文書檔案管理工作創(chuàng)新研究

金玲 盧斌 盧奕名

【摘要】文書檔案管理是企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體等運(yùn)行過程中檔案管理部門的一項(xiàng)重要工作，直接關(guān)系到檔案資料是否真實(shí)、規(guī)范、安全、全面。因此，本文從不同角度入手客觀闡述了文書檔案管理工作的創(chuàng)新，在高效管理過程中最大化地提高文書檔案利用價(jià)值以及效率。

【關(guān)鍵詞】文書檔案;管理工作;創(chuàng)新

信息化時(shí)代，傳統(tǒng)文書檔案管理模式不斷受到?jīng)_擊，很難滿足新時(shí)代發(fā)展的客觀要求，文書檔案管理工作開展中需要應(yīng)對(duì)全新的挑戰(zhàn)，要在與時(shí)俱進(jìn)過程中不斷探索新思路、新路徑，不斷創(chuàng)新文書檔案管理，在工作效率提高、工作質(zhì)量保障過程中促使應(yīng)用到實(shí)踐中的文書檔案資料更具可靠性、安全性、準(zhǔn)確性、有效性，在發(fā)揮效能過程中展現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高度重視文書檔案管理，轉(zhuǎn)變文書檔案管理理念

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，不同行業(yè)領(lǐng)域檔案管理要求以及需求也在不斷變化，檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新的重要性不斷顯現(xiàn)。單位領(lǐng)導(dǎo)者要在緊隨時(shí)代步伐中深層次認(rèn)識(shí)自身文書檔案管理工作的同時(shí)把握其呈現(xiàn)的新情況、新變化、新要求，高度重視日常開展的文書檔案管理工作，要將其放在自身長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)以及可持續(xù)發(fā)展實(shí)現(xiàn)同等重要的位置，借助現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備大力宣傳文書檔案管理必要性、重要性、現(xiàn)實(shí)意義等同時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中化、系統(tǒng)化教育，使其從思想上深化認(rèn)識(shí)文書檔案管理，增強(qiáng)意識(shí)的同時(shí)將各項(xiàng)文書檔案管理工作落到實(shí)處。在此過程中，文書檔案管理工作高效開展離不開先進(jìn)的理念，單位要在高度重視基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一、滯后的管理理念，將現(xiàn)代化理念巧妙滲透到文書檔案管理的全過程，促使信息化時(shí)代產(chǎn)生的海量文書檔案信息數(shù)據(jù)在先進(jìn)理念指引下更加準(zhǔn)確、完整，促使文書檔案管理工作以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)同步實(shí)現(xiàn)。

二、深化文書檔案管理制度，文書檔案管理責(zé)任分級(jí)

文書檔案管理工作效率以及效益提升離不開重要的制度保障，單位要深化分析文書檔案管理制度實(shí)施中呈現(xiàn)的問題，結(jié)合文書檔案管理工作開展中呈現(xiàn)的新問題、新情況，革新作用到文書檔案管理中的各項(xiàng)制度，比如，收集、分類、鑒定、存儲(chǔ)、查閱、銷毀，也包括監(jiān)督、檢查、評(píng)價(jià)等方面，在刪減與實(shí)際情況不吻合的制度內(nèi)容的基礎(chǔ)上增加新的內(nèi)容，確保其更加科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、全面。在此過程中，單位要在深化完善的基礎(chǔ)上將各項(xiàng)制度落到實(shí)處，以文書檔案管理為導(dǎo)向，在聯(lián)系實(shí)際過程中進(jìn)一步完善各項(xiàng)制度內(nèi)容，實(shí)時(shí)發(fā)揮多方面效能，確保開展的文書檔案管理工作具有鮮明的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化等特征。此外，單位可以針對(duì)文書檔案管理中呈現(xiàn)的問題，制定責(zé)任制度的同時(shí)針對(duì)日常文書檔案管理工作性質(zhì)、流程、內(nèi)容以及對(duì)人員知識(shí)層次、業(yè)務(wù)能力、素質(zhì)等方面要求，對(duì)文書檔案管理責(zé)任進(jìn)行合理化分級(jí)，在和各項(xiàng)管理制度落實(shí)過程中解決崗位職責(zé)交叉或者重疊問題，確保文書檔案資料收集、整理、排列、借閱等方面權(quán)責(zé)更加明確化、科學(xué)化，促使內(nèi)部相關(guān)崗位工作人員更好地履行職責(zé)，做好各項(xiàng)文書檔案管理工作的同時(shí)及時(shí)高效解決呈現(xiàn)的安全、質(zhì)量等隱患問題，有效應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況，確保各類文書檔案資料都有著較高的精準(zhǔn)度、完整性、安全性。單位要針對(duì)文書檔案管理工作存在的問題，依法追究相關(guān)崗位人員職責(zé)，使其深刻意識(shí)到文書檔案高效管理的重要性，避免同類問題再次發(fā)生，在源頭上保證文書檔案管理工作質(zhì)量。

三、合理規(guī)劃文書檔案管理工作，各部門配合文書檔案管理工作

單位要在轉(zhuǎn)變理念、深化制度、責(zé)任分級(jí)等過程中堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)的原則，合理規(guī)劃文書檔案管理工作，對(duì)文書檔案進(jìn)行合理化分類，即人事檔案、公共資產(chǎn)檔案以及流動(dòng)性檔案，各自包括不同方面的內(nèi)容，人員編制、福利待遇等屬于人事檔案，常規(guī)會(huì)議記錄、工作中人員、物資調(diào)配等屬于流動(dòng)性檔案，公共財(cái)物購進(jìn)時(shí)間、功能作用以及應(yīng)用狀況等屬于公共資產(chǎn)檔案，針對(duì)各類文書檔案特征、性質(zhì)以及管理重難點(diǎn)，聯(lián)系日常開展的一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)，在合理規(guī)劃的基礎(chǔ)上開展針對(duì)性的文書檔案管理工作。在此過程中，單位要在創(chuàng)新文書檔案管理工作中加強(qiáng)檔案部門和其他部門之間的聯(lián)系，在互動(dòng)、交流中借助全員力量，共同高效管理文書檔案資料，也可以通過文書檔案隨時(shí)全面、深入不同部門運(yùn)行情況，加強(qiáng)內(nèi)部控制的同時(shí)高效防控各類風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化利用文書檔案資源，促使各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)有序開展。

四、構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，優(yōu)化文書檔案管理方法

在新時(shí)代，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)飛速發(fā)展的同時(shí)頻繁應(yīng)用到我國教育、交通、金融、建筑等行業(yè)中，檔案管理信息化已成為一種必然趨勢(shì)。在此過程中，單位要在優(yōu)化利用現(xiàn)代技術(shù)過程中科學(xué)構(gòu)建文書檔案信息化管理系統(tǒng)，將其和構(gòu)建的業(yè)務(wù)活動(dòng)管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，設(shè)置文書檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、檢索、打印等模塊，包括預(yù)測(cè)預(yù)警、監(jiān)督檢查、風(fēng)險(xiǎn)防控、典型問題分析、評(píng)估等模塊，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的事前、事中以及事后控制，動(dòng)態(tài)跟蹤的同時(shí)反饋及時(shí)，實(shí)時(shí)自動(dòng)化更新數(shù)據(jù)庫中海量的文書檔案信息數(shù)據(jù)，在發(fā)揮大數(shù)據(jù)關(guān)鍵性技術(shù)作用中深度挖掘、提取、篩選、整合重要的信息數(shù)據(jù)，持續(xù)改進(jìn)文書檔案管理工作質(zhì)量。在此過程中，單位要在管理系統(tǒng)構(gòu)建資源分享平臺(tái)，加強(qiáng)內(nèi)部各個(gè)部門在文書檔案管理層面的聯(lián)系，共同參與的同時(shí)優(yōu)化完善傳統(tǒng)檔案管理方法，采用線上、線下二者結(jié)合的方法，動(dòng)態(tài)化、系統(tǒng)化、精細(xì)化管理文書檔案，在提高信息化水平過程中有著較高的實(shí)用價(jià)值。

五、落實(shí)人才培養(yǎng)與引進(jìn)工作，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

文書檔案管理工作有效性的提高離不開重要的人才保障。單位要在創(chuàng)新文書檔案管理工作中落實(shí)人才培養(yǎng)以及引進(jìn)工作，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，為文書檔案資源優(yōu)化利用提供重要的人才支撐力量。單位要通過崗位責(zé)任分級(jí)、績(jī)效考核等，全面、深入了解各層次檔案管理人員基礎(chǔ)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)等，在反思、分析、總結(jié)中開展崗位人才培養(yǎng)工作，構(gòu)建專門的學(xué)習(xí)班，針對(duì)文書檔案管理工作開展中呈現(xiàn)的典型問題，引領(lǐng)檔案管理人員探討、分析的同時(shí)集中學(xué)習(xí)最新檔案管理法律法規(guī)、規(guī)章條例、技術(shù)知識(shí)，學(xué)習(xí)檔案管理理論知識(shí)以及相關(guān)領(lǐng)域知識(shí)，在把握檔案管理新形勢(shì)、新方向等過程中完善已構(gòu)建的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，不斷夯實(shí)理論基礎(chǔ)，在學(xué)以致用過程中深化文書檔案管理各環(huán)節(jié)。在此過程中，單位要在檔案管理理論教育基礎(chǔ)上聯(lián)系各方面實(shí)際情況，深化崗位實(shí)踐培訓(xùn)環(huán)節(jié)，借助專題講座、實(shí)戰(zhàn)演練、進(jìn)修學(xué)習(xí)、分享交流等，讓檔案管理人員在多樣化的檔案管理實(shí)踐中將掌握的理論知識(shí)實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)化為崗位工作實(shí)踐中必備的技能，在發(fā)展多方面能力過程中持續(xù)提升職業(yè)素養(yǎng)、崗位勝任力以及綜合素質(zhì)。在此基礎(chǔ)上，單位要注重先進(jìn)人才的引進(jìn)，針對(duì)各階段文書檔案管理工作開展情況以及自身長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，加強(qiáng)和高等院校、相關(guān)社會(huì)機(jī)構(gòu)等合作，在優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)過程中構(gòu)建穩(wěn)定的伙伴關(guān)系，引進(jìn)大批高端檔案管理人才，填補(bǔ)內(nèi)部文書檔案管理空缺，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，在調(diào)整人才結(jié)構(gòu)體系中提高檔案人才穩(wěn)定性，確保文書檔案管理工作在人才優(yōu)勢(shì)發(fā)揮中得以高效創(chuàng)新，在源頭上最大化提高文書檔案管理整體效果。

六、結(jié)語

總而言之，文書檔案管理工作是對(duì)單位內(nèi)部管理水平、現(xiàn)代化管理流程等的客觀折射，創(chuàng)新文書檔案管理勢(shì)在必行，要在實(shí)踐過程中全面、深入探究文書檔案管理工作開展具體情況，以問題為基礎(chǔ)，在優(yōu)化創(chuàng)新過程中持續(xù)提高文書檔案管理有效性，實(shí)時(shí)保證文書檔案安全以及質(zhì)量，深化促進(jìn)當(dāng)下單位檔案管理革新，滿足其運(yùn)營(yíng)發(fā)展客觀要求，提升內(nèi)部管理能力、效益的同時(shí)更好地朝著信息化、精細(xì)化、可持續(xù)等方向發(fā)展，全面推動(dòng)我國相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展進(jìn)程。

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