事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理創(chuàng)新模式研究

張撐柱

【摘要】事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作屬于財(cái)務(wù)管理的關(guān)鍵內(nèi)容，更是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分，并且財(cái)務(wù)檔案管理工作的科學(xué)合理與否，會對社會發(fā)展產(chǎn)生重大影響。文章則主要針對新時期事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的不足展開分析，并對事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新模式進(jìn)行探究，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)從業(yè)者提供參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;財(cái)務(wù)檔案管理;創(chuàng)新模式

隨著社會時代的發(fā)展，如今的事業(yè)單位無論在規(guī)模，還是在性質(zhì)、特點(diǎn)等方面，都有了全面的發(fā)展，所以針對事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作也提出了更多、更高的要求。然而縱觀現(xiàn)階段事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作，會發(fā)現(xiàn)因?yàn)橹T多因素的影響而存在一定的問題，要想對這些問題有效解決，則需要積極探究事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新模式，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作更加規(guī)范與高效。

一、當(dāng)前事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的不足

（一）管理人員意識不足。財(cái)務(wù)檔案管理對于事業(yè)單位的內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)而言極為重要，但是在事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案管理部門當(dāng)中，不管是管理層還是工作人員都存在認(rèn)識不夠的情況。從事業(yè)單位管理層的視角來看，財(cái)務(wù)部門工作人員依舊抱有“各自為政”的老舊思想，盡管對財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性有所認(rèn)識，但會片面地認(rèn)為是檔案管理部門的工作，而財(cái)務(wù)檔案管理人員會認(rèn)為各個環(huán)節(jié)中都有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人和審核人員，自己只要做好對財(cái)務(wù)檔案的保管、查詢、銷毀工作便可;而從財(cái)務(wù)檔案管理人員的視角來看，事業(yè)單位重財(cái)務(wù)部門的資金核算等方面管理工作，而輕財(cái)務(wù)檔案管理工作內(nèi)容，甚至?xí)恢苯雍鲆暋Ｖ挥腥藗冃枰玫截?cái)務(wù)檔案時才會想起，即便如此也會在使用檔案時感覺到手續(xù)的繁瑣。

（二）管理工作經(jīng)費(fèi)不足。事業(yè)單位中的財(cái)務(wù)檔案管理工作經(jīng)費(fèi)不足主要表現(xiàn)在如下兩個方面：一方面，盡管財(cái)務(wù)檔案管理部門在事業(yè)單位中占據(jù)著重要地位，但是相較于財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門而言，無論是員工，還是場地、設(shè)備等方面，都未能擁有明確的工作經(jīng)費(fèi)，其中產(chǎn)生的費(fèi)用一般由事業(yè)單位直接提供，也就意味著日常管理中無預(yù)算經(jīng)費(fèi)支撐，而沒有經(jīng)費(fèi)的保障，財(cái)務(wù)檔案管理工作則會呈現(xiàn)效率不高的情況;另一方面，很多事業(yè)單位對財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性認(rèn)知不足，所以對于財(cái)務(wù)檔案保管存放的設(shè)備、環(huán)境、時間有所忽視，片面地認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案未丟失便可，因此在財(cái)務(wù)檔案管理工作方面不會投入太多經(jīng)費(fèi)。

（三）管理工作不夠規(guī)范。現(xiàn)階段許多事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理工作的立卷、保管、銷毀等工作方面都未能嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范。在財(cái)務(wù)檔案立卷和歸檔中，由于相關(guān)制度的匱乏，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案立卷、分類、歸檔等工作開展起來極為混亂;在財(cái)務(wù)檔案保管過程中，因?yàn)槎ㄆ谌霂旌蜌w檔的驗(yàn)收制度匱乏，造成財(cái)務(wù)檔案管理部門收集保管的財(cái)務(wù)檔案無法第一時間進(jìn)行整理和入庫，并且許多時候財(cái)務(wù)檔案的簽章、裝訂都達(dá)不到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn);在財(cái)務(wù)檔案查閱和銷毀過程中，同樣存在交接不清、手續(xù)不全、程序不明等情況，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案查閱困難，許多案卷長時間積累而得不到及時銷毀。

二、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新模式

（一）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員工作意識。面對當(dāng)前事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作中人員意識不強(qiáng)的情況，在對財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改革的過程中要首先注意加強(qiáng)人員工作意識這一點(diǎn)。具體來講，首先，要對財(cái)務(wù)部門的員工展開知識培訓(xùn)，對財(cái)務(wù)檔案管理工作方面的內(nèi)容可操作規(guī)范加以教育，并且將這一內(nèi)容加入到崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育的內(nèi)容當(dāng)中，確保所有財(cái)務(wù)工作人員都能夠了解財(cái)務(wù)檔案管理工作的關(guān)鍵性，同時掌握基本的財(cái)務(wù)檔案整理知識和業(yè)務(wù)操作流程，進(jìn)而保證為財(cái)務(wù)檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。其次，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理部門工作人員要深化對管理工作的理解，對自身在財(cái)務(wù)檔案中的管理工作加以規(guī)范，不斷提高自己的管理水平。最后，事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門工作人員要營造良好的傳、帶、幫工作氛圍，將自己總結(jié)的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)與新來的員工進(jìn)行交流，同時也通過交流去學(xué)習(xí)到他人的長處，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠更好地開展。

（二）加大財(cái)務(wù)檔案管理部門經(jīng)費(fèi)支持。首先，要對財(cái)務(wù)檔案管理部門的硬件設(shè)施加大經(jīng)費(fèi)投入，比如財(cái)務(wù)檔案管理設(shè)備、場地等，保證相關(guān)工作開展所需要用到的硬件能夠符合相關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。其次，要對財(cái)務(wù)檔案管理制度進(jìn)行明確，對部門標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定嚴(yán)格遵循，對財(cái)務(wù)檔案保管責(zé)任予以明確，之后交給事業(yè)單位的財(cái)務(wù)部門，將財(cái)務(wù)檔案管理工作需要用到的經(jīng)費(fèi)納入到年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算當(dāng)中，確保所有財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠有充足經(jīng)費(fèi)支撐。最后，不管事業(yè)單位的規(guī)模時大時小，都需要高度重視財(cái)務(wù)檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)問題，并且在財(cái)務(wù)檔案管理人員的離職和接手過程中，需要做好相關(guān)財(cái)務(wù)檔案的保管與交接工作，確保不會因?yàn)槿藛T的流動而導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案出現(xiàn)丟失的情況。

（三）規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理工作內(nèi)容。對事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作內(nèi)容予以規(guī)范，一定要結(jié)合具體的管理工作內(nèi)容去進(jìn)行。面對財(cái)務(wù)檔案的立卷和歸檔工作，則要充分結(jié)合事業(yè)單位的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)檔案數(shù)量去制定出最合理的方案，保證案卷預(yù)設(shè)工作提前做好，同時還要對財(cái)務(wù)檔案定期進(jìn)行整理，尤其是事業(yè)單位在日常管理中出現(xiàn)的所有財(cái)務(wù)憑證，要按照統(tǒng)一的流程個格式進(jìn)行裝訂、封粘和簽章，待經(jīng)過全面的檢查之后才能夠?qū)⒇?cái)務(wù)檔案按照既定順序統(tǒng)一裝訂，放置在規(guī)定的檔案盒中，保證不會有蒙混過關(guān)的財(cái)務(wù)檔案夾雜在其中。此外，在對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理時，倘若出現(xiàn)手工記賬的情況，一定要在賬簿的空白處按照順序?qū)n案賬本編號寫下目錄，在裝訂的過程中還要在封粘處標(biāo)出簽章;倘若采取會計(jì)電算化記賬，那么要將所有類型的會計(jì)賬頁打印出來，而且在規(guī)范整理的基礎(chǔ)上結(jié)合時間順序?qū)⑿蛱柎虺?，按照序號進(jìn)行目錄編制，之后裝訂封粘，如此一來后續(xù)如果對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行查詢和銷毀，便能夠根據(jù)裝訂處粘貼的簽章去快速找到對應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案，也就不會出現(xiàn)案卷擠壓過久而未能及時銷毀的情況，對事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作內(nèi)容形成良好規(guī)范。

（四）合理利用安全防范技術(shù)。對事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理模式的創(chuàng)新改革，還需要重視信息化技術(shù)的運(yùn)用，可嘗試構(gòu)建數(shù)據(jù)庫去進(jìn)一步完善對財(cái)務(wù)檔案的管理，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的高效化，在數(shù)據(jù)庫管理的加持下能夠明顯降低管理人員的工作量與工作壓力，并且在財(cái)務(wù)檔案丟失、遺漏、被盜等方面也會有顯著改善，進(jìn)而為事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作奠定了良好基礎(chǔ)。此外，在數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建過程中還要對安全防范技術(shù)予以合理利用，確保數(shù)據(jù)庫的安全，規(guī)避互聯(lián)網(wǎng)中存在的病毒、木馬程序等諸多不安全因素。同時，還能夠通過身份識別技術(shù)、訪問權(quán)限控制技術(shù)、存儲控制技術(shù)等安全技術(shù)的運(yùn)用，進(jìn)一步完善事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作，提高工作的安全性與高效性。

三、結(jié)束語

綜上所述，面對當(dāng)前新形勢下事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的諸多問題，比如檔案管理人員意識不強(qiáng)、工作內(nèi)容不規(guī)范等等，都會對財(cái)務(wù)檔案的管理形成不良影響，導(dǎo)致事業(yè)單位管理工作出現(xiàn)些許弊端。所以，為了順應(yīng)時代發(fā)展的新需求，一定要積極探究財(cái)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新模式，尤其是要對會計(jì)電算化予以應(yīng)用，才能夠更好地滿足新時代財(cái)務(wù)檔案管理工作的需求，保證該項(xiàng)工作的規(guī)范性及高效性。

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