高校工資管理的內(nèi)部控制

楊紫淳

摘要：隨著我國高校人事分配制度的不斷改革，高校工資管理的內(nèi)容逐漸增多，不僅包括基本的工資績效發(fā)放、個稅及五險一金的代扣代繳、工資表的制作等工作內(nèi)容，還包括為高校財務部門展開高校人員經(jīng)費預算、科學控制成本開支、統(tǒng)籌規(guī)劃資金管理，進行人員考核評價等提供更為全面和準確的工資管理信息，從而保障財務人員管理決策的科學性、可靠性。因此，高校必須重視工資管理內(nèi)部控制，為高校長遠的穩(wěn)定和發(fā)展服務。本文首先分析高校工資管理的特征，介紹了高校工資管理的基本流程以及管理特點，然后結(jié)合高校實際情況指出當前工資管理方面存在的諸多問題。通過促進財務信息共享、強化管理系統(tǒng)對接、構(gòu)建財務風險防范體系為高校工資管理內(nèi)控搭建了基礎(chǔ)運行平臺。最后從人才隊伍建設(shè)、流程優(yōu)化及部門溝通協(xié)作、工資復核管理、信息系統(tǒng)軟件功能的完善等方面提出了具體的高校工資管理內(nèi)部控制改進措施，希望給予高校工資管理崗位人員一定的借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：高校;工資管理;內(nèi)部控制

一、高校工資管理的特征分析

（一）高校工資管理概述

工資管理是高校財務管理工作中的重要組成部分，不僅關(guān)乎高校每個教職工的切身利益，更關(guān)系到高校長久的穩(wěn)定與發(fā)展。高校的工資管理崗位涉及面廣、涉及金額巨大，而且工作內(nèi)容循環(huán)往復、十分復雜，稍有不慎可能給高校埋下風險隱患，導致教育經(jīng)費大量流失，對高校的正常教學管理活動的開展造成不利影響。一般來說，高校的人員工資構(gòu)成包括人事處發(fā)放的統(tǒng)發(fā)工資和各學院發(fā)放的績效工資以及各類勞務費等。統(tǒng)發(fā)工資的工作流程為：由人事處結(jié)合考勤信息表、人員變動表以及職稱變動表等編制基本調(diào)資單，將調(diào)資單交由財務部門進行審核，審核通過后由財務人員編制基本工資報表，根據(jù)銀行數(shù)據(jù)信息發(fā)放基本工資。各學院績效工資以及勞務費等管理流程為：各學院行政處根據(jù)人員工作量編制績效工資清冊，由審核人員審核后交由二級學院領(lǐng)導審批。領(lǐng)導簽字、學院蓋章后交由學校財務處進行處理，財務人員審核無誤后編制工資報表，根據(jù)銀行數(shù)據(jù)信息發(fā)放績效工資及勞務費用。高校的工資管理模式主要有兩種，一種是工資的各項金額標準的制定與核算統(tǒng)一由人事部門進行管理，財務部門只需對人事部門提交的工資數(shù)據(jù)進行審核，完成扣稅操作后統(tǒng)一發(fā)放工資即可，這種模式下對財務部門的工資管理水平要求不高;但實際上更多高校采取的是第二種管理模式，這種模式下人事部門只負責提交人事信息以及工資調(diào)整事項，通知財務部門發(fā)放工資等，而工資數(shù)據(jù)的核算、工資報表的編制及發(fā)放事宜均由財務部門負責。由于工資數(shù)據(jù)繁雜、工資項目較多，此時財務部門通常設(shè)置工資管理專崗，利用工資核算軟件進行高校工資核算，并且建立多級工資復核，保證工資發(fā)放的準確性、完整性。

（二）高校工資管理特點

高校屬于國家事業(yè)單位，其人員構(gòu)成包括在職、人事代理和臨時人員三種，不同人員類別工資發(fā)放標準不同，在職人員除基本工資外還享受各種基本津貼補助，人事代理則可得到當?shù)卣母鞣N工資補貼，而臨時人員的工資構(gòu)成更是多樣化。由于人員類別、薪資標準等方面的諸多差異，導致高校工資發(fā)放程序復雜，再加上各個地方與高校的工資管理政策不同，進一步加大了工資核算難度，同時近年來高校規(guī)模不斷擴大，職工數(shù)量激增，高校工資管理崗位人員的工作量也極大增加，給高校工資管理人員帶來了較大的工作壓力。具體來說，高校的工資管理的特點表現(xiàn)在以下幾個方面：一是發(fā)放人員多。高校教職工數(shù)目較多，其中還包括已退休的教職工人員。一些高校工資管理人員還需負責學生的獎學金、生活補貼等的發(fā)放，因此工資管理對象數(shù)額龐大;二是工資項目多。以高校教師的工資核算為例，高校目前普遍實行的是工作量制度，即通過教師的教學成果如授課情況、課時數(shù)量、學生畢業(yè)設(shè)計、教學檢查與評價等計量教師的教學、科研、管理等方面的勞動付出進行工資分配與津貼的發(fā)放，這是高校工資項目繁多的直接原因。另外，國家對高校的教育投入加大，高校也在逐步完善自身的成本分攤機制，制定了符合自身實際情況的補貼項目和標準，使高校的工資項目核算分類更為復雜、核算難度更大;三是數(shù)據(jù)渠道多。高校目前實行的財務管理體制為“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”，即意味著高校的工資分配除了財務部門統(tǒng)一發(fā)放的基礎(chǔ)工資外，各二級學院和部門也擁有一定的自主分配權(quán)，因此財務部門在進行工資核算時，除了收到學校人事管理部門的工資及政策補貼數(shù)據(jù)外，各二級學院和管理部門也會提供各種福利津貼數(shù)據(jù)。而且由于一些高校教師工作是在各個二級學院交叉進行，除了完成所在學院的科研教學工作，可能還涉及到其他院系或者部門的管理工作。而這些工作大多是有償?shù)?，需要另外申請津貼報表，與其他津貼項目合并發(fā)放，使財務部門的數(shù)據(jù)整理和統(tǒng)計工作量十分龐大，出錯頻率也隨之增加;四是操作人員少。受人員編制影響，高校的工資管理崗位一般不會安排多個財務人員共同承擔，而且工資管理崗這個職位又具有一定的特殊性，如果多人同時操作反而容易造成工作重復或者遺漏等不良現(xiàn)象，甚至可能因為無法明確劃分權(quán)責，引發(fā)財務管理風險。因此，目前高校的工資管理崗位大多都是實行單人專崗，高校的工資核算軟件也是按此特點進行設(shè)計。

二、高校工資管理存在的問題

（一）機制不健全，缺乏有效監(jiān)督

財務部門在依據(jù)各學院及部門提供的工資信息錄入工資數(shù)據(jù)時需要確定各項工資數(shù)據(jù)的經(jīng)費來源，如果開支不合理或超出預算范圍，則需要返回有關(guān)部門及學院進行調(diào)整，整個過程存在大量的數(shù)據(jù)往返交接，一些操作人員工作不夠認真細致，使該環(huán)節(jié)頻繁出現(xiàn)工作失誤。數(shù)據(jù)在傳遞過程中也可能出現(xiàn)人員表達理解有誤，使工資出現(xiàn)信息失真的情況。如曾經(jīng)就有高校財務人員在發(fā)放退休職工生活補貼時將“增加到”理解為“增加”，導致高校誤增工資費用，給學校造成了不良影響。另外，目前高校的工資一般是按月發(fā)放，各種工資發(fā)放都要經(jīng)過多級審批，審批環(huán)節(jié)較多，進度緩慢。而財務人員的實際核算時間是有一定限制的，通常是在一周左右，并且發(fā)放時間是有嚴格規(guī)定的，發(fā)放延遲不利于學校的穩(wěn)定運營，因此工資發(fā)放的時間壓力大、彈性小。但是目前一些高校并未對此引起足夠的重視，工資管理相關(guān)的組織結(jié)構(gòu)體系及制度都不夠完善。具體可以從以下幾個方面展開說明：首先是高校并未建立專門的工資管理科室，工資管理中的核算、分析以及監(jiān)管工作都是由一人承擔，沒有按照不相容崗位分離原則設(shè)置不同的工資管理崗位，也缺乏必要的工資管理制度對其行為進行約束。加上工資管理本身又具有人員數(shù)目多、項目種類復雜，數(shù)據(jù)來源渠道多等特點，巨大的工作量和緊迫的時間壓力使工資管理人員難免出現(xiàn)一些操作失誤，這些失誤如果不能及時發(fā)現(xiàn)并加以調(diào)整，容易引發(fā)內(nèi)部控制風險。其次，一些高校為了培養(yǎng)新人，會定期輪換崗位，但是高校的工資制度也會根據(jù)政策及高校管理情況不定期做出調(diào)整。一些新人可能由于未能充分了解工資政策及操作方法出現(xiàn)工作紕漏，加大其工作負擔。而且在工資管理單人專崗的管理模式下，工資崗位人員具有較大的信息操作權(quán)限。高校目前的復核機制又不夠完善，崗位監(jiān)督力度不足，容易給不法分子的貪污腐敗行為創(chuàng)造條件，引發(fā)財務風險。

（二）部門協(xié)調(diào)性差，管理成效低

高校工資管理并不只是財務部門的工作范疇，需要人事、后勤等多個部門以及各個二級學院的協(xié)調(diào)配合。只要在所有部門機構(gòu)的通力合作下，才能保證高校工資管理工作的高效有序開展，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題或者各部門工作銜接不當，都會影響整體的工資管理效果，影響高校的正常教學活動。但目前高校各部門在運營管理方面各自為政，互相之間缺少必要的溝通交流，難以形成有效的監(jiān)督制衡機制。各個部門的管理軟件也未能實現(xiàn)信息互通共享，數(shù)據(jù)口徑不一致，加大了工資管理人員的數(shù)據(jù)整合分析難度，并且中間環(huán)節(jié)存在大量的重復冗余工作，降低了高校的工資管理效率，阻礙了高校綜合管理水平的提升。

（三）數(shù)據(jù)加工方式老舊，復核成效低

高校工資經(jīng)費在高?？偨?jīng)費中占比較大，即意味著高校大部分人員經(jīng)費通過工資管理這個環(huán)節(jié)發(fā)放到各個職工手中，因此加強工資管理環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制對高校總經(jīng)費的使用管理尤為重要。部分高校當前的工資數(shù)據(jù)仍是采用紙質(zhì)文檔、手動填寫的形式進行操作，財務人員需要對這些數(shù)據(jù)二次加工，將其錄入到信息系統(tǒng)內(nèi)。龐大的數(shù)據(jù)信息以及人手限制使核算過程難免出現(xiàn)數(shù)據(jù)操作失誤，比如將“.”輸成“0”等。這些錯誤在實際的管理工作中很難發(fā)現(xiàn)，有些高校為了解決這一難題增加了復核崗位，安排專人負責數(shù)據(jù)信息的復核工作。但實際上治標不治本，即便花費大量的時間精力逐一復核，還是可能出現(xiàn)同樣的失誤，甚至可能南轅北轍，弱化各個崗位對工作質(zhì)量的責任意識，使其過分依賴復核崗位的數(shù)據(jù)糾查，給末端工資復核崗位人員造成巨大的工作壓力。

（四）財務軟件落后，系統(tǒng)安全性差

高?，F(xiàn)行的工資管理軟件大多直接購買軟件供應商的普適性應用軟件，后期并未結(jié)合高校的工資管理特點進行功能的個性化定制和后續(xù)開發(fā)升級。大多數(shù)軟件都存在功能不足、系統(tǒng)安全性差、與高校實際工資管理流程存在較大偏差等諸多問題，無法滿足高校實際工資管理的需求。加之高校的工資管理內(nèi)容逐漸增加，績效考核體系也在不斷完善，個人稅收籌劃需求也比較強烈等，落后的財務管理軟件無法實現(xiàn)以上工資管理數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析功能，在一定程度上制約了高校工資管理效率的提升，難以充分發(fā)揮工資管理的功能作用。

三、強化高校工資管理內(nèi)部控制的具體舉措

（一）加強崗位培訓，強化管理監(jiān)督

高校要抓緊完善相關(guān)工資管理制度，在財務部內(nèi)設(shè)專門的工資管理處，分離崗位權(quán)限，精細化管理職位及工作內(nèi)容，為高校工資管理建立良好的組織結(jié)構(gòu)及制度基礎(chǔ)，保障組織結(jié)構(gòu)的剛性約束，并且給高校工資管理人員提供規(guī)范化、標準化的行為依據(jù)，以此優(yōu)化高校工資管理的內(nèi)控環(huán)境。同時，為了提升工資崗位人員的管理水平，高校要加強崗位培訓，定期開展相關(guān)的業(yè)務理論及實踐教育活動，并且通過建立科學的考核評價體系鞏固培訓效果，提升人員的工資管理意識，提高其工資管理水平。與兄弟院校除了在科研教學方面展開交流，也可多開展關(guān)于財務管理方面的交流活動，互相吸取先進的管理經(jīng)驗。以一些高校實行崗位輪換為例，高校要制定相應的制度條例，明確崗位交接責任?，F(xiàn)任工資崗位人員要將完整的紙質(zhì)及電子材料整理歸檔、保管完好，交由下任工資崗位管理人員，從而保證工資信息的連續(xù)性，同時注意輪崗時間的設(shè)定，一般可設(shè)置為2-5年。高校要將工資管理中的核算、分析及監(jiān)督崗位分離，強化工資管理的過程監(jiān)督，防止人員以權(quán)謀私，損害高校利益。另外，值得一提的是一些高校目前在工資管理方面提出逐漸實現(xiàn)由核算型向管理型轉(zhuǎn)變，強調(diào)重視高校的工資數(shù)據(jù)分析工作，結(jié)合工資成本數(shù)據(jù)、高校經(jīng)濟實力考量、教職工薪資期望等因素構(gòu)建工資管理評價體系。通過體系的建立健全逐步完善高校的工資管理工作，還能進一步整合高校的人力物力資源，發(fā)揮工資津貼的激勵獎懲作用，強化人才隊伍建設(shè)，促進高校實現(xiàn)更加穩(wěn)定長久的發(fā)展。

（二）規(guī)范管理工作，加強部門協(xié)調(diào)

首先，高校要做好教職工人員檔案的管理工作，及時更新個人工作信息，對崗位職務的調(diào)整要加強審核監(jiān)督，細化各項津貼補貼制度管理條例，及時按照學校政策規(guī)定進行調(diào)整;其次，高校要加強各部門之間的協(xié)調(diào)配合，明確部門管理職責，保證信息傳遞過程中的準確、完整，減少重復、無效的管理工作。強化部門之間的溝通協(xié)作機制，如各部門可定期委派部門人員組織開展信息交流活動，對工資信息傳遞過程中存在的問題進行集體的談論研究，制定有效的解決措施，做好不同部門之間工資管理工作的銜接配合。

（三）加強工資復核，堵塞管理漏洞

工資復核流程的完善主要分四步進行：第一，按照常規(guī)手段加強人員復核培訓。設(shè)置專崗負責檢查錄入人員操作的合規(guī)性、合理性，具體實施機制應實行雙人操作，雙重復核檢查。所謂雙人操作就是由工資錄入人員與復核人員同時接受各部門機構(gòu)及二級學院的工資報表數(shù)據(jù)，同時開展工資統(tǒng)計工作，此時復核人員能直接接觸到原始數(shù)據(jù)，可以以此作為工資復核的依據(jù)，保證數(shù)據(jù)復核的可靠性;雙重復核是指錄入人員和復核人員同時對工資結(jié)果進行檢查，給予復核環(huán)節(jié)雙重保障，避免工資錯發(fā)、漏發(fā)現(xiàn)象;第二步，變更數(shù)據(jù)導入方式。減少二次加工行為，工資的統(tǒng)計與確定都通過電子文檔的只讀模式進行傳輸，不允許隨意更改，確認無誤后打印紙質(zhì)版簽字存檔即可。這種做法能夠減少工資管理人員的數(shù)據(jù)錄入與檢查工作量，提高工資管理效率，提升了工作質(zhì)量;第三步，針對工資管理漏洞組合利用多元化的工資復核辦法。高校常見的工資復核辦法包括工資總額復核法、工資賬套數(shù)據(jù)前后比對復核法、工資項目變動比對復核等。結(jié)合各種工資類別特點，綜合利用這些復核方法保障工資數(shù)據(jù)的準確性，降低數(shù)據(jù)操作失誤風險，堵塞各種管理漏洞;第四步，增強工資管理的透明度。高?？稍谄涔べY管理系統(tǒng)中開發(fā)專門的查詢模塊，供高校員工查詢自己的工資發(fā)放明細表，通過這種方式強化外部監(jiān)管。同時，高校要將監(jiān)督職能適當前移，通過復核人員的全程監(jiān)督管理及時發(fā)現(xiàn)問題，并有效糾偏，樹立監(jiān)管的權(quán)威性，保障高校工資管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、健康運行。

（四）搭建信息平臺，完善系統(tǒng)功能

高校要搭建工資管理的內(nèi)控信息化管理平臺，全面提升工資管理信息化水平，具體措施圍繞以下三個方面展開：一是實現(xiàn)財務信息共享，提高管理效率。高校要建立工資信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)各部門管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)連接，嚴格要求各部門在規(guī)定時間內(nèi)更新工資信息，使財務部門能夠從系統(tǒng)中獲取實時有效的工資數(shù)據(jù)，提升工資管理效率;二是強化內(nèi)外系統(tǒng)對接，提升管理水平。高校要實現(xiàn)工資管理系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)工資一鍵發(fā)放，同時加強內(nèi)部工資系統(tǒng)與賬務處理系統(tǒng)的對接。借助先進的信息技術(shù)軟件實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)的自動提取與匯總，自動形成借貸方金額，完成自動記賬，減少人為核算出現(xiàn)失誤的可能;三是加強財務風險內(nèi)控，保障穩(wěn)定運行。高校要定期對工資數(shù)據(jù)進行備份和紙質(zhì)存檔，防止系統(tǒng)出現(xiàn)問題導致數(shù)據(jù)丟失，強化系統(tǒng)操作人員的風險意識，建立健全數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)操作行為的規(guī)范制度，提高工資管理崗位人員的信息化應用水平。有條件的高校還可通過定制個性化的工資系統(tǒng)軟件完善軟件功能，提高軟件的實用性，多角度、全方位強化高校工資管理內(nèi)部控制。

參考文獻：

[1]湯雯雯.內(nèi)控視角下高校工資崗位風險管理的探析[J].當代經(jīng)濟，2017 （29）：104-105.

[2]楊元鳳.財務信息化與高校內(nèi)控體系的構(gòu)建[J].中外企業(yè)家，2017 （17）.

[3]曾燕.高校財務管理內(nèi)部控制的探討[J].現(xiàn)代營銷（經(jīng)營版），2018 （09）：179.

[4]黃力.高校工資管理存在的問題及對策研究[J].時代金融，2017 （5）.

[5]翟姣姣，季云瑞，李明昱.淺議高校工資管理中存在的主要問題及對策[J].中小企業(yè)管理與科技，2017 （31）.

[6]李麗.基于財務視角的高校工資管理體系構(gòu)建[J].教育財會研究，2017，28 （4）：35-40.