對檔案信息資源開發(fā)利用的幾點(diǎn)思考

趙品

一、檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

1.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作不夠扎實(shí)，館藏結(jié)構(gòu)單一、不夠豐富

檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是開展檔案開發(fā)利用、檔案服務(wù)的前提條件，檔案開發(fā)利用、檔案服務(wù)又反作用于檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的扎實(shí)開展，二者是相輔相成，相互促進(jìn)的關(guān)系。上述問題的出現(xiàn)主要基于以下兩點(diǎn)原因：一方面，部分單位人員流動(dòng)性較大，導(dǎo)致檔案管理人員不穩(wěn)定，在一定程度上影響了檔案業(yè)務(wù)的持續(xù)正常開展，致使當(dāng)年該歸檔的資料沒有及時(shí)歸檔;另一方面，部分檔案中存在的問題未能在立卷質(zhì)量檢查中及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并督促整改，以至于五年后移交檔案時(shí)根本無從追查，檔案收集齊全完整也就無從談起。

在檔案資料的收集過程中，存在“三多三少”現(xiàn)象，即：宏觀領(lǐng)域的檔案多，微觀領(lǐng)域的檔案少;政治領(lǐng)域方面的檔案多，經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域方面的檔案少;文書檔案多，科技檔案、專門檔案少。這些現(xiàn)象的存在，直接造成綜合檔案館館藏檔案不綜合，館藏資源結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，并進(jìn)一步制約了館藏資源的開發(fā)利用。究其原因，主要存在以下幾個(gè)方面：一是只重視黨政群機(jī)關(guān)的檔案，放松對其下屬單位檔案的接收;二是只重視接收文書檔案，忽視科技檔案、電子檔案、專門檔案的收集;三是只重視接收紙質(zhì)檔案，忽視聲像、字畫、實(shí)物等其它載體檔案的收集;四是只重視接收移交檔案，放松了檔案的征集;五是忽視與檔案有關(guān)圖書資料的收集。

2.檔案信息資源開發(fā)利用滯后

現(xiàn)實(shí)中，一些檔案管理部門未能依法及時(shí)開放檔案，造成檔案開放工作出現(xiàn)內(nèi)容上老化、時(shí)間上滯后的問題。《檔案法》規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開放，經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于30年”。這就是說僅有少量檔案滿足開放期少于30年的要求，絕大部分開放檔案仍為30年前形成，這類檔案即便進(jìn)館時(shí)達(dá)到開放要求，也要在檔案形成之日起5年后。由此可見，檔案館所開放檔案僅滿足了檔案利用者對歷史問題研究的需求，對于當(dāng)前工作的查考利用需求則難以實(shí)現(xiàn)，而這種需求恰恰是當(dāng)前利用范圍最廣、利用人數(shù)最多且最為急切的。

《檔案法實(shí)施辦法》第二十二條明確規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織內(nèi)的檔案機(jī)構(gòu)所保存的尚未向檔案館移交的檔案，主要供本單位利用，其他機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和組織，以及中國公民如需利用，必須經(jīng)過檔案保存單位的批準(zhǔn)?！卑凑铡逗颖笔n案工作條例》現(xiàn)行檔案接收的規(guī)定，基層單位的檔案在本單位5年才接收入館。也就是說，基層單位前5年形成的檔案，基本上是為本機(jī)關(guān)提供服務(wù)，很難滿足社會(huì)公眾的利用需求。在這一期間，經(jīng)常造成機(jī)關(guān)檔案室不予接待利用、市縣級檔案館收藏出現(xiàn)斷層的窘境，挫傷了檔案利用者利用檔案的積極性，影響了檔案館所收藏檔案發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值及功能。

3.檔案管理工作科技含量較低，不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展要求

從實(shí)際情況看，市縣級檔案館運(yùn)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)的推廣普及程度偏低，檔案信息資源開發(fā)利用仍沿用傳統(tǒng)手工方式。館藏檔案主要以紙質(zhì)、聲像等載體為主，其利用目的和服務(wù)方式已不能適應(yīng)當(dāng)前信息化社會(huì)的需要，嚴(yán)重影響了館藏檔案的社會(huì)經(jīng)濟(jì)貢獻(xiàn)率。同時(shí)，基層檔案工作者的個(gè)人素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)以及熟練運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的能力水平，與新形勢新任務(wù)要求不相適應(yīng)，在一定程度上影響了檔案工作科技化進(jìn)程，制約了檔案信息資源的開發(fā)利用。

4.檔案工作的社會(huì)認(rèn)知度不高

檔案管理工作時(shí)常出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象：在檔案系統(tǒng)內(nèi)宣傳工作搞得有聲有色，系統(tǒng)之外則顯得很冷清。目前社會(huì)對檔案工作的重要性和信息資源的利用價(jià)值還缺乏了解，甚至有人認(rèn)為檔案部門是可有可無的部門，這與宣傳工作欠缺有密切關(guān)系。

二、檔案信息資源開發(fā)利用的實(shí)現(xiàn)途徑

1.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，使綜合檔案館的綜合性特征名副其實(shí)

從各個(gè)環(huán)節(jié)不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理工作，豐富館藏。一是不斷完善檔案收集、整理、保管、開發(fā)利用方面的法律法規(guī)與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案職能管理和檔案資源的開發(fā)利用工作有更加完善的法律體系做支撐，提高依法治檔的水平，確保所形成的檔案能夠全面反映本單位的職能活動(dòng)情況。二是通過各種途徑向社會(huì)宣傳檔案有關(guān)法律、法規(guī)，增強(qiáng)社會(huì)檔案保護(hù)意識和檔案法制意識，完善檔案材料收集職能，形成科學(xué)、規(guī)范、合理的工作機(jī)制，防止對應(yīng)歸檔材料的擅自推遲和截留，規(guī)范向綜合檔案館所移交檔案的流向。三是制定合理的檔案接收計(jì)劃，確保檔案收集工作有序、深入進(jìn)行，適當(dāng)擴(kuò)大接收范圍，對轄區(qū)內(nèi)的一些重大人文活動(dòng)，檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)參與，將其形成的檔案主動(dòng)接收入館，提高檔案利用的時(shí)效性。

2.正確處理開放與保密的關(guān)系，依托現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

《檔案法》第二十二條規(guī)定，“開放檔案不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益”。確保我們在檔案開放利用工作中，既要遵法、守法、依法，又要堅(jiān)持“開放檔案的范圍應(yīng)最大化，檔案保密的范圍應(yīng)最小化”的原則，正確處理檔案的開放與保密、隱私之間的關(guān)系，將涉及民生利益的檔案及時(shí)對外開放。同時(shí)，要建立科學(xué)的現(xiàn)代化檔案檢索體系，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理手段，大力開發(fā)檔案信息資源，并利用檔案網(wǎng)站、微信公眾號、微博等方式實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.增強(qiáng)檔案工作者綜合素質(zhì)，提高科技管檔能力

一要提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)意識和興趣，鼓勵(lì)他們將專業(yè)理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)工作相結(jié)合，不斷提升檔案業(yè)務(wù)水平;二要加強(qiáng)對各級檔案從業(yè)人員的全面培訓(xùn)，除熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn);三要提升業(yè)務(wù)實(shí)踐能力，通過言傳身教和工作指導(dǎo)，盡快促進(jìn)新生力量在實(shí)踐中成長;四要開展各種形式的競賽活動(dòng)，通過相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)的方式，進(jìn)一步營造學(xué)習(xí)氛圍，進(jìn)一步提高檔案管理人員提升業(yè)務(wù)素質(zhì)的需求;五要大力引進(jìn)培養(yǎng)高科技人才，加強(qiáng)并完善對檔案管理信息化的研究，進(jìn)一步提高信息資源的挖掘利用水平;六要緊跟問題研究，要實(shí)時(shí)關(guān)注檔案信息在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新興領(lǐng)域的發(fā)展及應(yīng)用，強(qiáng)化對電子檔案管理、檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)等重點(diǎn)難點(diǎn)問題研究。

4.堅(jiān)持長短期效益相結(jié)合，科學(xué)合理開發(fā)檔案信息資源

檔案管理工作的一項(xiàng)主要任務(wù)在于開發(fā)利用檔案管理信息資源、深入研究挖掘其內(nèi)在應(yīng)用價(jià)值、為我國社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。例如：企業(yè)管理層可以通過利用科技檔案，明確發(fā)展方向、優(yōu)化生產(chǎn)技術(shù)、規(guī)范經(jīng)營管理，最終提高經(jīng)濟(jì)效益;利害關(guān)系人可以通過利用土地確權(quán)登記檔案，明確權(quán)屬界線，解決土地糾紛問題;相關(guān)政策制定部門可以通過利用各類農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案，科學(xué)的制定農(nóng)村產(chǎn)業(yè)調(diào)整政策等。在具體實(shí)踐中，用好用活檔案信息資源，必須堅(jiān)持合理統(tǒng)籌、長短結(jié)合、科學(xué)利用的原則。堅(jiān)持用發(fā)展的、連續(xù)的觀點(diǎn)看待檔案價(jià)值，有些檔案盡管在一定時(shí)期內(nèi)價(jià)值沒有完全顯現(xiàn)出來，但這并不意味著檔案價(jià)值低或無價(jià)值，要繼續(xù)扎實(shí)做好檔案基礎(chǔ)工作。對于當(dāng)前社會(huì)需求量大的檔案，要積極主動(dòng)地對檔案信息資源進(jìn)行整合利用，最大程度地發(fā)揮其功能和價(jià)值。

作者單位：石家莊市鹿泉區(qū)檔案館