論新形勢下油田檔案管理的信息化建設(shè)

張燁

【摘要】對于油田行業(yè)而言，信息化建設(shè)是行業(yè)優(yōu)化調(diào)整的重點(diǎn)項(xiàng)目，檔案作為油田企業(yè)發(fā)展的重要資源，在當(dāng)下行業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展的背景下，勢必要加大對油田檔案的信息化管理力度?；诖耍疚牧⒆阈畔⑿滦蝿?，以油田企業(yè)檔案資源作為研究對象，首先分析了油田檔案信息化管理的意義，同時提出了信息化建設(shè)的具體策略，以期能夠提升油田檔案管理效率，促進(jìn)企業(yè)長效發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】油田檔案;信息化建設(shè);管理效率

在油田企業(yè)的日常經(jīng)營過程中，不論是勘探亦或是生產(chǎn)都會產(chǎn)生大量具有價值的檔案資源，而這些檔案資源在企業(yè)的發(fā)展以及油田的開發(fā)中具有重要的作用。尤其是在信息時代的發(fā)展新形勢下，油田企業(yè)要想適應(yīng)時代發(fā)展步伐，提高行業(yè)競爭實(shí)力，就必須要加大檔案資源信息化建設(shè)，切實(shí)提高油田企業(yè)信息化管理水平，從而實(shí)現(xiàn)油田資源共享，增強(qiáng)企業(yè)的社會與經(jīng)濟(jì)效益。

一、新形勢下油田檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）能夠有效保留大量的檔案信息原件。在油田企業(yè)的發(fā)展歷程中，勢必會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，這些油田檔案具有重要的價值，不僅能夠?yàn)榻窈笥吞镩_發(fā)提供參考，同時這些檔案還能夠參與到企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)施、地質(zhì)勘查等活動之中。但是，隨著對原始紙質(zhì)文件的不斷借閱，一些具有珍藏價值的油田檔案文件難免受到損害。如果建立信息化檔案室，通過計(jì)算機(jī)將這些紙質(zhì)油田文件掃描上傳到系統(tǒng)之中，就能夠降低對紙質(zhì)原始油田檔案的損壞，避免出現(xiàn)丟失風(fēng)險，能夠最大化保留檔案信息原件。

（二）降低管理成本。數(shù)據(jù)收集是油田檔案管理的重難點(diǎn)，以往油田企業(yè)傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集和匯總工作多是采用人工方式，但是隨著業(yè)務(wù)量的增加，檔案數(shù)據(jù)趨于復(fù)雜，管理難度隨之加大。因此，要想實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理，依靠信息化技術(shù)就顯得尤為重要。借助信息技術(shù)不論是檔案下載、打印或是目錄編輯等，都能夠自動生成，避免了常規(guī)檔案管理的機(jī)械性，不但減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時也使得管理效率得以提升，降低了管理成本，推動了管理團(tuán)隊(duì)朝著精細(xì)化方向發(fā)展。

（三）有利于油田企業(yè)內(nèi)部檔案信息共享。通過建立信息化油田檔案室，管理人員通過計(jì)算機(jī)就能夠?qū)Ａ康挠吞飻?shù)據(jù)信息進(jìn)行分類、整合，便于其他部門隨時進(jìn)行借閱。同時，建立油田檔案網(wǎng)站，各部門需要借閱油田檔案時通過網(wǎng)站導(dǎo)航，確認(rèn)身份驗(yàn)證后就能夠?qū)n案資料進(jìn)行查閱。如此，能夠滿足各部門隨時借閱的需求，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部檔案信息共享。

二、新形勢下油田檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）積極完善檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。在油田檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，人才培養(yǎng)是關(guān)鍵。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員的信息化水平，形成從上至下的信息化建設(shè)意識。加大對油田檔案管理人員的培訓(xùn)，通過崗位培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)等活動，讓檔案管理人員在實(shí)踐活動中建立完善的信息化管理知識體系。其次，加大人才引進(jìn)，不斷優(yōu)化油田企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)信息化專業(yè)水平的全面提升。最后，強(qiáng)化對油田檔案管理人員的考核，建立健全的信息化建設(shè)獎懲機(jī)制。定期對檔案管理人員信息化操作水平進(jìn)行考核，并將考核結(jié)果納入年終績效考核中，作為升職加薪、評優(yōu)評先的重要指標(biāo)。同時，開展末位淘汰制，對無法勝任檔案信息化工作，或是信息化建設(shè)不積極、缺乏責(zé)任心的員工進(jìn)行淘汰，鼓勵檔案人員向復(fù)合型人才發(fā)展。

（二）制定完善的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。信息化的建設(shè)質(zhì)量在很大程度上影響著油田企業(yè)檔案管理成效，因此加強(qiáng)質(zhì)量控制是關(guān)鍵。首先，規(guī)范檔案信息化工作。油田企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家頒布的條例規(guī)范，結(jié)合油田檔案管理實(shí)際，規(guī)范信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對油田檔案分類細(xì)則、檔案編號規(guī)則進(jìn)行明確要求，最大化提高油田檔案管理信息檢索的效率。其次，加強(qiáng)油田檔案信息數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)管。在檔案管理中，資料檢索的識別精準(zhǔn)度很大程度上關(guān)系到檔案的保存質(zhì)量，因此要注重提升油田檔案資料的掃描質(zhì)量、編輯質(zhì)量以及目錄整理質(zhì)量。最后，提升油田檔案資料采集流程的管理水平。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的崗位負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)采集、檔案接收、編目、數(shù)字掃描與編輯等工作，全面推進(jìn)油田檔案信息化建設(shè)，確保檔案資料高質(zhì)量保存。

（三）落實(shí)先進(jìn)設(shè)備引進(jìn)工作。為了進(jìn)一步推動油田企業(yè)檔案管理工作的高效開展，在新形勢下，企業(yè)必須要劃撥定向資金，用于信息化建設(shè)的硬件、軟件等設(shè)備的引進(jìn)，便于高效快捷的油田檔案信息使用平臺的建立，從而滿足企業(yè)內(nèi)部及相關(guān)項(xiàng)目對檔案資源的多元化需求，憑借著自查、自主翻閱就能夠獲得所需的檔案，切實(shí)發(fā)揮出檔案價值，強(qiáng)化資源利用率。一方面，由于紙質(zhì)檔案不易保存，極易出現(xiàn)霉變、蟲蛀的情況，因此在油田企業(yè)信息化檔案室的建設(shè)過程中，要真正落實(shí)先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)工作，借助先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案高效管理。同時，在設(shè)備儀器投入使用后，還需要根據(jù)檔案類型、規(guī)格、性質(zhì)、年代等，對油田檔案進(jìn)行分類管理，以便能夠更加快捷地查詢相關(guān)檔案;另一方面，可以嘗試應(yīng)用一些新技術(shù)、新設(shè)備，如RFID系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有識別、編碼、通信的功能，比傳統(tǒng)的檔案信息化讀取更加快速便捷。

（四）加快檔案信息管理系統(tǒng)自主研發(fā)。開展油田檔案信息管理系統(tǒng)的研發(fā)是油田企業(yè)信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的重點(diǎn)。對此，油田企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況，積極構(gòu)建集電子文檔、網(wǎng)絡(luò)信息以及檔案管理三位于一體的管理系統(tǒng)。切實(shí)完善油田檔案管理機(jī)制，加快油田企業(yè)信息資源管理電子化的發(fā)展進(jìn)程。在油田檔案信息管理系統(tǒng)的研發(fā)中，可以利用B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，設(shè)置賬號申請、檔案審核、檔案添加、檔案數(shù)據(jù)等模塊，便于檔案需求者夠通過系統(tǒng)平臺自主進(jìn)行檔案查詢、借閱、打印以及題錄等操作。同時B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)還滿足用戶在任何時間和地點(diǎn)進(jìn)行檔案操作，打破了空間與時間的限制，提高了檔案資源的使用效率。此外，油田企業(yè)還要加強(qiáng)對影像檔案、聲像檔案、業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的收集和錄入，從而實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)檔案管理網(wǎng)上處理、網(wǎng)絡(luò)管理以及網(wǎng)絡(luò)查詢。

（五）加強(qiáng)油田檔案數(shù)據(jù)安全管理。信息化建設(shè)雖然提高了檔案管理效率，降低了管理成本，但同時也加劇了檔案風(fēng)險，因此必須要加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理。首先，提升信息化設(shè)備的安全。在日常使用過程中要安裝防毒軟件，定期對電腦進(jìn)行安全檢查，加強(qiáng)安全管理力度，提高檔案信息化管理的安全性。同時，要加強(qiáng)油田檔案人員的風(fēng)險防范意識，規(guī)范檔案信息化操作流程，避免由于人為操作導(dǎo)致的黑客、病毒入侵。其次，確保數(shù)據(jù)庫安全。對油田信息檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)進(jìn)行綜合全面分析，采用適合的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，制定嚴(yán)格的油田檔案備份及檢查制度。最后，全過程安全管理意識。在油田檔案信息化管理的各個環(huán)節(jié)滲透安全意識，落實(shí)安全責(zé)任制，對檔案信息化管理崗位人員的職責(zé)進(jìn)行明確，要求規(guī)范操作，全面保障油田檔案的安全。

三、結(jié)語

總而言之，在新形勢下油田企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是符合時代需求的，對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。但是信息化建設(shè)并非一朝一夕即可造就，需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，立足國家檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)、制定健全的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)先進(jìn)設(shè)備引進(jìn)工作、加快檔案信息管理系統(tǒng)自主研發(fā)、加強(qiáng)油田檔案數(shù)據(jù)安全管理，循序漸進(jìn)開展油田檔案管理信息化建設(shè)。

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