新時期電力工程總承包項目檔案管理分析

朱仙林

【摘要】由于電力工程總承包項目檔案是對項目建設(shè)全過程的真實記錄，同時也對機組投產(chǎn)之后的正常運行維護方面的工作有直接的影響，因此做好電力工程總承包項目檔案管理工作是電力工程建設(shè)過程中一項主要工作內(nèi)容。本文針對電力工程總承包項目檔案的管理工作展開了簡要的探討分析。

【關(guān)鍵詞】電力工程;總承包項目;檔案管理

在近幾年的發(fā)展過程中，我國部分設(shè)計企業(yè)正在逐漸向工程公司轉(zhuǎn)型，在電力工程建設(shè)過程中，設(shè)計企業(yè)能夠充分發(fā)揮工程設(shè)計的主導(dǎo)作用，同時能夠?qū)ㄔO(shè)工期進行有效的控制，有利于保證工程質(zhì)量，從而受到到很多工程團隊的關(guān)注。同時，也正是由于設(shè)計企業(yè)的工程建設(shè)工期短、投入成本低、工程質(zhì)量高，使得許多建設(shè)單位在選擇總承包方時，會優(yōu)先選擇設(shè)計企業(yè)。在電力工程建設(shè)過程中，應(yīng)根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)的具體要求，結(jié)合具體的電力工程實際情況，開展工程總承包項目的檔案管理工作。

一、工程總承包檔案管理的特點

（一）檔案管理內(nèi)容復(fù)雜且范圍廣。由于工程總承包方將電力工程項目的建設(shè)全過程進行了囊括，同時總承包方承擔(dān)了較多的責(zé)任和義務(wù)，在電力工程項目建設(shè)過程中會產(chǎn)生很多的總承包方案，并且來源十分廣泛，因此在電力工程項目施工過程中會產(chǎn)生大量的文件材料，例如工程招投標(biāo)、項目立項、竣工驗收等資料。

（二）檔案管理參與單位較多。在工程總承包檔案管理工作中，管理工作不能僅僅依靠某一個部門完成，需要各個相關(guān)部門共同合作，從而確保檔案管理工作順利完成。由于工程總承包項目中存在著較多的參建單位，而各參建單位之間存在著行業(yè)以及性質(zhì)上的差異，如果想要促進檔案管理工作順利完成，就需要相關(guān)部門積極參與，有總承包方對各個分承包的檔案管理工作進行指導(dǎo)，從而有效完成整個項目的檔案管理工作。

二、檔案管理工作開展中應(yīng)當(dāng)注意的問題

（一）提高對檔案管理工作的重視度。在電力工程建設(shè)過程中，由于部分參建單位的相關(guān)人員對檔案管理工作的重視度不足，在相關(guān)的工程合同中，有關(guān)檔案管理的條例較少，部分工程合同中甚至沒有提及檔案管理，參建單位通常只注重電力工程施工質(zhì)量和施工進度，對檔案管理工作沒有足夠的重視，通常都是在工程竣工期間才想起對工程檔案進行驗收，從而導(dǎo)致后期資料移交工作出現(xiàn)問題，導(dǎo)致參建單位與建設(shè)單位之間出現(xiàn)了很多問題，影響了后期總承包項目的工程收款工作進度。

（二）工程總承包項目檔案管理意識薄弱。部分工程總承包項目檔案管理工作中相關(guān)人員通常認(rèn)為檔案工作人員只是簡單的收發(fā)文工作，項目部通常會臨時聘用一些對檔案專業(yè)知識沒有深入了解，并且對檔案管理工作沒有基礎(chǔ)的資料員，進行檔案管理工作，然而實際上，工程總承包項目工期較長并且要求專業(yè)性較高。監(jiān)理人員往往在工程建設(shè)過程中將大部分精力都放在了質(zhì)量、進度以及目標(biāo)上，忽視了檔案管理工作。由于文件資料的種類繁多，內(nèi)容復(fù)雜，如果監(jiān)理人員缺乏專業(yè)的檔案管理技能，很難做好檔案管理工作。部分總承包項目單位中沒有設(shè)置專門的監(jiān)理檔案人員，而是采取一人身兼多職的方式，這種工作模式下監(jiān)理檔案人員通常需要應(yīng)付更多的日常事務(wù)，在監(jiān)理檔案方面沒有過多的精力與時間投入，往往會忽略項目工程前期的資料收集，從而導(dǎo)致相關(guān)文件資料的缺失，最終使得移交檔案的質(zhì)量差，并且檔案文件的真實性和準(zhǔn)確性也達(dá)不到相關(guān)規(guī)范要求。

（三）確保檔案工作與工程建設(shè)同步進行。要求檔案工作與工程建設(shè)同步進行，簡單來說，就是要求項目文件的收集整理以及歸檔和驗收工作，要與項目工程的勘測設(shè)計建設(shè)施工以及竣工驗收工作同步完成。為了在電力工程建設(shè)過程中實現(xiàn)工程總承包項目中的檔案管理工作與工程建設(shè)同步進行，相關(guān)部門可以適當(dāng)采取將工程分步移交的方式，盡可能避免由于移交檔案的時間緊迫且檔案數(shù)量大，從而導(dǎo)致工程檔案準(zhǔn)確率、完整率下降等問題出現(xiàn)。

（四）要建立起檔案信息化管理平臺?，F(xiàn)如今，信息技術(shù)高速發(fā)展，在電力工程建設(shè)過程中總承包單位也應(yīng)當(dāng)積極建立工程項目檔案管理系統(tǒng)，將檔案信息錄入計算機數(shù)據(jù)庫并對檔案系統(tǒng)進行網(wǎng)絡(luò)化的監(jiān)控，同時對各個分承包單位的檔案資料進行整理和分類，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理，建立起檔案信息化管理平臺，提高檔案管理工作的管理水平。

三、電力工程總承包項目檔案管理工作的要點分析

（一）明確各個參與方的職責(zé)。在電力工程建設(shè)施工過程中，相關(guān)人員要結(jié)合工程總承包的特點，對總承包方和分承包方進行職責(zé)明確。一般來說，總承包方的責(zé)任主要分為兩個方面：一方面，要采用合理的措施對分承包方的檔案業(yè)務(wù)進行監(jiān)督指導(dǎo);另一方面，要對自身的檔案材料進行收集整理，同時要接收分承包方的檔案資料，并將檔案資料移交給業(yè)主。分承包方應(yīng)當(dāng)將管理工作的內(nèi)容加入到工作責(zé)任制度中，同時要將文件材料的收集管理工作納入工程建設(shè)計劃中，確保檔案工作和工程建設(shè)工作同步進行。

（二）完善相關(guān)規(guī)章制度。在工程總承包項目中存在著很多的參建單位，并且參建單位具有較大的流動性，并且企業(yè)之間存在著性質(zhì)以及行業(yè)之間的差異，因此企業(yè)之間的管理規(guī)范也存在著一定的差異，這就需要總承包方根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)對工程總承包項目中的相關(guān)規(guī)章制度進行完善，同時規(guī)范檔案管理工作。同時在工程項目中，要明確檔案管理職責(zé)，設(shè)立專門的檔案監(jiān)理人員，對監(jiān)理檔案的收集范圍以及檔案的分類和保管期限進行明確，從而確保檔案管理工作高效完成。

（三）建立全過程管理體系。通過總承包單位以及項目建設(shè)施工監(jiān)理等單位的全方位參與，對工程建設(shè)實施事前介入、事中控制以及事后驗收的全過程控制管理模式，這一管理模式能夠很好地將檔案管理工作貫穿于工程項目建設(shè)的全過程。首先，項目在前期準(zhǔn)備階段應(yīng)當(dāng)預(yù)先謀劃。從項目工程立項開始，總承包單位就應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作規(guī)劃在工程建設(shè)過程中的重要組成部分中，盡早開展檔案文件材料的收集整理工作。項目總承包單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程建設(shè)的實際情況，結(jié)合建設(shè)單位的工程施工進度，制定初步的工程檔案管理工作計劃，建立起完善的檔案管理工作制度，確保各個分包單位以及總承包單位的各部門在文件材料的積累和整理、歸檔工作過程中有據(jù)可依，同時也要將檔案管理工作納入合同中，要在合同中對檔案管理工作的細(xì)節(jié)進行明確。其次，在項目施工階段進行實時監(jiān)控。在電力工程項目建設(shè)過程中，相關(guān)人員要將檔案管理工作融入工程建設(shè)工作的全過程中，提高對檔案管理工作的重視度，總承包單位在對工程質(zhì)量進行檢查的同時，也要對檔案資料進行檢查，在對工程進行驗收時應(yīng)當(dāng)對歸檔文件材料的完整度以及整理質(zhì)量進行驗收。總承包單位應(yīng)當(dāng)將檔案資料的形成、整理和歸檔工作納入工程建設(shè)的計劃管理工作中，同時也應(yīng)當(dāng)將檔案資料管理工作納入施工管理考核范圍中。電力工程的各個施工階段完成后，各個分承包單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的規(guī)定，將整理好的檔案資料及時移交給總承包單位，并有總承包單位的檔案室管理工作人員認(rèn)真檢查確認(rèn)合格后進行驗收，如果分承包單位的檔案資料不完整、不準(zhǔn)確或者不符合規(guī)范，必須進行相應(yīng)的調(diào)整之后再重新歸檔。這一舉措能夠充分保證檔案資料的完整性以及準(zhǔn)確性。最后在項目竣工階段要對檔案管理工作進行總結(jié)反饋并移交。總承包單位在供電工程項目竣工之后要對工程檔案資料進行專項研究，及時解決在驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時完善檔案資料，提高檔案資料的質(zhì)量。在工程結(jié)束之后，總承包單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定，將電力工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的所有檔案資料向業(yè)主以及生產(chǎn)運行單位移交并辦理相應(yīng)的手續(xù)。

四、結(jié)語

近幾年來，總承包單位不斷拓展工程總承包市場，在工程總承包項目管理工作方面積累了豐富的經(jīng)驗，然而工程總承包項目中的檔案管理工作卻存在著一定的問題，對總承包項目后續(xù)的收款工作有一定的消極影響。工程檔案管理工作是總承包項目管理工作中的重要工作內(nèi)容，因此相關(guān)人員必須要重視工程檔案管理工作，提高檔案管理水平，從而促進電力企業(yè)的發(fā)展。

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