建立一套持續(xù)提高檔案管理從業(yè)人員專業(yè)技能及素養(yǎng)的人才培養(yǎng)模式

要想更好的適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展，檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，不斷提高自身管理水平，打造出一個(gè)綜合素質(zhì)水平較強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，有利于提高檔案管理工作效率。檔案管理人員應(yīng)緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐，提高自身對(duì)數(shù)據(jù)的整合以及分析能力，將數(shù)據(jù)進(jìn)行合理保存。另外，檔案管理部門(mén)需制定完善的招聘體系，不斷引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理人才，為檔案管理部門(mén)增加更多新鮮的血液，定期組織管理人員進(jìn)行技能訓(xùn)練，明確工作人員的職責(zé)權(quán)限，做到分工明確、責(zé)任到人，形成一個(gè)有秩序、有組織的檔案管理團(tuán)隊(duì)，有利于檔案管理部門(mén)健康發(fā)展。

2.建立與擁有先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)機(jī)構(gòu)或企業(yè)深度合作模式

雖具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，但缺乏對(duì)數(shù)據(jù)的分析與利用，導(dǎo)致一些數(shù)據(jù)被長(zhǎng)期儲(chǔ)存，無(wú)法發(fā)揮其真正的價(jià)值。相對(duì)于一些擁有大數(shù)據(jù)技術(shù)的機(jī)構(gòu)而言，其可將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析，并將其融入在技術(shù)設(shè)備當(dāng)中，不斷實(shí)現(xiàn)機(jī)械自動(dòng)一體化發(fā)展，為信息技術(shù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)保障。因此，數(shù)據(jù)檔案管理部門(mén)應(yīng)加大與大數(shù)據(jù)技術(shù)機(jī)構(gòu)的合作力度，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的真正價(jià)值。

3.建設(shè)并完善信息時(shí)代背景下檔案管理的監(jiān)督和管理模式

為確保檔案信息的質(zhì)量，檔案管理部門(mén)需加大監(jiān)督力度，不斷完善相應(yīng)的檔案管理模式與體系，為檔案信息安全提供強(qiáng)有力的制度保障。提高工作人員對(duì)檔案信息的重視，做好日常的維護(hù)以及管理工作，針對(duì)一些工作態(tài)度懶散的員工，采取一定措施進(jìn)行懲罰，并對(duì)一些具有較高的職業(yè)素養(yǎng)的人員，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，激起員工的工作積極性，促進(jìn)檔案管理工作的向好發(fā)展。檔案管理部門(mén)還可加強(qiáng)與安全技術(shù)機(jī)構(gòu)之間的合作，將各部門(mén)數(shù)據(jù)信息融合在檔案管理機(jī)構(gòu)中，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，有利于提高檔案管理工作質(zhì)量。

總之，在大數(shù)據(jù)信息時(shí)代下，我們應(yīng)不斷創(chuàng)新完善檔案管理體系，加強(qiáng)對(duì)日常檔案管理人員的工作技能培訓(xùn)，引進(jìn)高素質(zhì)高水平的數(shù)據(jù)管理人才，促進(jìn)與有技術(shù)懂服務(wù)的大數(shù)據(jù)技術(shù)企業(yè)或者機(jī)構(gòu)之間的深入合作，讓檔案數(shù)據(jù)逐步發(fā)揮出真正的價(jià)值，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展。檔案管理部門(mén)需不斷健全管理體系，加強(qiáng)對(duì)工作人員的監(jiān)督，提高檔案管理工作效率，為各行各業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)資源的合理利用提供便利，打造更多的數(shù)據(jù)信息平臺(tái)。