醫(yī)院科研項(xiàng)目全生命周期策劃管理

欒 靖，金 劍，孫冬悅，楊靜芳，郭秀海

(首都醫(yī)科大學(xué)宣武醫(yī)院科研處，北京 100053)

1 當(dāng)前醫(yī)院科研項(xiàng)目管理與實(shí)施中存在的問題

1.1 頂層設(shè)計(jì)不完整 風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估不到位許多科研項(xiàng)目存在“重申請(qǐng)、輕過程”的管理現(xiàn)象[1]。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人往往在項(xiàng)目立項(xiàng)獲批后，便按照固有模式及主觀決策開展項(xiàng)目研究，并未從項(xiàng)目整體實(shí)施層面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，過程管理中缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)[2]，對(duì)項(xiàng)目可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素未進(jìn)行預(yù)估及管控，導(dǎo)致項(xiàng)目研究出現(xiàn)預(yù)期考核指標(biāo)與實(shí)際研究結(jié)果存在誤差、實(shí)驗(yàn)平臺(tái)及技術(shù)條件無法滿足實(shí)驗(yàn)需求、成果形式未進(jìn)行量化[3]等風(fēng)險(xiǎn)問題，嚴(yán)重影響項(xiàng)目研究進(jìn)度，甚至導(dǎo)致項(xiàng)目無法按計(jì)劃結(jié)題。

1.2 溝通協(xié)調(diào)不及時(shí) 計(jì)劃節(jié)點(diǎn)不明確醫(yī)院部分科研項(xiàng)目涉及多部門、多單位聯(lián)合開展，科研項(xiàng)目參與人員臨床任務(wù)重，用于開展科研工作的時(shí)間被擠壓，造成項(xiàng)目研究團(tuán)隊(duì)凝聚力減弱[4]，進(jìn)展情況無法得到及時(shí)溝通并反饋；研究內(nèi)容、技術(shù)指標(biāo)及成果形式未落實(shí)細(xì)化到責(zé)任人及單位，考核方式及關(guān)鍵性計(jì)劃節(jié)點(diǎn)模糊，造成研究進(jìn)程中出現(xiàn)的問題無法及時(shí)得到解決，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人無法準(zhǔn)確掌握項(xiàng)目研究進(jìn)展及目標(biāo)完成情況，導(dǎo)致項(xiàng)目過程管理失控。

1.3 預(yù)算編制欠合理 經(jīng)費(fèi)執(zhí)行進(jìn)度慢科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用情況和研究內(nèi)容的完成情況皆是衡量項(xiàng)目評(píng)價(jià)的重要指標(biāo)。但在醫(yī)院科研項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)“重申請(qǐng)，輕使用”的現(xiàn)象尤為普遍[5]。首先，項(xiàng)目組在預(yù)算編制階段，未能與科研管理等職能部門積極溝通，未遵循權(quán)威的科研預(yù)算編制模式對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)科目構(gòu)成及具體使用進(jìn)行科學(xué)合理的測(cè)算[6]，大多數(shù)預(yù)算存在負(fù)責(zé)人“拍腦子”盲目申報(bào)的現(xiàn)象，造成批復(fù)預(yù)算與實(shí)際需求存在差異，影響后續(xù)經(jīng)費(fèi)的正常使用；其次，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在課題啟動(dòng)后，把重心全部投入關(guān)鍵技術(shù)攻關(guān)和研究任務(wù)本身，而忽視課題經(jīng)費(fèi)的管理和使用，加上科研人員多數(shù)對(duì)財(cái)務(wù)政策及經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定不了解，經(jīng)費(fèi)使用經(jīng)驗(yàn)不足[4]，未對(duì)項(xiàng)目制定整體的經(jīng)費(fèi)規(guī)劃，經(jīng)常出現(xiàn)“不知道花什么、不知道怎么花”的現(xiàn)象，致使項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行率不高，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)臨近結(jié)題突擊花錢的現(xiàn)象，不但不利于項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收，反而加大項(xiàng)目審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

2 科研項(xiàng)目全生命周期策劃的定義及特點(diǎn)

目前，全生命周期管理的概念在一些行業(yè)也有提及，定義也比較廣泛。本文結(jié)合醫(yī)院科研項(xiàng)目實(shí)施與管理實(shí)際，對(duì)科研項(xiàng)目全生命周期策劃的定義加以歸納總結(jié)，認(rèn)為科研項(xiàng)目全生命周期策劃是指在科研項(xiàng)目的項(xiàng)目申報(bào)、開題論證、組織實(shí)施、結(jié)題驗(yàn)收及成果轉(zhuǎn)化各個(gè)階段，針對(duì)項(xiàng)目總體目標(biāo)、研究內(nèi)容、技術(shù)路線、預(yù)期研究成果、考核指標(biāo)、關(guān)鍵性里程碑節(jié)點(diǎn)、年度工作計(jì)劃及經(jīng)費(fèi)使用等內(nèi)容制定的對(duì)未來項(xiàng)目實(shí)施起到指導(dǎo)和控制作用的依據(jù)性文件。主要具有以下三個(gè)特點(diǎn)。

2.1 科學(xué)性策劃的編制應(yīng)符合國家相關(guān)方針政策及管理規(guī)定，要以任務(wù)書中批復(fù)的研究目標(biāo)、研究方案、技術(shù)路線、成果形式、考核指標(biāo)及經(jīng)費(fèi)預(yù)算為依據(jù)。

2.2 可行性策劃編制要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，善于將上級(jí)的方針、政策、批復(fù)和本項(xiàng)目的具體情況相結(jié)合，從實(shí)際出發(fā)提出切實(shí)的目標(biāo)和可操作的方案，能夠科學(xué)有效地指導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織項(xiàng)目實(shí)施。

2.3 可考核性策劃的編制要明確計(jì)劃節(jié)點(diǎn)及成果形式、落實(shí)進(jìn)度管理及質(zhì)量管理目標(biāo)，制定合理的經(jīng)費(fèi)使用計(jì)劃，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可對(duì)研究目標(biāo)的完成情況及課題經(jīng)費(fèi)的使用情況等進(jìn)行監(jiān)督和考核。

3 全生命周期策劃的主要內(nèi)容

針對(duì)醫(yī)院科研項(xiàng)目管理中存在的突出問題，結(jié)合全周期策劃的特點(diǎn)，本文主要圍繞以下六個(gè)方面開展策劃的具體編制工作。

3.1 項(xiàng)目總體概述此部分內(nèi)容既是整個(gè)策劃的開端，又是引領(lǐng)項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)向標(biāo)和指揮棒。首先對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的總體情況進(jìn)行介紹，包括項(xiàng)目來源、承擔(dān)單位(如有聯(lián)合參與單位也要一并注明)、研究周期、總經(jīng)費(fèi)等；其次，嚴(yán)格參照項(xiàng)目任務(wù)書(聯(lián)合參與單位課題級(jí)任務(wù)書)及批復(fù)要求，分別明確列出項(xiàng)目研究目標(biāo)、研究內(nèi)容、關(guān)鍵技術(shù)、考核指標(biāo)、成果形式及里程碑節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。

3.2 項(xiàng)目整體管理根據(jù)項(xiàng)目的總體要求，進(jìn)一步細(xì)化分解目標(biāo)計(jì)劃及研究內(nèi)容，其中目標(biāo)計(jì)劃根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行期限按年度目標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，明確主要研究目標(biāo)、內(nèi)容及成果名稱。隨后，以流程圖的形式列出項(xiàng)目技術(shù)路線和實(shí)驗(yàn)流程。最后，以表格的形式列出研究內(nèi)容分解矩陣，逐一參照各年度研究計(jì)劃，將內(nèi)容按照完成形式、完成時(shí)間、責(zé)任部門進(jìn)行分解并落實(shí)到具體人員(表1)。

表1 研究內(nèi)容分解矩陣

要求：涵蓋任務(wù)書中的所有研究內(nèi)容和成果形式

序號(hào)研究內(nèi)容成果形式時(shí)間節(jié)點(diǎn)責(zé)任單位及完成人1. 20XX-X-XX2. …………

3.3 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理計(jì)劃大部分科研項(xiàng)目涉及多部門、多單位聯(lián)合開展，課題組研究人員分布廣泛，缺乏實(shí)時(shí)溝通及團(tuán)隊(duì)交流。將項(xiàng)目主要參研人員信息進(jìn)行梳理，明確各自分工及聯(lián)系方式，以便于項(xiàng)目進(jìn)展中遇到相關(guān)問題能及時(shí)聯(lián)系溝通并盡快協(xié)調(diào)解決。同時(shí)，為了加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的交流與溝通，進(jìn)一步提升參研人員相關(guān)業(yè)務(wù)能力，在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)及人員時(shí)間允許的條件下，可安排團(tuán)隊(duì)人員培訓(xùn)及交流計(jì)劃。

3.4 項(xiàng)目進(jìn)度管理計(jì)劃在項(xiàng)目整體管理內(nèi)容中，已經(jīng)明確了年度目標(biāo)及研究內(nèi)容，為了更好地把控研究進(jìn)度，落實(shí)目標(biāo)完成情況，對(duì)應(yīng)任務(wù)書中的里程碑節(jié)點(diǎn)，將年度計(jì)劃及研究內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)化，對(duì)應(yīng)列出每年至少2個(gè)重要節(jié)點(diǎn)。隨后，進(jìn)一步列出重要節(jié)點(diǎn)所對(duì)應(yīng)的詳細(xì)任務(wù)進(jìn)度計(jì)劃，前提要涵蓋任務(wù)書中所包含的所有成果，明確實(shí)驗(yàn)方案及實(shí)驗(yàn)報(bào)告節(jié)點(diǎn)，如項(xiàng)目需委托外單位開展測(cè)試加工或技術(shù)服務(wù)，還需列出合同簽署、外協(xié)驗(yàn)收等節(jié)點(diǎn)。最后，以表格形式進(jìn)行歸納，列出任務(wù)名稱、完成時(shí)間、成果形式、責(zé)任部門/單位及完成人(表2、表3)。

表2 詳細(xì)任務(wù)進(jìn)度計(jì)劃

表3 外協(xié)委托任務(wù)情況

3.5 項(xiàng)目質(zhì)控管理計(jì)劃為了使項(xiàng)目研究科學(xué)有序開展，確保項(xiàng)目過程中研究成果、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)及成果形式全面滿足任務(wù)書要求，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的全過程質(zhì)量受控，確保項(xiàng)目按時(shí)、高質(zhì)量完成，做好科研項(xiàng)目的質(zhì)量控制管理尤為重要。首先，還是依據(jù)項(xiàng)目批復(fù)及任務(wù)書要求，梳理項(xiàng)目所產(chǎn)生的交付成果及為達(dá)到最終研究目標(biāo)而產(chǎn)生的所有過程性研究報(bào)告。隨后，依次與上文中制定的年度目標(biāo)及關(guān)鍵性節(jié)點(diǎn)對(duì)標(biāo)，制定所有項(xiàng)目成果具體的完成計(jì)劃。最后，為保證研究成果的質(zhì)量，根據(jù)研究進(jìn)展情況，制定項(xiàng)目評(píng)審計(jì)劃，組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜裔槍?duì)項(xiàng)目中所涉及的重要成果及階段性實(shí)驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行討論并把關(guān)。

3.6 項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理計(jì)劃科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理是項(xiàng)目全周期策劃中尤為關(guān)鍵的一環(huán)，為確保項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)合理高效的使用，要在項(xiàng)目申報(bào)階段就開展對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行整體的統(tǒng)籌規(guī)劃。首先，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要結(jié)合項(xiàng)目研究實(shí)際編制項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)案，并在任務(wù)書填報(bào)階段與經(jīng)費(fèi)管理職能部門積極溝通，結(jié)合財(cái)務(wù)政策與經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定開展預(yù)算編制。在任務(wù)書下達(dá)后，項(xiàng)目組參照任務(wù)書批復(fù)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，進(jìn)一步細(xì)化落實(shí)各項(xiàng)科目的支出內(nèi)容及具體方案。如：實(shí)驗(yàn)試劑耗材的名稱、數(shù)量及供應(yīng)商；差旅會(huì)議費(fèi)可參照?qǐng)F(tuán)隊(duì)管理及質(zhì)控管理中相關(guān)交流、培訓(xùn)及研討計(jì)劃預(yù)估相應(yīng)支出；測(cè)試加工費(fèi)可根據(jù)項(xiàng)目預(yù)計(jì)發(fā)生委托業(yè)務(wù)計(jì)劃，參照項(xiàng)目協(xié)議制定撥款計(jì)劃；專家咨詢費(fèi)也可參照質(zhì)控管理中成果及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)評(píng)審計(jì)劃，制定相應(yīng)的咨詢費(fèi)用支出等。如項(xiàng)目涉及多單位聯(lián)合申報(bào)，則聯(lián)合單位的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)需由牽頭單位負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)撥，項(xiàng)目組要嚴(yán)格按照子課題任務(wù)書要求，制定聯(lián)合單位撥款計(jì)劃，并根據(jù)上級(jí)單位經(jīng)費(fèi)到位情況及時(shí)撥付聯(lián)合單位，以確保項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)合理執(zhí)行，保障聯(lián)合單位順利開展項(xiàng)目研究。

4 全周期策劃管理模式在醫(yī)院科研項(xiàng)目管理中的優(yōu)勢(shì)及作用

4.1 從項(xiàng)目組層面科研項(xiàng)目全周期策劃編制完成后，項(xiàng)目組應(yīng)及時(shí)組織研究團(tuán)隊(duì)、相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜壹皢挝豢蒲泄芾聿块T對(duì)策劃的科學(xué)性、可行性進(jìn)行評(píng)估，后續(xù)方可指導(dǎo)項(xiàng)目申報(bào)與實(shí)施。

全周期策劃的制定，在一定程度上科學(xué)有效地避免項(xiàng)目實(shí)施中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以全周期策劃為導(dǎo)向，做到縱向引領(lǐng)、橫向把控，從項(xiàng)目頂層設(shè)計(jì)入手，科學(xué)統(tǒng)籌部署任務(wù)目標(biāo)、嚴(yán)控關(guān)鍵性計(jì)劃節(jié)點(diǎn)、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)溝通交流及人才培養(yǎng)，保證科研經(jīng)費(fèi)有效執(zhí)行，為推動(dòng)項(xiàng)目有序進(jìn)行、保障項(xiàng)目順利通過驗(yàn)收奠定良好的基礎(chǔ)。

4.2 從科研管理部門層面在項(xiàng)目申請(qǐng)階段，科研管理部門通過前期參與項(xiàng)目全周期策劃的編制，不僅可以全面掌握科研項(xiàng)目的基本情況，還可以通過科研管理的角度對(duì)經(jīng)費(fèi)的編制與使用提出科學(xué)合理的建議，使全周期策劃管理效用大幅度提升。

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，科研管理部門以全周期策劃為抓手，開展“前期把控、中期監(jiān)督、后期預(yù)評(píng)價(jià)”的全鏈條管理模式跟蹤并落實(shí)項(xiàng)目進(jìn)展及完成情況，監(jiān)督項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況，針對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)與項(xiàng)目組溝通，并提前對(duì)可能存在的結(jié)題風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)估，及時(shí)采取措施解決，有效發(fā)揮職能部門在項(xiàng)目管理中的作用，為項(xiàng)目順利結(jié)題保駕護(hù)航。